傳媒公司傳真機(jī)維護(hù)記錄規(guī)定

一、總則1.目的本規(guī)定旨在規(guī)范傳媒公司傳真機(jī)的維護(hù)記錄工作，確保傳真機(jī)始終處于良好的運(yùn)行狀態(tài)，保障公司信息傳遞的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，同時(shí)便于對傳真機(jī)的使用和維護(hù)情況進(jìn)行追溯和管理。2.適用范圍本規(guī)定適用于傳媒公司全體員工及所有公司配備的傳真機(jī)設(shè)備。3.企業(yè)文化體現(xiàn)公司秉持“創(chuàng)新、協(xié)作、高效、責(zé)任”的企業(yè)文化。在傳真機(jī)維護(hù)記錄工作中，創(chuàng)新體現(xiàn)在不斷探索更科學(xué)、便捷的記錄方式；協(xié)作要求各部門之間積極配合，共同完成維護(hù)記錄工作；高效意味著及時(shí)準(zhǔn)確地記錄傳真機(jī)的相關(guān)信息；責(zé)任則強(qiáng)調(diào)員工對傳真機(jī)維護(hù)記錄工作的認(rèn)真態(tài)度，確保記錄真實(shí)可靠，這也是對公司信息安全和正常運(yùn)營負(fù)責(zé)的體現(xiàn)。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.行政部門-總體負(fù)責(zé)：行政部門作為傳真機(jī)維護(hù)記錄工作的統(tǒng)籌部門，負(fù)責(zé)制定和完善傳真機(jī)維護(hù)記錄的相關(guān)規(guī)定和流程，并監(jiān)督各部門執(zhí)行情況。-設(shè)備管理：對公司所有傳真機(jī)進(jìn)行統(tǒng)一登記和編號，建立傳真機(jī)設(shè)備檔案，記錄每臺傳真機(jī)的基本信息，包括型號、購買日期、使用部門等。-記錄審核：定期對各部門提交的傳真機(jī)維護(hù)記錄進(jìn)行審核，確保記錄內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。2.使用部門-日常記錄：各傳真機(jī)使用部門負(fù)責(zé)安排專人作為設(shè)備管理員，負(fù)責(zé)本部門傳真機(jī)的日常維護(hù)記錄工作。包括記錄傳真機(jī)的使用情況、故障發(fā)生時(shí)間及現(xiàn)象、維修情況等。-及時(shí)反饋：當(dāng)傳真機(jī)出現(xiàn)故障或異常情況時(shí)，使用部門設(shè)備管理員應(yīng)及時(shí)記錄相關(guān)信息，并向行政部門反饋，配合維修人員進(jìn)行維修。3.技術(shù)維修部門-維修記錄：技術(shù)維修部門在對傳真機(jī)進(jìn)行維修時(shí)，要詳細(xì)記錄維修過程，包括故障原因、維修方法、更換的零部件等信息。-技術(shù)支持：為使用部門提供傳真機(jī)維護(hù)方面的技術(shù)指導(dǎo)，協(xié)助使用部門解決在維護(hù)記錄過程中遇到的技術(shù)問題。三、管理流程1.日常使用記錄流程-開機(jī)與關(guān)機(jī)記錄：使用部門設(shè)備管理員每天在傳真機(jī)開機(jī)和關(guān)機(jī)時(shí)，記錄開機(jī)時(shí)間、關(guān)機(jī)時(shí)間以及當(dāng)天使用傳真機(jī)的部門和人員。-使用情況記錄：每次使用傳真機(jī)發(fā)送或接收傳真后，使用者應(yīng)在專門的使用登記表上記錄傳真的發(fā)送/接收時(shí)間、對方號碼、傳真內(nèi)容概要等信息。-定期匯總：使用部門設(shè)備管理員每周對本部門傳真機(jī)的使用記錄進(jìn)行匯總，檢查記錄的完整性和準(zhǔn)確性。2.故障記錄與維修流程-故障發(fā)現(xiàn)與記錄：當(dāng)傳真機(jī)出現(xiàn)故障時(shí)，發(fā)現(xiàn)人員應(yīng)立即停止使用，并告知本部門設(shè)備管理員。設(shè)備管理員詳細(xì)記錄故障發(fā)生的時(shí)間、故障現(xiàn)象，如卡紙、信號錯誤等。-故障報(bào)修：設(shè)備管理員將故障記錄整理后，及時(shí)向行政部門報(bào)修。行政部門接到報(bào)修后，聯(lián)系技術(shù)維修部門安排維修人員前往處理。-維修過程記錄：維修人員到達(dá)現(xiàn)場后，對故障進(jìn)行診斷和維修，同時(shí)記錄維修過程，包括檢查步驟、確定的故障原因、采取的維修措施、更換的零部件名稱和型號等。-維修結(jié)果反饋：維修完成后，維修人員向行政部門和使用部門反饋維修結(jié)果，使用部門設(shè)備管理員確認(rèn)傳真機(jī)恢復(fù)正常運(yùn)行后，在維修記錄上簽字。3.定期維護(hù)記錄流程-維護(hù)計(jì)劃制定：技術(shù)維修部門根據(jù)傳真機(jī)的使用情況和設(shè)備特性，制定定期維護(hù)計(jì)劃，明確維護(hù)周期和維護(hù)內(nèi)容。-維護(hù)實(shí)施：按照維護(hù)計(jì)劃，維修人員定期對傳真機(jī)進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，如清潔、檢查部件等，并記錄維護(hù)時(shí)間、維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)人員等信息。-維護(hù)報(bào)告：每次定期維護(hù)完成后，維修人員編寫維護(hù)報(bào)告，總結(jié)傳真機(jī)的運(yùn)行狀況和存在的潛在問題，提交給行政部門存檔。四、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-獲取支持：員工有權(quán)在傳真機(jī)出現(xiàn)故障或維護(hù)記錄工作遇到困難時(shí)，向行政部門或技術(shù)維修部門尋求幫助和支持。-提出建議：員工可以就傳真機(jī)維護(hù)記錄規(guī)定的優(yōu)化和改進(jìn)提出自己的意見和建議，公司將認(rèn)真考慮并給予反饋。2.員工義務(wù)-準(zhǔn)確記錄：員工在使用傳真機(jī)過程中，有義務(wù)按照規(guī)定準(zhǔn)確記錄傳真機(jī)的使用信息，不得漏記、錯記或故意隱瞞信息。-愛護(hù)設(shè)備：員工應(yīng)愛護(hù)傳真機(jī)設(shè)備，避免因不當(dāng)操作導(dǎo)致設(shè)備損壞。如因個人原因造成傳真機(jī)損壞，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。-配合工作：員工有義務(wù)配合行政部門、技術(shù)維修部門的工作，在設(shè)備維護(hù)、檢查等過程中提供必要的協(xié)助。3.公司權(quán)利-監(jiān)督檢查：公司有權(quán)對各部門傳真機(jī)維護(hù)記錄工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保規(guī)定的有效執(zhí)行。-信息使用：公司有權(quán)根據(jù)工作需要，使用傳真機(jī)維護(hù)記錄中的相關(guān)信息，如統(tǒng)計(jì)傳真機(jī)使用頻率、分析故障原因等，以優(yōu)化設(shè)備管理和資源配置。4.公司義務(wù)-提供培訓(xùn)：公司有義務(wù)為員工提供傳真機(jī)維護(hù)記錄方面的培訓(xùn)，使員工掌握正確的記錄方法和設(shè)備操作知識。-保障設(shè)備正常運(yùn)行：公司應(yīng)確保傳真機(jī)設(shè)備的正常維護(hù)和維修，及時(shí)提供必要的零部件和維修資源，以保障公司信息傳遞的順暢。五、監(jiān)督與獎懲機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-定期檢查：行政部門每月對各部門傳真機(jī)維護(hù)記錄工作進(jìn)行一次定期檢查，檢查內(nèi)容包括記錄的完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性等。-不定期抽查：行政部門將不定期對各部門傳真機(jī)維護(hù)記錄情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。-內(nèi)部審計(jì)：公司內(nèi)部審計(jì)部門每年對傳真機(jī)維護(hù)記錄工作進(jìn)行一次審計(jì)，評估制度執(zhí)行情況和記錄的真實(shí)性、可靠性。2.獎勵機(jī)制-優(yōu)秀部門獎勵：對于在傳真機(jī)維護(hù)記錄工作中表現(xiàn)突出的部門，如記錄準(zhǔn)確無誤、設(shè)備維護(hù)良好、積極配合工作等，公司將給予通報(bào)表揚(yáng)，并在年度績效考核中給予一定的加分獎勵。-優(yōu)秀個人獎勵：對在傳真機(jī)維護(hù)記錄工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)、提出合理化建議并取得良好效果的個人，公司將給予物質(zhì)獎勵，如獎金、獎品等，并在晉升、評優(yōu)等方面予以優(yōu)先考慮。3.懲罰機(jī)制-警告處分：對于未按照規(guī)定及時(shí)記錄傳真機(jī)使用信息或維護(hù)記錄內(nèi)容不完整的部門或個人，行政部門將給予警告處分，并責(zé)令限期整改。-績效扣分：若因個人原因?qū)е聜髡鏅C(jī)維護(hù)記錄錯誤或遺漏，影響公司正常工作秩序的，將在個人績效考核中扣除相應(yīng)分?jǐn)?shù)。-經(jīng)濟(jì)賠償：對于因故意損壞傳真機(jī)設(shè)備或故意偽造維護(hù)記錄的個人，公司將要求其承擔(dān)設(shè)備維修或更換費(fèi)用，并視情節(jié)嚴(yán)重程度給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰。六、附則1.制度解釋權(quán)本規(guī)定的解釋權(quán)歸傳媒公司行政部門所有。行政部門可根據(jù)公司實(shí)際情況和發(fā)展需要，對本規(guī)定進(jìn)行修訂和完善。2.制度生效日期本規(guī)定自發(fā)布之日起生效，全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守。各部門應(yīng)組織員工認(rèn)真學(xué)習(xí)本規(guī)定，