外包檔案安全管理辦法一、使用背景在當(dāng)今數(shù)字化時(shí)代，企業(yè)運(yùn)營過程中涉及的檔案信息日益繁雜且重要。隨著業(yè)務(wù)的拓展，部分檔案管理工作選擇外包成為一種趨勢。然而，外包過程中的檔案安全問題不容忽視。為了確保外包檔案管理工作的安全性、規(guī)范性和有效性，保障企業(yè)檔案信息的完整與保密，特制定本管理辦法。本辦法依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定，旨在規(guī)范公司外包檔案管理流程，明確各方責(zé)任，降低安全風(fēng)險(xiǎn)，確保外包檔案管理工作符合企業(yè)實(shí)際運(yùn)營需求。二、適用范圍本辦法適用于公司所有外包的檔案管理工作，包括但不限于檔案整理、數(shù)字化掃描、存儲(chǔ)、檢索服務(wù)等相關(guān)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。三、管理原則1.合法合規(guī)原則：外包檔案管理工作必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保各項(xiàng)操作合法合規(guī)。2.安全保密原則：高度重視檔案信息安全，采取有效措施防止檔案信息泄露、篡改和丟失，保障檔案信息的保密性、完整性和可用性。3.責(zé)任明確原則：明確公司與外包服務(wù)提供商之間的權(quán)利和義務(wù)，確保各方責(zé)任清晰，避免出現(xiàn)管理漏洞。4.監(jiān)督評(píng)估原則：建立健全監(jiān)督評(píng)估機(jī)制，定期對(duì)外包檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。四、管理框架（一）外包服務(wù)提供商選擇1.資質(zhì)審查我們鼓勵(lì)相關(guān)部門在選擇外包服務(wù)提供商時(shí)，首先要對(duì)其資質(zhì)進(jìn)行全面審查。查看其是否具備合法經(jīng)營資質(zhì)，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等基本證件。同時(shí)，要考察其檔案管理相關(guān)資質(zhì)，如是否通過檔案管理相關(guān)的質(zhì)量認(rèn)證體系，是否具備從事檔案整理、數(shù)字化等業(yè)務(wù)的專業(yè)資質(zhì)證書。2.信譽(yù)評(píng)估收集外包服務(wù)提供商的信譽(yù)信息，了解其在行業(yè)內(nèi)的口碑。可以通過向其他合作過的企業(yè)咨詢，查看相關(guān)行業(yè)評(píng)價(jià)平臺(tái)的反饋等方式進(jìn)行。重點(diǎn)關(guān)注其是否有過檔案安全事故、違規(guī)操作等不良記錄，對(duì)于信譽(yù)不佳的企業(yè)要謹(jǐn)慎選擇。3.能力考察考察外包服務(wù)提供商的專業(yè)能力，包括其團(tuán)隊(duì)成員的專業(yè)背景和技能水平。例如，負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化的人員是否具備專業(yè)的掃描、圖像處理技能，檔案整理人員是否熟悉檔案分類、編目等業(yè)務(wù)。了解其技術(shù)設(shè)備情況，是否擁有先進(jìn)的檔案管理軟件系統(tǒng)、數(shù)字化掃描設(shè)備等，以確保能夠滿足公司檔案管理工作的需求。（二）合同簽訂1.明確服務(wù)內(nèi)容在合同中要清晰明確外包服務(wù)提供商的具體工作內(nèi)容，如檔案整理的范圍、數(shù)字化掃描的分辨率要求、存儲(chǔ)期限等。詳細(xì)列出各項(xiàng)服務(wù)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，例如檔案整理的準(zhǔn)確率、數(shù)字化成果的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等，確保雙方對(duì)服務(wù)要求達(dá)成一致。2.安全保密條款合同中必須明確安全保密責(zé)任，要求外包服務(wù)提供商采取必要的安全保密措施，如設(shè)置專門的檔案管理區(qū)域，限制無關(guān)人員進(jìn)入。規(guī)定其對(duì)檔案信息的存儲(chǔ)、傳輸、使用等環(huán)節(jié)要進(jìn)行加密處理，防止信息泄露。同時(shí)，明確如因外包服務(wù)提供商原因?qū)е聶n案信息安全事故的賠償責(zé)任。3.違約責(zé)任明確雙方的違約責(zé)任，對(duì)于外包服務(wù)提供商未按照合同約定履行義務(wù)的情況，如未按時(shí)完成檔案整理工作、檔案信息出現(xiàn)安全問題等，要規(guī)定相應(yīng)的違約賠償方式。同時(shí)，對(duì)于公司未按照合同約定支付服務(wù)費(fèi)用等違約行為，也要明確責(zé)任承擔(dān)方式，保障合同的嚴(yán)肅性。（三）人員管理1.背景調(diào)查希望大家在與外包服務(wù)提供商簽訂合同后，對(duì)外包服務(wù)提供商參與公司檔案管理工作的人員進(jìn)行背景調(diào)查。了解其工作經(jīng)歷、有無違法違紀(jì)記錄等。確保參與檔案管理工作的人員具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，能夠勝任檔案管理工作。2.培訓(xùn)教育公司應(yīng)組織對(duì)外包服務(wù)提供商的相關(guān)人員進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，包括公司檔案管理制度、檔案安全保密知識(shí)、檔案管理操作流程等方面的培訓(xùn)。培訓(xùn)結(jié)束后要進(jìn)行考核，確保外包服務(wù)提供商人員熟悉公司檔案管理要求，掌握相關(guān)業(yè)務(wù)技能。3.人員監(jiān)督在檔案管理工作期間，公司要對(duì)外包服務(wù)提供商的人員進(jìn)行監(jiān)督。定期檢查其工作情況，查看是否按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改要求，并跟蹤整改情況，確保檔案管理工作質(zhì)量。（四）檔案管理流程1.檔案交接建立規(guī)范的檔案交接流程，外包服務(wù)提供商接收公司檔案時(shí)，要填寫詳細(xì)的交接清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、狀態(tài)等信息。雙方要對(duì)交接的檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。交接清單需雙方簽字確認(rèn)，作為檔案管理的重要依據(jù)。2.檔案整理外包服務(wù)提供商要按照公司檔案管理要求進(jìn)行檔案整理工作，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等操作。整理過程中要保證檔案的準(zhǔn)確性和完整性，對(duì)于破損、缺失的檔案要及時(shí)與公司溝通并采取相應(yīng)措施。3.檔案數(shù)字化在檔案數(shù)字化過程中，要嚴(yán)格按照規(guī)定的分辨率、色彩模式等要求進(jìn)行掃描。對(duì)掃描后的圖像要進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保圖像清晰可讀。同時(shí)，要做好數(shù)字化成果的存儲(chǔ)和備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案存儲(chǔ)外包服務(wù)提供商要為公司檔案提供安全可靠的存儲(chǔ)環(huán)境，存儲(chǔ)設(shè)施要具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。對(duì)存儲(chǔ)的檔案要進(jìn)行分類存放，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于快速檢索和查找。5.檔案檢索與利用建立便捷的檔案檢索系統(tǒng)，確保能夠快速準(zhǔn)確地查詢到所需檔案信息。明確檔案利用的審批流程，公司內(nèi)部人員如需查閱、借閱外包檔案，要按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，外包服務(wù)提供商要做好相關(guān)記錄。（五）安全保障措施1.物理安全外包服務(wù)提供商的檔案管理場所要具備完善的物理安全設(shè)施，如安裝監(jiān)控?cái)z像頭、門禁系統(tǒng)等。對(duì)檔案存儲(chǔ)區(qū)域要進(jìn)行定期檢查，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入檔案管理區(qū)域。2.網(wǎng)絡(luò)安全在檔案數(shù)字化和傳輸過程中，要采取網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等。對(duì)檔案管理系統(tǒng)要定期進(jìn)行安全漏洞掃描和修復(fù)，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊導(dǎo)致檔案信息泄露。3.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)外包服務(wù)提供商要定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)要存儲(chǔ)在不同的物理位置。制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)，保障檔案信息的連續(xù)性。（六）監(jiān)督與評(píng)估1.定期檢查公司要定期對(duì)外包檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理流程執(zhí)行情況、安全保障措施落實(shí)情況、人員工作表現(xiàn)等。檢查可以采用現(xiàn)場檢查、資料查閱、數(shù)據(jù)核對(duì)等方式進(jìn)行，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并要求外包服務(wù)提供商進(jìn)行整改。2.年度評(píng)估每年對(duì)外包服務(wù)提供商的檔案管理工作進(jìn)行全面評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括服務(wù)質(zhì)量、安全管理、合同履行情