學(xué)校發(fā)文格式管理辦法一、引言在學(xué)校的日常運(yùn)營(yíng)中，文件的規(guī)范管理至關(guān)重要。一份格式規(guī)范、內(nèi)容清晰的文件，不僅能夠準(zhǔn)確傳達(dá)信息，避免誤解和歧義，還能體現(xiàn)學(xué)校的專業(yè)形象和管理水平。為了確保學(xué)校各類文件的質(zhì)量和規(guī)范性，特制定本發(fā)文格式管理辦法。希望大家認(rèn)真遵守，共同維護(hù)學(xué)校文件管理的良好秩序。二、適用范圍本辦法適用于學(xué)校各部門、各年級(jí)、各班級(jí)所發(fā)布的各類文件，包括但不限于通知、報(bào)告、請(qǐng)示、函等。三、發(fā)文格式基本要求（一）頁(yè)面設(shè)置1.紙張：一般采用A4紙，縱向排版。2.頁(yè)邊距：上、下頁(yè)邊距為2.54厘米，左、右頁(yè)邊距為3.17厘米。3.頁(yè)眉頁(yè)腳：頁(yè)眉一般為學(xué)校名稱或部門名稱，字體為宋體，字號(hào)為小五，居中顯示；頁(yè)腳一般為頁(yè)碼，宋體小五，居右顯示。（二）字體字號(hào)1.標(biāo)題：一般用二號(hào)宋體字，加粗，居中排列。2.一級(jí)標(biāo)題：用三號(hào)黑體字，序號(hào)用“一、”“二、”“三、”等。3.二級(jí)標(biāo)題：用小三號(hào)楷體字，序號(hào)用“（一）”“（二）”“（三）”等。4.三級(jí)標(biāo)題：用四號(hào)仿宋體字，序號(hào)用“1.”“2.”“3.”等。5.正文：一般用小四號(hào)宋體字，行距為固定值22磅。（三）段落格式1.首行縮進(jìn)：正文段落首行縮進(jìn)2個(gè)字符。2.對(duì)齊方式：正文一般采用兩端對(duì)齊方式。（四）頁(yè)碼頁(yè)碼應(yīng)連續(xù)編排，位于頁(yè)面底部右側(cè)。（五）落款1.發(fā)文部門：在正文右下方注明發(fā)文部門名稱，字體為宋體小四號(hào)。2.發(fā)文日期：在發(fā)文部門下方注明發(fā)文日期，字體為宋體小四號(hào)。四、各類文件格式要求（一）通知1.標(biāo)題：應(yīng)準(zhǔn)確概括通知的主要內(nèi)容，一般由發(fā)文部門、事由和文種組成，如“[學(xué)校名稱]關(guān)于[具體事由]的通知”。2.正文：開頭應(yīng)寫明通知的目的和依據(jù)，然后詳細(xì)闡述通知的事項(xiàng)。事項(xiàng)較多時(shí)，可分條列項(xiàng)進(jìn)行說明。結(jié)尾一般用“特此通知”或“請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行”等慣用語(yǔ)。3.附件：如有附件，應(yīng)在正文后注明附件名稱和序號(hào)，并在附件左上角注明“附件[X]”。附件應(yīng)與正文一起裝訂，并在附件首頁(yè)左上角注明該附件的發(fā)文部門、事由和文種。（二）報(bào)告1.標(biāo)題：一般由發(fā)文部門、事由和文種組成，如“[學(xué)校名稱]關(guān)于[具體事由]的報(bào)告”。2.正文：開頭應(yīng)簡(jiǎn)要說明報(bào)告的目的和背景，然后詳細(xì)闡述報(bào)告的內(nèi)容。報(bào)告內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、客觀，數(shù)據(jù)和事例應(yīng)詳實(shí)可靠。結(jié)尾一般用“以上報(bào)告，請(qǐng)審閱”或“特此報(bào)告”等慣用語(yǔ)。3.落款：同通知的落款要求。（三）請(qǐng)示1.標(biāo)題：一般由發(fā)文部門、事由和文種組成，如“[學(xué)校名稱]關(guān)于[具體事由]的請(qǐng)示”。2.正文：開頭應(yīng)寫明請(qǐng)示的原因和依據(jù)，然后詳細(xì)闡述請(qǐng)示的事項(xiàng)。請(qǐng)示事項(xiàng)應(yīng)明確、具體，具有可操作性。結(jié)尾一般用“妥否，請(qǐng)批示”或“以上請(qǐng)示，如無(wú)不妥，請(qǐng)批準(zhǔn)”等慣用語(yǔ)。3.落款：同通知的落款要求。（四）函1.標(biāo)題：一般由發(fā)文部門、事由和文種組成，如“[學(xué)校名稱]關(guān)于[具體事由]的函”。2.正文：開頭應(yīng)寫明發(fā)函的原因和目的，然后詳細(xì)闡述函的事項(xiàng)。函的內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，語(yǔ)氣應(yīng)平和得體。結(jié)尾一般用“特此函達(dá)”或“請(qǐng)予函復(fù)”等慣用語(yǔ)。3.落款：同通知的落款要求。五、發(fā)文流程（一）擬稿1.各部門根據(jù)工作需要，確定發(fā)文內(nèi)容，并由專人負(fù)責(zé)擬稿。2.擬稿人應(yīng)按照本辦法的要求，認(rèn)真撰寫文件，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范。（二）審核1.擬稿完成后，由部門負(fù)責(zé)人對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核文件的必要性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和可行性。2.審核通過后，在文件上簽署審核意見，并注明審核日期。（三）簽發(fā)1.審核后的文件，報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，認(rèn)真審閱文件，并簽署簽發(fā)意見。2.簽發(fā)后的文件，不得擅自修改。如確需修改，應(yīng)重新履行審核和簽發(fā)手續(xù)。（四）編號(hào)1.學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)對(duì)簽發(fā)后的文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)連續(xù)、唯一。2.文件編號(hào)一般由年份、部門代碼、順序號(hào)組成，如“[年份][部門代碼][順序號(hào)]”。（五）印發(fā)1.學(xué)校辦公室根據(jù)文件編號(hào)，將文件印發(fā)給相關(guān)部門和人員。2.印發(fā)文件時(shí)，應(yīng)確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容清晰，并按照規(guī)定的份數(shù)進(jìn)行印刷。（六）存檔1.文件印發(fā)后，學(xué)校辦公室應(yīng)及時(shí)將文件的紙質(zhì)版和電子版進(jìn)行存檔，以便查閱和參考。2.存檔文件應(yīng)按照類別、年份、月份等進(jìn)行分類整理，便于查找和管理。六、監(jiān)督與檢查1.學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)對(duì)各部門的發(fā)文格式進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.對(duì)于違反本辦法規(guī)定的發(fā)文，學(xué)校辦公室應(yīng)及時(shí)予以糾正，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。3