學(xué)院電子發(fā)票管理辦法一、引言在當(dāng)今數(shù)字化時(shí)代，電子發(fā)票已成為財(cái)務(wù)管理的重要組成部分。為了規(guī)范學(xué)院電子發(fā)票的管理，確保財(cái)務(wù)工作的準(zhǔn)確性、高效性和合規(guī)性，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本管理辦法。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并遵守本辦法，共同做好學(xué)院電子發(fā)票的管理工作。二、適用范圍本辦法適用于學(xué)院各部門、各單位在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中涉及的電子發(fā)票管理。三、管理原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家稅收法律法規(guī)以及電子發(fā)票相關(guān)政策規(guī)定，確保電子發(fā)票的開具、取得、使用和保管合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：保證電子發(fā)票信息的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致財(cái)務(wù)核算和稅務(wù)處理出現(xiàn)問題。3.及時(shí)性原則：及時(shí)處理電子發(fā)票相關(guān)業(yè)務(wù)，確保電子發(fā)票的取得、報(bào)銷等環(huán)節(jié)不延誤，提高財(cái)務(wù)工作效率。4.安全性原則：加強(qiáng)電子發(fā)票數(shù)據(jù)的安全管理，防止信息泄露、丟失或損壞，保障財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全。四、電子發(fā)票的開具1.開具要求學(xué)院各部門、各單位在開展經(jīng)濟(jì)活動(dòng)并需要開具發(fā)票時(shí)，應(yīng)按照合同約定或業(yè)務(wù)實(shí)際情況，準(zhǔn)確填寫電子發(fā)票的各項(xiàng)信息，包括但不限于購(gòu)買方信息（名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開戶行及賬號(hào)）、銷售方信息、商品或服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等。確保電子發(fā)票上的信息與實(shí)際業(yè)務(wù)相符，不得虛開發(fā)票或開具與實(shí)際業(yè)務(wù)不符的發(fā)票。2.開具流程業(yè)務(wù)經(jīng)辦人根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)實(shí)際情況，在相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中發(fā)起電子發(fā)票開具申請(qǐng)，并上傳必要的業(yè)務(wù)證明材料。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人的申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后，按照規(guī)定的格式和內(nèi)容開具電子發(fā)票，并將電子發(fā)票信息發(fā)送至購(gòu)買方指定的接收郵箱或其他接收方式。開具完成后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將電子發(fā)票的開具情況記錄在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，以便后續(xù)查詢和核對(duì)。五、電子發(fā)票的取得1.取得渠道學(xué)院在購(gòu)買商品或接受服務(wù)時(shí)，應(yīng)積極取得電子發(fā)票。鼓勵(lì)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人優(yōu)先選擇通過增值稅發(fā)票管理新系統(tǒng)開具的電子發(fā)票，以提高發(fā)票管理的效率和準(zhǔn)確性。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人可通過以下方式取得電子發(fā)票：銷售方直接提供：銷售方在完成交易后，將電子發(fā)票直接發(fā)送至學(xué)院業(yè)務(wù)經(jīng)辦人的指定郵箱或其他接收方式。電子發(fā)票服務(wù)平臺(tái)獲?。簶I(yè)務(wù)經(jīng)辦人可登錄國(guó)家稅務(wù)總局認(rèn)可的電子發(fā)票服務(wù)平臺(tái)，輸入相關(guān)信息查詢、下載和打印電子發(fā)票。2.取得要求業(yè)務(wù)經(jīng)辦人取得電子發(fā)票后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行核對(duì)，確保發(fā)票信息準(zhǔn)確無(wú)誤。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票信息有誤，應(yīng)及時(shí)與銷售方聯(lián)系，要求其重新開具。電子發(fā)票應(yīng)作為經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的有效憑證妥善保存，不得丟失或損壞。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)將電子發(fā)票的原件或打印件及時(shí)提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷。六、電子發(fā)票的報(bào)銷1.報(bào)銷流程業(yè)務(wù)經(jīng)辦人將取得的電子發(fā)票打印件（如需）及相關(guān)報(bào)銷憑證一并提交給所在部門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)按照學(xué)院財(cái)務(wù)報(bào)銷制度對(duì)報(bào)銷事項(xiàng)進(jìn)行審核，審核通過后在報(bào)銷憑證上簽字確認(rèn)。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人將經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后的報(bào)銷憑證提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)銷憑證進(jìn)行再次審核，重點(diǎn)審核電子發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性以及與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的相關(guān)性。審核無(wú)誤后，辦理報(bào)銷手續(xù)。2.報(bào)銷注意事項(xiàng)電子發(fā)票報(bào)銷時(shí)，應(yīng)確保發(fā)票上有稅務(wù)機(jī)關(guān)監(jiān)制章，并且發(fā)票信息能夠通過國(guó)家稅務(wù)總局全國(guó)增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)進(jìn)行查驗(yàn)。一張電子發(fā)票只能報(bào)銷一次，不得重復(fù)報(bào)銷。如發(fā)現(xiàn)重復(fù)報(bào)銷，財(cái)務(wù)部門將予以退回，并按照學(xué)院相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。對(duì)于電子發(fā)票的報(bào)銷期限，應(yīng)按照學(xué)院財(cái)務(wù)報(bào)銷制度執(zhí)行。逾期未報(bào)銷的電子發(fā)票，財(cái)務(wù)部門有權(quán)不予受理。七、電子發(fā)票的存儲(chǔ)1.存儲(chǔ)方式財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立電子發(fā)票存儲(chǔ)檔案，采用電子存儲(chǔ)和紙質(zhì)備份相結(jié)合的方式進(jìn)行保存。電子發(fā)票應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存儲(chǔ)，便于查詢和管理。鼓勵(lì)采用電子檔案管理系統(tǒng)對(duì)電子發(fā)票進(jìn)行存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票的數(shù)字化管理。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備發(fā)票信息的錄入、查詢、檢索、統(tǒng)計(jì)等功能，確保電子發(fā)票存儲(chǔ)的安全性和便捷性。2.存儲(chǔ)期限電子發(fā)票的存儲(chǔ)期限應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)和學(xué)院財(cái)務(wù)制度的規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，電子發(fā)票應(yīng)保存10年以上，以備稅務(wù)機(jī)關(guān)等相關(guān)部門檢查。在存儲(chǔ)期限內(nèi)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)電子發(fā)票存儲(chǔ)情況進(jìn)行檢查，確保電子發(fā)票數(shù)據(jù)的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)電子發(fā)票數(shù)據(jù)丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行恢復(fù)和補(bǔ)救。八、電子發(fā)票的查驗(yàn)1.查驗(yàn)要求財(cái)務(wù)部門在受理電子發(fā)票報(bào)銷時(shí)，應(yīng)通過國(guó)家稅務(wù)總局全國(guó)增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)對(duì)電子發(fā)票的真實(shí)性進(jìn)行查驗(yàn)。查驗(yàn)內(nèi)容包括發(fā)票代碼、發(fā)票號(hào)碼、開票日期、購(gòu)買方納稅人識(shí)別號(hào)、銷售方納稅人識(shí)別號(hào)、金額、稅額等。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在取得電子發(fā)票后，也可自行通過上述查驗(yàn)平臺(tái)進(jìn)行查驗(yàn)，確保發(fā)票的真實(shí)性。如發(fā)現(xiàn)查驗(yàn)結(jié)果與發(fā)票信息不符，應(yīng)及時(shí)與銷售方聯(lián)系核實(shí)情況。2.查驗(yàn)結(jié)果處理經(jīng)查驗(yàn)無(wú)誤的電子發(fā)票，方可進(jìn)行報(bào)銷。如查驗(yàn)結(jié)果顯示電子發(fā)票為假發(fā)票或存在其他問題，財(cái)務(wù)部門應(yīng)拒絕報(bào)銷，并及時(shí)向業(yè)務(wù)經(jīng)辦人說(shuō)明情況。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)根據(jù)財(cái)務(wù)部門的要求，提供相關(guān)證明材料或協(xié)助調(diào)查，以核實(shí)電子發(fā)票的真實(shí)性和合法性。對(duì)于虛假發(fā)票，應(yīng)按照學(xué)院相關(guān)規(guī)定追究相關(guān)人員的責(zé)任。九、電子發(fā)票的作廢與紅沖1.作廢條件電子發(fā)票開具后，如發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應(yīng)稅服務(wù)中止等情形但不符合發(fā)票作廢條件，或者因銷貨部分退回及發(fā)生銷售折讓，需要開具紅字電子發(fā)票。電子發(fā)票作廢應(yīng)在開具當(dāng)月進(jìn)行，且所有聯(lián)次齊全、未抄稅并且未記賬。2.作廢流程由原電子發(fā)票開具方發(fā)起電子發(fā)票作廢申請(qǐng)，并填寫作廢原因。財(cái)務(wù)部門對(duì)作廢申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后，在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的作廢處理，并將作廢信息反饋給原電子發(fā)票開具方。原電子發(fā)票開具方應(yīng)按照規(guī)定將作廢的電子發(fā)票進(jìn)行妥善保管，不得擅自銷毀。3.紅沖流程當(dāng)需要開具紅字電子發(fā)票時(shí)，由原電子發(fā)票開具方在增值稅發(fā)票管理系統(tǒng)中填開并上傳《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》或《開具紅字貨物運(yùn)輸業(yè)增值稅專用發(fā)票信息表》（以下統(tǒng)稱《信息表》）。銷售方憑稅務(wù)機(jī)關(guān)系統(tǒng)校驗(yàn)通過的《信息表》開具紅字電子發(fā)票，在新系統(tǒng)中以銷項(xiàng)負(fù)數(shù)開具。紅字電子發(fā)票應(yīng)與《信息表》一一對(duì)應(yīng)。購(gòu)買方取得紅字電子發(fā)票后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，并將紅字電子發(fā)票作為記賬憑證的附件。十、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督學(xué)院財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)電子發(fā)票的管理情況進(jìn)行自查，檢查內(nèi)容包括電子發(fā)票的開具、取得、報(bào)銷、存儲(chǔ)、查驗(yàn)等環(huán)節(jié)是否符合本辦法及相關(guān)規(guī)定。各部門應(yīng)配合財(cái)務(wù)部門的自查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，確保電子發(fā)票管理工作規(guī)范有序。2.外部檢查稅務(wù)機(jī)關(guān)等相關(guān)部門有權(quán)對(duì)學(xué)院電子發(fā)票的管理情況進(jìn)行檢查。學(xué)院應(yīng)積極配合相關(guān)部門的檢