對(duì)外支付合同管理辦法一、引言在當(dāng)今全球化的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，企業(yè)的對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)日益頻繁，對(duì)外支付合同作為企業(yè)與外部合作伙伴進(jìn)行經(jīng)濟(jì)往來(lái)的重要法律文件，其管理的規(guī)范性和有效性直接關(guān)系到企業(yè)的資金安全、商業(yè)利益以及合規(guī)運(yùn)營(yíng)。為了加強(qiáng)公司對(duì)外支付合同的管理，防范法律風(fēng)險(xiǎn)，保障公司的合法權(quán)益，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本管理辦法。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守本辦法，共同維護(hù)公司的良好運(yùn)營(yíng)秩序。二、適用范圍本辦法適用于公司及其所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)在對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中簽訂的涉及對(duì)外支付款項(xiàng)的各類合同，包括但不限于貨物采購(gòu)合同、服務(wù)外包合同、技術(shù)合作合同、工程建設(shè)合同等。三、管理原則1.合規(guī)性原則：對(duì)外支付合同的簽訂、履行必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、政策以及公司內(nèi)部的規(guī)章制度，確保合同合法有效。2.風(fēng)險(xiǎn)防范原則：在合同管理過(guò)程中，要充分識(shí)別、評(píng)估和控制各類風(fēng)險(xiǎn)，采取有效的防范措施，保障公司資金安全和商業(yè)利益。3.流程規(guī)范原則：建立健全對(duì)外支付合同管理流程，明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)和操作要求，確保合同管理工作有序進(jìn)行。4.信息共享原則：加強(qiáng)合同管理部門與財(cái)務(wù)、法務(wù)、業(yè)務(wù)等相關(guān)部門之間的信息溝通與共享，形成協(xié)同工作機(jī)制，提高合同管理效率。四、合同簽訂前管理（一）合同立項(xiàng)1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，提出對(duì)外支付合同立項(xiàng)申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明合同的背景、目的、主要內(nèi)容、預(yù)計(jì)金額、支付方式、支付時(shí)間等信息。2.立項(xiàng)申請(qǐng)應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，提交至合同管理部門。（二）合同談判1.合同管理部門組織業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、法務(wù)等相關(guān)部門對(duì)合同立項(xiàng)申請(qǐng)進(jìn)行評(píng)估，必要時(shí)成立談判小組。2.談判小組應(yīng)全面了解對(duì)方的主體資格、經(jīng)營(yíng)狀況、信譽(yù)情況等，收集與合同相關(guān)的市場(chǎng)信息、行業(yè)動(dòng)態(tài)等資料，為談判提供依據(jù)。3.在談判過(guò)程中，要明確雙方的權(quán)利義務(wù)、合同條款、支付方式、違約責(zé)任等關(guān)鍵內(nèi)容，確保合同條款公平合理、清晰明確，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的表述。（三）合同起草與審核1.根據(jù)談判結(jié)果，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草合同文本。合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言文字，明確表達(dá)雙方的真實(shí)意思表示。2.合同文本起草完成后，應(yīng)提交至合同管理部門進(jìn)行形式審核，主要審核合同格式是否規(guī)范、條款是否完整、內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定等。3.合同管理部門審核通過(guò)后，將合同文本提交至法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門應(yīng)對(duì)合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，重點(diǎn)關(guān)注合同條款是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)、是否符合公司的利益等，并提出法律意見(jiàn)和建議。4.財(cái)務(wù)部門對(duì)合同的支付條款、結(jié)算方式、資金安排等進(jìn)行審核，確保合同支付安排合理、資金安全有保障。（四）合同審批1.合同文本經(jīng)形式審核、法律審核和財(cái)務(wù)審核通過(guò)后，按照公司內(nèi)部審批流程進(jìn)行審批。2.審批流程應(yīng)明確各級(jí)審批人員的職責(zé)和權(quán)限，審批人員應(yīng)認(rèn)真審查合同內(nèi)容，簽署審批意見(jiàn)。3.對(duì)于重大合同或涉及金額較大的合同，應(yīng)提交公司管理層進(jìn)行決策審批。（五）合同簽訂1.經(jīng)審批同意的合同，由業(yè)務(wù)部門與對(duì)方當(dāng)事人簽訂。簽訂合同時(shí)，雙方應(yīng)確保合同文本的一致性，加蓋雙方公章或合同專用章，并由法定代表人或授權(quán)代表簽字。2.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本提交至合同管理部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門備案。五、合同履行過(guò)程管理（一）合同執(zhí)行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的具體執(zhí)行工作，應(yīng)按照合同約定的條款和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，積極履行合同義務(wù)，確保合同順利履行。2.合同管理部門應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)了解合同執(zhí)行進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定的支付條款，及時(shí)辦理款項(xiàng)支付手續(xù)，并對(duì)支付情況進(jìn)行記錄和核對(duì)。（二）合同變更管理1.在合同履行過(guò)程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)提出合同變更申請(qǐng)，并說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容、對(duì)合同履行的影響等。2.合同變更申請(qǐng)應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，提交至合同管理部門。合同管理部門組織相關(guān)部門對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行評(píng)估，必要時(shí)重新進(jìn)行談判、審核和審批。3.合同變更經(jīng)審批同意后，雙方應(yīng)簽訂書面的合同變更協(xié)議，并按照原合同簽訂和備案程序進(jìn)行操作。（三）合同糾紛處理1.在合同履行過(guò)程中，如發(fā)生合同糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)報(bào)告合同管理部門，并提供相關(guān)證據(jù)材料。2.合同管理部門會(huì)同法務(wù)部門對(duì)合同糾紛進(jìn)行分析研究，制定糾紛解決方案。解決方案應(yīng)充分考慮公司的利益和法律風(fēng)險(xiǎn)，采取協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等方式妥善解決糾紛。3.在糾紛處理過(guò)程中，要注意收集和保存相關(guān)證據(jù)，維護(hù)公司的合法權(quán)益。六、合同支付管理（一）支付申請(qǐng)1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同約定和實(shí)際履行情況，填寫對(duì)外支付申請(qǐng)單，詳細(xì)說(shuō)明支付事由、支付金額、支付方式、收款單位等信息。2.支付申請(qǐng)單應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財(cái)務(wù)部門。（二）支付審核1.財(cái)務(wù)部門收到支付申請(qǐng)單后，應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)管理制度和合同約定進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括支付金額是否準(zhǔn)確、支付方式是否符合合同約定、收款單位是否正確等。2.財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)后，將支付申請(qǐng)單提交至合同管理部門進(jìn)行合同匹配審核。合同管理部門核對(duì)支付申請(qǐng)單與合同副本的一致性，確保支付申請(qǐng)符合合同約定。（三）支付審批1.支付申請(qǐng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門和合同管理部門審核通過(guò)后，按照公司內(nèi)部審批流程進(jìn)行支付審批。2.審批人員應(yīng)認(rèn)真審查支付申請(qǐng)，簽署審批意見(jiàn)。對(duì)于金額較大的支付申請(qǐng)，應(yīng)提交公司管理層進(jìn)行決策審批。（四）款項(xiàng)支付1.經(jīng)審批同意的支付申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)辦理款項(xiàng)支付手續(xù)。支付方式應(yīng)按照合同約定執(zhí)行，確?？铐?xiàng)支付安全、準(zhǔn)確、及時(shí)。2.在款項(xiàng)支付過(guò)程中，財(cái)務(wù)部門應(yīng)做好支付記錄和賬務(wù)處理，定期與業(yè)務(wù)部門、收款單位進(jìn)行核對(duì)，確保賬目清晰。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同正本、副本、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、審批文件、往來(lái)信函、會(huì)議紀(jì)要等相關(guān)資料收集整理，并移交至合同管理部門。2.合同管理部門對(duì)收集到的合同檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，建立合同檔案目錄。（二）檔案保管1.合同管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的保管工作，確保合同檔案的安全、完整。2.合同檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜或檔案室中，按照檔案管理的要求進(jìn)行存放和保管，防止檔案丟失、損壞或泄露。（三）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到合同管理部門查閱。2.查閱人員應(yīng)在合同管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室或進(jìn)行復(fù)印、拍照等操作。如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.查閱人員應(yīng)妥善保管查閱的合同檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記或損壞，查閱完畢后應(yīng)及時(shí)歸還合同管理部門。（四）檔案銷毀1.合同檔案保管期限屆滿后，合同管理部門應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)、法務(wù)等相關(guān)部門對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定是否需要銷毀。2.對(duì)于需要銷毀的合同檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)對(duì)外支付合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查合同簽訂、履行、支付、檔案管理等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。2.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)和建議，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.合同管理部門會(huì)同人力資源部門建立對(duì)外支付合同管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門在合同管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括合同簽訂的及時(shí)性、合同履行的合規(guī)