賓館采購合同管理辦法一、總則1.目的本辦法旨在加強(qiáng)賓館采購合同的規(guī)范化管理，明確采購流程，保障賓館與供應(yīng)商的合法權(quán)益，確保采購活動(dòng)的順利進(jìn)行，提高賓館經(jīng)濟(jì)效益和服務(wù)質(zhì)量。2.適用范圍本辦法適用于賓館內(nèi)所有涉及采購合同的簽訂、履行、變更、終止等相關(guān)事宜。包括但不限于客房用品、餐飲食材、設(shè)備采購、服務(wù)采購等各類采購項(xiàng)目。3.基本原則依法依規(guī)原則：采購合同的簽訂與履行必須遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同合法有效。公平公正原則：在采購合同的簽訂與執(zhí)行過程中，應(yīng)公平對待所有供應(yīng)商，不偏袒、不歧視，維護(hù)市場公平競爭環(huán)境。誠實(shí)守信原則：賓館與供應(yīng)商應(yīng)誠實(shí)守信，嚴(yán)格履行合同約定的各項(xiàng)義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。效益優(yōu)先原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮成本效益，優(yōu)化采購流程，降低采購成本，提高賓館經(jīng)濟(jì)效益。二、采購合同管理職責(zé)分工1.采購部門負(fù)責(zé)采購項(xiàng)目的需求調(diào)研與分析，制定采購計(jì)劃，并根據(jù)采購計(jì)劃尋找合適的供應(yīng)商。組織與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，起草采購合同條款，確保合同內(nèi)容符合賓館利益和采購要求。負(fù)責(zé)采購合同的簽訂、履行、跟蹤與協(xié)調(diào)，及時(shí)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。定期對采購合同的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)與評估，為后續(xù)采購工作提供參考。2.法務(wù)部門參與采購合同條款的審核，從法律角度對合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，提出法律意見和建議。協(xié)助處理采購合同糾紛，提供法律咨詢和法律支持，維護(hù)賓館合法權(quán)益。負(fù)責(zé)對采購合同相關(guān)法律法規(guī)的培訓(xùn)與宣傳，提高員工法律意識(shí)。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購合同的付款條款，確保付款方式、付款時(shí)間等符合賓館財(cái)務(wù)規(guī)定和資金狀況。按照采購合同約定及時(shí)辦理付款手續(xù)，并對采購合同的執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督和核算。協(xié)助采購部門進(jìn)行采購成本分析與控制，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。4.使用部門提出采購項(xiàng)目的具體需求，明確規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求，并對采購合同的執(zhí)行情況進(jìn)行驗(yàn)收。配合采購部門與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，提供必要的技術(shù)支持和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保采購的物資和服務(wù)符合實(shí)際使用需求。三、采購合同簽訂管理1.供應(yīng)商選擇采購部門應(yīng)通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，并建立供應(yīng)商信息庫。對供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽(yù)狀況、售后服務(wù)等方面，確保供應(yīng)商具備良好的商業(yè)信譽(yù)和履約能力。邀請合格供應(yīng)商參與采購項(xiàng)目投標(biāo)或報(bào)價(jià)，根據(jù)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)承諾等因素進(jìn)行綜合評估，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。2.合同起草與審核采購部門根據(jù)與供應(yīng)商談判達(dá)成的共識(shí)，起草采購合同文本。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、采購標(biāo)的、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等主要條款。采購合同起草完成后，應(yīng)提交法務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門重點(diǎn)審查合同的合法性、合規(guī)性、完整性以及風(fēng)險(xiǎn)防范條款等，提出修改意見和建議。采購部門根據(jù)法務(wù)部門的意見對合同進(jìn)行修改完善，確保合同符合法律要求。審核通過后的采購合同，應(yīng)提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行付款條款審核。財(cái)務(wù)部門根據(jù)賓館財(cái)務(wù)制度和資金狀況，對付款方式、付款時(shí)間、付款比例等進(jìn)行審核，確保付款條款合理可行。3.合同簽訂采購合同經(jīng)法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門審核通過后，由賓館法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。簽訂合同時(shí)，應(yīng)確保雙方簽字蓋章齊全，合同文本一式多份，雙方各執(zhí)一份，同時(shí)根據(jù)需要分送相關(guān)部門存檔。在簽訂采購合同前，應(yīng)要求供應(yīng)商提供有效的營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、稅務(wù)登記證副本復(fù)印件、組織機(jī)構(gòu)代碼證副本復(fù)印件（如已辦理三證合一，則提供營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件）、法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書（如有）等相關(guān)資質(zhì)證明文件，并加蓋公章。簽訂采購合同后，采購部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分送法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、使用部門等相關(guān)部門，以便各部門按照職責(zé)分工做好后續(xù)工作。四、采購合同履行管理1.合同執(zhí)行跟蹤采購部門應(yīng)建立采購合同執(zhí)行跟蹤臺(tái)賬，對合同執(zhí)行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤記錄。及時(shí)掌握供應(yīng)商的備貨、生產(chǎn)、運(yùn)輸?shù)冗M(jìn)度情況，確保供應(yīng)商按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、數(shù)量、質(zhì)量等要求履行合同義務(wù)。在合同執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在履約困難或可能出現(xiàn)違約行為，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，了解原因，并采取相應(yīng)措施督促供應(yīng)商履行合同。如問題較為嚴(yán)重，應(yīng)及時(shí)向賓館領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示采取進(jìn)一步措施。2.交貨驗(yàn)收采購物資到貨前，采購部門應(yīng)提前通知使用部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。使用部門應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法，對采購物資進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收過程中，如發(fā)現(xiàn)物資的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等與合同約定不符，使用部門應(yīng)及時(shí)與采購部門溝通，并要求供應(yīng)商限期整改或退換貨。采購部門應(yīng)負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商解決，確保問題得到妥善處理。采購物資驗(yàn)收合格后，使用部門應(yīng)填寫驗(yàn)收報(bào)告，并由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。驗(yàn)收報(bào)告應(yīng)包括采購項(xiàng)目名稱、合同編號(hào)、供應(yīng)商名稱、物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗(yàn)收結(jié)論等內(nèi)容。驗(yàn)收報(bào)告一式多份，分送采購部門、財(cái)務(wù)部門、供應(yīng)商等相關(guān)部門。3.付款管理財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照采購合同約定的付款方式和時(shí)間，及時(shí)辦理付款手續(xù)。付款前，財(cái)務(wù)部門應(yīng)審核采購合同執(zhí)行情況、驗(yàn)收報(bào)告、發(fā)票等相關(guān)憑證，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。如采購合同約定采用預(yù)付款方式，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在審核無誤后，按照合同約定的比例支付預(yù)付款。預(yù)付款支付后，采購部門應(yīng)跟蹤供應(yīng)商的履約情況，確保預(yù)付款的安全使用。如采購合同約定采用貨到付款或驗(yàn)收合格后付款方式，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在收到驗(yàn)收報(bào)告和發(fā)票后，按照合同約定的時(shí)間和金額支付貨款。付款時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)審批流程進(jìn)行操作，確保付款準(zhǔn)確無誤。五、采購合同變更與終止管理1.合同變更在采購合同履行過程中，如因市場變化、賓館需求調(diào)整、供應(yīng)商原因等需要變更合同條款，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商溝通，并簽訂書面變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、生效時(shí)間等條款，并經(jīng)法務(wù)部門審核通過后，作為原采購合同的補(bǔ)充文件執(zhí)行。采購部門應(yīng)及時(shí)將合同變更情況通知相關(guān)部門，確保各部門了解合同變更內(nèi)容，以便調(diào)整工作安排。2.合同終止采購合同履行完畢后，雙方應(yīng)按照合同約定進(jìn)行結(jié)算和清理，合同即告終止。在合同履行過程中，如出現(xiàn)下列情形之一，采購合同可以提前終止：雙方協(xié)商一致同意終止合同；因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o法履行；一方嚴(yán)重違反合同約定，另一方依法解除合同。采購合同提前終止時(shí)，采購部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門，并按照合同約定辦理結(jié)算和清理手續(xù)。如涉及違約賠償?shù)葐栴}，應(yīng)按照合同約定和相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行處理。六、采購合同檔案管理1.檔案收集采購部門負(fù)責(zé)采購合同檔案的收集工作。在采購合同簽訂、履行、變更、終止等過程中產(chǎn)生的各類文件資料，如采購計(jì)劃、報(bào)價(jià)單、談判記錄、合同文本、驗(yàn)收報(bào)告、發(fā)票、付款憑證、變更協(xié)議、終止協(xié)議等，均應(yīng)及時(shí)收集整理，移交檔案管理部門存檔。檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)采購合同檔案的接收工作，對接收的檔案資料進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案資料齊全、完整、真實(shí)。2.檔案整理與歸檔檔案管理部門應(yīng)對收集到的采購合同檔案資料進(jìn)行分類整理，按照合同類別、時(shí)間順序等進(jìn)行編號(hào)，并編制檔案目錄。整理后的采購合同檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，存放于專門的檔案柜中，并建立電子檔案，以便查詢和管理。3.檔案保管與查閱檔案管理部門應(yīng)妥善保管采購合同檔案，確保檔案的安全與完整。檔案保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和賓館相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般不得少于規(guī)定年限。因工作需要查閱采購合同檔案的，查閱人員應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案資料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。七、采購合同風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評估采購部門應(yīng)定期對采購合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評估，分析合同執(zhí)行過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。針對識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)因素，采購部門應(yīng)會(huì)同法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行綜合評估，確定風(fēng)險(xiǎn)等級，并制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施對于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)在合同中明確違約責(zé)任條款，并加強(qiáng)對供應(yīng)商的履約監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)及時(shí)采取措施追究其違約責(zé)任，維護(hù)賓館合法權(quán)益。對于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)在合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法，并加強(qiáng)對采購物資的驗(yàn)收管理，確保采購物資質(zhì)量符合要求。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)要求供應(yīng)商整改或退換貨。對