外貿(mào)企業(yè)展會現(xiàn)場人員分工制度

一、總則1.目的：為確保外貿(mào)企業(yè)在各類展會活動中能夠高效、有序地進(jìn)行，充分展示企業(yè)形象與產(chǎn)品優(yōu)勢，提高參展效果，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，特制定本展會現(xiàn)場人員分工制度。2.適用范圍：本制度適用于外貿(mào)企業(yè)參加國內(nèi)外各類展會活動時(shí)，參與展會現(xiàn)場工作的全體員工。3.指導(dǎo)原則：秉持企業(yè)“創(chuàng)新、合作、共贏”的企業(yè)文化，以客戶需求為導(dǎo)向，強(qiáng)調(diào)扁平化管理理念，注重團(tuán)隊(duì)成員間的高效溝通與協(xié)作，在保障展會順利進(jìn)行的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)社會效益與經(jīng)濟(jì)效益的統(tǒng)一。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.展會項(xiàng)目負(fù)責(zé)人-全面負(fù)責(zé)展會項(xiàng)目的策劃、組織、協(xié)調(diào)與執(zhí)行，確保展會目標(biāo)的達(dá)成。-制定展會預(yù)算，合理分配資源，監(jiān)控費(fèi)用支出，確保資源的有效利用。-與企業(yè)內(nèi)部各部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，確保各部門在展會籌備與執(zhí)行過程中的緊密配合。-對展會現(xiàn)場團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行工作指導(dǎo)與監(jiān)督，及時(shí)解決現(xiàn)場出現(xiàn)的問題。-收集展會相關(guān)信息，包括市場動態(tài)、競爭對手情況等，為企業(yè)后續(xù)決策提供依據(jù)。2.商務(wù)洽談組-負(fù)責(zé)與潛在客戶進(jìn)行面對面的商務(wù)洽談，了解客戶需求，介紹企業(yè)產(chǎn)品與服務(wù)，推廣企業(yè)品牌。-收集客戶名片及相關(guān)資料，記錄客戶反饋信息，為后續(xù)跟進(jìn)提供詳細(xì)資料。-對有合作意向的客戶進(jìn)行深入溝通，爭取現(xiàn)場達(dá)成合作意向或簽訂合同。-協(xié)助企業(yè)高層與重要客戶進(jìn)行商務(wù)洽談，做好相關(guān)服務(wù)工作。3.產(chǎn)品展示組-負(fù)責(zé)展會現(xiàn)場產(chǎn)品的陳列與展示設(shè)計(jì)，確保產(chǎn)品展示效果符合企業(yè)形象與品牌定位。-準(zhǔn)備產(chǎn)品宣傳資料，如產(chǎn)品手冊、宣傳單頁等，并在現(xiàn)場向客戶進(jìn)行發(fā)放與講解。-對產(chǎn)品進(jìn)行現(xiàn)場演示，介紹產(chǎn)品的特點(diǎn)、優(yōu)勢與使用方法，解答客戶關(guān)于產(chǎn)品技術(shù)方面的疑問。-及時(shí)收集客戶對產(chǎn)品的意見與建議，反饋給企業(yè)研發(fā)部門，為產(chǎn)品改進(jìn)提供參考。4.后勤保障組-負(fù)責(zé)展會現(xiàn)場的物資采購與管理，包括辦公用品、宣傳資料、禮品等，確保物資充足、供應(yīng)及時(shí)。-做好展會現(xiàn)場的設(shè)備維護(hù)與保障工作，確保展示設(shè)備、通訊設(shè)備等正常運(yùn)行。-安排展會期間的餐飲、住宿等后勤事宜，為團(tuán)隊(duì)成員提供良好的工作與生活保障。-負(fù)責(zé)展會現(xiàn)場的安全保衛(wèi)工作，制定安全預(yù)案，確保人員與財(cái)產(chǎn)的安全，符合安全生產(chǎn)要求。5.宣傳推廣組-制定展會宣傳推廣計(jì)劃，包括線上線下宣傳渠道的選擇與執(zhí)行。-負(fù)責(zé)展會現(xiàn)場的拍照、攝像工作，收集素材，用于后續(xù)的企業(yè)宣傳與推廣。-及時(shí)更新企業(yè)社交媒體平臺上的展會信息，發(fā)布圖片、視頻等內(nèi)容，提高企業(yè)展會活動的曝光度。-邀請媒體記者到展會現(xiàn)場進(jìn)行采訪報(bào)道，擴(kuò)大企業(yè)在行業(yè)內(nèi)的影響力。三、管理流程1.展會籌備階段-展會項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在展會前[X]個月制定詳細(xì)的展會籌備計(jì)劃，明確各階段工作任務(wù)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)與責(zé)任人。-各小組根據(jù)籌備計(jì)劃，制定本小組的具體工作方案，并提交給展會項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核。-商務(wù)洽談組提前收集潛在客戶信息，制定客戶拜訪計(jì)劃；產(chǎn)品展示組完成產(chǎn)品陳列設(shè)計(jì)與宣傳資料準(zhǔn)備；后勤保障組完成物資采購與設(shè)備調(diào)試；宣傳推廣組開展線上線下預(yù)熱宣傳活動。-展會項(xiàng)目負(fù)責(zé)人定期組織籌備工作會議，檢查各小組工作進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決存在的問題。2.展會現(xiàn)場階段-展會開幕前，各小組提前到達(dá)現(xiàn)場進(jìn)行最后的準(zhǔn)備工作，確保各項(xiàng)工作就緒。-展會期間，商務(wù)洽談組按照客戶拜訪計(jì)劃，積極與客戶進(jìn)行溝通洽談；產(chǎn)品展示組專注于產(chǎn)品展示與講解；后勤保障組做好物資供應(yīng)與設(shè)備維護(hù)；宣傳推廣組及時(shí)發(fā)布展會信息。-每天展會結(jié)束后，展會項(xiàng)目負(fù)責(zé)人組織召開總結(jié)會議，各小組匯報(bào)當(dāng)天工作進(jìn)展、遇到的問題及解決方案，共同商討第二天的工作計(jì)劃。-對于現(xiàn)場出現(xiàn)的突發(fā)情況，如設(shè)備故障、客戶投訴等，按照預(yù)先制定的應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行處理，確保展會順利進(jìn)行。3.展會后續(xù)階段-展會結(jié)束后，商務(wù)洽談組對收集到的客戶信息進(jìn)行整理分類，安排專人進(jìn)行跟進(jìn)，爭取將潛在客戶轉(zhuǎn)化為實(shí)際客戶；產(chǎn)品展示組對產(chǎn)品展示效果進(jìn)行評估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)；后勤保障組對物資進(jìn)行盤點(diǎn)清理，做好設(shè)備的回收與保管工作；宣傳推廣組整理展會宣傳資料，評估宣傳效果，為后續(xù)宣傳活動提供參考。-展會項(xiàng)目負(fù)責(zé)人組織撰寫展會總結(jié)報(bào)告，分析展會目標(biāo)達(dá)成情況、存在的問題與改進(jìn)措施，向企業(yè)管理層匯報(bào)。-企業(yè)根據(jù)展會總結(jié)報(bào)告，對表現(xiàn)優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)與個人進(jìn)行表彰獎勵，同時(shí)將展會中發(fā)現(xiàn)的問題納入企業(yè)管理改進(jìn)計(jì)劃。四、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-有權(quán)獲得與展會工作相關(guān)的培訓(xùn)與指導(dǎo)，以提升自身業(yè)務(wù)能力，符合企業(yè)教育理念。-有權(quán)根據(jù)工作需要，申請合理的資源支持，確保展會工作的順利開展。-對展會工作安排有不同意見時(shí)，有權(quán)向上級提出建議與想法，參與企業(yè)扁平化管理決策過程。-在展會工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，有權(quán)獲得相應(yīng)的獎勵與職業(yè)發(fā)展機(jī)會。2.員工義務(wù)-遵守展會現(xiàn)場的各項(xiàng)規(guī)章制度，服從展會項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的工作安排，積極履行崗位職責(zé)。-保守企業(yè)商業(yè)機(jī)密，保護(hù)企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)，維護(hù)企業(yè)利益與形象。-積極與團(tuán)隊(duì)成員溝通協(xié)作，分享工作經(jīng)驗(yàn)與信息，共同提高展會工作效率與質(zhì)量。-認(rèn)真完成展會籌備、現(xiàn)場執(zhí)行與后續(xù)跟進(jìn)等各項(xiàng)工作任務(wù)，確保展會目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。3.客戶權(quán)利-有權(quán)在展會現(xiàn)場獲得準(zhǔn)確、詳細(xì)的產(chǎn)品與服務(wù)信息，享受專業(yè)、熱情的接待服務(wù)。-對企業(yè)產(chǎn)品與服務(wù)提出意見與建議，有權(quán)得到企業(yè)的及時(shí)反饋與處理。4.客戶義務(wù)-在展會現(xiàn)場遵守展會秩序，愛護(hù)展會設(shè)施與展品。-提供真實(shí)、有效的個人與企業(yè)信息，以便企業(yè)進(jìn)行后續(xù)溝通與合作。五、監(jiān)督與獎懲機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-展會項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對各小組工作進(jìn)行全程監(jiān)督，定期檢查工作進(jìn)展與質(zhì)量，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正問題。-企業(yè)設(shè)立專門的展會監(jiān)督小組，對展會現(xiàn)場工作進(jìn)行不定期巡查，收集客戶與員工的反饋意見，對違反展會制度的行為進(jìn)行記錄與處理。-建立內(nèi)部投訴渠道，員工與客戶對展會工作存在異議時(shí)，可通過投訴渠道向企業(yè)反映問題，企業(yè)將及時(shí)進(jìn)行調(diào)查與處理。2.獎勵機(jī)制-設(shè)立優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)獎，對在展會工作中表現(xiàn)突出、團(tuán)隊(duì)協(xié)作良好、為企業(yè)取得顯著效益的小組進(jìn)行表彰與獎勵，獎金為[X]元。-設(shè)立個人獎項(xiàng)，如最佳商務(wù)洽談獎、最佳產(chǎn)品展示獎、最佳后勤保障獎、最佳宣傳推廣獎等，對在各崗位上表現(xiàn)優(yōu)秀的個人進(jìn)行獎勵，獎金為[X]元。-對于在展會中成功簽訂大額訂單或?yàn)槠髽I(yè)拓展重要客戶資源的員工，給予額外的績效獎勵，獎金根據(jù)訂單金額或客戶重要程度而定。-對在展會工作中提出創(chuàng)新性建議并被企業(yè)采納，為展會成功做出突出貢獻(xiàn)的員工，給予榮譽(yù)證書與物質(zhì)獎勵。3.懲罰機(jī)制-對于違反展會現(xiàn)場規(guī)章制度、工作態(tài)度不認(rèn)真、影響展會工作正常進(jìn)行的員工，視情節(jié)輕重給予警告、罰款（[X]元-[X]元）、取消績效獎金等處罰。-對因工作失誤給企業(yè)造成重大損失的員工，除進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰外，將根據(jù)企業(yè)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行進(jìn)一步的紀(jì)律處分，直至解除勞動合同。-對于在展會現(xiàn)場泄露企業(yè)商業(yè)機(jī)密、損害企業(yè)利益與形象的員工，將依法追究其法律責(zé)任。六、附則1.本制度自發(fā)布之日起生效實(shí)施，如有未盡事宜