招標(biāo)證據(jù)收集管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司招標(biāo)活動(dòng)中的證據(jù)收集與管理工作，確保招標(biāo)過程合法合規(guī)、公正透明，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高招標(biāo)工作質(zhì)量和效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有招標(biāo)項(xiàng)目，包括工程建設(shè)、貨物采購、服務(wù)外包等各類招標(biāo)活動(dòng)中涉及的證據(jù)收集、整理、保存、使用等管理工作。（三）基本原則1.合法性原則：證據(jù)收集與管理工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部規(guī)章制度，確保所收集的證據(jù)具有法律效力。2.真實(shí)性原則：所收集的證據(jù)應(yīng)真實(shí)反映招標(biāo)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改證據(jù)。3.完整性原則：全面、系統(tǒng)地收集與招標(biāo)活動(dòng)相關(guān)的各類證據(jù)，確保證據(jù)鏈完整，能夠充分證明招標(biāo)過程的合法性、公正性和合理性。4.及時(shí)性原則：在招標(biāo)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)及時(shí)收集證據(jù)，避免證據(jù)缺失或延誤，影響招標(biāo)工作的順利進(jìn)行。二、證據(jù)收集范圍（一）招標(biāo)前期文件1.招標(biāo)項(xiàng)目立項(xiàng)審批文件，包括項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)等。2.招標(biāo)需求文件，如技術(shù)規(guī)格書、服務(wù)要求、采購清單等，明確招標(biāo)項(xiàng)目的具體要求和標(biāo)準(zhǔn)。3.招標(biāo)文件編制過程中的相關(guān)資料，如市場(chǎng)調(diào)研記錄、專家意見、招標(biāo)文件初稿及修改稿等。（二）招標(biāo)公告與資格預(yù)審文件1.招標(biāo)公告發(fā)布記錄，包括公告發(fā)布的媒體、時(shí)間、內(nèi)容等。2.資格預(yù)審文件，如資格預(yù)審公告、資格預(yù)審文件文本、資格預(yù)審申請(qǐng)文件及評(píng)審記錄等。（三）投標(biāo)文件1.投標(biāo)人提交的投標(biāo)文件，包括投標(biāo)函、投標(biāo)報(bào)價(jià)表、技術(shù)方案、商務(wù)條款偏離表、資格證明文件等。2.投標(biāo)文件的補(bǔ)充、修改或撤回記錄，以及相關(guān)的函件和證明材料。（四）開標(biāo)與評(píng)標(biāo)過程文件1.開標(biāo)記錄，包括開標(biāo)時(shí)間、地點(diǎn)、參加開標(biāo)人員名單、投標(biāo)人投標(biāo)報(bào)價(jià)及其他開標(biāo)情況記錄。2.評(píng)標(biāo)委員會(huì)組成文件，如評(píng)標(biāo)委員會(huì)成員名單、專家資格證明等。3.評(píng)標(biāo)過程文件，包括評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)標(biāo)方法、評(píng)標(biāo)打分表、評(píng)標(biāo)報(bào)告、評(píng)標(biāo)過程中的討論記錄、澄清與答疑文件等。（五）定標(biāo)與中標(biāo)文件1.定標(biāo)決策文件，如定標(biāo)會(huì)議紀(jì)要、定標(biāo)依據(jù)、定標(biāo)結(jié)果等。2.中標(biāo)通知書，包括中標(biāo)通知書的發(fā)出時(shí)間、內(nèi)容等。3.中標(biāo)合同簽訂文件，如中標(biāo)合同文本、合同簽訂過程中的相關(guān)協(xié)議、補(bǔ)充條款等。（六）其他相關(guān)文件1.招標(biāo)活動(dòng)中的往來函件，包括招標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)與投標(biāo)人之間的溝通函、質(zhì)疑函、答復(fù)函等。2.招標(biāo)活動(dòng)中的會(huì)議記錄，如招標(biāo)工作協(xié)調(diào)會(huì)、開標(biāo)前準(zhǔn)備會(huì)、評(píng)標(biāo)會(huì)等會(huì)議的記錄。3.與招標(biāo)活動(dòng)相關(guān)的公證文件、見證文件等。三、證據(jù)收集流程（一）收集責(zé)任分工1.招標(biāo)人負(fù)責(zé)收集招標(biāo)前期文件、招標(biāo)公告與資格預(yù)審文件、開標(biāo)與評(píng)標(biāo)過程文件、定標(biāo)與中標(biāo)文件等與招標(biāo)活動(dòng)直接相關(guān)的文件資料。2.招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)協(xié)助招標(biāo)人進(jìn)行證據(jù)收集工作，負(fù)責(zé)收集其在代理招標(biāo)過程中產(chǎn)生的文件資料，如招標(biāo)代理合同、代理工作記錄等，并按照招標(biāo)人要求提供相關(guān)協(xié)助。3.各部門在參與招標(biāo)活動(dòng)過程中，負(fù)責(zé)收集本部門所涉及的相關(guān)文件資料，如技術(shù)部門提供技術(shù)規(guī)格書及評(píng)審意見、商務(wù)部門提供商務(wù)條款偏離表及相關(guān)商務(wù)文件等，并及時(shí)移交招標(biāo)人或招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)。（二）證據(jù)收集方式1.自行收集：對(duì)于能夠直接獲取的文件資料，如招標(biāo)項(xiàng)目立項(xiàng)審批文件、招標(biāo)文件初稿等，由責(zé)任部門或人員按照規(guī)定自行收集整理。2.要求提供：向投標(biāo)人、評(píng)標(biāo)委員會(huì)成員、相關(guān)合作單位等發(fā)出書面通知，要求其提供與招標(biāo)活動(dòng)相關(guān)的文件資料，如投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)打分表等。3.現(xiàn)場(chǎng)記錄：在開標(biāo)、評(píng)標(biāo)等現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)中，安排專人負(fù)責(zé)記錄活動(dòng)過程，形成現(xiàn)場(chǎng)記錄文件，如開標(biāo)記錄、評(píng)標(biāo)過程記錄等。4.電子數(shù)據(jù)收集：對(duì)于電子文檔、電子郵件、電子表格等電子數(shù)據(jù)，通過合法途徑進(jìn)行收集，并確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性?？刹捎么蛴?、刻錄光盤等方式進(jìn)行備份保存。（三）收集時(shí)間要求1.招標(biāo)前期文件應(yīng)在項(xiàng)目啟動(dòng)后及時(shí)收集，確保在招標(biāo)文件編制前各項(xiàng)審批文件和需求文件齊全。2.招標(biāo)公告與資格預(yù)審文件應(yīng)在發(fā)布前完成收集整理，確保公告內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，并妥善保存發(fā)布記錄。3.投標(biāo)文件應(yīng)在規(guī)定的投標(biāo)截止時(shí)間后及時(shí)收集，按照投標(biāo)人名稱、投標(biāo)項(xiàng)目等進(jìn)行分類整理。4.開標(biāo)與評(píng)標(biāo)過程文件應(yīng)在開標(biāo)、評(píng)標(biāo)活動(dòng)結(jié)束后立即收集，確保記錄的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。5.定標(biāo)與中標(biāo)文件應(yīng)在定標(biāo)決策完成后、中標(biāo)通知書發(fā)出前及合同簽訂后及時(shí)收集歸檔。（四）證據(jù)收集的審核與確認(rèn)1.證據(jù)收集人員在收集證據(jù)后，應(yīng)對(duì)所收集的證據(jù)進(jìn)行初步審核，確保證據(jù)的完整性、真實(shí)性和關(guān)聯(lián)性。2.對(duì)于重要證據(jù)或存在疑問的證據(jù)，應(yīng)提交給相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核確認(rèn)。審核確認(rèn)內(nèi)容包括證據(jù)的來源是否合法、證據(jù)內(nèi)容是否真實(shí)有效、證據(jù)與招標(biāo)活動(dòng)的關(guān)聯(lián)性是否緊密等。3.經(jīng)審核確認(rèn)無誤的證據(jù)，由證據(jù)收集人員簽字確認(rèn)，并注明收集時(shí)間。審核過程中發(fā)現(xiàn)問題的證據(jù)，應(yīng)及時(shí)要求相關(guān)人員進(jìn)行補(bǔ)充或更正，直至符合要求為止。四、證據(jù)整理與保存（一）證據(jù)整理原則1.按照證據(jù)的類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，確保證據(jù)條理清晰，便于查閱和管理。2.對(duì)于同一類證據(jù)，應(yīng)按照重要程度、相關(guān)性等進(jìn)行排序，突出關(guān)鍵證據(jù)。3.對(duì)證據(jù)進(jìn)行編號(hào)標(biāo)識(shí)，建立證據(jù)清單，注明證據(jù)名稱、編號(hào)、來源、收集時(shí)間、保管期限等信息，便于快速查找和核對(duì)。（二）證據(jù)整理方法1.紙質(zhì)證據(jù)整理：將紙質(zhì)文件按照A4紙規(guī)格進(jìn)行整理，去除不必要的附件和空白頁，對(duì)于較大尺寸的文件進(jìn)行折疊或裁剪。按照證據(jù)類別依次裝訂成冊(cè)，在每?jī)?cè)首頁編制目錄，注明本冊(cè)證據(jù)的起止編號(hào)和內(nèi)容摘要。2.電子證據(jù)整理：對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子文件夾結(jié)構(gòu)，按照招標(biāo)項(xiàng)目名稱、證據(jù)類別等進(jìn)行命名。對(duì)于電子文檔，應(yīng)確保文件名準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容，并按照規(guī)定格式進(jìn)行保存。對(duì)于電子郵件，應(yīng)按照發(fā)件人、收件人、主題、日期等信息進(jìn)行分類整理，并保存郵件正文及附件。（三）證據(jù)保存方式1.紙質(zhì)證據(jù)保存：設(shè)立專門的檔案柜或檔案室，對(duì)整理好的紙質(zhì)證據(jù)進(jìn)行分類存放。檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等功能，確保紙質(zhì)證據(jù)的安全保存。對(duì)于重要的紙質(zhì)證據(jù)，可進(jìn)行掃描備份，形成電子檔案，以便于查閱和長(zhǎng)期保存。2.電子證據(jù)保存：采用磁盤陣列、磁帶庫、光盤庫等存儲(chǔ)設(shè)備對(duì)電子證據(jù)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。定期對(duì)電子證據(jù)進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，建立電子證據(jù)存儲(chǔ)的索引目錄，便于快速檢索和調(diào)用。（四）證據(jù)保管期限1.一般招標(biāo)項(xiàng)目的證據(jù)保管期限為自招標(biāo)項(xiàng)目結(jié)束之日起[X]年。2.對(duì)于涉及重大項(xiàng)目、爭(zhēng)議事項(xiàng)或法律法規(guī)有特殊要求的招標(biāo)項(xiàng)目，證據(jù)保管期限應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)，具體期限根據(jù)實(shí)際情況確定。3.在保管期限屆滿后，經(jīng)公司相關(guān)部門審核批準(zhǔn)，可按照規(guī)定程序?qū)ψC據(jù)進(jìn)行銷毀處理。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保證據(jù)銷毀徹底，防止信息泄露。五、證據(jù)使用與查閱（一）證據(jù)使用原則1.證據(jù)的使用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，僅限于與公司招標(biāo)活動(dòng)相關(guān)的內(nèi)部管理、監(jiān)督檢查、糾紛處理、法律訴訟等用途。2.在使用證據(jù)時(shí)，應(yīng)確保證據(jù)的真實(shí)性和完整性，不得篡改、偽造證據(jù)內(nèi)容。3.嚴(yán)格控制證據(jù)的使用范圍，未經(jīng)授權(quán)不得將證據(jù)提供給外部單位或個(gè)人。（二）證據(jù)使用流程1.內(nèi)部使用：公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱或使用招標(biāo)證據(jù)時(shí)，應(yīng)填寫《招標(biāo)證據(jù)查閱申請(qǐng)表》，注明查閱或使用的目的、證據(jù)名稱、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至招標(biāo)人或招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)。招標(biāo)人或招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)在收到申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后安排專人協(xié)助查閱或提供所需證據(jù)，并做好查閱記錄。2.外部使用：因法律訴訟、行政監(jiān)督檢查等特殊情況需要將招標(biāo)證據(jù)提供給外部單位或個(gè)人時(shí)，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定履行審批手續(xù)。審批通過后，由招標(biāo)人或招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)按照規(guī)定程序提供證據(jù)，并要求接收方簽署保密協(xié)議，確保證據(jù)的安全和保密。（三）證據(jù)查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱招標(biāo)證據(jù)應(yīng)根據(jù)其工作職責(zé)和權(quán)限進(jìn)行限制。一般情況下，與招標(biāo)活動(dòng)直接相關(guān)的部門人員可查閱與本部門工作相關(guān)的證據(jù)；涉及多個(gè)部門的招標(biāo)項(xiàng)目，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人可查閱與整個(gè)項(xiàng)目相關(guān)的證據(jù)；公司管理層因工作需要可查閱全部招標(biāo)證據(jù)。2.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的招標(biāo)證據(jù)，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱權(quán)限，僅允許經(jīng)過授權(quán)的特定人員查閱，并做好查閱記錄和保密措施。六、證據(jù)保密與安全管理（一）保密責(zé)任1.參與招標(biāo)證據(jù)收集、整理、保存、使用等工作的所有人員均負(fù)有保密責(zé)任，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得泄露招標(biāo)證據(jù)涉及的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、敏感信息等。2.各部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門人員在招標(biāo)證據(jù)管理過程中的保密工作負(fù)責(zé)，加強(qiáng)對(duì)部門人員的保密教育和監(jiān)督管理，確保保密措施落實(shí)到位。（二）保密措施1.對(duì)涉及保密的招標(biāo)證據(jù)，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、訪問控制、物理隔離等技術(shù)手段進(jìn)行保護(hù)，防止數(shù)據(jù)泄露。2.在證據(jù)收集、整理、保存、使用過程中，應(yīng)盡量減少接觸證據(jù)的人員范圍，并要求接觸人員簽署保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和違約責(zé)任。3.對(duì)于紙質(zhì)保密證據(jù)，應(yīng)存放在專門的保密檔案柜或檔案室，并設(shè)置專人管理，限制無關(guān)人員進(jìn)入。4.在對(duì)外提供招標(biāo)證據(jù)時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行審批，并對(duì)接收方的保密能力進(jìn)行評(píng)估，確保證據(jù)在外部使用過程中的安全性。（三）安全管理1.建立健全招標(biāo)證據(jù)安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)證據(jù)存儲(chǔ)場(chǎng)所、存儲(chǔ)設(shè)備的安全管理，定期進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，確保證據(jù)存儲(chǔ)環(huán)境安全可靠。2.對(duì)電子證據(jù)的存儲(chǔ)和傳輸過程進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中被竊取或篡改。同時(shí)，定期對(duì)電子證據(jù)進(jìn)行備份，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.加強(qiáng)對(duì)證據(jù)管理人員的安全意識(shí)教育，提高其安全防范能力，防止因人為疏忽導(dǎo)致證據(jù)丟失、損壞或泄露等安全事故的發(fā)生。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)招標(biāo)證據(jù)收集管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保證據(jù)收集管理工作符合本辦法及相關(guān)法律法規(guī)的要求。（二）檢查內(nèi)容1.證據(jù)收集的完整性和及時(shí)性，是否按照規(guī)定的范圍和流程進(jìn)行收集，有無證據(jù)缺失或延誤的情況。2.證據(jù)整理的規(guī)范性和準(zhǔn)確性，是否按照要求進(jìn)行分類整理、編號(hào)標(biāo)識(shí)，證據(jù)內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.證據(jù)保存的安全性和可靠性，證據(jù)存儲(chǔ)場(chǎng)所、存儲(chǔ)設(shè)備是否符合安全要求，保管期限是否符合規(guī)定，有無證據(jù)損壞或丟失的情況。4.證據(jù)使用與查閱的合規(guī)性，是否按照規(guī)定的流程和權(quán)限進(jìn)行使用與查閱，有無違規(guī)提供證據(jù)或泄露證據(jù)信息的情況。5.證據(jù)保密與安全管理措施的落實(shí)情況，保密責(zé)任是否明確，保密措施是否有效執(zhí)行，安全管理制度是否健全。（三）檢查方式1.定期檢查：內(nèi)部審計(jì)部門每年至少組織一次對(duì)招標(biāo)證據(jù)收集管理工作的全面檢查，制定詳細(xì)的檢查計(jì)劃，明確檢查內(nèi)容、檢查方法和檢查時(shí)間。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，內(nèi)部審計(jì)部門可對(duì)招標(biāo)證據(jù)收集管理工作進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)招標(biāo)活動(dòng)中的重大項(xiàng)目、重點(diǎn)環(huán)節(jié)或出現(xiàn)的問題，內(nèi)部審計(jì)部門可組織專項(xiàng)檢查，深入調(diào)查分析問題原因，提出改進(jìn)措施和建議。（四）問題整改1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，內(nèi)部