出納報(bào)銷發(fā)票管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)管理，規(guī)范出納報(bào)銷發(fā)票管理工作，確保公司財(cái)務(wù)收支的真實(shí)性、合法性和準(zhǔn)確性，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司財(cái)務(wù)制度，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在辦理費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)時涉及的發(fā)票管理。（三）基本原則1.合法性原則：報(bào)銷發(fā)票必須符合國家法律法規(guī)及稅務(wù)部門的相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)禁使用虛假發(fā)票。2.真實(shí)性原則：發(fā)票內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)實(shí)際情況，不得虛開、篡改發(fā)票信息。3.完整性原則：發(fā)票各項(xiàng)要素填寫齊全，包括發(fā)票名稱、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、服務(wù)內(nèi)容、金額、稅率、稅額、發(fā)票專用章等，確保發(fā)票有效。4.及時性原則：員工應(yīng)在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后及時取得發(fā)票，并在規(guī)定時間內(nèi)辦理報(bào)銷手續(xù)，不得拖延。二、發(fā)票的種類及要求（一）增值稅專用發(fā)票1.增值稅專用發(fā)票是增值稅一般納稅人銷售貨物或者提供應(yīng)稅勞務(wù)開具的發(fā)票，是購買方支付增值稅額并可按照增值稅有關(guān)規(guī)定據(jù)以抵扣增值稅進(jìn)項(xiàng)稅額的憑證。2.取得的增值稅專用發(fā)票應(yīng)確保發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)內(nèi)容一致，字跡清晰，不得壓線、錯格。發(fā)票上的開票日期、發(fā)票號碼、購買方納稅人識別號、銷售方納稅人識別號、金額、稅額等信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤。3.發(fā)票備注欄應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定填寫完整，如建筑服務(wù)發(fā)票應(yīng)注明建筑服務(wù)發(fā)生地縣（市、區(qū)）名稱及項(xiàng)目名稱；銷售不動產(chǎn)發(fā)票應(yīng)注明不動產(chǎn)的詳細(xì)地址等。（二）增值稅普通發(fā)票1.增值稅普通發(fā)票是增值稅納稅人銷售貨物或者提供應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)時，通過增值稅發(fā)票管理新系統(tǒng)開具的普通發(fā)票。2.發(fā)票抬頭應(yīng)填寫公司全稱及納稅人識別號，不得簡寫、漏寫。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際業(yè)務(wù)相符，如辦公用品、差旅費(fèi)、會議費(fèi)等，不得籠統(tǒng)開具“辦公用品”“食品”等模糊名稱。3.自2017年7月1日起，購買方為企業(yè)的，索取增值稅普通發(fā)票時，應(yīng)向銷售方提供納稅人識別號或統(tǒng)一社會信用代碼；銷售方為其開具增值稅普通發(fā)票時，應(yīng)在“購買方納稅人識別號”欄填寫購買方的納稅人識別號或統(tǒng)一社會信用代碼。不符合規(guī)定的發(fā)票，不得作為稅收憑證。（三）其他發(fā)票1.機(jī)動車銷售統(tǒng)一發(fā)票：適用于從事機(jī)動車零售業(yè)務(wù)的單位和個人銷售機(jī)動車收取款項(xiàng)時開具的發(fā)票。發(fā)票應(yīng)按照規(guī)定填寫車輛識別代號、價(jià)稅合計(jì)金額、不含稅價(jià)、增值稅稅額等信息。2.通用機(jī)打發(fā)票：不同行業(yè)根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)使用的機(jī)打發(fā)票，應(yīng)確保發(fā)票信息完整、準(zhǔn)確，符合行業(yè)規(guī)范。3.定額發(fā)票：主要適用于一些特定行業(yè)或業(yè)務(wù)場景，如餐飲、停車等。報(bào)銷時應(yīng)注意發(fā)票的真?zhèn)渭坝行?，確保發(fā)票真實(shí)有效。三、發(fā)票的取得與審核（一）發(fā)票的取得1.員工在辦理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時，應(yīng)主動向銷售方索取發(fā)票。銷售方為依法無需辦理稅務(wù)登記的單位或者從事小額零星經(jīng)營業(yè)務(wù)的個人，其支出以稅務(wù)機(jī)關(guān)代開的發(fā)票或者收款憑證及內(nèi)部憑證作為稅前扣除憑證，收款憑證應(yīng)載明收款單位名稱、個人姓名及身份證號、支出項(xiàng)目、收款金額等相關(guān)信息。2.對于增值稅專用發(fā)票，應(yīng)在取得發(fā)票后及時進(jìn)行認(rèn)證或勾選確認(rèn)，確保在規(guī)定期限內(nèi)申報(bào)抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額。認(rèn)證期限為自發(fā)票開具之日起360日內(nèi)。3.發(fā)票丟失的處理：丟失已開具的增值稅專用發(fā)票：同時丟失發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)的，購買方憑銷售方提供的相應(yīng)專用發(fā)票記賬聯(lián)復(fù)印件及銷售方主管稅務(wù)機(jī)關(guān)出具的《丟失增值稅專用發(fā)票已報(bào)稅證明單》，作為增值稅進(jìn)項(xiàng)稅額的抵扣憑證、退稅憑證或記賬憑證。丟失抵扣聯(lián)的，可憑相應(yīng)發(fā)票的發(fā)票聯(lián)復(fù)印件，作為增值稅進(jìn)項(xiàng)稅額的抵扣憑證或退稅憑證；丟失發(fā)票聯(lián)的，可憑相應(yīng)發(fā)票的抵扣聯(lián)復(fù)印件，作為記賬憑證。丟失已開具的增值稅普通發(fā)票：丟失記賬聯(lián)的，應(yīng)取得發(fā)票聯(lián)復(fù)印件，由提供發(fā)票聯(lián)復(fù)印件單位出具相關(guān)證明，并由提供人簽章。證明相關(guān)要點(diǎn)：與原件核對無誤，加蓋原件保存單位公章或個人簽章。丟失發(fā)票聯(lián)的，應(yīng)取得記賬聯(lián)的復(fù)印件，由提供記賬聯(lián)復(fù)印件單位出具相關(guān)證明，并由提供人簽章。證明相關(guān)要點(diǎn)：與原件核對無誤，加蓋原件保存單位公章或個人簽章。（二）發(fā)票的審核1.出納在受理報(bào)銷業(yè)務(wù)時，應(yīng)首先對發(fā)票進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性、有效性等。真實(shí)性審核：通過國家稅務(wù)總局全國增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺（/）等渠道查驗(yàn)發(fā)票真?zhèn)?，確保發(fā)票為真實(shí)開具，不存在偽造、變造等情況。合法性審核：檢查發(fā)票是否符合國家法律法規(guī)及稅務(wù)部門的相關(guān)規(guī)定，如發(fā)票開具內(nèi)容是否與實(shí)際業(yè)務(wù)相符，發(fā)票是否在規(guī)定的使用范圍內(nèi)開具等。完整性審核：查看發(fā)票各項(xiàng)要素填寫是否齊全，有無遺漏或錯誤。如發(fā)票抬頭、日期、金額、稅率、稅額、發(fā)票專用章等信息是否清晰、準(zhǔn)確。有效性審核：確認(rèn)發(fā)票是否在有效期內(nèi)，是否為作廢發(fā)票等。對于不符合規(guī)定的發(fā)票，出納有權(quán)拒收，并要求報(bào)銷人重新取得合規(guī)發(fā)票。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對報(bào)銷發(fā)票進(jìn)行抽查復(fù)核，確保發(fā)票審核的準(zhǔn)確性和一致性。對于發(fā)現(xiàn)的問題發(fā)票，應(yīng)及時與報(bào)銷人溝通，要求其作出說明或重新提供合規(guī)發(fā)票。如涉及違規(guī)行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。四、發(fā)票的報(bào)銷流程（一）報(bào)銷申請1.員工發(fā)生費(fèi)用支出后，應(yīng)及時整理相關(guān)發(fā)票及報(bào)銷憑證，按照公司規(guī)定的格式填寫費(fèi)用報(bào)銷單。報(bào)銷單應(yīng)注明報(bào)銷日期、報(bào)銷部門、報(bào)銷人姓名、費(fèi)用明細(xì)、金額、發(fā)票號碼等信息，并確保各項(xiàng)信息準(zhǔn)確無誤。2.報(bào)銷人應(yīng)在報(bào)銷單上簽字確認(rèn)，并按照公司審批流程依次提交部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理等進(jìn)行審批。（二）審批環(huán)節(jié)1.部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對本部門員工的費(fèi)用報(bào)銷進(jìn)行初審，主要審核費(fèi)用支出是否符合部門預(yù)算及業(yè)務(wù)實(shí)際情況，費(fèi)用用途是否合理等。如審核通過，在報(bào)銷單上簽署意見并簽字。2.財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人對報(bào)銷發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性、有效性等進(jìn)行審核，同時審核報(bào)銷金額是否符合公司財(cái)務(wù)制度及相關(guān)規(guī)定。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與報(bào)銷人溝通并要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)信息。審核通過后，在報(bào)銷單上簽署意見并簽字。3.總經(jīng)理根據(jù)公司財(cái)務(wù)狀況及審批權(quán)限對報(bào)銷事項(xiàng)進(jìn)行最終審批。對于重大費(fèi)用支出或超出預(yù)算的報(bào)銷項(xiàng)目，總經(jīng)理有權(quán)進(jìn)行重點(diǎn)審查并作出決策。審批通過后，在報(bào)銷單上簽署意見并簽字。（三）報(bào)銷支付1.經(jīng)過審批后的報(bào)銷單流轉(zhuǎn)至出納處，出納根據(jù)報(bào)銷金額及公司資金狀況安排支付。2.對于采用銀行轉(zhuǎn)賬方式支付的報(bào)銷款項(xiàng)，出納應(yīng)確保收款賬號信息準(zhǔn)確無誤，核對報(bào)銷人姓名與銀行賬戶名稱是否一致。支付成功后，在報(bào)銷單上加蓋“已支付”戳記，并登記銀行日記賬。3.對于采用現(xiàn)金支付的報(bào)銷款項(xiàng)，出納應(yīng)按照公司現(xiàn)金管理規(guī)定，確?，F(xiàn)金支付的合規(guī)性和安全性。支付現(xiàn)金時，要求報(bào)銷人在報(bào)銷單上簽字確認(rèn)，并在現(xiàn)金日記賬上進(jìn)行記錄。五、發(fā)票的保管與存檔（一）發(fā)票的保管1.出納應(yīng)設(shè)立專門的發(fā)票保管區(qū)域，確保發(fā)票存放安全、有序。發(fā)票應(yīng)按照發(fā)票種類、開票日期、發(fā)票號碼等進(jìn)行分類存放，便于查找和核對。2.對于已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定的保存期限進(jìn)行保管，保存期限一般為5年。保存期滿，報(bào)經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)查驗(yàn)后銷毀。3.在發(fā)票保管期間，應(yīng)注意防火、防潮、防蟲等，防止發(fā)票損壞、丟失。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票丟失或損壞，應(yīng)及時按照規(guī)定程序進(jìn)行處理，并向稅務(wù)機(jī)關(guān)報(bào)告。（二）發(fā)票的存檔1.每月末，出納應(yīng)將當(dāng)月報(bào)銷的發(fā)票及相關(guān)報(bào)銷憑證按照會計(jì)檔案管理要求進(jìn)行整理、裝訂，并移交至公司檔案管理部門存檔。2.存檔的發(fā)票及報(bào)銷憑證應(yīng)包括費(fèi)用報(bào)銷單、發(fā)票原件、相關(guān)審批文件、合同協(xié)議等資料，確保檔案資料完整、齊全。3.檔案管理部門應(yīng)建立健全發(fā)票檔案管理制度，對發(fā)票檔案進(jìn)行分類編號、登記造冊，便于查詢和調(diào)閱。同時，應(yīng)定期對發(fā)票檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保檔案安全。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對出納報(bào)銷發(fā)票管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查發(fā)票管理制度的執(zhí)行情況、報(bào)銷流程的合規(guī)性、發(fā)票審核的準(zhǔn)確性等。2.對于審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。對違反發(fā)票管理規(guī)定的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）外部檢查1.積極配合稅務(wù)機(jī)關(guān)等外部部門的檢查工作，如實(shí)提供