辦公場所共享管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司辦公場所共享的管理，提高辦公場所的使用效率，降低運營成本，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)及全體員工在共享辦公場所的使用、管理等相關(guān)活動。（三）基本原則1.公平公正原則：確保所有使用者在辦公場所共享過程中享有平等的權(quán)利和機(jī)會，按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和程序進(jìn)行安排。2.高效利用原則：通過合理規(guī)劃和調(diào)配辦公資源，提高辦公場所的利用率，避免資源閑置和浪費。3.安全有序原則：保障辦公場所的安全，維護(hù)良好的辦公秩序，為員工創(chuàng)造舒適、穩(wěn)定的工作環(huán)境。二、辦公場所共享資源管理（一）辦公區(qū)域劃分1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和人員規(guī)模，將辦公場所劃分為不同的功能區(qū)域，如開放式辦公區(qū)、獨立辦公室、會議室、洽談區(qū)、休息區(qū)等。2.明確各功能區(qū)域的使用范圍和標(biāo)準(zhǔn)，例如開放式辦公區(qū)的工位數(shù)量、布局要求，獨立辦公室的面積標(biāo)準(zhǔn)和適用人員等。（二）辦公設(shè)備配置1.為共享辦公場所配備必要的辦公設(shè)備，包括辦公桌椅、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等。2.建立辦公設(shè)備臺賬，詳細(xì)記錄設(shè)備的型號、數(shù)量、購置時間、維護(hù)情況等信息，定期對設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運行。3.根據(jù)實際使用情況，合理調(diào)配辦公設(shè)備，對于損壞或無法正常使用的設(shè)備，及時安排維修或更換。（三）辦公家具管理1.提供符合人體工程學(xué)的辦公家具，如辦公椅、文件柜等，確保員工的工作舒適度。2.制定辦公家具使用規(guī)范，要求員工愛護(hù)辦公家具，不得隨意損壞或私自拆卸。3.定期對辦公家具進(jìn)行檢查和保養(yǎng)，對于出現(xiàn)損壞的家具，及時進(jìn)行維修或更新。三、共享辦公場所使用管理（一）申請流程1.員工因工作需要使用共享辦公場所，應(yīng)提前向所在部門提出申請。2.部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作實際情況進(jìn)行審核，審核通過后報行政部門備案。3.行政部門根據(jù)辦公場所的使用情況，統(tǒng)一安排具體的辦公區(qū)域和工位，并通知申請人。（二）使用期限1.共享辦公場所的使用期限一般以項目或任務(wù)的周期為依據(jù)，最長不超過[X]個月。如有特殊情況需要延長使用期限，應(yīng)提前[X]個工作日向行政部門提出申請。2.對于臨時使用辦公場所的情況，使用期限一般不超過[X]天。（三）使用規(guī)范1.使用者應(yīng)遵守辦公場所的作息時間，不得在非工作時間隨意進(jìn)入辦公區(qū)域。2.保持辦公場所的整潔衛(wèi)生，不得隨意丟棄垃圾，使用完畢后應(yīng)清理個人辦公區(qū)域。3.愛護(hù)辦公場所內(nèi)的設(shè)施設(shè)備，不得擅自改變辦公場所的布局和裝修，如需對辦公區(qū)域進(jìn)行調(diào)整，應(yīng)提前向行政部門申請。4.在辦公場所內(nèi)不得大聲喧嘩、吸煙、飲食等，保持良好的辦公秩序。5.妥善保管個人財物，如有遺失或損壞，公司不承擔(dān)賠償責(zé)任。（四）資源共享1.鼓勵員工之間共享辦公資源，如辦公用品、文件資料等，提高資源利用效率。2.建立共享資源登記制度，員工在使用共享資源后應(yīng)及時進(jìn)行登記，以便其他員工查詢和使用。四、會議室管理（一）會議室預(yù)訂1.員工如需使用會議室，應(yīng)提前通過公司內(nèi)部的會議室預(yù)訂系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)訂。2.在預(yù)訂時，應(yīng)填寫詳細(xì)的會議信息，包括會議主題、時間、參會人員等，以便行政部門合理安排會議室。3.對于重要會議或大型會議，應(yīng)提前[X]個工作日進(jìn)行預(yù)訂，以便行政部門做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。（二）使用規(guī)范1.使用者應(yīng)提前到達(dá)會議室，做好會議準(zhǔn)備工作，不得遲到或無故取消會議。2.遵守會議室的使用規(guī)定，不得在會議室墻壁、桌椅等設(shè)施上隨意涂寫、刻畫。3.使用完畢后，應(yīng)及時清理會議室，關(guān)閉電器設(shè)備，保持會議室整潔。4.如需使用會議室的音響、投影儀等設(shè)備，應(yīng)提前向行政部門申請，并按照操作規(guī)范進(jìn)行使用，避免因操作不當(dāng)造成設(shè)備損壞。（三）資源調(diào)配1.行政部門根據(jù)會議室的使用情況，合理調(diào)配會議室資源，優(yōu)先滿足重要會議和緊急會議的需求。2.對于多個部門同時申請使用會議室的情況，行政部門應(yīng)根據(jù)會議的重要性、參會人數(shù)等因素進(jìn)行綜合協(xié)調(diào)，確保會議室資源得到合理利用。五、安全與環(huán)境管理（一）安全管理1.建立健全辦公場所的安全管理制度，加強(qiáng)安全防范措施，確保辦公場所的人員和財產(chǎn)安全。2.配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運行。3.加強(qiáng)對員工的安全教育，提高員工的安全意識，要求員工遵守安全規(guī)定，不得在辦公場所內(nèi)進(jìn)行危險行為。4.定期組織安全演練，提高員工應(yīng)對突發(fā)事件的能力。（二）環(huán)境衛(wèi)生管理1.制定辦公場所環(huán)境衛(wèi)生管理制度，明確環(huán)境衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)任區(qū)域。2.安排專人負(fù)責(zé)辦公場所的清潔衛(wèi)生工作，定期對辦公區(qū)域進(jìn)行清掃、消毒，保持辦公場所整潔干凈。3.加強(qiáng)對公共區(qū)域的管理，如衛(wèi)生間、茶水間等，確保公共區(qū)域的衛(wèi)生狀況良好。4.鼓勵員工養(yǎng)成良好的衛(wèi)生習(xí)慣，共同維護(hù)辦公場所的環(huán)境衛(wèi)生。六、費用管理（一）費用標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)辦公場所的使用成本和市場行情，制定共享辦公場所的費用標(biāo)準(zhǔn)，包括工位租金、設(shè)備使用費、水電費等。2.費用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)定期進(jìn)行評估和調(diào)整，確保費用合理、公平。（二）費用結(jié)算1.行政部門每月定期統(tǒng)計員工使用辦公場所的費用情況，并向員工發(fā)送費用賬單。2.員工應(yīng)在收到費用賬單后的[X]個工作日內(nèi)完成費用結(jié)算，逾期未結(jié)算的，將按照規(guī)定收取滯納金。3.費用結(jié)算方式可采用現(xiàn)金、銀行轉(zhuǎn)賬等方式，具體結(jié)算方式由公司財務(wù)部門統(tǒng)一規(guī)定。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.行政部門負(fù)責(zé)對辦公場所共享的使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。2.設(shè)立意見箱和投訴電話，接受員工對辦公場所共享管理的意見和建議，對于員工反映的問題，應(yīng)及時進(jìn)行處理和反饋。（二）考核辦法1.制定辦公場所共享管理考核辦法，對各部門和員工在辦公場所共享過程中的表現(xiàn)進(jìn)行考核。2.考核內(nèi)容包括辦公場所使用規(guī)范執(zhí)行情況、資源利用效率、安全與環(huán)境衛(wèi)生管理等方面。3.考核結(jié)果與部門和員工的績效掛鉤，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和員工給予表彰和獎勵，對于違反規(guī)定的部門和員工進(jìn)行批評教育和相應(yīng)的處罰。八、附則