制定行政合同管理辦法一、總則（一）目的為加強公司行政合同管理，規(guī)范行政合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險，維護公司合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在行政管理活動中簽訂的各類行政合同，包括但不限于采購合同、租賃合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議等。（三）基本原則1.合法性原則：行政合同的簽訂、履行、變更、終止等行為必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定。2.公平公正原則：行政合同的條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，保障合同雙方的合法權(quán)益。3.風(fēng)險防范原則：加強合同風(fēng)險評估與防控，確保公司利益不受損失。4.全程管理原則：對行政合同的全過程進行規(guī)范管理，包括合同的起草、審核、簽訂、履行、監(jiān)督、歸檔等環(huán)節(jié)。二、合同管理職責(zé)（一）合同管理部門及職責(zé)1.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對行政合同進行法律審查，提供法律意見和建議。參與合同談判，協(xié)助處理合同糾紛。負(fù)責(zé)合同文本的合法性審查，確保合同條款符合法律法規(guī)要求。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)行政合同的前期調(diào)研、談判、起草等工作。負(fù)責(zé)合同的履行，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。定期向合同管理部門報送合同履行情況。3.財務(wù)部門負(fù)責(zé)對行政合同的資金預(yù)算、支付等進行審核和管理。參與合同談判，對合同的財務(wù)條款進行審核。監(jiān)督合同款項的支付，確保資金安全。4.審計部門負(fù)責(zé)對行政合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進行審計監(jiān)督。對重大合同進行專項審計，提出審計意見和建議。（二）合同承辦人職責(zé)1.負(fù)責(zé)行政合同的具體經(jīng)辦工作，包括合同的起草、談判、簽訂、履行等。2.對合同的真實性、合法性、完整性負(fù)責(zé)，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。3.及時向合同管理部門報送合同相關(guān)資料，配合合同管理部門做好合同管理工作。4.負(fù)責(zé)合同履行過程中的溝通協(xié)調(diào)工作，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。三、合同簽訂管理（一）合同起草1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同事項的具體情況，負(fù)責(zé)起草行政合同文本。合同文本應(yīng)具備以下主要條款：合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式等基本信息。合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等。合同價款或報酬及支付方式、時間、地點等。合同履行的期限、地點、方式等。合同的違約責(zé)任、爭議解決方式等。其他雙方認(rèn)為需要約定的條款。2.合同文本應(yīng)語言規(guī)范、表述準(zhǔn)確、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免出現(xiàn)歧義或模糊不清的條款。（二）合同審核1.業(yè)務(wù)部門起草的合同文本應(yīng)提交法務(wù)部門進行法律審查。法務(wù)部門應(yīng)在收到合同文本后的[X]個工作日內(nèi)完成審查，并出具法律審查意見。2.法律審查意見應(yīng)包括合同文本的合法性、合規(guī)性、風(fēng)險評估等內(nèi)容。業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)法律審查意見對合同文本進行修改完善。3.除法律審查外，合同文本還應(yīng)提交財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)部門進行審核。財務(wù)部門應(yīng)重點審核合同的資金預(yù)算、支付方式等財務(wù)條款；審計部門應(yīng)重點審核合同的簽訂程序、履行情況等是否符合公司規(guī)定。4.各審核部門應(yīng)在收到合同文本后的[X]個工作日內(nèi)完成審核，并出具審核意見。業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)各審核部門的意見對合同文本進行修改完善，確保合同文本符合公司要求。（三）合同簽訂1.經(jīng)審核通過的合同文本，由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽訂。簽訂合同前，應(yīng)確保合同雙方已加蓋公章或合同專用章，并由法定代表人或其授權(quán)代表簽字。2.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同文本副本送法務(wù)部門、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)部門備案。四、合同履行管理（一）合同履行計劃1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定，制定詳細(xì)的合同履行計劃，并明確合同履行的責(zé)任人、時間節(jié)點、工作要求等。2.合同履行計劃應(yīng)報合同管理部門備案。合同管理部門應(yīng)對合同履行計劃進行審核，確保合同履行計劃符合合同約定和公司要求。（二）合同履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同履行計劃，定期對合同履行情況進行跟蹤檢查，及時掌握合同履行進度，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。2.合同履行過程中出現(xiàn)重大問題或風(fēng)險時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向合同管理部門報告，并采取有效措施進行處理，避免公司利益受損。3.合同管理部門應(yīng)定期對合同履行情況進行監(jiān)督檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時督促業(yè)務(wù)部門進行整改。（三）合同變更與解除1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更或解除合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同對方協(xié)商，并簽訂書面的變更或解除協(xié)議。2.變更或解除合同的協(xié)議應(yīng)報法務(wù)部門進行法律審查，并按照合同簽訂程序進行審批。3.合同變更或解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知合同管理部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，并做好相關(guān)資料的歸檔工作。五、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.業(yè)務(wù)部門在合同履行過程中應(yīng)加強與合同對方的溝通協(xié)調(diào)，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，避免糾紛的發(fā)生。2.合同管理部門應(yīng)定期對合同履行情況進行分析評估，及時發(fā)現(xiàn)潛在的合同糾紛風(fēng)險，并提出防范措施和建議。（二）糾紛處理1.合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)材料，并向合同管理部門報告。合同管理部門應(yīng)組織法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門等相關(guān)人員進行研究分析，制定糾紛處理方案。2.糾紛處理方案應(yīng)根據(jù)糾紛的具體情況，選擇合適的解決方式，如協(xié)商、仲裁、訴訟等。在選擇解決方式時，應(yīng)充分考慮公司利益和風(fēng)險因素。3.糾紛處理過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合，提供必要的協(xié)助和支持。法務(wù)部門應(yīng)充分發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢，為糾紛處理提供法律支持和保障。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同文本、相關(guān)附件、審批文件、履行記錄等資料整理歸檔，并移交公司檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，對合同檔案進行分類、編號、裝訂等整理工作，確保合同檔案的完整性和規(guī)范性。（二）檔案保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲等條件良好的檔案庫房。2.檔案管理部門應(yīng)建立健全合同檔案管理制度，定期對合同檔案進行檢查、盤點，確保合同檔案的安全。（三）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門審批。2.檔案管理部門應(yīng)在收到《合同檔案查閱申請表》后的[X]個工作日內(nèi)完成審批，并安排專人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在指定地點查閱合同檔案，不得擅自將合同檔案帶出檔案庫房。3.查閱人員應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，愛護合同檔案，不得在合同檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將合同檔案歸還檔案管理部門。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.合同管理部門應(yīng)定期對公司行政合同管理情況進行監(jiān)督檢查，重點檢查合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的合規(guī)性、風(fēng)險防控情況等。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式進行。檢查結(jié)束后，應(yīng)形成檢查報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議。（二）考核評價1.公司建立行政合同管理考核評