關(guān)于現(xiàn)場(chǎng)資料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司現(xiàn)場(chǎng)資料的管理，規(guī)范資料的收集、整理、歸檔、保管和使用等流程，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司的決策、運(yùn)營(yíng)、項(xiàng)目推進(jìn)等提供有力支持，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及現(xiàn)場(chǎng)工作的部門(mén)、項(xiàng)目組以及相關(guān)人員，包括但不限于施工現(xiàn)場(chǎng)、勘察現(xiàn)場(chǎng)、調(diào)研現(xiàn)場(chǎng)等各類(lèi)與公司業(yè)務(wù)開(kāi)展直接相關(guān)的現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境所產(chǎn)生的資料管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：現(xiàn)場(chǎng)資料應(yīng)如實(shí)反映現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況，確保資料內(nèi)容真實(shí)可靠，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋現(xiàn)場(chǎng)工作的各個(gè)方面，包括但不限于文字記錄、圖表、照片、影像、音頻等資料，保證資料的全面性和系統(tǒng)性。3.準(zhǔn)確性原則：資料的記錄、整理和表述應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，避免模糊不清或歧義性內(nèi)容。4.及時(shí)性原則：現(xiàn)場(chǎng)資料應(yīng)隨工作進(jìn)展同步收集、整理，及時(shí)歸檔，防止資料丟失或延誤。5.保密性原則：對(duì)于涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密、敏感信息等的現(xiàn)場(chǎng)資料，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、資料分類(lèi)與內(nèi)容（一）工程建設(shè)類(lèi)現(xiàn)場(chǎng)資料1.項(xiàng)目前期資料項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)文件、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)文件，包括規(guī)劃圖、設(shè)計(jì)方案、施工圖等。土地相關(guān)資料，如土地出讓合同、土地使用證等。2.施工過(guò)程資料施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底記錄。工程進(jìn)度計(jì)劃、實(shí)際進(jìn)度記錄及對(duì)比分析資料。原材料及構(gòu)配件的質(zhì)量證明文件、檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告，如鋼材、水泥、砂石、構(gòu)配件的合格證、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。施工過(guò)程中的各項(xiàng)質(zhì)量檢查記錄，包括隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。工程變更資料，如變更申請(qǐng)、變更審批文件、變更后的圖紙及說(shuō)明等。施工安全資料，包括安全管理制度、安全檢查記錄、安全教育培訓(xùn)記錄、安全事故報(bào)告及處理資料等。施工測(cè)量資料，如測(cè)量放線記錄、水準(zhǔn)點(diǎn)及控制點(diǎn)資料等。3.竣工驗(yàn)收資料工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，包括工程概況、施工單位自評(píng)報(bào)告、監(jiān)理單位評(píng)估報(bào)告、勘察設(shè)計(jì)單位質(zhì)量檢查報(bào)告等。工程竣工圖紙，包括竣工圖總說(shuō)明、各專(zhuān)業(yè)竣工圖等。工程質(zhì)量保修書(shū)、使用說(shuō)明書(shū)等。工程結(jié)算資料，如工程結(jié)算書(shū)、工程量清單、造價(jià)分析資料等。（二）市場(chǎng)調(diào)研類(lèi)現(xiàn)場(chǎng)資料1.調(diào)研方案與計(jì)劃調(diào)研項(xiàng)目策劃書(shū)，包括調(diào)研目的、范圍、方法、時(shí)間安排等。調(diào)研問(wèn)卷設(shè)計(jì)稿及說(shuō)明。2.現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研記錄訪談?dòng)涗?，包括與客戶、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手、行業(yè)專(zhuān)家等的訪談內(nèi)容，要求詳細(xì)記錄訪談對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、訪談問(wèn)題及回答要點(diǎn)等。觀察記錄，對(duì)市場(chǎng)現(xiàn)場(chǎng)、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所等的觀察情況記錄，如店鋪布局、客流量、產(chǎn)品陳列等。問(wèn)卷調(diào)查結(jié)果統(tǒng)計(jì)分析資料，包括有效問(wèn)卷回收情況、各項(xiàng)問(wèn)題的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)及分析圖表等。3.行業(yè)動(dòng)態(tài)與市場(chǎng)信息資料收集的行業(yè)政策法規(guī)文件、行業(yè)研究報(bào)告、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)信息等。競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手資料，如競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的產(chǎn)品信息、價(jià)格策略、市場(chǎng)份額、營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)等。（三）勘察類(lèi)現(xiàn)場(chǎng)資料1.勘察任務(wù)書(shū)明確勘察項(xiàng)目的委托方要求、勘察目的、范圍、技術(shù)要求等內(nèi)容。2.勘察原始記錄工程地質(zhì)勘察記錄，包括鉆探記錄、原位測(cè)試記錄（如靜力觸探、標(biāo)準(zhǔn)貫入試驗(yàn)等）、室內(nèi)土工試驗(yàn)記錄等。水文地質(zhì)勘察記錄，如水位觀測(cè)記錄、水質(zhì)分析記錄等。3.勘察報(bào)告工程地質(zhì)勘察報(bào)告，對(duì)場(chǎng)地的工程地質(zhì)條件進(jìn)行評(píng)價(jià)，提出巖土工程建議等。水文地質(zhì)勘察報(bào)告，分析場(chǎng)地的水文地質(zhì)條件，提供地下水相關(guān)參數(shù)及評(píng)價(jià)等。三、資料收集（一）收集責(zé)任主體1.各現(xiàn)場(chǎng)工作的直接責(zé)任人負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)資料的實(shí)時(shí)收集，確保資料的原始性和完整性。2.項(xiàng)目經(jīng)理或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)資料收集工作進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和監(jiān)督，確保資料收集工作按計(jì)劃完成。（二）收集要求1.資料收集應(yīng)全面覆蓋現(xiàn)場(chǎng)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，不得遺漏重要信息。2.收集的資料應(yīng)字跡清晰、圖表規(guī)范、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料和存儲(chǔ)介質(zhì)。3.對(duì)于電子資料，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并確保存儲(chǔ)設(shè)備的安全性和可靠性，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和維護(hù)。（三）收集流程1.在現(xiàn)場(chǎng)工作開(kāi)始前，明確資料收集的清單和要求，發(fā)放給相關(guān)責(zé)任人。2.責(zé)任人按照要求在現(xiàn)場(chǎng)工作過(guò)程中及時(shí)收集各類(lèi)資料，對(duì)于重要資料應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)核實(shí)和確認(rèn)。3.定期將收集到的資料整理匯總，提交給項(xiàng)目經(jīng)理或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行初步審核。四、資料整理（一）整理原則1.按照資料的類(lèi)別、時(shí)間順序、項(xiàng)目階段等進(jìn)行分類(lèi)整理，確保資料條理清晰，便于查找和使用。2.對(duì)資料進(jìn)行編號(hào)管理，建立統(tǒng)一的編號(hào)規(guī)則，以便于識(shí)別和索引。（二）整理內(nèi)容1.對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類(lèi)，去除重復(fù)、無(wú)效的資料。2.對(duì)資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)包含項(xiàng)目名稱(chēng)、資料類(lèi)別、年份、順序號(hào)等信息。3.對(duì)資料進(jìn)行編目，編制資料目錄清單，注明資料名稱(chēng)、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息。4.對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行裝訂，對(duì)于電子資料進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引文件。（三）整理流程1.資料收集完成后，由責(zé)任人對(duì)資料進(jìn)行初步整理，按照分類(lèi)和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行標(biāo)注。2.將初步整理后的資料提交給項(xiàng)目資料員或?qū)ｉT(mén)的資料整理人員進(jìn)行進(jìn)一步審核和完善。3.資料員或整理人員對(duì)資料進(jìn)行全面整理，完成編目、裝訂或存儲(chǔ)等工作，并形成資料整理清單。五、資料歸檔（一）歸檔范圍經(jīng)整理后的各類(lèi)現(xiàn)場(chǎng)資料均應(yīng)進(jìn)行歸檔，包括但不限于上述資料分類(lèi)中的所有內(nèi)容。（二）歸檔要求1.歸檔資料應(yīng)齊全完整，符合整理要求，能夠準(zhǔn)確反映現(xiàn)場(chǎng)工作的全過(guò)程。2.歸檔資料應(yīng)采用統(tǒng)一的檔案盒、文件夾等存儲(chǔ)介質(zhì)，并在封面或標(biāo)簽上注明項(xiàng)目名稱(chēng)、資料類(lèi)別、歸檔日期等信息。3.對(duì)于電子資料，應(yīng)進(jìn)行刻錄備份，并存儲(chǔ)在專(zhuān)門(mén)的檔案存儲(chǔ)設(shè)備中，同時(shí)建立電子檔案索引目錄。（三）歸檔流程1.資料整理完成后，由項(xiàng)目資料員填寫(xiě)檔案移交清單，注明資料名稱(chēng)、數(shù)量、移交日期等信息。2.將整理好的資料連同檔案移交清單一并提交給公司檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)對(duì)移交的資料進(jìn)行審核，核對(duì)資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，審核通過(guò)后辦理歸檔手續(xù)，將資料存入檔案庫(kù)。六、資料保管（一）保管責(zé)任主體公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)資料的保管工作，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案庫(kù)的日常管理和維護(hù)。（二）保管環(huán)境要求1.檔案庫(kù)應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、溫度和濕度適宜，防止資料受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等。2.檔案庫(kù)應(yīng)配備防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全存儲(chǔ)。（三）保管期限規(guī)定1.工程建設(shè)類(lèi)現(xiàn)場(chǎng)資料保管期限按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，一般分為短期、中期和長(zhǎng)期。短期保管期限為5年以下，中期保管期限為520年，長(zhǎng)期保管期限為20年以上。2.市場(chǎng)調(diào)研類(lèi)現(xiàn)場(chǎng)資料保管期限根據(jù)項(xiàng)目重要性和后續(xù)參考價(jià)值確定，一般為310年。3.勘察類(lèi)現(xiàn)場(chǎng)資料保管期限按照相關(guān)行業(yè)規(guī)范執(zhí)行，一般為1030年。（四）保管流程1.檔案管理人員定期對(duì)檔案庫(kù)進(jìn)行巡查，檢查檔案的存儲(chǔ)狀況，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.按照保管期限規(guī)定，定期對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定和處置，對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的檔案，按照公司檔案銷(xiāo)毀制度進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.建立檔案借閱登記制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和借閱期限，確保檔案的安全。七、資料使用（一）使用申請(qǐng)1.公司內(nèi)部人員因工作需要使用現(xiàn)場(chǎng)資料，應(yīng)填寫(xiě)資料使用申請(qǐng)表，注明使用目的、資料名稱(chēng)、使用期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，提交給檔案管理部門(mén)。（二）使用審批1.檔案管理部門(mén)對(duì)資料使用申請(qǐng)表進(jìn)行審核，根據(jù)資料的保密級(jí)別和使用需求進(jìn)行審批。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密、重要項(xiàng)目資料等，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可使用。（三）使用要求1.使用人員應(yīng)按照審批的使用目的和范圍使用資料，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或用于其他目的。2.使用過(guò)程中應(yīng)妥善保管資料，不得損壞、丟失，使用完畢后及時(shí)歸還檔案管理部門(mén)。3.如需對(duì)資料進(jìn)行復(fù)制，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)，并確保復(fù)制件與原件一致，復(fù)制件的使用也應(yīng)遵循本辦法的規(guī)定。八、資料保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密、敏感信息等的現(xiàn)場(chǎng)資料，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行標(biāo)識(shí)和管理。2.限制資料的接觸范圍，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能查閱、使用相關(guān)資料。3.在資料的存儲(chǔ)、傳輸過(guò)程中，應(yīng)采取加密等安全措施，防止信息泄露。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫(kù)的安全保衛(wèi)工作，配備必要的安全防護(hù)設(shè)備，如監(jiān)控系統(tǒng)、門(mén)禁系統(tǒng)等。2.定期對(duì)檔案庫(kù)進(jìn)行安全檢查，消除安全隱患，確保檔案的安全存儲(chǔ)。3.對(duì)因自然災(zāi)害、突發(fā)事件等可能影響檔案安全的情況，應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，采取相應(yīng)的保護(hù)措施。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)的現(xiàn)場(chǎng)資料管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括資料收集、整理、歸檔、保管、使用等環(huán)節(jié)。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核機(jī)制