年度申報(bào)合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司年度申報(bào)合同的管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門涉及年度申報(bào)合同的簽訂、履行、管理等活動(dòng)。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、政策及行業(yè)規(guī)范，確保合同的簽訂、履行合法有效。2.誠實(shí)守信原則合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得欺詐、隱瞞或擅自變更合同內(nèi)容。3.風(fēng)險(xiǎn)防控原則加強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與防控，對(duì)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)制定應(yīng)對(duì)措施，確保公司利益不受損失。4.統(tǒng)一管理原則公司對(duì)年度申報(bào)合同實(shí)行統(tǒng)一管理，明確各部門職責(zé)，規(guī)范合同流程。二、合同簽訂管理（一）合同主體資格審查1.簽訂合同前，應(yīng)對(duì)合同對(duì)方的主體資格、經(jīng)營(yíng)范圍、資質(zhì)證書、信用狀況等進(jìn)行審查。2.要求對(duì)方提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書等相關(guān)證明文件，并進(jìn)行核實(shí)。3.對(duì)于涉及特殊行業(yè)或?qū)I(yè)領(lǐng)域的合同，還需審查對(duì)方的行業(yè)資質(zhì)證書、生產(chǎn)許可證等。（二）合同條款擬定1.合同條款應(yīng)明確、具體、完整，具備可操作性，避免模糊不清或歧義條款。2.合同主要條款應(yīng)包括：合同雙方基本信息、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等。3.根據(jù)合同性質(zhì)和實(shí)際情況，還可約定保密條款、知識(shí)產(chǎn)權(quán)條款、不可抗力條款等特殊條款。（三）合同審批流程1.合同承辦部門負(fù)責(zé)起草合同文本，并填寫《年度申報(bào)合同審批表》，詳細(xì)說明合同簽訂的背景、目的、主要條款等內(nèi)容。2.將合同審批表及合同文本提交部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)重點(diǎn)審查合同條款是否符合本部門業(yè)務(wù)要求，是否存在風(fēng)險(xiǎn)，并簽署審核意見。3.送法律合規(guī)部門進(jìn)行合法性審查，法律合規(guī)部門應(yīng)對(duì)合同條款的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，提出審查意見。4.經(jīng)法律合規(guī)部門審查通過后，合同審批表及合同文本提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體利益和業(yè)務(wù)情況進(jìn)行審批決策。5.重大合同或涉及金額較大的合同，需提交公司總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審議批準(zhǔn)。（四）合同簽訂1.合同經(jīng)審批通過后，由合同承辦部門與合同對(duì)方簽訂書面合同。2.簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，如因特殊情況需要使用非公司統(tǒng)一文本的，必須經(jīng)法律合規(guī)部門審查同意。3.合同簽訂人應(yīng)在合同上簽字或蓋章，并注明簽訂日期。合同文本應(yīng)一式多份，由合同承辦部門、財(cái)務(wù)部門、法律合規(guī)部門等分別留存歸檔。三、合同履行管理（一）履行計(jì)劃制定1.合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)制定詳細(xì)的合同履行計(jì)劃，明確合同履行的步驟、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人等。2.履行計(jì)劃應(yīng)根據(jù)合同約定和公司實(shí)際情況進(jìn)行合理安排，確保合同能夠按時(shí)、按質(zhì)、按量履行。（二）履行跟蹤與監(jiān)督1.合同承辦部門應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)掌握合同履行進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。2.建立合同履行情況報(bào)告制度，合同承辦部門應(yīng)每月向公司分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)合同履行情況，重大問題應(yīng)及時(shí)報(bào)告。3.公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定和履行情況，及時(shí)辦理款項(xiàng)收付手續(xù)，確保資金安全。（三）變更與解除管理1.合同履行過程中，如需要變更合同內(nèi)容，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)與合同對(duì)方協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。變更協(xié)議簽訂后，應(yīng)按照合同審批流程進(jìn)行審批。3.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)通知合同對(duì)方，并辦理相關(guān)解除手續(xù)。解除合同應(yīng)簽訂書面解除協(xié)議，并按照合同審批流程進(jìn)行審批。四、合同風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.建立合同風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估機(jī)制，定期對(duì)合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)排查，識(shí)別可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估應(yīng)從合同主體資格、合同條款、履行能力、市場(chǎng)環(huán)境等方面進(jìn)行綜合分析，評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)合同，應(yīng)采取重點(diǎn)監(jiān)控、加強(qiáng)溝通、尋求擔(dān)保等措施降低風(fēng)險(xiǎn)。2.建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況，提前采取應(yīng)對(duì)措施，避免風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大。（三）糾紛處理1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)與合同對(duì)方溝通協(xié)商，尋求解決方案。2.如協(xié)商不成，應(yīng)按照合同約定的爭(zhēng)議解決方式進(jìn)行處理。如需通過訴訟或仲裁解決糾紛，應(yīng)及時(shí)收集證據(jù)，委托專業(yè)律師代理。3.糾紛處理結(jié)束后，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，完善合同管理流程，避免類似糾紛再次發(fā)生。五、合同檔案管理（一）檔案收集與整理1.合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)將合同文本、審批表、履行記錄、變更協(xié)議、解除協(xié)議等相關(guān)資料收集齊全，并進(jìn)行整理歸檔。2.檔案整理應(yīng)按照合同類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類，確保檔案資料完整、清晰、便于查閱。（二）檔案保管與借閱1.設(shè)立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案安全。2.建立檔案借閱制度，嚴(yán)格借閱審批流程。因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借或丟失檔案。借閱期限屆滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（三）檔案銷毀1.合同檔案保管期限屆滿后，由檔案管理部門提出銷毀申請(qǐng)，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，確保檔案信息安全。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司建立合同管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)各部門合同管理情況進(jìn)行檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的合規(guī)性，合同檔案管理情況等。3.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.制定合同管理考核評(píng)價(jià)辦法，對(duì)各部門合同管理工作進(jìn)行量化考核。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括合同簽訂合規(guī)率、合同履行率、合同糾紛發(fā)生率、檔案管理合格率等。3.根據(jù)考核評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)合同管理工作表