中宣部圖書(shū)文件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)中宣部圖書(shū)文件管理，確保圖書(shū)文件的完整、安全，提高圖書(shū)文件的利用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于中宣部機(jī)關(guān)及直屬單位的圖書(shū)文件管理工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。中宣部辦公廳負(fù)責(zé)全機(jī)關(guān)圖書(shū)文件管理工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)，各直屬單位負(fù)責(zé)本單位圖書(shū)文件的具體管理。2.科學(xué)分類、規(guī)范整理原則。按照?qǐng)D書(shū)文件的內(nèi)容、性質(zhì)、來(lái)源等進(jìn)行科學(xué)分類，規(guī)范整理，便于查找和利用。3.安全保密、確保完整原則。采取有效措施，確保圖書(shū)文件的安全保密，防止丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生，保證圖書(shū)文件的完整性。二、圖書(shū)管理（一）采購(gòu)1.根據(jù)工作需要和業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃，制定圖書(shū)采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)范圍、數(shù)量、預(yù)算等內(nèi)容。2.采購(gòu)人員應(yīng)通過(guò)正規(guī)渠道采購(gòu)圖書(shū)，確保圖書(shū)質(zhì)量。采購(gòu)過(guò)程中要嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)和財(cái)務(wù)制度。3.對(duì)采購(gòu)的圖書(shū)進(jìn)行驗(yàn)收，檢查圖書(shū)的數(shù)量、質(zhì)量、版本等是否符合要求。驗(yàn)收合格后，辦理入庫(kù)手續(xù)。（二）分類編目1.按照?qǐng)D書(shū)的學(xué)科門(mén)類、主題、作者等進(jìn)行分類。分類應(yīng)遵循國(guó)家圖書(shū)館分類法等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.對(duì)圖書(shū)進(jìn)行編目，建立圖書(shū)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。目錄信息應(yīng)包括書(shū)名、作者、出版社、出版日期、ISBN號(hào)、分類號(hào)、館藏地點(diǎn)等。（三）借閱1.建立圖書(shū)借閱制度，明確借閱范圍、借閱期限、借閱手續(xù)等。2.機(jī)關(guān)工作人員因工作需要借閱圖書(shū)，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到圖書(shū)館辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不超過(guò)[X]天，如需續(xù)借，應(yīng)在借閱期限屆滿前辦理續(xù)借手續(xù)。續(xù)借期限一般不超過(guò)[X]天。4.借閱人員應(yīng)妥善保管圖書(shū)，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在圖書(shū)上涂寫(xiě)、批注、污損。如發(fā)現(xiàn)圖書(shū)有損壞、丟失等情況，應(yīng)照價(jià)賠償。（四）歸還1.借閱人員應(yīng)在借閱期限屆滿前歸還圖書(shū)。如因特殊情況不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.圖書(shū)館工作人員應(yīng)對(duì)歸還的圖書(shū)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)圖書(shū)有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)通知借閱人員照價(jià)賠償。3.對(duì)歸還的圖書(shū)進(jìn)行整理上架，更新圖書(shū)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。（五）盤(pán)點(diǎn)1.定期對(duì)圖書(shū)進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保圖書(shū)數(shù)量與目錄數(shù)據(jù)庫(kù)一致。盤(pán)點(diǎn)周期一般為[X]年。2.盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)圖書(shū)有丟失、損壞等情況，應(yīng)查明原因，及時(shí)處理。3.根據(jù)盤(pán)點(diǎn)結(jié)果，編制圖書(shū)盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，對(duì)圖書(shū)管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施。三、文件管理（一）文件的形成與收集1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件的形成與收集工作，確保文件的齊全、完整。2.文件形成后，應(yīng)及時(shí)整理、分類，交本部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字。3.各部門(mén)應(yīng)定期將審核簽字后的文件移交辦公廳文件管理部門(mén)。（二）文件的分類與編號(hào)1.文件管理部門(mén)按照文件的來(lái)源、內(nèi)容、性質(zhì)等進(jìn)行分類，一般分為上級(jí)文件、本級(jí)文件、平行文件、下級(jí)文件等。2.對(duì)分類后的文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)規(guī)則應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，便于文件的查找和管理。（三）文件的登記與保管1.文件管理部門(mén)對(duì)接收的文件進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括文件編號(hào)、文號(hào)、標(biāo)題、日期、來(lái)源、份數(shù)等。2.根據(jù)文件的重要程度和保管期限，確定文件的保管方式。重要文件應(yīng)采取紙質(zhì)和電子兩種方式保管，一般文件可采取紙質(zhì)保管。3.文件應(yīng)存放在專用的文件柜中，按照分類順序排列，便于查找。同時(shí)，要做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作。（四）文件的傳閱1.需要傳閱的文件，由文件管理部門(mén)填寫(xiě)傳閱單，送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)傳閱。2.傳閱人員應(yīng)在傳閱單上簽字，注明傳閱時(shí)間。傳閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將文件退回文件管理部門(mén)。3.文件管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)跟蹤文件的傳閱情況，確保文件傳閱的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。（五）文件的辦理1.對(duì)需要辦理的文件，文件管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)辦理，并跟蹤辦理進(jìn)度。2.承辦部門(mén)應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成文件的辦理，并將辦理結(jié)果反饋給文件管理部門(mén)。3.文件管理部門(mén)對(duì)辦理結(jié)果進(jìn)行審核，如不符合要求，應(yīng)退回承辦部門(mén)重新辦理。（六）文件的歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)將文件整理歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合檔案管理的要求。2.文件管理部門(mén)對(duì)歸檔文件進(jìn)行審核，審核合格后，將文件移交檔案部門(mén)保管。3.檔案部門(mén)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)歸檔文件進(jìn)行整理、編目、上架，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，便于查詢和利用。（七）文件的銷毀1.對(duì)已失去保存價(jià)值的文件，由文件管理部門(mén)提出銷毀意見(jiàn)，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.銷毀文件時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，確保文件銷毀的安全、徹底。銷毀過(guò)程中要做好記錄，包括銷毀文件的名稱、文號(hào)、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等。3.銷毀記錄應(yīng)保存[X]年，以備查閱。四、信息化管理（一）圖書(shū)文件數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)1.建立圖書(shū)文件數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)圖書(shū)文件信息的電子化管理。數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)包括圖書(shū)文件的基本信息、借閱情況、辦理情況等。2.定期對(duì)圖書(shū)文件數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（二）信息化系統(tǒng)應(yīng)用1.推廣應(yīng)用圖書(shū)文件管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)圖書(shū)文件的采購(gòu)、編目、借閱、歸還、盤(pán)點(diǎn)、文件的形成、收集、分類、編號(hào)、登記、保管、傳閱、辦理、歸檔、銷毀等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.加強(qiáng)對(duì)信息化系統(tǒng)的培訓(xùn)和使用，提高工作人員的信息化操作水平。（三）信息安全管理1.建立健全圖書(shū)文件管理信息化系統(tǒng)的安全管理制度，采取防火墻、加密技術(shù)、訪問(wèn)控制等安全措施，確保信息安全。2.定期對(duì)信息化系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。3.加強(qiáng)對(duì)工作人員的信息安全意識(shí)教育，防止信息泄露。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.中宣部辦公廳負(fù)責(zé)對(duì)全機(jī)關(guān)圖書(shū)文件管理工作進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查，定期或不定期對(duì)各直屬單位的圖書(shū)文件管理工作進(jìn)行抽查。2.各直屬單位應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督檢查制度，加強(qiáng)對(duì)本單位圖書(shū)文件管理工作的日常監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.圖書(shū)文件管理制度的執(zhí)行情況。2.圖書(shū)文件的采購(gòu)、編目、借閱、歸還、盤(pán)點(diǎn)、文件的形成、收集、分類、編號(hào)、登記、保管、傳閱、辦理、歸檔、銷毀等工作的開(kāi)展情況。3.圖書(shū)文件管理信息化系統(tǒng)的應(yīng)用情況。4.圖書(shū)文件的安全保密情況。（三）問(wèn)題整改1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)單位限期整改。2.整改單位應(yīng)制定整改措施，明確整改責(zé)任人