公文管理印章管理辦法總則目的為加強(qiáng)公司公文和印章的管理，規(guī)范公文處理和印章使用行為，確保公文的準(zhǔn)確性、嚴(yán)肅性和印章使用的安全性、規(guī)范性，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司各部門(mén)、下屬分支機(jī)構(gòu)及全體員工在公文處理和印章使用過(guò)程中的管理活動(dòng)。管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公文和印章由公司指定的綜合管理部門(mén)統(tǒng)一管理，確保管理的規(guī)范性和一致性。2.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司保密制度，確保公文內(nèi)容和印章使用的安全保密。3.規(guī)范操作原則：明確公文處理和印章使用的流程和標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。公文管理公文種類(lèi)1.上行文：指下級(jí)部門(mén)向上級(jí)部門(mén)報(bào)送的公文，如請(qǐng)示、報(bào)告等。2.平行文：指同級(jí)部門(mén)之間或不相隸屬的部門(mén)之間往來(lái)的公文，如函等。3.下行文：指上級(jí)部門(mén)向下級(jí)部門(mén)發(fā)布的公文，如通知、決定、批復(fù)等。公文格式1.紙張規(guī)格：公文一般采用A4型紙，紙張尺寸為210mm×297mm。2.排版格式：公文的排版格式應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司的規(guī)定，包括字體、字號(hào)、行距、頁(yè)邊距等。3.公文要素：公文應(yīng)具備發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等要素。公文擬制1.起草：公文起草應(yīng)根據(jù)工作需要和領(lǐng)導(dǎo)要求，明確公文的主題、目的和內(nèi)容。起草過(guò)程中應(yīng)注重調(diào)查研究，廣泛征求意見(jiàn)，確保公文的科學(xué)性、合理性和可行性。2.審核：公文起草完成后，應(yīng)先由起草部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括公文的內(nèi)容、格式、語(yǔ)言等。審核通過(guò)后，再提交給綜合管理部門(mén)進(jìn)行審核。綜合管理部門(mén)主要審核公文的合法性、規(guī)范性和一致性。3.簽發(fā)：經(jīng)審核通過(guò)的公文，應(yīng)根據(jù)公司的審批權(quán)限，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)簽署意見(jiàn)、姓名和日期。公文辦理1.收文辦理：收文辦理包括簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)等環(huán)節(jié)。收到公文后，綜合管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行簽收、登記，并根據(jù)公文的內(nèi)容和性質(zhì)，分送相關(guān)部門(mén)辦理。2.發(fā)文辦理：發(fā)文辦理包括復(fù)核、登記、印制、核發(fā)等環(huán)節(jié)。公文簽發(fā)后，綜合管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)行復(fù)核，確保公文的內(nèi)容、格式等符合要求。復(fù)核無(wú)誤后，進(jìn)行登記、印制和核發(fā)。公文歸檔1.歸檔范圍：凡反映公司工作活動(dòng)、具有保存價(jià)值的公文，均應(yīng)進(jìn)行歸檔。2.歸檔要求：公文歸檔應(yīng)按照公司的檔案管理規(guī)定，進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂，并及時(shí)移交公司檔案室保存。印章管理印章種類(lèi)1.公司公章：代表公司的法定印章，用于公司對(duì)外簽訂合同、協(xié)議、文件等重要事項(xiàng)。2.法人章：代表公司法定代表人的印章，用于公司銀行賬戶(hù)開(kāi)戶(hù)、支票簽發(fā)等事項(xiàng)。3.部門(mén)印章：各部門(mén)使用的印章，用于部門(mén)內(nèi)部工作聯(lián)系和文件往來(lái)。4.專(zhuān)用印章：如合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章等，用于特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的文件簽署和業(yè)務(wù)辦理。印章刻制1.申請(qǐng)：因工作需要刻制印章的部門(mén)，應(yīng)向綜合管理部門(mén)提出申請(qǐng)，說(shuō)明刻制印章的種類(lèi)、用途、規(guī)格等，并填寫(xiě)《印章刻制申請(qǐng)表》。2.審批：綜合管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.刻制：經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由綜合管理部門(mén)統(tǒng)一到公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位進(jìn)行刻制。印章啟用1.頒發(fā)：新刻制的印章刻制完成后，綜合管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行驗(yàn)收，并頒發(fā)給使用部門(mén)。2.備案：印章啟用前，綜合管理部門(mén)應(yīng)將印章的印模、啟用時(shí)間等信息報(bào)公司檔案室備案。印章保管1.專(zhuān)人保管：公司公章、法人章由綜合管理部門(mén)指定專(zhuān)人保管，部門(mén)印章由各部門(mén)指定專(zhuān)人保管，專(zhuān)用印章由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)指定專(zhuān)人保管。2.保管要求：印章保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，確保印章的安全。印章應(yīng)存放在保險(xiǎn)柜或其他安全的地方，不得隨意放置。印章使用1.使用范圍：印章應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍使用，不得超出范圍使用。2.審批程序：使用印章應(yīng)填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可使用。涉及重大事項(xiàng)的印章使用，應(yīng)經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.使用登記：印章使用時(shí)，應(yīng)進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括使用時(shí)間、使用人、使用事由、文件名稱(chēng)等。印章停用1.申請(qǐng)：因機(jī)構(gòu)撤銷(xiāo)、名稱(chēng)變更等原因需要停用印章的部門(mén)，應(yīng)向綜合管理部門(mén)提出申請(qǐng)，說(shuō)明停用印章的原因和時(shí)間。2.審批：綜合管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.收繳：經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，綜合管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)收繳停用的印章，并進(jìn)行封存或銷(xiāo)毀。監(jiān)督檢查檢查內(nèi)容1.公文處理和印章使用是否符合本辦法的規(guī)定。2.公文的格式、內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確。3.印章的保管、使用是否安全、規(guī)范。檢查方式1.定期檢查：綜合管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)的公文處理和印章使用情況進(jìn)行檢查，檢查周期為每季度一次。2.不定期檢查：綜合管理部門(mén)可根據(jù)工作需要，對(duì)各部門(mén)的公文處理和印章使用情況進(jìn)行不定期檢查。違規(guī)處理1.對(duì)違反本辦法規(guī)定的部門(mén)和個(gè)人，綜合管理部門(mén)應(yīng)責(zé)令其限期整改。2.對(duì)情節(jié)嚴(yán)重的，給予通報(bào)批評(píng)