物業(yè)集中采購(gòu)管理辦法總則目的為規(guī)范物業(yè)管理公司的采購(gòu)行為，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，保證采購(gòu)質(zhì)量，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)工作的監(jiān)督與管理，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及物業(yè)運(yùn)營(yíng)、維護(hù)、管理等相關(guān)物資及服務(wù)的集中采購(gòu)活動(dòng)。包括但不限于辦公用品、清潔用品、維修材料、設(shè)備設(shè)施、物業(yè)服務(wù)外包等采購(gòu)項(xiàng)目。采購(gòu)原則1.公開透明原則：采購(gòu)信息、采購(gòu)過(guò)程和采購(gòu)結(jié)果應(yīng)向公司內(nèi)部相關(guān)部門和人員公開，確保采購(gòu)活動(dòng)的透明度，防止暗箱操作。2.公平競(jìng)爭(zhēng)原則：為所有符合條件的供應(yīng)商提供平等的參與機(jī)會(huì)，保證競(jìng)爭(zhēng)的公平性，以獲取最優(yōu)的采購(gòu)方案。3.公正原則：采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行采購(gòu)活動(dòng)，對(duì)所有供應(yīng)商一視同仁，不偏袒任何一方。4.效益原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，充分考慮采購(gòu)成本和效益，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，提高公司的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。組織架構(gòu)與職責(zé)采購(gòu)決策委員會(huì)1.組成：由公司高層管理人員、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表組成。2.職責(zé)：負(fù)責(zé)制定公司集中采購(gòu)的戰(zhàn)略規(guī)劃和重大采購(gòu)政策；審批年度采購(gòu)預(yù)算和采購(gòu)計(jì)劃；審議重大采購(gòu)項(xiàng)目的采購(gòu)方案和供應(yīng)商選擇；監(jiān)督采購(gòu)活動(dòng)的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的重大問(wèn)題。采購(gòu)部門1.職責(zé)：負(fù)責(zé)組織實(shí)施公司的集中采購(gòu)活動(dòng)，包括制定采購(gòu)計(jì)劃、發(fā)布采購(gòu)信息、篩選供應(yīng)商、組織采購(gòu)談判、簽訂采購(gòu)合同、跟蹤采購(gòu)進(jìn)度、驗(yàn)收采購(gòu)物資和服務(wù)等；建立和維護(hù)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和管理；定期向采購(gòu)決策委員會(huì)匯報(bào)采購(gòu)工作進(jìn)展情況。需求部門1.職責(zé)：負(fù)責(zé)提出采購(gòu)需求，明確采購(gòu)物資或服務(wù)的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、使用時(shí)間等；參與采購(gòu)項(xiàng)目的技術(shù)評(píng)審和驗(yàn)收工作；對(duì)采購(gòu)物資和服務(wù)的使用情況進(jìn)行反饋。財(cái)務(wù)部門1.職責(zé)：負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算和采購(gòu)合同，監(jiān)督采購(gòu)資金的使用情況；辦理采購(gòu)款項(xiàng)的支付手續(xù)；參與采購(gòu)項(xiàng)目的成本分析和效益評(píng)估。審計(jì)部門1.職責(zé)：負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)程序的合規(guī)性、采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、采購(gòu)資金的使用效益等；對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出審計(jì)意見(jiàn)和建議，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。采購(gòu)計(jì)劃管理采購(gòu)需求的提出1.各需求部門應(yīng)根據(jù)工作需要，在每年[具體時(shí)間]前向采購(gòu)部門提交下一年度的采購(gòu)需求計(jì)劃。采購(gòu)需求計(jì)劃應(yīng)包括采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。2.對(duì)于臨時(shí)性的采購(gòu)需求，需求部門應(yīng)提前[具體天數(shù)]向采購(gòu)部門提出申請(qǐng)，并說(shuō)明采購(gòu)的原因和緊急程度。采購(gòu)計(jì)劃的編制1.采購(gòu)部門根據(jù)各需求部門提交的采購(gòu)需求計(jì)劃，結(jié)合公司的實(shí)際情況和市場(chǎng)供應(yīng)情況，編制年度采購(gòu)計(jì)劃和月度采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、采購(gòu)方式、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。2.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)報(bào)采購(gòu)決策委員會(huì)審批。經(jīng)審批通過(guò)的采購(gòu)計(jì)劃，作為公司采購(gòu)活動(dòng)的依據(jù)。采購(gòu)計(jì)劃的調(diào)整1.因業(yè)務(wù)發(fā)展、市場(chǎng)變化等原因需要調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃的，需求部門應(yīng)提出書面申請(qǐng)，說(shuō)明調(diào)整的原因和內(nèi)容。采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審核，并報(bào)采購(gòu)決策委員會(huì)審批。2.經(jīng)審批同意調(diào)整的采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)組織實(shí)施。采購(gòu)方式選擇公開招標(biāo)1.適用范圍：采購(gòu)金額較大、技術(shù)要求較高、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)充分的采購(gòu)項(xiàng)目，原則上應(yīng)采用公開招標(biāo)方式進(jìn)行采購(gòu)。2.招標(biāo)程序：采購(gòu)部門發(fā)布招標(biāo)公告，明確招標(biāo)項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、投標(biāo)截止時(shí)間、開標(biāo)時(shí)間和地點(diǎn)等信息。供應(yīng)商按照招標(biāo)公告的要求編制投標(biāo)文件，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)提交投標(biāo)文件。采購(gòu)部門組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)和定標(biāo)工作。評(píng)標(biāo)委員會(huì)由采購(gòu)部門、需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員組成，按照招標(biāo)文件規(guī)定的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行評(píng)標(biāo)，確定中標(biāo)供應(yīng)商。采購(gòu)部門與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。邀請(qǐng)招標(biāo)1.適用范圍：符合下列情形之一的采購(gòu)項(xiàng)目，可以采用邀請(qǐng)招標(biāo)方式進(jìn)行采購(gòu)：具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購(gòu)的；采用公開招標(biāo)方式的費(fèi)用占采購(gòu)項(xiàng)目總價(jià)值的比例過(guò)大的。2.邀請(qǐng)招標(biāo)程序：采購(gòu)部門向至少三家符合資格條件的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書。供應(yīng)商按照投標(biāo)邀請(qǐng)書的要求編制投標(biāo)文件，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)提交投標(biāo)文件。采購(gòu)部門組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)和定標(biāo)工作，程序與公開招標(biāo)相同。競(jìng)爭(zhēng)性談判1.適用范圍：符合下列情形之一的采購(gòu)項(xiàng)目，可以采用競(jìng)爭(zhēng)性談判方式進(jìn)行采購(gòu)：招標(biāo)后沒(méi)有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒(méi)有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的。2.談判程序：采購(gòu)部門成立談判小組，由采購(gòu)部門、需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員組成。談判小組制定談判文件，明確談判的程序、規(guī)則、評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。采購(gòu)部門邀請(qǐng)不少于三家符合資格條件的供應(yīng)商參加談判。談判小組與供應(yīng)商進(jìn)行談判，就采購(gòu)物資或服務(wù)的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期等條款進(jìn)行協(xié)商。談判結(jié)束后，談判小組要求所有參加談判的供應(yīng)商在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行最后報(bào)價(jià)，根據(jù)符合采購(gòu)需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報(bào)價(jià)最低的原則確定成交供應(yīng)商。采購(gòu)部門與成交供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。單一來(lái)源采購(gòu)1.適用范圍：符合下列情形之一的采購(gòu)項(xiàng)目，可以采用單一來(lái)源采購(gòu)方式進(jìn)行采購(gòu)：只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的；發(fā)生了不可預(yù)見(jiàn)的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的；必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過(guò)原合同采購(gòu)金額百分之十的。2.采購(gòu)程序：需求部門提出采用單一來(lái)源采購(gòu)方式的申請(qǐng)，說(shuō)明采購(gòu)的原因和理由。采購(gòu)部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，并組織相關(guān)人員進(jìn)行論證。經(jīng)論證同意采用單一來(lái)源采購(gòu)方式的，采購(gòu)部門與供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定采購(gòu)價(jià)格和其他采購(gòu)條款。采購(gòu)部門與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。詢價(jià)采購(gòu)1.適用范圍：采購(gòu)的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購(gòu)項(xiàng)目，可以采用詢價(jià)采購(gòu)方式進(jìn)行采購(gòu)。2.詢價(jià)程序：采購(gòu)部門向不少于三家符合資格條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，要求供應(yīng)商在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。采購(gòu)部門對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較，根據(jù)符合采購(gòu)需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報(bào)價(jià)最低的原則確定成交供應(yīng)商。采購(gòu)部門與成交供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。供應(yīng)商管理供應(yīng)商的選擇1.采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商篩選機(jī)制，通過(guò)公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、市場(chǎng)調(diào)研、行業(yè)推薦等方式，廣泛收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。2.對(duì)供應(yīng)商的選擇應(yīng)綜合考慮其資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等因素。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)優(yōu)先選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商。3.對(duì)于重要的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量管理體系等情況。供應(yīng)商的評(píng)估1.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的交貨期、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。評(píng)估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。2.對(duì)于評(píng)估結(jié)果為優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予優(yōu)先合作、增加采購(gòu)份額等獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于評(píng)估結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)終止合作。供應(yīng)商的淘汰與更新1.對(duì)于出現(xiàn)下列情形之一的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)予以淘汰：提供的產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量不符合要求，經(jīng)整改仍不能達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的；多次延遲交貨，影響公司正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的；報(bào)價(jià)明顯高于市場(chǎng)同類產(chǎn)品或服務(wù)價(jià)格，且無(wú)合理理由的；存在商業(yè)賄賂、欺詐等違法行為的。2.采購(gòu)部門應(yīng)不斷優(yōu)化供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，及時(shí)引入新的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，以保證公司采購(gòu)活動(dòng)的順利進(jìn)行。采購(gòu)合同管理合同的簽訂1.采購(gòu)部門與供應(yīng)商達(dá)成采購(gòu)意向后，應(yīng)及時(shí)簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.采購(gòu)合同應(yīng)報(bào)公司法務(wù)部門審核，經(jīng)審核通過(guò)后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字蓋章生效。合同的執(zhí)行1.采購(gòu)部門應(yīng)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、交貨情況等。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)及時(shí)采取措施，要求供應(yīng)商整改或承擔(dān)違約責(zé)任。2.需求部門應(yīng)按照合同約定的時(shí)間和地點(diǎn)接收采購(gòu)物資或服務(wù)，并進(jìn)行初步驗(yàn)收。如發(fā)現(xiàn)物資或服務(wù)存在質(zhì)量問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門，由采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。合同的變更與解除1.因不可抗力、市場(chǎng)變化等原因需要變更或解除采購(gòu)合同的，采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂變更或解除合同的協(xié)議。變更或解除合同的協(xié)議應(yīng)報(bào)公司法務(wù)部門審核，經(jīng)審核通過(guò)后生效。2.如因供應(yīng)商原因?qū)е潞贤兏蚪獬?，供?yīng)商應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。采購(gòu)驗(yàn)收與付款管理采購(gòu)驗(yàn)收1.采購(gòu)物資或服務(wù)到貨后，需求部門應(yīng)組織相關(guān)人員按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方式進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量、包裝等方面，以及服務(wù)的內(nèi)容、質(zhì)量、效果等方面。2.驗(yàn)收合格后，需求部門應(yīng)出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，作為采購(gòu)付款的依據(jù)。如驗(yàn)收不合格，需求部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門，由采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。采購(gòu)付款1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，審核采購(gòu)款項(xiàng)的支付申請(qǐng)。審核無(wú)誤后，按照合同約定的付款方式和時(shí)間辦理付款手續(xù)。2.對(duì)于分期付款的采購(gòu)項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定的付款節(jié)點(diǎn)，嚴(yán)格控制付款進(jìn)度。監(jiān)督與審計(jì)內(nèi)部監(jiān)督1.采購(gòu)部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的管理和監(jiān)督，防止采購(gòu)人員在采購(gòu)活動(dòng)中出現(xiàn)違規(guī)行為。2.各部門應(yīng)相互監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)采購(gòu)活動(dòng)中