小組印章管理暫行辦法一、引言在我們公司日常運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，小組作為基礎(chǔ)的工作單元，承擔(dān)著各類重要任務(wù)。印章作為小組行使權(quán)力、確認(rèn)事務(wù)的重要憑證，其管理的規(guī)范性和安全性至關(guān)重要。為了確保小組印章的正確使用，維護(hù)公司的合法權(quán)益，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及公司的整體管理要求，特制定本《小組印章管理暫行辦法》。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并遵守本辦法，共同保障公司運(yùn)營(yíng)的有序進(jìn)行。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)各個(gè)以小組形式開展工作的團(tuán)隊(duì)所使用的印章管理。這里的小組涵蓋了項(xiàng)目小組、部門內(nèi)專項(xiàng)工作小組等各類因工作需要臨時(shí)或長(zhǎng)期組建的團(tuán)隊(duì)。三、印章分類及用途1.業(yè)務(wù)專用章用途：主要用于小組對(duì)外開展業(yè)務(wù)活動(dòng)，如簽訂一般性業(yè)務(wù)合同、出具業(yè)務(wù)往來(lái)函件等。例如，市場(chǎng)推廣小組在與合作伙伴洽談合作時(shí)，若涉及一些非核心條款的初步確認(rèn)，可使用業(yè)務(wù)專用章。說(shuō)明：此類印章的使用旨在提高小組業(yè)務(wù)處理效率，同時(shí)明確業(yè)務(wù)責(zé)任歸屬。2.財(cái)務(wù)專用章用途：專門用于小組涉及財(cái)務(wù)相關(guān)事務(wù)，如費(fèi)用報(bào)銷、資金往來(lái)確認(rèn)等。比如小組進(jìn)行辦公用品采購(gòu)費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，需加蓋財(cái)務(wù)專用章。說(shuō)明：財(cái)務(wù)專用章的使用嚴(yán)格遵循公司財(cái)務(wù)管理制度，確保財(cái)務(wù)事務(wù)的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。3.資料專用章用途：用于小組各類資料的確認(rèn)、歸檔等。像項(xiàng)目小組完成階段性報(bào)告后，需加蓋資料專用章進(jìn)行存檔。說(shuō)明：此章保證資料的完整性和可追溯性，便于后續(xù)查閱和管理。四、印章的刻制與啟用1.刻制申請(qǐng)小組因工作需要刻制印章時(shí)，由小組負(fù)責(zé)人填寫《印章刻制申請(qǐng)表》。在申請(qǐng)表中，需詳細(xì)說(shuō)明印章的名稱、類型、用途、預(yù)計(jì)使用期限等信息。例如，新成立的產(chǎn)品研發(fā)小組計(jì)劃刻制業(yè)務(wù)專用章，就需在申請(qǐng)表中明確該印章用于與供應(yīng)商溝通原材料規(guī)格等業(yè)務(wù)往來(lái)。申請(qǐng)表需提交至公司行政部門審核。行政部門會(huì)依據(jù)公司的組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)范圍以及相關(guān)規(guī)定，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行嚴(yán)格審查。若申請(qǐng)合理且符合要求，行政部門將簽署同意意見(jiàn)。2.刻制流程經(jīng)行政部門審核通過(guò)后，由行政部門統(tǒng)一安排到公司指定的具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。這是為了確保印章的質(zhì)量和安全性，避免因不正規(guī)刻制導(dǎo)致印章被仿冒等風(fēng)險(xiǎn)。印章刻制完成后，刻制單位需向公司行政部門提供印章印模備案。行政部門會(huì)將印模留存，以備后續(xù)核對(duì)使用。3.啟用流程印章刻制完成并備案后，小組負(fù)責(zé)人需到行政部門辦理印章啟用手續(xù)。行政部門會(huì)向小組負(fù)責(zé)人發(fā)放《印章啟用通知書》，通知書中明確印章的名稱、啟用日期等關(guān)鍵信息。小組收到《印章啟用通知書》后，應(yīng)在公司內(nèi)部進(jìn)行公示，告知公司其他部門該印章已正式啟用，以便各部門在業(yè)務(wù)往來(lái)中知曉并確認(rèn)。五、印章的保管1.保管責(zé)任人每枚小組印章都需明確一名保管責(zé)任人。一般情況下，業(yè)務(wù)專用章由小組業(yè)務(wù)骨干負(fù)責(zé)保管；財(cái)務(wù)專用章由小組內(nèi)負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)事務(wù)的成員保管；資料專用章由小組資料管理員保管。保管責(zé)任人需具備良好的責(zé)任心和保密意識(shí)。保管責(zé)任人如有變動(dòng)，小組負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)填寫《印章保管責(zé)任人變更申請(qǐng)表》，提交至行政部門備案。行政部門審核通過(guò)后，原保管責(zé)任人與新保管責(zé)任人需辦理印章交接手續(xù)。2.保管要求印章應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或文件柜中，并配備必要的鎖具。保險(xiǎn)柜或文件柜的鑰匙由保管責(zé)任人妥善保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。例如，在每天下班前，保管責(zé)任人需將印章放入保險(xiǎn)柜并鎖好。保管印章的場(chǎng)所應(yīng)具備安全防范措施，如安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，確保印章存放環(huán)境的安全性。同時(shí)，要注意防潮、防火、防蟲等，避免印章因環(huán)境因素受損。六、印章的使用1.使用申請(qǐng)小組內(nèi)成員如需使用印章，應(yīng)提前填寫《印章使用申請(qǐng)表》。在申請(qǐng)表中，需詳細(xì)說(shuō)明使用印章的文件名稱、文號(hào)、用途、份數(shù)等信息。例如，市場(chǎng)推廣小組的成員要使用業(yè)務(wù)專用章簽訂一份合作協(xié)議，就需在申請(qǐng)表中寫明協(xié)議名稱、合作方信息、協(xié)議主要內(nèi)容等。申請(qǐng)表需經(jīng)小組負(fù)責(zé)人審批。小組負(fù)責(zé)人會(huì)根據(jù)申請(qǐng)事項(xiàng)的合理性、必要性以及是否符合小組業(yè)務(wù)范圍等因素進(jìn)行審核。若審核通過(guò)，小組負(fù)責(zé)人應(yīng)簽署同意意見(jiàn)。2.使用審批對(duì)于一些重要的、涉及金額較大或影響范圍較廣的印章使用申請(qǐng)，除小組負(fù)責(zé)人審批外，還需提交至公司相關(guān)職能部門或分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。比如，若小組使用財(cái)務(wù)專用章進(jìn)行一筆大額資金的支出確認(rèn)，就需經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)部門和分管財(cái)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)審批。審批人應(yīng)認(rèn)真審查申請(qǐng)事項(xiàng)，確保其合規(guī)、合理。若審批通過(guò)，審批人應(yīng)簽署明確的意見(jiàn)和審批日期。3.使用登記印章保管責(zé)任人在為申請(qǐng)人加蓋印章前，需對(duì)印章使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括申請(qǐng)日期、申請(qǐng)人姓名、使用印章名稱、文件名稱、文號(hào)、用途、份數(shù)、審批人等信息。登記應(yīng)使用專門的《印章使用登記簿》，確保記錄清晰、完整。每次印章使用完畢后，保管責(zé)任人要及時(shí)在登記簿上注明印章歸還時(shí)間，做到使用記錄的閉環(huán)管理。4.使用規(guī)范印章加蓋應(yīng)清晰、端正，確保印章內(nèi)容完整、可辨認(rèn)。嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同等文件上加蓋印章。若因特殊情況需要在空白文件上加蓋印章，必須經(jīng)過(guò)公司特別批準(zhǔn)，并明確使用范圍和有效期限。印章保管責(zé)任人應(yīng)親自加蓋印章，不得將印章交由他人代蓋。在加蓋印章過(guò)程中，要嚴(yán)格按照審批意見(jiàn)執(zhí)行，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或改變用途。七、印章的停用與銷毀1.停用申請(qǐng)當(dāng)小組因業(yè)務(wù)調(diào)整、解散等原因不再需要使用印章時(shí)，小組負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)填寫《印章停用申請(qǐng)表》。在申請(qǐng)表中，需說(shuō)明停用印章的原因、名稱、類型等信息。例如，某項(xiàng)目小組完成項(xiàng)目任務(wù)后，相關(guān)印章不再使用，就需提交停用申請(qǐng)。申請(qǐng)表提交至公司行政部門審核。行政部門會(huì)結(jié)合公司整體情況進(jìn)行審查，若確認(rèn)印章確實(shí)無(wú)需再使用，將簽署同意停用意見(jiàn)。2.停用處理經(jīng)行政部門批準(zhǔn)停用的印章，由保管責(zé)任人及時(shí)交回行政部門。行政部門應(yīng)對(duì)交回的印章進(jìn)行封存，并在《印章管理臺(tái)賬》中注明停用狀態(tài)和停用日期。對(duì)于停用的印章，公司將定期進(jìn)行清理和處置，避免印章閑置造成管理混亂。3.銷毀流程對(duì)于需要銷毀的印章，由行政部門填寫《印章銷毀申請(qǐng)表》，說(shuō)明銷毀印章的名稱、類型、數(shù)量等信息。申請(qǐng)表需提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，行政部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)印章的銷毀工作。銷毀過(guò)程應(yīng)采用合適的方式，如粉碎、熔毀等，確保印章無(wú)法恢復(fù)使用。銷毀完成后，銷毀人員應(yīng)在《印章銷毀記錄表》上簽字確認(rèn)，并將記錄表存檔。八、監(jiān)督與檢查1.定期檢查公司行政部門將定期對(duì)小組印章管理情況進(jìn)行檢查。檢查周期為每季度一次，檢查內(nèi)容包括印章的保管情況、使用登記情況、審批流程執(zhí)行情況等。例如，檢查印章是否存放在規(guī)定的保險(xiǎn)柜中，《印章使用登記簿》的記錄是否完整準(zhǔn)確等。在檢查過(guò)程中，若發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，行政部門應(yīng)及時(shí)向小組發(fā)出整改通知，要求小組限期整改。小組應(yīng)積極配合，按時(shí)完成整改任務(wù)，并向行政部門反饋整改情況。2.不定期抽查除定期檢查外，公司行政部門還將不定期對(duì)小組印章管理情況進(jìn)行抽查。抽查方式包括實(shí)地檢查、查閱資料等。抽查旨在及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正小組印章管理過(guò)程中的不規(guī)范行為，確保印章管理始終處于可控狀態(tài)。對(duì)于抽查中發(fā)現(xiàn)的嚴(yán)重問(wèn)題，公司將依據(jù)相關(guān)規(guī)定對(duì)小組及相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理。同時(shí)，公司鼓勵(lì)各小組之間相互監(jiān)督，若發(fā)現(xiàn)其他小組印章管理存在問(wèn)題，可向行政部門舉報(bào)。一經(jīng)查實(shí)，公司將對(duì)舉報(bào)人給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。九、責(zé)任追究1.違規(guī)行為界定以下行為屬于印章管理違規(guī)行為：未經(jīng)審批擅自刻制印章；私自將印章轉(zhuǎn)借他人；在空白文件上加蓋印章；未按規(guī)定流程使用印章；未妥善保管印章導(dǎo)致印章丟失、損壞等。對(duì)于違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重進(jìn)行處理。情節(jié)較輕的，給予批評(píng)教育、警告等處理；情節(jié)嚴(yán)重的，將追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任，并要求其承擔(dān)因違規(guī)行為給公司造成的經(jīng)濟(jì)損失。2.責(zé)任認(rèn)定與處理若發(fā)生印章管理違規(guī)行為，公司將成立專門的調(diào)查小組，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查。調(diào)查小組將通過(guò)查閱資料、詢問(wèn)相關(guān)人員等方式，確定違規(guī)行為的事實(shí)、責(zé)任主體等。根據(jù)調(diào)查結(jié)果，公司將依據(jù)本辦法及相關(guān)規(guī)定，對(duì)責(zé)任主體進(jìn)行相應(yīng)的處理。處理結(jié)果將在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)，以起到警示作用。同時(shí)，公司希望大家能夠引以為戒，嚴(yán)格遵守印章管理規(guī)定，共同維護(hù)公司的利益和形象。十、附則1.本辦