貿(mào)易公司視頻會(huì)議系統(tǒng)使用管理細(xì)則

一、總則1.目的為規(guī)范公司視頻會(huì)議系統(tǒng)的使用與管理，提高會(huì)議效率，確保信息傳遞的及時(shí)、準(zhǔn)確與順暢，結(jié)合公司的企業(yè)文化“誠(chéng)信、創(chuàng)新、共贏”以及經(jīng)營(yíng)理念“以客戶為中心，以市場(chǎng)為導(dǎo)向，追求卓越運(yùn)營(yíng)效益”，特制定本細(xì)則。2.適用范圍本細(xì)則適用于貿(mào)易公司全體員工及因業(yè)務(wù)需要參與公司視頻會(huì)議的客戶。3.原則遵循扁平化管理原則，減少層級(jí)限制，確保各級(jí)人員都能高效地使用視頻會(huì)議系統(tǒng)進(jìn)行溝通與協(xié)作。同時(shí)，注重會(huì)議的實(shí)際運(yùn)營(yíng)效益，避免資源浪費(fèi)，提高會(huì)議質(zhì)量和效率。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.信息技術(shù)部門(mén)-負(fù)責(zé)視頻會(huì)議系統(tǒng)的選型、采購(gòu)、安裝、調(diào)試和日常維護(hù)工作，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。-制定視頻會(huì)議系統(tǒng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)員工進(jìn)行系統(tǒng)操作培訓(xùn)。-及時(shí)處理系統(tǒng)故障，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和優(yōu)化，以滿足公司不斷發(fā)展的業(yè)務(wù)需求。2.行政部門(mén)-負(fù)責(zé)視頻會(huì)議的預(yù)約、安排和協(xié)調(diào)工作，確保會(huì)議時(shí)間不沖突。-制定視頻會(huì)議的通用管理制度和流程，監(jiān)督會(huì)議紀(jì)律的執(zhí)行情況。-對(duì)會(huì)議資料進(jìn)行整理和歸檔，根據(jù)需要提供會(huì)議記錄。3.各業(yè)務(wù)部門(mén)-負(fù)責(zé)本部門(mén)視頻會(huì)議的發(fā)起和組織，明確會(huì)議目的、議程和參會(huì)人員。-按照規(guī)定的流程和要求使用視頻會(huì)議系統(tǒng)，提前準(zhǔn)備好相關(guān)資料，確保會(huì)議順利進(jìn)行。-配合信息技術(shù)部門(mén)和行政部門(mén)做好系統(tǒng)使用和管理工作。三、管理流程1.會(huì)議預(yù)約-發(fā)起部門(mén)提前至少[X]小時(shí)通過(guò)公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)提交視頻會(huì)議預(yù)約申請(qǐng)，填寫(xiě)會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人員范圍、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)等信息。-行政部門(mén)在接到申請(qǐng)后[X]小時(shí)內(nèi)進(jìn)行審核，如無(wú)沖突則批準(zhǔn)預(yù)約；如有時(shí)間沖突，及時(shí)與發(fā)起部門(mén)溝通協(xié)調(diào)。2.會(huì)前準(zhǔn)備-發(fā)起部門(mén)應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前[X]分鐘登錄視頻會(huì)議系統(tǒng)，進(jìn)行設(shè)備調(diào)試和測(cè)試，確保圖像、聲音清晰。-參會(huì)人員提前[X]分鐘進(jìn)入會(huì)議，檢查自身設(shè)備是否正常，準(zhǔn)備好會(huì)議所需資料。-信息技術(shù)部門(mén)在會(huì)議開(kāi)始前[X]分鐘對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行巡檢，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。3.會(huì)議進(jìn)行-主持人負(fù)責(zé)把控會(huì)議節(jié)奏，按照議程推進(jìn)會(huì)議，確保會(huì)議討論圍繞主題進(jìn)行。-參會(huì)人員應(yīng)保持良好的會(huì)議形象，著裝整潔，坐姿端正，避免出現(xiàn)與會(huì)議無(wú)關(guān)的行為。-發(fā)言時(shí)應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，重點(diǎn)突出，尊重他人發(fā)言，避免打斷他人。-如有演示需求，演示人員應(yīng)提前準(zhǔn)備好演示文稿，確保演示過(guò)程順暢。4.會(huì)議結(jié)束-主持人總結(jié)會(huì)議內(nèi)容，明確下一步工作任務(wù)和責(zé)任人，宣布會(huì)議結(jié)束。-參會(huì)人員在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)退出會(huì)議系統(tǒng)。-發(fā)起部門(mén)負(fù)責(zé)整理會(huì)議記錄，在會(huì)議結(jié)束后[X]小時(shí)內(nèi)將會(huì)議記錄發(fā)送給參會(huì)人員，并抄送至行政部門(mén)。四、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-有權(quán)按照規(guī)定使用視頻會(huì)議系統(tǒng)進(jìn)行工作溝通和協(xié)作，獲取與工作相關(guān)的信息。-有權(quán)對(duì)視頻會(huì)議系統(tǒng)的使用和管理提出建議和意見(jiàn)。-在會(huì)議中享有平等的發(fā)言權(quán)利，不受層級(jí)限制，充分體現(xiàn)扁平化管理理念。2.員工義務(wù)-遵守視頻會(huì)議系統(tǒng)的使用規(guī)定和會(huì)議紀(jì)律，按時(shí)參加會(huì)議，不得無(wú)故缺席。-保護(hù)會(huì)議中涉及的公司機(jī)密信息，不得泄露給外部人員。-配合信息技術(shù)部門(mén)和行政部門(mén)做好系統(tǒng)的維護(hù)和管理工作，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告。3.客戶權(quán)利-有權(quán)在符合公司規(guī)定的情況下，參與公司組織的視頻會(huì)議，了解相關(guān)業(yè)務(wù)信息。-有權(quán)對(duì)會(huì)議的安排和組織提出合理的建議和要求。4.客戶義務(wù)-遵守公司視頻會(huì)議的相關(guān)規(guī)定，不得干擾會(huì)議的正常進(jìn)行。-不得利用會(huì)議獲取的信息從事?lián)p害公司利益的活動(dòng)。五、監(jiān)督與獎(jiǎng)懲機(jī)制1.監(jiān)督-行政部門(mén)和信息技術(shù)部門(mén)聯(lián)合對(duì)視頻會(huì)議系統(tǒng)的使用情況進(jìn)行監(jiān)督，包括會(huì)議預(yù)約執(zhí)行情況、會(huì)議紀(jì)律遵守情況、系統(tǒng)運(yùn)行狀況等。-設(shè)立監(jiān)督郵箱和電話，接受員工和客戶的投訴和舉報(bào)，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。2.獎(jiǎng)勵(lì)-對(duì)于在視頻會(huì)議組織和參與過(guò)程中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)或個(gè)人，如會(huì)議組織高效、發(fā)言內(nèi)容精彩、提出創(chuàng)新性建議等，給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)或精神表彰。-在績(jī)效考核中，對(duì)積極利用視頻會(huì)議系統(tǒng)提高工作效率和質(zhì)量的員工給予適當(dāng)加分。3.懲罰-對(duì)于違反會(huì)議紀(jì)律的行為，如遲到、早退、無(wú)故缺席、在會(huì)議中從事與會(huì)議無(wú)關(guān)的活動(dòng)等，視情節(jié)輕重給予警告、罰款等處罰，并在績(jī)效考核中扣分。-對(duì)于泄露會(huì)議機(jī)密信息的行為，按照公司保密制度進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的依法追究法律責(zé)任。-因使用不當(dāng)導(dǎo)致視頻會(huì)議系統(tǒng)損壞或出現(xiàn)故障的，由責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)的維修或賠償費(fèi)用。六、附則1.本細(xì)則自發(fā)布之日起生效實(shí)施，如有未盡事宜，由行政部門(mén)和信息技術(shù)部門(mén)共同協(xié)商補(bǔ)充和完善。2.本細(xì)則的解釋權(quán)歸貿(mào)易公司行政部門(mén)