科室公章使用管理辦法制定日期：[具體日期]生效日期：[具體日期]制定部門：[部門名稱]一、總則（一）目的與背景在我們?nèi)粘５墓ぷ鏖_展過程中，科室公章作為代表科室行使權(quán)力、確認(rèn)事項(xiàng)的重要憑證，使用頻率較高，其使用的規(guī)范性和安全性至關(guān)重要。為保障公司/組織的正常運(yùn)營秩序，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益，結(jié)合公司/組織實(shí)際情況，特制定本管理辦法。希望大家能夠深刻認(rèn)識到公章管理對于我們整體工作的重要性，嚴(yán)格遵守本辦法的規(guī)定，確保公章使用的準(zhǔn)確、安全。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)各科室公章的使用與管理。涵蓋從基礎(chǔ)業(yè)務(wù)科室到職能管理科室等所有設(shè)有公章的科室。（三）遵循原則1.合法性原則：公章的使用必須符合國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)規(guī)定，不得利用公章從事任何違法違規(guī)活動(dòng)。這是我們使用公章的根本底線，希望大家時(shí)刻牢記，任何涉及公章的行為都應(yīng)以合法合規(guī)為前提。2.嚴(yán)肅性原則：科室公章代表著科室的權(quán)力和形象，使用時(shí)必須秉持嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度，不得隨意、輕率使用。每一次蓋章都意味著對相關(guān)事項(xiàng)的確認(rèn)和承擔(dān)責(zé)任，務(wù)必嚴(yán)謹(jǐn)對待。3.規(guī)范性原則：建立規(guī)范的公章使用流程和管理制度，從申請、審批到蓋章、登記等各個(gè)環(huán)節(jié)，都要有明確的標(biāo)準(zhǔn)和要求，確保公章使用有條不紊地進(jìn)行。我們鼓勵(lì)大家在使用過程中，及時(shí)反饋流程中的問題，以便我們不斷優(yōu)化和完善。二、公章的刻制與啟用（一）刻制申請1.新成立科室或因公章?lián)p壞、遺失等原因需重新刻制公章時(shí)，由所在科室負(fù)責(zé)人填寫《公章刻制申請表》。表中需詳細(xì)說明刻制原因、公章全稱、用途、規(guī)格等信息。例如，如果是因?yàn)楣率褂媚晗掭^長出現(xiàn)磨損，影響蓋章效果而申請重新刻制，就要在申請表中明確說明磨損情況以及原公章的使用年限等。2.將填寫好的申請表提交至公司/組織負(fù)責(zé)印章管理的部門（以下簡稱“印章管理部門”）進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括申請理由是否充分、信息填寫是否準(zhǔn)確完整等。（二）審批流程1.印章管理部門審核通過后，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)將從整體公司/組織運(yùn)營和管理角度出發(fā)，對公章刻制的必要性和合理性進(jìn)行把關(guān)。2.獲得分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由印章管理部門按照規(guī)定程序到公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位刻制公章。這一過程嚴(yán)格遵循國家對于公章刻制的相關(guān)規(guī)定，確保公章的合法性和權(quán)威性。（三）公章啟用1.公章刻制完成后，印章管理部門需對新公章進(jìn)行留樣備案，留存公章印模。同時(shí)，填寫《公章啟用登記表》，記錄公章啟用日期、刻制單位、經(jīng)手人等信息。2.發(fā)布公章啟用通知，告知公司/組織全體員工新公章正式啟用，以及原公章（如涉及更換）的廢止情況。通知內(nèi)容應(yīng)明確新公章的適用范圍和使用注意事項(xiàng)，希望大家及時(shí)關(guān)注并準(zhǔn)確掌握相關(guān)信息，避免因不知情而造成工作失誤。三、公章的保管（一）保管責(zé)任人1.各科室負(fù)責(zé)人為本科室公章的第一保管責(zé)任人?？剖邑?fù)責(zé)人應(yīng)指定專人具體負(fù)責(zé)公章的日常保管工作，并明確保管人員的職責(zé)和權(quán)限。例如，可制定一份簡單的保管人員職責(zé)說明書，明確其負(fù)責(zé)公章的存放安全、按規(guī)定流程蓋章等具體任務(wù)。2.保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識，確保公章的安全與完好。保管人員如有變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)辦理公章交接手續(xù)，填寫《公章交接登記表》，詳細(xì)記錄交接時(shí)間、交接雙方人員、公章狀態(tài)等信息，由科室負(fù)責(zé)人監(jiān)交。交接過程要嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范，確保公章交接清楚，責(zé)任明確。（二）存放要求1.公章應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或帶鎖的文件柜中，妥善保管。保險(xiǎn)柜或文件柜應(yīng)放置在科室的安全區(qū)域，避免無關(guān)人員隨意接觸。2.保管公章的場所應(yīng)具備防火、防潮、防盜等安全措施，確保公章不受損壞和丟失。例如，可在存放區(qū)域配備滅火器等消防設(shè)備，定期檢查環(huán)境濕度，安裝監(jiān)控設(shè)備等。（三）日常檢查1.科室負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對公章保管情況進(jìn)行檢查，至少每月檢查一次。檢查內(nèi)容包括公章的存放是否安全、使用記錄是否完整等。2.在檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施解決。例如，如果發(fā)現(xiàn)公章存放的保險(xiǎn)柜鎖具出現(xiàn)故障，應(yīng)立即安排維修或更換，確保公章安全不受威脅。同時(shí)，對發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。四、公章的使用（一）使用范圍1.科室公章主要用于本科室職權(quán)范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)文件，如業(yè)務(wù)報(bào)告、申請、合同、協(xié)議等。以銷售科室為例，涉及與客戶簽訂銷售合同、向公司申請促銷活動(dòng)費(fèi)用等相關(guān)文件，在經(jīng)過規(guī)定審批流程后，可使用科室公章。2.嚴(yán)禁使用科室公章從事與本科室業(yè)務(wù)無關(guān)的活動(dòng)，不得在空白紙張、介紹信、合同等文件上預(yù)先加蓋公章。這是為了防止公章被濫用，導(dǎo)致公司/組織利益受損，希望大家嚴(yán)格遵守此規(guī)定，一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，將嚴(yán)肅處理。（二）使用申請1.需要使用公章時(shí)，由經(jīng)辦人填寫《公章使用申請表》。申請表需詳細(xì)填寫申請部門、申請人、申請日期、文件名稱、文件編號（如有）、用章事由、預(yù)計(jì)用章次數(shù)等信息。例如，如果是為一份項(xiàng)目合作協(xié)議蓋章，就要在申請表中明確協(xié)議的合作方、合作項(xiàng)目名稱以及大致合作內(nèi)容等用章事由。2.提交與用章相關(guān)的文件資料作為附件，如合同文本、報(bào)告正文等。提交的文件資料應(yīng)內(nèi)容完整、表述準(zhǔn)確，確保審批人員能夠清晰了解用章事項(xiàng)的全貌。（三）審批流程1.申請表及相關(guān)文件資料首先提交至科室負(fù)責(zé)人審批?？剖邑?fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核用章事項(xiàng)是否在本科室職責(zé)范圍內(nèi)、文件內(nèi)容是否合規(guī)、申請用章次數(shù)是否合理等。對于重要事項(xiàng)或涉及金額較大的文件，科室負(fù)責(zé)人可組織科室內(nèi)部相關(guān)人員進(jìn)行討論后再做審批決定。2.科室負(fù)責(zé)人審批通過后，根據(jù)文件性質(zhì)和重要程度，按以下情況進(jìn)行進(jìn)一步審批：一般性業(yè)務(wù)文件，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人審批即可用章。涉及重要業(yè)務(wù)決策、對外承諾、經(jīng)濟(jì)責(zé)任等重大事項(xiàng)的文件，需報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)將從公司/組織整體戰(zhàn)略和利益角度出發(fā)，對用章事項(xiàng)進(jìn)行全面評估，確保用章行為符合公司/組織的整體利益。（四）蓋章流程1.經(jīng)審批通過后，經(jīng)辦人持審批通過的《公章使用申請表》及相關(guān)文件到公章保管人員處蓋章。保管人員應(yīng)再次核對申請表與文件內(nèi)容是否一致，確認(rèn)無誤后方可蓋章。2.蓋章時(shí)，保管人員應(yīng)確保公章加蓋清晰、端正，騎年蓋月（適用于合同等文件）。對于多頁文件，應(yīng)加蓋騎縫章，以防止文件內(nèi)容被篡改或替換。同時(shí)，在《公章使用登記表》上詳細(xì)記錄用章日期、用章文件名稱、用章次數(shù)、經(jīng)辦人等信息，做到每一次蓋章都有跡可循。五、公章的停用與銷毀（一）停用情形1.科室因機(jī)構(gòu)調(diào)整、職能變更等原因不再使用原公章時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理公章停用手續(xù)。例如，當(dāng)兩個(gè)科室合并為一個(gè)新科室，原兩個(gè)科室的公章需停用。2.公章?lián)p壞無法正常使用，且經(jīng)評估無修復(fù)價(jià)值時(shí)，可申請停用。此時(shí)，應(yīng)先填寫《公章停用申請表》，說明停用原因及計(jì)劃處理方式等。（二）停用手續(xù)1.科室填寫《公章停用申請表》，提交至印章管理部門。申請表需科室負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并加蓋科室公章（如公章仍可使用）。2.印章管理部門審核通過后，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，印章管理部門發(fā)布公章停用通知，告知公司/組織全體員工該公章已停用，禁止再使用。同時(shí)，收回停用公章。（三）銷毀處理1.對于確定需要銷毀的公章，由印章管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一處理。一般采用碎毀、熔毀等方式，確保公章徹底銷毀，無法恢復(fù)使用。2.在銷毀公章前，應(yīng)填寫《公章銷毀登記表》，記錄公章名稱、銷毀日期、銷毀方式、經(jīng)手人等信息。銷毀過程可邀請相關(guān)部門人員或公司/組織內(nèi)部監(jiān)督人員進(jìn)行監(jiān)督，確保銷毀工作的公正性和合規(guī)性。六、監(jiān)督與責(zé)任追究（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織審計(jì)部門負(fù)責(zé)對各科室公章使用管理情況進(jìn)行定期審計(jì)和不定期抽查。審計(jì)內(nèi)容包括公章刻制、保管、使用、停用等各個(gè)環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定，相關(guān)記錄是否完整準(zhǔn)確等。2.印章管理部門應(yīng)加強(qiáng)對科室公章使用的日常監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正不規(guī)范行為。同時(shí)，鼓勵(lì)員工對發(fā)現(xiàn)的公章違規(guī)使用行為進(jìn)行舉報(bào)，公司/組織將對舉報(bào)人信息嚴(yán)格保密。（二）責(zé)任追究1.對于違反本辦法規(guī)定，擅自刻制、使用、保管公章，或因保管不善導(dǎo)致公章丟失、被盜用等情況，將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人給予批評教育、警告、罰款、降職、撤職等處罰。例如，如果員工未經(jīng)審批擅自使用公章，且未造成嚴(yán)重后果，可給予批評教育并責(zé)令其作出書面檢討；若因擅自使用公章給公司/組織造成經(jīng)濟(jì)損失，將根據(jù)損失大小及員工過錯(cuò)程度，給予罰款、降職甚至撤職等更嚴(yán)厲處罰。2.若因公章使用不當(dāng)給公司/組織造成重大經(jīng)濟(jì)損失或法律糾紛的，將依法追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任。希望大家務(wù)必嚴(yán)格遵守公章使用管理規(guī)定，共同維護(hù)公司/組織的利益和形象。七、附則（一）解釋權(quán)本辦法由公司/組織印章管理部門負(fù)責(zé)解釋。在實(shí)際執(zhí)行過程中，如遇到本辦法未明確規(guī)定的事項(xiàng)或?qū)Ρ巨k法條款理解存在歧義時(shí)，由印章管理部