財務(wù)印章管理暫行辦法一、引言親愛的小伙伴們，在咱們公司的日常運營中，財務(wù)工作就像精密運轉(zhuǎn)的齒輪，而財務(wù)印章更是其中至關(guān)重要的一環(huán)。它代表著公司在財務(wù)事務(wù)上的認可和授權(quán)，關(guān)乎著每一筆資金的流動、每一份財務(wù)文件的效力。為了確保公司財務(wù)活動的安全、有序進行，保障公司的經(jīng)濟利益，咱們制定了這份《財務(wù)印章管理暫行辦法》。希望大家認真閱讀，嚴(yán)格遵守，讓我們一起守護好公司的財務(wù)安全。二、適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各分支機構(gòu)、子公司的所有財務(wù)印章管理工作。無論是負責(zé)日常報銷的同事，還是處理重大財務(wù)決策的領(lǐng)導(dǎo)，涉及到財務(wù)印章相關(guān)事宜，都要按照這個辦法來執(zhí)行哦。三、財務(wù)印章的分類與用途1.財務(wù)專用章用途：主要用于各類財務(wù)票據(jù)的開具、收款與付款憑證的確認、銀行結(jié)算業(yè)務(wù)等。比如咱們給供應(yīng)商付款時開具的支票，就需要蓋上財務(wù)專用章，它是公司財務(wù)支付行為的重要標(biāo)識。舉例說明：在每月的供應(yīng)商貨款結(jié)算中，出納人員開具支票后，需加蓋財務(wù)專用章，以此確認公司同意支付該筆款項。2.法人章用途：通常與財務(wù)專用章配套使用，用于銀行預(yù)留印鑒、重要財務(wù)文件的簽署等。法人作為公司的代表，法人章在一定程度上代表了法人的意志和公司的決策。舉例說明：當(dāng)公司與銀行簽訂貸款合同等重要金融協(xié)議時，除了財務(wù)專用章，還需要加蓋法人章，表明公司對該合同的認可和承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任。3.發(fā)票專用章用途：專門用于開具發(fā)票時使用，是發(fā)票有效性的重要標(biāo)志。在稅務(wù)管理方面，發(fā)票專用章的使用有著嚴(yán)格的規(guī)定。舉例說明：銷售部門在給客戶開具增值稅發(fā)票時，必須在發(fā)票上清晰加蓋發(fā)票專用章，否則該發(fā)票可能不被稅務(wù)機關(guān)認可，影響客戶的報銷和公司的稅務(wù)申報。4.其他財務(wù)印章用途：根據(jù)公司實際財務(wù)工作需求，可能還會刻制一些特定用途的財務(wù)印章，如現(xiàn)金收訖章、現(xiàn)金付訖章、轉(zhuǎn)賬收訖章、轉(zhuǎn)賬付訖章等，用于標(biāo)記不同類型的財務(wù)收付業(yè)務(wù)。舉例說明：當(dāng)收到客戶的現(xiàn)金貨款時，出納在收款收據(jù)上加蓋現(xiàn)金收訖章，明確該筆款項已以現(xiàn)金形式收到，方便財務(wù)記賬和后續(xù)核對。四、財務(wù)印章的刻制與啟用1.刻制申請各部門因業(yè)務(wù)需要刻制財務(wù)印章時，需填寫《財務(wù)印章刻制申請表》。在申請表里，要詳細說明刻制印章的原因、印章的具體名稱、用途、預(yù)計使用期限等信息。比如，新成立的子公司需要刻制財務(wù)專用章，就需要在申請表中說明子公司的成立背景、財務(wù)業(yè)務(wù)范圍以及該印章在子公司財務(wù)工作中的具體用途。申請表需經(jīng)過所在部門負責(zé)人、財務(wù)部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報公司法定代表人審批。這一系列的審核流程，是為了確保印章刻制的必要性和合規(guī)性，大家一定要認真對待，按流程操作哦。2.刻制流程經(jīng)審批同意后，由公司指定的行政部門負責(zé)聯(lián)系具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進行刻制。咱們要選擇信譽良好、資質(zhì)齊全的刻制單位，確保印章的質(zhì)量和安全性。在印章刻制過程中，行政部門要與刻制單位保持密切溝通，確保印章的樣式、規(guī)格、材質(zhì)等符合國家法律法規(guī)和公司的要求。例如，財務(wù)專用章的形狀、尺寸、字體等都有明確規(guī)定，必須嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)制作。3.印章啟用印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時將印章移交財務(wù)部門。財務(wù)部門要對印章進行驗收，檢查印章的外觀、印文是否清晰、準(zhǔn)確，與申請的內(nèi)容是否一致等。驗收合格后，財務(wù)部門要填寫《財務(wù)印章啟用登記表》，記錄印章的名稱、編號、刻制日期、啟用日期、保管人等信息。同時，要將印章的印模留存?zhèn)浒?，以便日后核對。從啟用這一刻起，印章就正式肩負起它在公司財務(wù)工作中的重要使命啦，大家一定要謹慎使用。五、財務(wù)印章的保管1.保管原則財務(wù)印章應(yīng)遵循“專人保管、分人分管”的原則。不同類型的印章要由不同的人員負責(zé)保管，避免印章集中在一人手中，降低風(fēng)險。例如，財務(wù)專用章和法人章不能由同一人保管，這樣可以有效防止未經(jīng)授權(quán)的財務(wù)支付行為發(fā)生。希望大家明白，保管財務(wù)印章是一份沉甸甸的責(zé)任，保管人員要具備高度的責(zé)任心和良好的職業(yè)道德，確保印章的安全和正確使用。2.保管人員職責(zé)保管人員要妥善保管印章，將印章存放在專門的保險柜或安全的地方，并且要確保存放地點具備防火、防潮、防盜等安全措施。每天下班前，一定要檢查印章是否妥善存放，保險柜是否鎖好。保管人員對印章的使用情況要進行詳細登記，包括使用日期、使用人、用途、文件名稱、編號等信息。在登記過程中，要做到準(zhǔn)確、完整，不得遺漏任何重要信息。這不僅是對公司財務(wù)工作負責(zé)，也是對自己的工作記錄負責(zé)哦。如果保管人員因出差、請假等原因需要臨時移交印章，必須辦理正式的交接手續(xù)。填寫《財務(wù)印章交接登記表》，注明交接日期、交接雙方姓名、印章名稱及數(shù)量等信息，由監(jiān)交人簽字確認。這樣可以明確責(zé)任，避免出現(xiàn)問題時責(zé)任不清的情況。3.監(jiān)督檢查財務(wù)部門負責(zé)人要定期對財務(wù)印章的保管情況進行檢查，每月至少檢查一次。檢查內(nèi)容包括印章的存放是否安全、使用登記是否規(guī)范、交接手續(xù)是否完備等。公司內(nèi)部審計部門也會不定期對財務(wù)印章保管和使用情況進行審計監(jiān)督。如果發(fā)現(xiàn)問題，要及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。咱們要積極配合審計部門的工作，共同維護公司財務(wù)印章管理的規(guī)范和安全。六、財務(wù)印章的使用1.使用審批一般業(yè)務(wù)使用財務(wù)印章時，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員填寫《財務(wù)印章使用申請表》，說明使用印章的原因、用途、涉及金額等信息。申請表需經(jīng)過所在部門負責(zé)人審核簽字后，報財務(wù)部門負責(zé)人審批。比如，銷售部門申請開具發(fā)票并加蓋發(fā)票專用章，就需要在申請表中詳細說明銷售業(yè)務(wù)的具體情況，經(jīng)部門負責(zé)人審核確認后，由財務(wù)部門負責(zé)人審批。對于重大財務(wù)事項，如大額資金支付、重要合同簽署等，除了上述審批流程外，還需報分管領(lǐng)導(dǎo)和公司法定代表人審批。重大事項涉及的金額較大，風(fēng)險也相對較高，所以需要更嚴(yán)格的審批程序，確保公司的利益得到充分保障。2.使用流程經(jīng)審批同意后，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員持審批通過的申請表到印章保管人員處申請使用印章。保管人員要認真核對申請表上的信息與實際業(yè)務(wù)是否相符，確認無誤后，在申請表上簽字，并按照規(guī)定加蓋印章。在加蓋印章時，保管人員要確保印章清晰、端正，印章的印文要完整、準(zhǔn)確地顯示在文件上。如果印章加蓋不清楚或有誤，要及時采取補救措施，如重新加蓋或更換文件等，避免給后續(xù)工作帶來麻煩。印章使用完畢后，保管人員要及時將印章放回保險柜妥善保管，并在《財務(wù)印章使用登記薄》上記錄使用完畢的時間。每一次使用印章的過程，都要做到有條不紊，嚴(yán)謹規(guī)范。七、財務(wù)印章的停用與銷毀1.停用情形當(dāng)公司名稱變更、印章?lián)p壞無法正常使用、印章樣式更新或業(yè)務(wù)調(diào)整不再需要使用某枚印章時，該印章應(yīng)予以停用。例如，公司進行了品牌升級，名稱發(fā)生了變化，那么原有的財務(wù)專用章就需要停用，重新刻制新的印章。財務(wù)部門發(fā)現(xiàn)印章存在被盜用、丟失等異常情況時，應(yīng)立即停用該印章，并及時采取相應(yīng)的措施，如報警、登報聲明等，以降低公司的風(fēng)險。2.停用手續(xù)印章停用由財務(wù)部門填寫《財務(wù)印章停用申請表》，說明停用原因、停用印章的名稱、編號等信息，經(jīng)財務(wù)部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報公司法定代表人審批。審批通過后，財務(wù)部門要在公司內(nèi)部發(fā)布印章停用通知，告知各部門和相關(guān)人員該印章已停用，不得再繼續(xù)使用。同時，要將停用印章的印模和相關(guān)登記資料一并歸檔保存。3.銷毀處理對于需要銷毀的財務(wù)印章，由財務(wù)部門會同行政部門共同進行。咱們要選擇有資質(zhì)的銷毀單位，確保印章銷毀過程的安全、合規(guī)。在銷毀前，要填寫《財務(wù)印章銷毀登記表》，記錄銷毀印章的名稱、編號、銷毀日期、銷毀方式等信息，由銷毀人員、監(jiān)銷人員簽字確認。銷毀過程要進行拍照或錄像留存，以備日后查閱。銷毀完成后，要將銷毀證明等相關(guān)資料歸檔保存。這樣，我們對每一枚印章從啟用、使用到停用、銷毀的全過程都有了完整的記錄，做到了有據(jù)可查。八、責(zé)任追究1.違規(guī)行為界定未經(jīng)授權(quán)擅自刻制財務(wù)印章的行為，這嚴(yán)重違反了公司的印章管理規(guī)定，可能會給公司帶來巨大的法律風(fēng)險和經(jīng)濟損失。私自使用財務(wù)印章、超越審批權(quán)限使用印章、將印章轉(zhuǎn)借他人使用等行為，都是對公司財務(wù)安全的嚴(yán)重威脅。因保管不善導(dǎo)致印章丟失、被盜用的，保管人員要承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。印章保管是一項嚴(yán)肅的工作，保管人員必須盡到應(yīng)有的注意義務(wù)。2.處罰措施對于違規(guī)使用財務(wù)印章的行為，視情節(jié)輕重，公司將給予相關(guān)責(zé)任人批評教育、警告、罰款、降職、撤職等不同程度的處罰。如果違規(guī)行為給公司造成了經(jīng)濟損失，責(zé)任人要承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。如果違規(guī)行為涉嫌違法犯罪，公司將依法移交司法機關(guān)處理。咱們公司一直秉持著合法合規(guī)經(jīng)營的原則，對于任何違法違規(guī)行為都絕不姑息。希望大家能夠嚴(yán)格遵守財務(wù)印章管