監(jiān)獄物資采購管理辦法一、前言監(jiān)獄作為國家刑罰執(zhí)行機(jī)關(guān)，承擔(dān)著維護(hù)社會穩(wěn)定、改造罪犯的重要職責(zé)。物資采購工作是監(jiān)獄日常運(yùn)轉(zhuǎn)和履行職能的重要保障，關(guān)系到監(jiān)管安全、罪犯改造以及監(jiān)獄各項(xiàng)工作的順利開展。為了加強(qiáng)監(jiān)獄物資采購管理，規(guī)范采購行為，提高資金使用效益，確保采購工作公正、公平、公開，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)以及監(jiān)獄管理的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本監(jiān)獄實(shí)際運(yùn)營需求，特制定本管理辦法。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守本辦法，共同做好監(jiān)獄物資采購管理工作，為監(jiān)獄的安全穩(wěn)定和發(fā)展貢獻(xiàn)力量。二、適用范圍本辦法適用于本監(jiān)獄使用財(cái)政性資金及其他自有資金進(jìn)行的物資采購活動，包括但不限于辦公設(shè)備、生活用品、食品、醫(yī)療用品、安防設(shè)備、教育改造器材等各類物資的采購。三、采購原則1.合法合規(guī)原則：物資采購活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、政府采購政策以及監(jiān)獄管理的相關(guān)規(guī)定，確保采購行為依法依規(guī)進(jìn)行。2.公平公正原則：在采購過程中，要遵循公平、公正的原則，對待所有供應(yīng)商一視同仁，不得歧視或偏袒任何一方。確保采購程序透明，競爭公平，結(jié)果公正。3.公開透明原則：除涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私外，采購信息應(yīng)盡可能公開，包括采購項(xiàng)目、采購需求、采購程序、采購結(jié)果等，接受社會監(jiān)督。4.效益原則：以提高資金使用效益為目標(biāo)，在保證物資質(zhì)量和滿足監(jiān)獄工作需求的前提下，合理控制采購成本，實(shí)現(xiàn)性價比最優(yōu)。5.誠實(shí)信用原則：參與采購活動的各方應(yīng)誠實(shí)守信，不得提供虛假材料、隱瞞真實(shí)情況或進(jìn)行欺詐等不正當(dāng)行為。四、管理職責(zé)（一）監(jiān)獄采購領(lǐng)導(dǎo)小組1.組成：由監(jiān)獄長擔(dān)任組長，副監(jiān)獄長擔(dān)任副組長，成員包括財(cái)務(wù)、審計(jì)、紀(jì)檢、各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等。2.職責(zé)：審議監(jiān)獄物資采購管理制度和采購計(jì)劃，對重大采購事項(xiàng)進(jìn)行決策。協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的重大問題，監(jiān)督采購工作的執(zhí)行情況。對采購結(jié)果進(jìn)行審定，確保采購活動符合監(jiān)獄整體利益和相關(guān)規(guī)定。（二）采購管理部門1.設(shè)立：可單獨(dú)設(shè)立采購管理辦公室或指定相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)采購管理工作。2.職責(zé)：負(fù)責(zé)制定年度采購計(jì)劃，根據(jù)監(jiān)獄工作需求和預(yù)算安排，合理確定采購項(xiàng)目和采購時間。組織實(shí)施采購活動，包括編制采購文件、發(fā)布采購信息、邀請供應(yīng)商、組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等工作。負(fù)責(zé)供應(yīng)商的管理，建立供應(yīng)商庫，對供應(yīng)商進(jìn)行資格審查、評價和考核，維護(hù)良好的供應(yīng)商關(guān)系。簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。整理、歸檔采購文件和資料，建立采購檔案，以備查閱和審計(jì)。（三）使用部門1.職責(zé)：根據(jù)實(shí)際工作需要，提出物資采購需求，詳細(xì)說明采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、使用時間等信息。參與采購項(xiàng)目的論證和技術(shù)需求的確定，協(xié)助采購管理部門制定采購文件。負(fù)責(zé)對采購物資進(jìn)行驗(yàn)收，確保物資符合采購要求和使用標(biāo)準(zhǔn)。對驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時反饋給采購管理部門。負(fù)責(zé)采購物資的日常使用和維護(hù)管理，提高物資使用效益。（四）財(cái)務(wù)部門1.職責(zé)：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，確保采購項(xiàng)目資金安排合理、合規(guī)。按照財(cái)務(wù)制度和采購合同的約定，及時辦理采購資金的支付手續(xù)。對采購活動進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督，審查采購資金的使用情況，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險。（五）審計(jì)部門1.職責(zé)：對采購活動進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，包括對采購預(yù)算、采購程序、采購合同、采購資金使用等方面進(jìn)行審計(jì)。對采購項(xiàng)目進(jìn)行績效審計(jì)，評價采購活動的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，提出改進(jìn)建議。對采購過程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查，并提出處理意見。（六）紀(jì)檢監(jiān)察部門1.職責(zé)：對采購活動進(jìn)行全程監(jiān)督，確保采購工作依法依規(guī)、公正廉潔進(jìn)行。受理采購活動中的投訴和舉報(bào)，對違規(guī)違紀(jì)行為進(jìn)行查處。開展廉政教育，增強(qiáng)采購工作人員的廉潔自律意識。五、采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制：各使用部門應(yīng)根據(jù)監(jiān)獄工作規(guī)劃和實(shí)際需求，結(jié)合上一年度物資使用情況，于每年規(guī)定時間前提出下一年度物資采購需求計(jì)劃，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額等內(nèi)容。采購管理部門對各部門提交的采購需求計(jì)劃進(jìn)行匯總、審核和綜合平衡，結(jié)合監(jiān)獄年度預(yù)算安排，編制監(jiān)獄年度物資采購預(yù)算草案，報(bào)監(jiān)獄采購領(lǐng)導(dǎo)小組審議。2.預(yù)算審批：監(jiān)獄年度物資采購預(yù)算草案經(jīng)監(jiān)獄采購領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過后，按照規(guī)定程序報(bào)上級主管部門和財(cái)政部門審批。經(jīng)批準(zhǔn)后的采購預(yù)算具有嚴(yán)肅性，必須嚴(yán)格執(zhí)行，不得隨意調(diào)整。3.預(yù)算調(diào)整：因特殊情況確需調(diào)整采購預(yù)算的，使用部門應(yīng)提出書面申請，說明調(diào)整原因、調(diào)整項(xiàng)目和調(diào)整金額等內(nèi)容，經(jīng)采購管理部門審核后，報(bào)監(jiān)獄采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。涉及預(yù)算總額調(diào)整的，還需按照規(guī)定程序報(bào)上級主管部門和財(cái)政部門批準(zhǔn)。六、采購方式1.公開招標(biāo)：達(dá)到國家規(guī)定的公開招標(biāo)限額標(biāo)準(zhǔn)的采購項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)采用公開招標(biāo)方式。公開招標(biāo)應(yīng)按照《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》及相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，在指定的媒體上發(fā)布招標(biāo)公告，邀請不特定的供應(yīng)商參加投標(biāo)，通過公平競爭確定中標(biāo)供應(yīng)商。我們鼓勵各部門在符合條件的情況下優(yōu)先選擇公開招標(biāo)方式，以確保采購活動的公平、公正和公開。2.邀請招標(biāo)：符合下列情形之一的，可以采用邀請招標(biāo)方式：具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的；采用公開招標(biāo)方式的費(fèi)用占政府采購項(xiàng)目總價值的比例過大的。采用邀請招標(biāo)方式的，采購管理部門應(yīng)通過隨機(jī)方式選擇符合資格條件的供應(yīng)商，并向其發(fā)出投標(biāo)邀請書。邀請招標(biāo)的供應(yīng)商不得少于三家。3.競爭性談判：符合下列情形之一的，可以采用競爭性談判方式：招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計(jì)算出價格總額的。采用競爭性談判方式采購的，采購管理部門應(yīng)成立談判小組，與供應(yīng)商進(jìn)行談判，通過多輪報(bào)價和談判，確定成交供應(yīng)商。談判小組由采購管理部門代表和有關(guān)專家組成，成員人數(shù)應(yīng)為三人以上單數(shù)。4.單一來源采購：符合下列情形之一的，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采用單一來源采購方式的，采購管理部門應(yīng)在采購前公示擬采購的項(xiàng)目名稱、采購內(nèi)容、供應(yīng)商名稱等信息，公示期不得少于五個工作日。公示無異議后，報(bào)監(jiān)獄采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批，并按照規(guī)定程序與供應(yīng)商簽訂采購合同。5.詢價采購：采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的政府采購項(xiàng)目，可以采用詢價方式采購。采用詢價采購方式的，采購管理部門應(yīng)向符合資格條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)一次性報(bào)出不得更改的價格。采購管理部門根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報(bào)價最低的原則確定成交供應(yīng)商。詢價供應(yīng)商不得少于三家。七、采購程序（一）采購申請使用部門根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫《物資采購申請表》，詳細(xì)說明采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、使用時間、預(yù)算金額等內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)采購管理部門。（二）采購審批采購管理部門對使用部門提交的采購申請進(jìn)行審核，核實(shí)采購需求的合理性和必要性，以及預(yù)算安排是否符合規(guī)定。審核通過后，報(bào)監(jiān)獄采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。（三）采購文件編制采購管理部門根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和采購方式，編制相應(yīng)的采購文件。采購文件應(yīng)包括采購項(xiàng)目的名稱、內(nèi)容、技術(shù)要求、商務(wù)要求、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容，確保采購文件完整、準(zhǔn)確、清晰，具有可操作性。希望大家在編制采購文件時，認(rèn)真細(xì)致，充分考慮各種因素，避免出現(xiàn)漏洞和歧義。（四）采購信息發(fā)布采用公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價等采購方式的，采購管理部門應(yīng)在指定的媒體上發(fā)布采購信息，包括采購公告、招標(biāo)文件、詢價通知書等，公告期限應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。采購信息應(yīng)準(zhǔn)確、完整，不得含有歧視性或傾向性條款。（五）供應(yīng)商報(bào)名及資格審查供應(yīng)商按照采購信息要求，在規(guī)定時間內(nèi)報(bào)名參加采購活動，并提交相關(guān)資格證明文件。采購管理部門對供應(yīng)商的資格進(jìn)行審查，確定符合資格條件的供應(yīng)商名單。資格審查應(yīng)嚴(yán)格按照采購文件規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和程序進(jìn)行，確保審查結(jié)果公正、客觀。（六）采購評審1.組建評審小組：根據(jù)采購項(xiàng)目的性質(zhì)和特點(diǎn)，采購管理部門組建評審小組。評審小組由采購管理部門代表、使用部門代表和有關(guān)專家組成，成員人數(shù)應(yīng)為三人以上單數(shù)。專家應(yīng)從政府采購專家?guī)熘须S機(jī)抽取。2.評審工作：評審小組按照采購文件規(guī)定的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法，對供應(yīng)商的投標(biāo)文件或響應(yīng)文件進(jìn)行評審。評審過程應(yīng)嚴(yán)格保密，評審人員應(yīng)獨(dú)立、客觀、公正地進(jìn)行評審，不得相互串通或偏袒特定供應(yīng)商。評審結(jié)束后，評審小組出具評審報(bào)告，推薦中標(biāo)或成交候選人名單。（七）中標(biāo)（成交）結(jié)果公示采購管理部門根據(jù)評審報(bào)告，確定中標(biāo)（成交）供應(yīng)商，并在指定的媒體上公示中標(biāo)（成交）結(jié)果，公示期不得少于三個工作日。公示內(nèi)容應(yīng)包括中標(biāo)（成交）供應(yīng)商名稱、中標(biāo)（成交）金額、采購項(xiàng)目名稱等。公示期間，如有供應(yīng)商對中標(biāo)（成交）結(jié)果提出質(zhì)疑，采購管理部門應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行處理。（八）合同簽訂中標(biāo)（成交）結(jié)果公示無異議后，采購管理部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)與中標(biāo)（成交）供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、交貨時間、交貨地點(diǎn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)和采購文件的要求，確保合同合法有效。希望大家在簽訂合同時，認(rèn)真審核合同條款，避免出現(xiàn)合同風(fēng)險。（九）合同履行與驗(yàn)收1.合同履行：中標(biāo)（成交）供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定履行義務(wù)，按時、按質(zhì)、按量提供采購物資。采購管理部門應(yīng)跟蹤合同執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。使用部門應(yīng)積極配合供應(yīng)商做好物資的接收和使用工作。2.驗(yàn)收：物資到貨后，使用部門應(yīng)及時組織驗(yàn)收。驗(yàn)收應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法進(jìn)行，確保物資符合采購要求。驗(yàn)收合格后，使用部門應(yīng)填寫《物資驗(yàn)收單》，由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。如驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題或不符合合同要求，使用部門應(yīng)及時通知采購管理部門，采購管理部門應(yīng)按照合同約定與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商采取換貨、退貨、修理等措施，直至達(dá)到合同要求。（十）資金支付財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購合同、物資驗(yàn)收單等相關(guān)憑證，按照財(cái)務(wù)制度和合同約定的付款方式，及時辦理采購資金的支付手續(xù)。在支付資金前，財(cái)務(wù)部門應(yīng)認(rèn)真審核相關(guān)憑證的真實(shí)性、合法性和完整性，確保資金支付準(zhǔn)確、安全。八、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商庫建立：采購管理部門應(yīng)建立供應(yīng)商庫，對參與監(jiān)獄物資采購活動的供應(yīng)商進(jìn)行登記和管理。供應(yīng)商庫應(yīng)包括供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、信用記錄等內(nèi)容。我們鼓勵各部門積極推薦優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商進(jìn)入供應(yīng)商庫，以豐富供應(yīng)商資源，提高采購競爭度。2.供應(yīng)商資格審查：在每次采購活動前，采購管理部門應(yīng)對供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，核實(shí)供應(yīng)商是否符合采購項(xiàng)目的資格要求。資格審查應(yīng)包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、相關(guān)資質(zhì)證書、業(yè)績證明等內(nèi)容。對不符合資格要求的供應(yīng)商，不得允許其參與采購活動。3.供應(yīng)商評價與考核：采購管理部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價與考核，評價內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價格水平、信用狀況等方面。根據(jù)評價與考核結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先采購、增加采購份額等獎勵，對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、暫停采購資格、取消供應(yīng)商資格等處理。希望供應(yīng)商能夠重視自身的表現(xiàn)，不斷提高服務(wù)質(zhì)量和產(chǎn)品質(zhì)量，與我們建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。4.供應(yīng)商投訴處理：供應(yīng)商對采購活動有異議或投訴的，應(yīng)按照規(guī)定的程序和時間向采購管理部門提出。采購管理部門應(yīng)及時受理供應(yīng)商的投訴，并進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。對投訴屬實(shí)的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，并將處理結(jié)果及時反饋給供應(yīng)商。對惡意投訴的供應(yīng)商，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行處罰。九、采購檔案管理1.檔案范圍：采購檔案應(yīng)包括采購項(xiàng)目的申請文件、審批文件、采購文件（招標(biāo)文件、詢價通知書、競爭性談判文件等）、供應(yīng)商報(bào)名資料、資格審查記錄、評審報(bào)告、中標(biāo)（成交）結(jié)果公示、采購合同、驗(yàn)收報(bào)告、資金支付憑證等與采購活動相關(guān)的文件和資料。2.檔案整理與歸檔：采購管理部門應(yīng)在采購項(xiàng)目結(jié)束后，及時對采購檔案進(jìn)行整理和歸檔。檔案整理應(yīng)按照時間順序和文件類別進(jìn)行分類，確保檔案資料完整、有序。歸檔的檔案應(yīng)妥善保管，便于查閱和審計(jì)。3.檔案保管期限：采購檔案的保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般不少于十五年。對涉及重大采購項(xiàng)目或重要事項(xiàng)的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限。十、監(jiān)督與責(zé)任追究1.內(nèi)部監(jiān)督：監(jiān)獄內(nèi)部審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等部門應(yīng)加強(qiáng)對物資采購活動的監(jiān)督檢查，定期或不定期對采購項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)和專項(xiàng)檢查，重點(diǎn)檢查采購程序是否合法合規(guī)、采購文件是否規(guī)范、采購資金使用是否合理、供應(yīng)商管理是否到位等方面。對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，要求相關(guān)部門限期整改。2.外部監(jiān)督：積極接受上級主管部門、財(cái)政部門、審計(jì)部門等