行政檔案整理分類管理制度?

行政檔案整理分類管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本高端賓館行政檔案管理，實(shí)現(xiàn)行政檔案整理分類工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，有效保護(hù)和利用行政檔案信息資源，更好地為賓館的運(yùn)營(yíng)、決策及發(fā)展提供支持和服務(wù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于賓館內(nèi)所有涉及行政檔案整理分類工作的部門及人員。行政檔案涵蓋賓館行政事務(wù)中形成的各類文件、資料、記錄等，包括但不限于公文、會(huì)議紀(jì)要、報(bào)告、合同、證照等。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠，反映行政事務(wù)的實(shí)際情況。2.完整性原則：保證檔案資料齊全完整，不遺漏重要信息。3.系統(tǒng)性原則：按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和方法，對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理，便于管理和利用。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密法規(guī)和賓館保密制度，對(duì)涉及機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管和處理。5.便利性原則：檔案整理分類應(yīng)便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、管理職責(zé)（一）行政主管部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善行政檔案整理分類管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.組織開(kāi)展行政檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。3.對(duì)各部門行政檔案整理分類工作進(jìn)行指導(dǎo)、檢查和考核，定期組織培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)行政檔案的保管和安全防護(hù)工作，配備必要的檔案保管設(shè)備和設(shè)施，確保檔案的安全存放。5.負(fù)責(zé)行政檔案的數(shù)字化建設(shè)，推動(dòng)檔案信息資源的共享和利用。6.按照規(guī)定的程序和要求，負(fù)責(zé)行政檔案的鑒定、銷毀和移交工作。（二）各部門職責(zé)1.確定本部門的檔案兼職管理人員，負(fù)責(zé)本部門行政檔案的收集、整理和初步分類工作，并及時(shí)移交至行政主管部門。2.按照行政主管部門的要求，對(duì)本部門形成的行政文件、資料進(jìn)行及時(shí)整理，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.協(xié)助行政主管部門開(kāi)展檔案整理分類工作，提供必要的信息和支持。4.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，按照規(guī)定的程序和要求查閱、借閱本部門的行政檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，嚴(yán)格按照檔案整理分類管理制度開(kāi)展工作。2.負(fù)責(zé)對(duì)接收的行政檔案進(jìn)行核對(duì)、整理、分類、編目等具體操作，確保檔案整理質(zhì)量。3.做好檔案的保管、借閱登記工作，及時(shí)更新檔案管理臺(tái)賬，保證檔案信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理工作，包括溫濕度記錄、安全檢查等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施。5.積極參與檔案數(shù)字化工作，準(zhǔn)確錄入檔案信息，提高檔案管理效率。三、檔案收集（一）收集范圍1.上級(jí)文件：上級(jí)主管部門、政府相關(guān)部門下發(fā)的各類公文、政策法規(guī)文件、通知、通報(bào)等。2.本館文件：賓館在行政管理活動(dòng)中形成的各類文件，如請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度等。3.合同協(xié)議：賓館簽訂的各類合同、協(xié)議，包括但不限于租賃合同、采購(gòu)合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議等。4.證照資質(zhì)：賓館及員工的各類證照、資質(zhì)證書(shū)，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、衛(wèi)生許可證、特種行業(yè)許可證、員工的專業(yè)資格證書(shū)等。5.會(huì)議資料：賓館組織召開(kāi)的各類會(huì)議形成的會(huì)議議程、會(huì)議材料、會(huì)議記錄、發(fā)言稿等。6.人事檔案：?jiǎn)T工的招聘資料、入職登記表、勞動(dòng)合同、考核評(píng)價(jià)材料、薪資福利記錄、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲記錄等。7.財(cái)務(wù)檔案：財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料、發(fā)票、收據(jù)等與財(cái)務(wù)管理相關(guān)的文件資料。8.其他資料：與賓館行政管理活動(dòng)相關(guān)的其他資料，如榮譽(yù)證書(shū)、宣傳資料、賓客投訴處理記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.收集的檔案應(yīng)確保真實(shí)、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章等手續(xù)完備。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、存儲(chǔ)安全，并注明文件的形成時(shí)間、來(lái)源等關(guān)鍵信息。4.各部門應(yīng)定期將收集整理好的檔案移交至行政主管部門，一般每月或每季度進(jìn)行一次集中移交，特殊情況及時(shí)移交。（三）收集流程1.部門收集：各部門檔案兼職管理人員按照收集范圍和要求，對(duì)本部門的行政文件、資料進(jìn)行收集和初步整理，填寫《檔案收集清單》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、來(lái)源等信息。2.部門審核：部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門收集的檔案進(jìn)行審核，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性，審核通過(guò)后在《檔案收集清單》上簽字確認(rèn)。3.移交行政主管部門：部門檔案兼職管理人員將審核后的檔案及《檔案收集清單》一并移交至行政主管部門。行政主管部門檔案管理人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后在《檔案收集清單》上簽字接收，完成檔案收集工作。四、檔案整理分類（一）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律：根據(jù)文件的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等因素，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，進(jìn)行系統(tǒng)整理。2.便于管理和利用：整理后的檔案應(yīng)便于保管、查詢和借閱，提高檔案的利用效率。3.保持歷史原貌：尊重檔案的原始記錄，不隨意更改或刪除檔案內(nèi)容，確保檔案的真實(shí)性和完整性。（二）分類方法1.年度分類法：按照檔案形成的年份進(jìn)行分類，將同一年度的檔案歸為一類。例如，將2023年形成的所有行政檔案歸為“2023年度檔案”類別。2.組織機(jī)構(gòu)分類法：根據(jù)賓館內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置進(jìn)行分類，每個(gè)部門形成的檔案歸為一類。如行政部檔案、財(cái)務(wù)部檔案、客房部檔案等。3.問(wèn)題分類法：按照檔案所反映的問(wèn)題或主題進(jìn)行分類，將同一問(wèn)題或主題的檔案歸為一類。例如，將所有關(guān)于賓館裝修改造的檔案歸為“裝修改造”類別，將所有涉及員工培訓(xùn)的檔案歸為“員工培訓(xùn)”類別。（三）具體分類標(biāo)準(zhǔn)1.行政管理類-上級(jí)來(lái)文：按照發(fā)文單位和文件類型進(jìn)一步細(xì)分，如政府部門文件、行業(yè)協(xié)會(huì)文件等。-本館發(fā)文：根據(jù)文件的性質(zhì)和用途，分為請(qǐng)示、報(bào)告、通知、通報(bào)、批復(fù)、函等類別。-會(huì)議紀(jì)要：按會(huì)議類型，如總經(jīng)理辦公會(huì)紀(jì)要、部門工作會(huì)議紀(jì)要等進(jìn)行分類。-規(guī)章制度：按照制度所涉及的領(lǐng)域，如人事管理制度、財(cái)務(wù)管理制度、安全管理制度等進(jìn)行分類。2.合同協(xié)議類-按合同性質(zhì)分類：分為租賃合同、采購(gòu)合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議等。-在每類合同下，再按簽訂時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)排列。3.證照資質(zhì)類-賓館證照：如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、衛(wèi)生許可證、消防許可證等。-員工資質(zhì)證書(shū)：按照員工所在部門和證書(shū)類型進(jìn)行分類。4.人事檔案類-招聘檔案：包括招聘計(jì)劃、招聘信息發(fā)布、應(yīng)聘人員簡(jiǎn)歷、面試記錄等。-入職檔案：?jiǎn)T工入職登記表、勞動(dòng)合同、薪資福利確認(rèn)表等。-考核檔案：績(jī)效考核報(bào)告、年度考核評(píng)價(jià)表等。-培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)考核記錄等。-獎(jiǎng)懲檔案：表彰獎(jiǎng)勵(lì)文件、處罰決定等。5.財(cái)務(wù)檔案類-財(cái)務(wù)報(bào)表：資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。-財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告：內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、外部審計(jì)報(bào)告等。-稅務(wù)資料：納稅申報(bào)表、稅務(wù)發(fā)票、稅收繳款書(shū)等。-費(fèi)用報(bào)銷：各類費(fèi)用報(bào)銷憑證、審批單等。6.其他類-榮譽(yù)證書(shū)：按照獲得的榮譽(yù)級(jí)別和時(shí)間進(jìn)行分類。-宣傳資料：賓館宣傳冊(cè)、海報(bào)、廣告文案等。-賓客投訴處理記錄：按照投訴時(shí)間和投訴類型進(jìn)行分類。（四）整理步驟1.初步整理：檔案管理人員對(duì)接收的檔案進(jìn)行初步篩選，剔除重復(fù)、無(wú)效的文件資料。對(duì)破損、褪色的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.分類編號(hào)：按照確定的分類方法和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行分類，并為每一類檔案編制唯一的編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，便于識(shí)別和記憶。3.編目：為每份檔案編制目錄信息，包括檔案編號(hào)、名稱、形成時(shí)間、來(lái)源、保管期限等。編目信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，并錄入檔案管理系統(tǒng)。4.裝訂：對(duì)于需要裝訂的檔案，如文件材料較多的案卷，應(yīng)進(jìn)行整齊裝訂，確保檔案的牢固和美觀。裝訂時(shí)應(yīng)注意去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式。5.上架存放：將整理好的檔案按照分類編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)在檔案架上標(biāo)明檔案類別和編號(hào)范圍，便于快速定位。五、檔案保管（一）保管環(huán)境1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)、干燥，溫度控制在14℃-24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%-60%之間。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防盜等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥、防鼠板、門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)定期進(jìn)行清潔和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案造成損害。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，不同類別、不同年度的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，便于查找和管理。2.對(duì)于珍貴或易損的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如使用專門的檔案盒、文件夾進(jìn)行保護(hù)，或進(jìn)行數(shù)字化備份后單獨(dú)存放。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)設(shè)備中，定期進(jìn)行備份，并進(jìn)行防病毒、防黑客攻擊等安全防護(hù)措施。（三）保管期限1.根據(jù)檔案的性質(zhì)、重要程度和利用價(jià)值，確定檔案的保管期限。保管期限分為短期（1-3年）、中期（3-5年）、長(zhǎng)期（5年以上）和永久保存。2.對(duì)于有明確保管期限規(guī)定的檔案，按照規(guī)定執(zhí)行；對(duì)于沒(méi)有明確規(guī)定的檔案，由行政主管部門會(huì)同相關(guān)部門根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行檢查和清理，對(duì)已到保管期限的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和處理。（四）保管登記1.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、移庫(kù)、保管期限、保管狀況等信息。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，確保檔案的實(shí)際數(shù)量與保管臺(tái)賬記錄一致。如發(fā)現(xiàn)檔案缺失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并查明原因，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由行政主管部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員為成員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案的歷史價(jià)值：評(píng)估檔案對(duì)賓館發(fā)展歷程、重大事件等方面的記錄價(jià)值。2.現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值：考慮檔案是否仍對(duì)賓館的日常運(yùn)營(yíng)、決策等有參考作用。3.法律、法規(guī)及政策要求：依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和政策規(guī)定，確定檔案是否需要繼續(xù)保存。（三）鑒定流程1.檔案管理人員根據(jù)保管期限臺(tái)賬，列出已到保管期限的檔案清單，提交檔案鑒定工作小組。2.檔案鑒定工作小組對(duì)清單中的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀意見(jiàn)。3.檔案鑒定工作小組將鑒定結(jié)果形成書(shū)面報(bào)告，報(bào)賓館主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀處理1.經(jīng)審批同意銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、形成時(shí)間等信息。2.銷毀檔案應(yīng)采用合適的方式，如粉碎、焚燒、電子數(shù)據(jù)擦除等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.銷毀過(guò)程應(yīng)有專人監(jiān)督，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。銷毀清冊(cè)應(yīng)作為檔案保存，以備查考。七、檔案借閱與利用（一）借閱制度1.明確借閱范圍：規(guī)定哪些檔案可以借閱，哪些檔案屬于機(jī)密不允許借閱，或需經(jīng)特殊審批方可借閱。一般情況下，涉及賓館核心機(jī)密、商業(yè)秘密的檔案借閱需嚴(yán)格控制。2.借閱申請(qǐng)：借閱人需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。對(duì)于機(jī)密檔案的借閱，還需經(jīng)賓館主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.借閱期限：一般檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，借閱人應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱登記：檔案管理人員對(duì)借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。（二）利用服務(wù)1.提供查閱場(chǎng)所：在檔案庫(kù)房或?qū)ｉT的檔案查閱室為借閱人提供安全、舒適的查閱環(huán)境。2.協(xié)助查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)借閱人的需求，協(xié)助其查找和提供相關(guān)檔案，并對(duì)檔案的查閱方法和注意事項(xiàng)進(jìn)行指導(dǎo)。3.檔案復(fù)制：如因工作需要，借閱人可以申請(qǐng)復(fù)制檔案。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批和復(fù)制操作，并記錄復(fù)制的檔案名稱、數(shù)量、用途等信息。（三）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，歸還時(shí)檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，按照規(guī)定進(jìn)行賠償或采取其他補(bǔ)救措施。八、檔案數(shù)字化管理（一）數(shù)字化目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)行政檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和管理，提高檔案的利用效率和安全性，便于檔案信息的共享和遠(yuǎn)程查閱。（二）數(shù)字化流程1.掃描：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，確保掃描圖像清晰、完整。掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，圖像格式應(yīng)為常見(jiàn)的JPEG或TIFF等。2.圖像處理：對(duì)掃描圖像進(jìn)行去噪、糾偏、裁剪等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的目錄信息準(zhǔn)確錄入檔案管理系統(tǒng)，建立圖像與目錄信息的關(guān)聯(lián)。4.存儲(chǔ)備份：將數(shù)字化檔案存儲(chǔ)在專門的存儲(chǔ)設(shè)備或服務(wù)器中，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）數(shù)字化檔案的管理與利用1.建立數(shù)字化檔案檢索系統(tǒng)，方便用戶通過(guò)關(guān)鍵詞、分類、時(shí)間等多種方式快速檢索檔案信息。2.對(duì)數(shù)字化檔案的訪問(wèn)權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，根據(jù)用戶的身份和權(quán)限設(shè)置不同的訪問(wèn)級(jí)別，確保檔案信息的安全。3.定期對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，保證檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.行政主管部門定期對(duì)各部門行政檔案整理分類工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集的及時(shí)性、整理的規(guī)范性、分類的準(zhǔn)確性等。2.建立檔案管理工作內(nèi)部審計(jì)制度，定期對(duì)檔案管理制度