09第九章專(zhuān)門(mén)檔案管理概要第一節(jié)人事檔案管理概要人事檔案概述人事檔案的文件材料收集人事檔案的文件材料鑒別人事檔案的整理人事檔案的保管人事檔案的利用人事檔案的轉(zhuǎn)遞一、人事檔案概述人事檔案的概念人事檔案是在組織人事管理活動(dòng)中形成，并經(jīng)組織審查或認(rèn)可的，記錄、反映人員經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等原貌，以個(gè)人為單位立卷歸檔保存的文字、聲音、圖像、照片等形式的檔案簡(jiǎn)言之，人事檔案即記錄和反映個(gè)人德、能、勤、績(jī)、廉等方面情況的，經(jīng)組織認(rèn)可歸檔保存的個(gè)人材料人事檔案的特點(diǎn)專(zhuān)屬性、真實(shí)性、認(rèn)可性、動(dòng)態(tài)性、機(jī)密性二、人事檔案的文件材料收集人事檔案材料產(chǎn)生于與個(gè)人有一定關(guān)系的各有關(guān)組織或部門(mén)的現(xiàn)實(shí)工作中，從其來(lái)源看，有個(gè)人形成的，也有組織上形成的檔案管理者只有充分了解人事檔案的來(lái)源，才能在收集工作中做到心中有數(shù)，才能及時(shí)、全面地收集好個(gè)人的檔案材料，個(gè)人在某個(gè)時(shí)期或階段的歷史面貌才能通過(guò)完備的檔案材料得到整體的反映收集人事檔案是人事檔案管理的起點(diǎn)，也是人事檔案管理的重要環(huán)節(jié)二、人事檔案的文件材料收集以干部檔案收集為例，根據(jù)《干部人事檔案工作條例》《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，以下文件材料都屬于干部檔案收集內(nèi)容：履歷類(lèi)材料自傳和思想類(lèi)材料考核鑒定類(lèi)材料學(xué)歷學(xué)位、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱(chēng)）、學(xué)術(shù)評(píng)鑒和教育培訓(xùn)類(lèi)材料政審、審計(jì)和審核類(lèi)材料更改（認(rèn)定）姓名、民族、籍貫、國(guó)籍、入黨入團(tuán)時(shí)間、參加工作時(shí)間等材料，個(gè)人申請(qǐng)、組織審查報(bào)告及主要依據(jù)與證明材料、上級(jí)批復(fù)，計(jì)算連續(xù)工齡審批材料等黨、團(tuán)類(lèi)材料二、人事檔案的文件材料收集表彰獎(jiǎng)勵(lì)類(lèi)材料違規(guī)違紀(jì)違法處理處分類(lèi)材料工資、任免、出國(guó)和會(huì)議代表類(lèi)材料治喪材料干部人事檔案報(bào)送、審核工作材料其他可供組織參考的材料三、人事檔案的文件材料鑒別在鑒別中可參照如下原則：判斷是否屬于干部人事檔案材料查材料是否屬于辦畢材料審查材料是否齊全、完整審查材料是否手續(xù)完備四、人事檔案的整理人事檔案的分類(lèi)由具體條例確定人事檔案的文件材料排列不同類(lèi)材料按不同方式排序，主要排序方式有：按檔案材料形成時(shí)間排序按檔案材料內(nèi)容的主次關(guān)系進(jìn)行排序按時(shí)間順序或按材料性質(zhì)相對(duì)集中排序的文件目錄的編制檔案材料的裝訂五、人事檔案的保管人事檔案保管的范圍各級(jí)管理人員，其全套人事檔案由主管部門(mén)保管，主要協(xié)管的部門(mén)只保管檔案副本離休、退休和退職人員，就地安置的，檔案由原管理單位或工作單位保管；異地安置的，則可轉(zhuǎn)到負(fù)責(zé)管理該人員的組織、人事部門(mén)保管開(kāi)除公職人員，未就業(yè)的，其檔案由原管理單位保管；另就業(yè)的，其檔案轉(zhuǎn)給有關(guān)的人事部門(mén)保管受刑人員，在處分期內(nèi)，其檔案由原管理單位保管；刑滿(mǎn)釋放后，重新安排工作的，其檔案由有關(guān)人事部門(mén)或政府部門(mén)所屬的人才流動(dòng)服務(wù)中心保管出國(guó)不歸、失蹤及逃亡人員，其檔案由原管理單位保管干部檔案管理人員及其本單位的直系親屬的檔案，由所在單位組織指定有關(guān)部門(mén)專(zhuān)人保管五、人事檔案的保管人事檔案保管的設(shè)施與要求人事檔案管理部門(mén)要建立堅(jiān)固的、防火、防潮的專(zhuān)用檔案庫(kù)房，配置鐵質(zhì)的檔案柜庫(kù)房面積，每千卷需20~

30平方米。庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕設(shè)備、滅火設(shè)備等經(jīng)常檢查庫(kù)房?jī)?nèi)的各類(lèi)設(shè)施和安全措施，保證所有設(shè)施能正常使用要保持庫(kù)房的清潔和適宜的溫濕度六、人事檔案的利用利用人事檔案主要通過(guò)以下五種途徑實(shí)現(xiàn)：一是提供閱覽二是提供外借三是出具檔案證明四是提供綜合性的檔案信息五是咨詢(xún)服務(wù)提供檔案利用時(shí)必須遵守以下規(guī)定：規(guī)范審查程序查閱干部檔案，利用單位應(yīng)派中共黨員干部到保管單位查閱室查閱人事檔案一般不外借任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案嚴(yán)禁涂改、圈畫(huà)、抽取、撤換檔案材料，查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容借用、查閱檔案的單位或個(gè)人，不得擅自拍攝復(fù)制檔案內(nèi)容七、人事檔案的轉(zhuǎn)遞人事檔案管理依據(jù)檔案隨人原則。也就是說(shuō)，隨著人員工作關(guān)系的調(diào)整遷移，其人事主管單位如果發(fā)生變動(dòng)，就要辦理人事檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)，原人事主管單位必須將已調(diào)離人員的檔案轉(zhuǎn)到新的主管或協(xié)管單位另外，在辦理干部職務(wù)的任免、獎(jiǎng)勵(lì)、處分等項(xiàng)工作中，形成新的人事檔案材料，所在單位也要將材料轉(zhuǎn)給管理人事檔案的部門(mén)第二節(jié)會(huì)計(jì)檔案管理概要會(huì)計(jì)檔案概述會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍會(huì)計(jì)檔案的整理立卷電子會(huì)計(jì)資料的管理要求會(huì)計(jì)檔案的保管會(huì)計(jì)檔案的歸檔與移交會(huì)計(jì)檔案的借閱會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷(xiāo)毀一、會(huì)計(jì)檔案概述會(huì)計(jì)檔案的概念會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)專(zhuān)業(yè)性、客觀性、巨量性二、會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍包括以下幾類(lèi)：會(huì)計(jì)憑證會(huì)計(jì)賬簿財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告其他會(huì)計(jì)資料三、會(huì)計(jì)檔案的整理立卷會(huì)計(jì)憑證的立卷方法一般按月立卷會(huì)計(jì)賬簿的立卷方法按年度立卷財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告（會(huì)計(jì)報(bào)表）的立卷方法按年度立卷立卷時(shí)要區(qū)分不同的保管期限年度報(bào)表與季度、月度報(bào)表分別組卷四、電子會(huì)計(jì)資料的管理要求同時(shí)滿(mǎn)足下列條件的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案第一，形成的電子會(huì)計(jì)資料來(lái)源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸?shù)诙?，使用的?huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料，能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序第三，使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案，符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求，并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系第四，采取有效措施，防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改第五，建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫?，能夠有效防范自然?zāi)害、意外事故和人為破壞的影響第六，形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案五、會(huì)計(jì)檔案的保管會(huì)計(jì)檔案的保管期限會(huì)計(jì)檔案的重要程度不同，其保管期限也有所不同五、會(huì)計(jì)檔案的保管會(huì)計(jì)檔案的保管要求會(huì)計(jì)檔案室應(yīng)選擇在干燥防水的地方，并遠(yuǎn)離易燃品堆放地，周?chē)鷳?yīng)備有相應(yīng)的防火器材采用透明塑料膜作防塵罩、防塵布，遮蓋所有檔案架和堵塞鼠洞；會(huì)計(jì)檔案室應(yīng)保持通風(fēng)透光，防止潮濕，并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱場(chǎng)地，以利查閱設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿，嚴(yán)防毀壞、損失、散失和泄密電子會(huì)計(jì)檔案保管要采取防盜、防磁等安全措施六、會(huì)計(jì)檔案的歸檔與移交當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可由單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管一年，再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案最長(zhǎng)不超過(guò)三年臨時(shí)保管期間，會(huì)計(jì)檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，且出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案各單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)在辦理會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，并按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交七、會(huì)計(jì)檔案的借閱會(huì)計(jì)檔案為本單位提供利用，原則上不得借出，如有特殊需要須經(jīng)上級(jí)主管單位或單位領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)外單位人員借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位正式介紹信，經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，方可辦理借