統(tǒng)籌協(xié)調(diào)物資管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司物資管理，規(guī)范物資采購、存儲(chǔ)、使用及處置等流程，提高物資使用效率，降低成本，確保公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有部門及員工涉及的物資管理活動(dòng)，包括但不限于辦公用品、設(shè)備器材、原材料、低值易耗品等。（三）基本原則1.統(tǒng)籌規(guī)劃原則：對(duì)公司物資進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、協(xié)調(diào)管理，避免重復(fù)采購和資源浪費(fèi)。2.成本效益原則：在滿足工作需求的前提下，合理控制物資采購成本和使用成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。3.歸口管理原則：明確各部門在物資管理中的職責(zé)，實(shí)行歸口管理，確保物資管理工作的有序進(jìn)行。4.規(guī)范透明原則：物資管理的各個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)遵循規(guī)范的流程，做到公開、透明，接受監(jiān)督。二、物資管理職責(zé)分工（一）物資管理部門1.采購部門根據(jù)各部門物資需求計(jì)劃，編制采購計(jì)劃并組織實(shí)施采購活動(dòng)。負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、評(píng)估、選擇和管理，建立供應(yīng)商檔案。跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。參與物資驗(yàn)收工作，對(duì)采購物資的質(zhì)量、數(shù)量等進(jìn)行核對(duì)。2.倉庫管理部門負(fù)責(zé)物資的驗(yàn)收入庫、存儲(chǔ)保管、發(fā)放領(lǐng)用等工作。建立物資庫存臺(tái)賬，定期進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。對(duì)庫存物資進(jìn)行分類存放、標(biāo)識(shí)管理，做好防潮、防火、防盜等工作。及時(shí)清理積壓物資，提出處理建議并按規(guī)定程序執(zhí)行。3.使用部門根據(jù)工作需要，提前向物資管理部門提交物資需求計(jì)劃。負(fù)責(zé)本部門領(lǐng)用物資的使用、保管和維護(hù)，確保物資的合理使用。配合物資管理部門進(jìn)行物資盤點(diǎn)工作，提供相關(guān)信息。（二）其他部門職責(zé)1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核物資采購預(yù)算、采購合同及費(fèi)用報(bào)銷等財(cái)務(wù)事項(xiàng)。對(duì)物資采購成本進(jìn)行核算和分析，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。監(jiān)督物資管理過程中的資金使用情況，確保資金安全。2.審計(jì)部門對(duì)物資采購、存儲(chǔ)、使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查制度執(zhí)行情況。對(duì)物資管理中的違規(guī)行為提出審計(jì)意見和建議，督促整改。三、物資采購管理（一）需求計(jì)劃1.各部門應(yīng)在每月[具體日期]前，根據(jù)下月工作安排和實(shí)際需求，填寫《物資需求計(jì)劃表》，詳細(xì)列出所需物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，并提交給物資管理部門。2.物資管理部門對(duì)各部門提交的需求計(jì)劃進(jìn)行匯總、審核，結(jié)合庫存情況，編制月度采購計(jì)劃。對(duì)于臨時(shí)急需的物資，使用部門應(yīng)填寫《緊急物資需求申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交物資管理部門，物資管理部門應(yīng)優(yōu)先安排采購。（二）采購審批1.采購計(jì)劃編制完成后，應(yīng)按照公司審批流程進(jìn)行審批。采購金額在[X]元以下的，由物資管理部門負(fù)責(zé)人審批；采購金額在[X]元至[X]元之間的，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；采購金額在[X]元以上的，由總經(jīng)理審批。2.審批通過后的采購計(jì)劃，由采購部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施采購。采購部門應(yīng)根據(jù)采購計(jì)劃，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購，確保采購物資的質(zhì)量、價(jià)格、交貨期等符合要求。（三）采購方式1.招標(biāo)采購：對(duì)于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、市場競爭充分的物資采購項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)采購方式。采購部門應(yīng)按照公司招標(biāo)管理規(guī)定，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等工作，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。2.詢價(jià)采購：對(duì)于采購金額較小、市場價(jià)格較為透明的物資采購項(xiàng)目，可采用詢價(jià)采購方式。采購部門應(yīng)向至少三家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，比較各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)和服務(wù)，選擇性價(jià)比最高的供應(yīng)商。3.單一來源采購：符合下列情形之一的物資采購項(xiàng)目，可采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采用單一來源采購方式的，采購部門應(yīng)填寫《單一來源采購申請(qǐng)表》，說明采購理由和供應(yīng)商情況，經(jīng)審批后實(shí)施采購。（四）采購合同1.采購部門應(yīng)與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時(shí)將合同副本提交給物資管理部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門備案。物資管理部門應(yīng)根據(jù)采購合同跟蹤物資到貨情況，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定進(jìn)行付款審核。（五）采購驗(yàn)收1.物資到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知倉庫管理部門和使用部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行核對(duì)。2.對(duì)于驗(yàn)收合格的物資，倉庫管理部門應(yīng)辦理入庫手續(xù)，填寫《物資入庫單》，并將物資存入相應(yīng)倉庫。對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商更換或退貨，并做好相關(guān)記錄。四、物資存儲(chǔ)管理（一）倉庫規(guī)劃1.倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)物資的類別、特性、用途等，對(duì)倉庫進(jìn)行合理規(guī)劃，劃分不同的存儲(chǔ)區(qū)域，如辦公用品區(qū)、設(shè)備器材區(qū)、原材料區(qū)、低值易耗品區(qū)等，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)。2.倉庫內(nèi)應(yīng)配備必要的存儲(chǔ)設(shè)備和設(shè)施，如貨架、貨柜、托盤、消防器材、通風(fēng)設(shè)備、防潮設(shè)備等，確保物資存儲(chǔ)安全、有序。（二）入庫管理1.物資到貨后，倉庫管理部門驗(yàn)收人員應(yīng)依據(jù)采購合同、送貨單等憑證，對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)。2.驗(yàn)收合格的物資，驗(yàn)收人員應(yīng)在送貨單上簽字確認(rèn)，并填寫《物資入庫單》，注明物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。《物資入庫單》應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交采購部門，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門。3.倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)《物資入庫單》，將物資及時(shí)存入相應(yīng)倉庫，并按照物資類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，做好標(biāo)識(shí)管理。（三）庫存管理1.倉庫管理部門應(yīng)建立物資庫存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物資的出入庫情況，包括物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、出入庫日期、憑證號(hào)碼、領(lǐng)用部門等信息。庫存臺(tái)賬應(yīng)定期與財(cái)務(wù)部門的賬目進(jìn)行核對(duì)，確保賬賬相符。2.倉庫管理人員應(yīng)定期對(duì)庫存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，每月至少盤點(diǎn)一次。盤點(diǎn)時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)物資的實(shí)際數(shù)量與庫存臺(tái)賬記錄是否一致，檢查物資的質(zhì)量狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)記錄并報(bào)告。3.對(duì)于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧情況，倉庫管理部門應(yīng)填寫《物資盤點(diǎn)盈虧表》，分析原因，提出處理建議，報(bào)物資管理部門審核后，按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。4.倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)庫存物資的使用情況和市場需求變化，合理控制庫存水平，避免物資積壓或缺貨。對(duì)于長期積壓的物資，應(yīng)及時(shí)清理，提出處理建議并按規(guī)定程序執(zhí)行。（四）出庫管理1.使用部門領(lǐng)用物資時(shí)，應(yīng)填寫《物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批。2.倉庫管理人員根據(jù)審批后的《物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》，核對(duì)領(lǐng)用物資的信息，發(fā)放物資，并在《物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)。同時(shí)，在庫存臺(tái)賬上記錄物資的出庫情況。3.《物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交領(lǐng)用部門，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門根據(jù)《物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》進(jìn)行費(fèi)用核算和報(bào)銷。（五）庫存安全管理1.倉庫管理部門應(yīng)加強(qiáng)庫存安全管理，制定安全管理制度，明確安全責(zé)任，確保倉庫安全。2.倉庫內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常使用。3.倉庫管理人員應(yīng)做好倉庫的防火、防盜、防潮、防蟲等工作，嚴(yán)禁在倉庫內(nèi)吸煙、使用明火，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入倉庫。4.對(duì)于易燃易爆、有毒有害等危險(xiǎn)物資，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。五、物資使用管理（一）使用部門職責(zé)1.使用部門應(yīng)合理安排物資的使用，提高物資使用效率，避免浪費(fèi)。2.負(fù)責(zé)本部門領(lǐng)用物資的日常保管和維護(hù)，定期檢查物資的使用情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)維修或更換。3.對(duì)本部門員工進(jìn)行物資使用培訓(xùn)，提高員工的節(jié)約意識(shí)和正確使用物資的能力。（二）使用規(guī)范1.員工應(yīng)按照操作規(guī)程正確使用物資，嚴(yán)禁違規(guī)操作，造成物資損壞或浪費(fèi)。2.對(duì)于貴重物資和精密設(shè)備，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)使用和保管，并嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作。3.物資使用過程中，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或其他異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告物資管理部門，以便及時(shí)處理。（三）物資維修與報(bào)廢1.物資出現(xiàn)故障或損壞時(shí)，使用部門應(yīng)及時(shí)填寫《物資維修申請(qǐng)表》，說明故障情況和維修要求，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交物資管理部門。2.物資管理部門根據(jù)維修申請(qǐng)，安排維修人員進(jìn)行維修或聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行售后服務(wù)。維修費(fèi)用按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行報(bào)銷。3.對(duì)于無法修復(fù)或已無使用價(jià)值的物資，使用部門應(yīng)填寫《物資報(bào)廢申請(qǐng)表》，說明報(bào)廢原因和物資情況，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)物資管理部門審批。4.物資管理部門組織相關(guān)人員對(duì)報(bào)廢物資進(jìn)行鑒定，確認(rèn)符合報(bào)廢條件后，按照公司規(guī)定進(jìn)行報(bào)廢處理。報(bào)廢物資的處置收入應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)。六、物資盤點(diǎn)與清查（一）盤點(diǎn)計(jì)劃1.倉庫管理部門應(yīng)制定年度物資盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、時(shí)間、人員安排等內(nèi)容。年度盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)報(bào)物資管理部門審核后實(shí)施。2.除年度盤點(diǎn)外，倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，不定期組織臨時(shí)盤點(diǎn)，如遇物資管理重大調(diào)整、發(fā)生自然災(zāi)害等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行盤點(diǎn)。（二）盤點(diǎn)實(shí)施1.盤點(diǎn)前，倉庫管理部門應(yīng)通知各相關(guān)部門停止物資出入庫業(yè)務(wù)，并做好物資整理工作。2.盤點(diǎn)人員應(yīng)按照盤點(diǎn)計(jì)劃，對(duì)庫存物資進(jìn)行逐一清點(diǎn)，核對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等信息，并如實(shí)記錄在《物資盤點(diǎn)表》上。3.盤點(diǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并記錄差異情況。對(duì)于盤盈、盤虧物資，應(yīng)詳細(xì)記錄物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、差異原因等信息。（三）盤點(diǎn)報(bào)告1.盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)人員應(yīng)根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果編制《物資盤點(diǎn)報(bào)告》，說明盤點(diǎn)基本情況、盤盈盤虧情況及原因分析、處理建議等內(nèi)容。2.《物資盤點(diǎn)報(bào)告》經(jīng)倉庫管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)物資管理部門。物資管理部門對(duì)盤點(diǎn)報(bào)告進(jìn)行審核，提出處理意見，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)審批意見，物資管理部門組織相關(guān)部門對(duì)盤盈盤虧物資進(jìn)行處理，并調(diào)整庫存臺(tái)賬和財(cái)務(wù)賬目。七、物資信息化管理（一）物資管理系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立物資管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)物資采購、存儲(chǔ)、使用、盤點(diǎn)等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.物資管理信息系統(tǒng)應(yīng)涵蓋物資基礎(chǔ)信息管理、需求計(jì)劃管理、采購管理、庫存管理、領(lǐng)用管理、報(bào)表統(tǒng)計(jì)等功能模塊，為物資管理提供便捷、高效的支持。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.物資管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)物資管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入和維護(hù)工作，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和完整性。2.物資基礎(chǔ)信息應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、類別、供應(yīng)商、價(jià)格等詳細(xì)信息，并及時(shí)更新維護(hù)。物資采購、入庫、出庫、盤點(diǎn)等業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)應(yīng)在發(fā)生后及時(shí)錄入系統(tǒng)，以便實(shí)時(shí)掌握物資動(dòng)態(tài)。（三）系統(tǒng)應(yīng)用與查詢1.各部門應(yīng)通過物資管理信息系統(tǒng)進(jìn)行物資需求計(jì)劃申報(bào)、采購申請(qǐng)、領(lǐng)用申請(qǐng)等操作，實(shí)現(xiàn)物資管理流程的信息化流轉(zhuǎn)。2.物資管理部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員可通過物資管理信息系統(tǒng)查詢物資庫存情況、采購進(jìn)度、費(fèi)用報(bào)銷等信息，為工作決策提供數(shù)據(jù)支持。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.物資管理部門應(yīng)定期對(duì)物資采購、存儲(chǔ)、使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.審計(jì)部門應(yīng)不定期對(duì)物資管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查制度執(zhí)行情況，對(duì)發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為提出審計(jì)意見和建議，督促整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司