航空貨單票據(jù)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司航空貨單票據(jù)的管理，規(guī)范票據(jù)的使用、流轉(zhuǎn)、保管等流程，確保票據(jù)信息準(zhǔn)確、安全，維護(hù)公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及航空貨單票據(jù)的所有部門(mén)和人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)規(guī)定，確保票據(jù)的使用和管理合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：票據(jù)填寫(xiě)內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤或遺漏。3.安全性原則：加強(qiáng)票據(jù)的保管和防護(hù)，防止票據(jù)丟失、被盜、損壞或信息泄露。4.及時(shí)性原則：及時(shí)處理票據(jù)的領(lǐng)用、開(kāi)具、核銷(xiāo)等業(yè)務(wù)，保證工作流程順暢。二、航空貨單票據(jù)的種類(lèi)及用途（一）航空主運(yùn)單航空主運(yùn)單是航空公司簽發(fā)給集中托運(yùn)商的貨物運(yùn)輸憑證，它是航空公司與集中托運(yùn)商之間的運(yùn)輸合同，也是貨物運(yùn)輸過(guò)程中的重要文件。主運(yùn)單上記錄了貨物的詳細(xì)信息、托運(yùn)人、收貨人、航班信息等。（二）航空分運(yùn)單航空分運(yùn)單是集中托運(yùn)商簽發(fā)給實(shí)際托運(yùn)人的貨物運(yùn)輸憑證，它是集中托運(yùn)商與實(shí)際托運(yùn)人之間的運(yùn)輸合同。分運(yùn)單上除了包含主運(yùn)單的部分信息外，還會(huì)詳細(xì)記錄每個(gè)實(shí)際托運(yùn)人的貨物信息。（三）其他相關(guān)票據(jù)1.貨物托運(yùn)書(shū)：托運(yùn)人向承運(yùn)人或其代理人辦理貨物托運(yùn)時(shí)填寫(xiě)的書(shū)面文件，是貨物運(yùn)輸?shù)钠鹗家罁?jù)，包含貨物的基本信息、托運(yùn)人及收貨人的信息等。2.運(yùn)費(fèi)清單：記錄貨物運(yùn)輸費(fèi)用明細(xì)的單據(jù)，包括運(yùn)費(fèi)、雜費(fèi)、附加費(fèi)等各項(xiàng)費(fèi)用的金額及計(jì)算依據(jù)。3.報(bào)關(guān)單：用于向海關(guān)申報(bào)貨物進(jìn)出口情況的單據(jù)，填寫(xiě)貨物的名稱(chēng)、數(shù)量、價(jià)值、原產(chǎn)地等信息，以便海關(guān)進(jìn)行監(jiān)管和征稅。三、航空貨單票據(jù)的管理職責(zé)（一）銷(xiāo)售部門(mén)1.負(fù)責(zé)與客戶溝通貨物托運(yùn)事宜，指導(dǎo)客戶正確填寫(xiě)貨物托運(yùn)書(shū)，并對(duì)托運(yùn)書(shū)內(nèi)容進(jìn)行審核。2.根據(jù)客戶需求和航班情況，安排貨物的訂艙工作，并及時(shí)將訂艙信息反饋給操作部門(mén)。3.負(fù)責(zé)航空貨單的開(kāi)具工作，確保貨單內(nèi)容與托運(yùn)書(shū)一致，并按照規(guī)定的流程進(jìn)行簽字、蓋章。（二）操作部門(mén)1.接收銷(xiāo)售部門(mén)的訂艙信息和貨物托運(yùn)書(shū)，對(duì)貨物進(jìn)行配載、制單等操作。2.負(fù)責(zé)與航空公司聯(lián)系，辦理貨物的交接手續(xù)，確保貨物按時(shí)、準(zhǔn)確地裝上飛機(jī)。3.對(duì)航空貨單及相關(guān)票據(jù)進(jìn)行整理、歸檔，保存好貨物運(yùn)輸過(guò)程中的各類(lèi)文件。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)審核航空貨單上的運(yùn)費(fèi)及其他費(fèi)用信息，確保費(fèi)用計(jì)算準(zhǔn)確無(wú)誤。2.根據(jù)貨單和相關(guān)票據(jù)進(jìn)行賬務(wù)處理，及時(shí)記錄收入和支出情況。3.定期與銷(xiāo)售部門(mén)、操作部門(mén)核對(duì)運(yùn)費(fèi)數(shù)據(jù)，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的一致性。（四）行政部門(mén)1.負(fù)責(zé)航空貨單票據(jù)的采購(gòu)、印刷、保管等工作，確保票據(jù)的供應(yīng)充足和質(zhì)量良好。2.制定票據(jù)的保管制度和安全措施，防止票據(jù)丟失、被盜等情況發(fā)生。3.定期對(duì)票據(jù)的庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。四、航空貨單票據(jù)的領(lǐng)用與發(fā)放（一）領(lǐng)用申請(qǐng)各部門(mén)如需領(lǐng)用航空貨單票據(jù)，應(yīng)提前填寫(xiě)《票據(jù)領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用票據(jù)的種類(lèi)、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。（二）審批流程《票據(jù)領(lǐng)用申請(qǐng)表》提交至行政部門(mén)后，行政部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，行政部門(mén)方可發(fā)放票據(jù)。（三）發(fā)放登記行政部門(mén)在發(fā)放票據(jù)時(shí)，應(yīng)建立《票據(jù)發(fā)放登記表》，詳細(xì)記錄領(lǐng)用部門(mén)、領(lǐng)用日期、票據(jù)種類(lèi)、數(shù)量、起止號(hào)碼等信息，并由領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。五、航空貨單票據(jù)的開(kāi)具（一）開(kāi)具要求1.銷(xiāo)售部門(mén)在開(kāi)具航空貨單時(shí)，必須嚴(yán)格按照貨物托運(yùn)書(shū)的內(nèi)容填寫(xiě)，確保貨單信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.貨單上的各項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)使用規(guī)范的漢字或英文填寫(xiě)，字跡清晰，不得涂改。如因特殊原因需要修改，應(yīng)在修改處加蓋銷(xiāo)售部門(mén)的印章或簽字確認(rèn)。3.貨單上的托運(yùn)人、收貨人、通知人等信息應(yīng)與貨物托運(yùn)書(shū)一致，如有變更，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)并辦理變更手續(xù)。（二）簽字蓋章航空貨單開(kāi)具后，應(yīng)由銷(xiāo)售部門(mén)負(fù)責(zé)人、操作人員、制單人員等相關(guān)人員簽字，并加蓋公司業(yè)務(wù)章。簽字蓋章應(yīng)齊全、清晰，確保貨單的有效性。（三）留存聯(lián)管理銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)將航空貨單的客戶聯(lián)、財(cái)務(wù)聯(lián)、存根聯(lián)等按照規(guī)定的順序整理好，分別交給客戶、財(cái)務(wù)部門(mén)和留存歸檔。存根聯(lián)應(yīng)妥善保管，以備日后查詢。六、航空貨單票據(jù)的流轉(zhuǎn)（一）內(nèi)部流轉(zhuǎn)1.銷(xiāo)售部門(mén)開(kāi)具航空貨單后，應(yīng)及時(shí)將貨單的財(cái)務(wù)聯(lián)交給財(cái)務(wù)部門(mén)，將客戶聯(lián)交給客戶，并將存根聯(lián)留存歸檔。2.操作部門(mén)根據(jù)銷(xiāo)售部門(mén)提供的航空貨單，安排貨物的運(yùn)輸事宜，并將貨單的相關(guān)信息錄入系統(tǒng)，同時(shí)將貨單的航空公司聯(lián)交給航空公司。3.財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)航空貨單的財(cái)務(wù)聯(lián)進(jìn)行賬務(wù)處理，并與銷(xiāo)售部門(mén)、操作部門(mén)核對(duì)運(yùn)費(fèi)數(shù)據(jù)。（二）與外部單位的流轉(zhuǎn)1.銷(xiāo)售部門(mén)將航空貨單的客戶聯(lián)交給客戶后，客戶應(yīng)妥善保管，作為貨物運(yùn)輸?shù)膽{證。2.操作部門(mén)將航空貨單的航空公司聯(lián)交給航空公司后，航空公司根據(jù)貨單信息安排貨物的運(yùn)輸，并在貨物到達(dá)目的地后將貨物交付給收貨人。3.在貨物運(yùn)輸過(guò)程中，如因各種原因需要變更貨單信息，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)及時(shí)與航空公司、客戶等相關(guān)方溝通協(xié)調(diào)，并辦理變更手續(xù)。七、航空貨單票據(jù)的保管（一）保管責(zé)任1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)航空貨單票據(jù)的統(tǒng)一保管，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)票據(jù)的收發(fā)、登記、保管等工作。2.各部門(mén)領(lǐng)用的票據(jù)，由各部門(mén)自行保管，但應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，并按照規(guī)定的要求進(jìn)行存放。（二）保管期限航空貨單票據(jù)及相關(guān)文件的保管期限應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)及公司規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。保管期滿后，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。（三）保管環(huán)境票據(jù)應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的地方，避免受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等情況發(fā)生。同時(shí)，應(yīng)采取必要的防火、防盜、防潮等措施，確保票據(jù)的安全。（四）盤(pán)點(diǎn)清查行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)航空貨單票據(jù)進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)清查，確保賬實(shí)相符。盤(pán)點(diǎn)清查工作應(yīng)至少每年進(jìn)行一次，如有差異，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。八、航空貨單票據(jù)的核銷(xiāo)（一）核銷(xiāo)流程1.財(cái)務(wù)部門(mén)在收到航空公司的運(yùn)費(fèi)結(jié)算清單后，應(yīng)與航空貨單的財(cái)務(wù)聯(lián)進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)運(yùn)費(fèi)金額無(wú)誤。2.財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)核對(duì)后的運(yùn)費(fèi)結(jié)算清單，對(duì)航空貨單進(jìn)行核銷(xiāo)，并在貨單上加蓋“已核銷(xiāo)”章。3.銷(xiāo)售部門(mén)和操作部門(mén)應(yīng)協(xié)助財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行票據(jù)核銷(xiāo)工作，提供相關(guān)的業(yè)務(wù)信息和資料。（二）核銷(xiāo)記錄財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)建立《票據(jù)核銷(xiāo)記錄臺(tái)賬》，詳細(xì)記錄每筆航空貨單的核銷(xiāo)日期、核銷(xiāo)金額、核銷(xiāo)憑證等信息，以便日后查詢和統(tǒng)計(jì)。九、航空貨單票據(jù)的遺失與補(bǔ)辦（一）遺失報(bào)告如發(fā)現(xiàn)航空貨單票據(jù)遺失，相關(guān)部門(mén)應(yīng)立即向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并采取必要的措施防止損失擴(kuò)大。同時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《票據(jù)遺失報(bào)告表》，詳細(xì)說(shuō)明遺失票據(jù)的種類(lèi)、數(shù)量、起止號(hào)碼、遺失時(shí)間、遺失地點(diǎn)等信息。（二）補(bǔ)辦手續(xù)1.遺失航空貨單票據(jù)的部門(mén)應(yīng)根據(jù)《票據(jù)遺失報(bào)告表》，向行政部門(mén)申請(qǐng)補(bǔ)辦票據(jù)。行政部門(mén)在核實(shí)情況后，按照規(guī)定的程序重新印刷或購(gòu)買(mǎi)票據(jù)，并發(fā)放給申請(qǐng)部門(mén)。2.申請(qǐng)補(bǔ)辦航空貨單票據(jù)的部門(mén)應(yīng)在補(bǔ)辦的票據(jù)上注明“補(bǔ)辦”字樣，并加蓋公司業(yè)務(wù)章。同時(shí)，應(yīng)將補(bǔ)辦票據(jù)的情況通知相關(guān)部門(mén)和客戶。（三）責(zé)任追究對(duì)于因保管不善或其他原因?qū)е潞娇肇泦纹睋?jù)遺失的部門(mén)和個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。如因票據(jù)遺失給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，責(zé)任部門(mén)和個(gè)人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。十、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)航空貨單票據(jù)的管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查票據(jù)的領(lǐng)用、開(kāi)具、流轉(zhuǎn)、保管、核銷(xiāo)等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。（二）日常檢查各部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門(mén)航空貨單票據(jù)管理工作的日常檢查，確保票據(jù)的使用和管理規(guī)范。行政部門(mén)應(yīng)不定期對(duì)各部門(mén)的票據(jù)管理情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（三）違規(guī)處理對(duì)于違反本制度規(guī)定的部門(mén)和個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處罰；如因違規(guī)