票據(jù)憑證傳遞管理制度一、總則（一）目的為了加強公司票據(jù)憑證傳遞的管理，規(guī)范傳遞流程，確保票據(jù)憑證的安全、準確、及時傳遞，提高公司財務管理效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類票據(jù)憑證的傳遞管理，包括但不限于發(fā)票、收據(jù)、報銷單、合同文件等。（三）基本原則1.準確性原則：傳遞的票據(jù)憑證信息必須準確無誤，確保財務數(shù)據(jù)的真實性和可靠性。2.及時性原則：票據(jù)憑證應在規(guī)定的時間內(nèi)傳遞，不得延誤，以保證財務工作的正常進行。3.安全性原則：在傳遞過程中，要確保票據(jù)憑證的安全，防止丟失、損壞或泄露。4.責任明確原則：明確各環(huán)節(jié)的責任人和職責，確保傳遞過程中的問題能夠及時追溯和解決。二、票據(jù)憑證的分類及定義（一）發(fā)票指在購銷商品、提供或者接受服務以及從事其他經(jīng)營活動中，開具、收取的收付款憑證。（二）收據(jù)用于證明收到款項或物品的書面憑證。（三）報銷單員工因公務支出需要報銷時填寫的單據(jù)，包括費用明細、金額、報銷事由等。（四）合同文件公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議等文件，是確認經(jīng)濟業(yè)務關系的重要依據(jù)。三、票據(jù)憑證傳遞流程（一）業(yè)務發(fā)生環(huán)節(jié)1.員工在開展業(yè)務活動過程中，取得相關票據(jù)憑證后，應及時進行初步整理。確保票據(jù)憑證的真實性、完整性，包括發(fā)票的開票日期、發(fā)票號碼、購買方信息、銷售方信息、商品或服務名稱、金額、稅率、稅額等信息清晰準確；收據(jù)要注明收款日期、交款人、收款人、金額、收款事由等；合同文件要包含合同雙方名稱、合同標的、金額、付款方式、履行期限等關鍵條款。2.將整理好的票據(jù)憑證按照業(yè)務性質和類別進行分類，并附上相應的說明或審批文件。例如，報銷業(yè)務要附上出差審批單、費用申請單等；采購業(yè)務要附上采購訂單、驗收報告等。（二）部門內(nèi)部流轉1.員工將整理好的票據(jù)憑證提交給所在部門負責人。部門負責人應對票據(jù)憑證的真實性、合理性以及與業(yè)務的相關性進行審核。審核內(nèi)容包括業(yè)務是否真實發(fā)生、費用是否符合公司規(guī)定的標準和范圍、審批手續(xù)是否齊全等。2.如部門負責人審核通過，在票據(jù)憑證上簽字確認，并注明審核意見。然后將其轉交給部門內(nèi)負責相關事務的人員，如財務對接人或行政助理等，以便進一步流轉。3.若部門負責人審核不通過，應及時與員工溝通，說明原因，并要求員工補充或更正相關信息。待員工重新整理并提交審核通過后，再進入下一環(huán)節(jié)。（三）財務部門接收1.部門內(nèi)負責流轉的人員將票據(jù)憑證及時傳遞給財務部門。財務部門設立專門的票據(jù)憑證接收崗位，負責接收各類傳遞過來的票據(jù)憑證。2.接收人員應認真核對票據(jù)憑證的數(shù)量、種類、金額等信息，與傳遞清單進行逐一比對，確保交接準確無誤。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與傳遞部門溝通核實。3.在接收票據(jù)憑證時，接收人員要對其進行再次整理和編號，以便后續(xù)的查閱和管理。編號可采用年份+月份+流水號的方式，例如202305001，表示2023年5月的第1號票據(jù)憑證。（四）財務審核1.財務審核人員按照財務制度和相關規(guī)定，對接收的票據(jù)憑證進行詳細審核。審核內(nèi)容包括票據(jù)的真實性（可通過稅務網(wǎng)站查詢發(fā)票真?zhèn)蔚确绞剑?、合?guī)性（如發(fā)票是否符合規(guī)定的格式、蓋章是否齊全等）、報銷金額的準確性（與業(yè)務實際發(fā)生金額是否相符）以及審批流程的完整性（是否有各級領導的簽字審批）等。2.對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，財務審核人員應及時與相關人員溝通。屬于票據(jù)憑證本身問題的，要求補充或更換正確的票據(jù)憑證；屬于報銷金額或審批流程問題的，與員工或審批領導協(xié)商解決。3.審核通過的票據(jù)憑證，財務審核人員在上面簽字確認，并注明審核日期。然后將其按照業(yè)務類型和性質進行分類整理，登記入賬或進行后續(xù)的報銷處理。（五）報銷支付1.對于符合報銷規(guī)定的費用類票據(jù)憑證，財務部門根據(jù)公司的資金安排和審批流程進行報銷支付。報銷支付方式包括銀行轉賬、現(xiàn)金支付等，具體按照公司相關規(guī)定執(zhí)行。2.在進行報銷支付時，財務人員要確保支付信息的準確無誤，包括收款方名稱、賬號、開戶行等。同時，要及時記錄報銷支付的日期、金額、支付方式等信息，以便進行賬務處理和資金管理。3.對于大額報銷或重要的支付業(yè)務，應進行適當?shù)膹秃撕蛯徟?，確保資金安全和支付的準確性。（六）檔案歸檔1.完成報銷支付等相關財務處理后，財務部門應將票據(jù)憑證進行整理歸檔。歸檔的票據(jù)憑證應按照類別、時間順序進行排列，并編制詳細的檔案目錄。2.檔案管理人員要將歸檔的票據(jù)憑證妥善保管，存放于專門的檔案柜中。檔案柜要具備防火、防潮、防蟲等功能，以確保票據(jù)憑證的安全保存。3.根據(jù)公司檔案管理規(guī)定，確定票據(jù)憑證的保管期限。在保管期限內(nèi)，要保證檔案的完整性和可查閱性。保管期限屆滿后，按照規(guī)定的程序進行銷毀或存檔處理。四、票據(jù)憑證傳遞的時間要求（一）日常業(yè)務1.對于日常發(fā)生的業(yè)務，員工應在業(yè)務完成后的[X]個工作日內(nèi)，將取得的票據(jù)憑證整理并提交給所在部門負責人審核。2.部門負責人應在收到票據(jù)憑證后的[X]個工作日內(nèi)完成審核，并轉交給部門內(nèi)負責流轉的人員。3.部門內(nèi)負責流轉的人員應在收到審核通過的票據(jù)憑證后的[X]個工作日內(nèi)傳遞給財務部門。4.財務部門接收人員應在收到票據(jù)憑證后的[X]個工作日內(nèi)完成核對、編號等初步處理，并提交給財務審核人員。5.財務審核人員應在收到票據(jù)憑證后的[X]個工作日內(nèi)完成審核。審核通過的，按照規(guī)定進行報銷支付或歸檔處理；審核不通過的，及時與相關人員溝通處理，處理時間視具體情況而定，但不得超過[X]個工作日。（二）緊急業(yè)務對于緊急業(yè)務涉及的票據(jù)憑證傳遞，各環(huán)節(jié)應優(yōu)先處理，確保在要求的緊急時間內(nèi)完成傳遞和相關處理工作。例如，因重大項目需要緊急支付款項的票據(jù)憑證，從員工提交到完成支付的時間應控制在[X]個工作日內(nèi)。具體緊急業(yè)務的時間要求根據(jù)業(yè)務實際情況由相關部門或領導另行確定，并通知財務部門。（三）定期匯總業(yè)務對于一些定期發(fā)生的業(yè)務，如月度費用報銷、季度報表申報等，相關票據(jù)憑證應在規(guī)定的周期內(nèi)統(tǒng)一傳遞和處理。例如，月度費用報銷應在次月的[X]個工作日內(nèi)完成所有票據(jù)憑證的收集、審核、報銷支付和歸檔工作。五、票據(jù)憑證傳遞的責任分工（一）員工責任1.負責取得真實、完整、合規(guī)的票據(jù)憑證，并按照公司規(guī)定進行初步整理和分類。2.確保票據(jù)憑證所反映的業(yè)務真實發(fā)生，且符合公司的相關政策和規(guī)定。3.在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的票據(jù)憑證提交給所在部門負責人，并配合部門負責人和財務部門進行審核和溝通。（二）部門負責人責任1.對本部門員工提交的票據(jù)憑證進行真實性、合理性和相關性審核。2.確保票據(jù)憑證所涉及的業(yè)務符合公司業(yè)務流程和規(guī)定，審批手續(xù)齊全。3.對審核通過的票據(jù)憑證簽字確認，并及時安排流轉，對審核不通過的票據(jù)憑證負責與員工溝通處理。（三）部門內(nèi)流轉人員責任1.負責將部門負責人審核通過的票據(jù)憑證及時傳遞給財務部門，并與財務部門做好交接工作。2.協(xié)助財務部門進行相關信息的查詢和核對，確保票據(jù)憑證傳遞的準確性和及時性。（四）財務部門責任1.設立專門崗位負責接收、核對、編號和保管票據(jù)憑證。2.按照財務制度和規(guī)定對票據(jù)憑證進行嚴格審核，確保財務數(shù)據(jù)的準確和合規(guī)。3.及時進行報銷支付和檔案歸檔工作，保證財務工作的正常開展。4.對票據(jù)憑證傳遞過程中的問題進行協(xié)調(diào)和處理，定期向公司管理層匯報票據(jù)憑證管理情況。六、票據(jù)憑證傳遞過程中的風險防范（一）丟失風險1.各環(huán)節(jié)在傳遞票據(jù)憑證時，應使用專門的文件袋或信封進行封裝，并在封口處注明傳遞日期、傳遞人、接收人等信息。2.對于重要的票據(jù)憑證，如大額發(fā)票、重要合同文件等，應采用郵寄掛號信或專人送達的方式進行傳遞，并要求對方簽收確認。3.建立票據(jù)憑證傳遞臺賬，記錄每一次傳遞的時間、地點、傳遞人、接收人、票據(jù)憑證名稱和數(shù)量等信息，以便跟蹤查詢。如發(fā)現(xiàn)票據(jù)憑證丟失，能夠及時追溯到傳遞環(huán)節(jié)，采取相應的補救措施。（二）信息錯誤風險1.加強對員工的培訓，提高其對票據(jù)憑證填寫和整理的準確性認識。在填寫票據(jù)憑證時，要仔細核對各項信息，確保字跡清晰、內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準確。2.財務部門在審核票據(jù)憑證時，要認真比對各項信息與業(yè)務實際情況是否相符，對于存在疑問的信息及時與相關人員核實。3.在票據(jù)憑證傳遞過程中，如發(fā)現(xiàn)信息錯誤，應及時退回更正。更正后的票據(jù)憑證需重新按照傳遞流程進行審核和傳遞。（三）虛假票據(jù)風險1.財務部門加強對票據(jù)真?zhèn)蔚膶徍肆Χ龋ㄟ^稅務網(wǎng)站、電話查詢、專業(yè)鑒別工具等多種方式核實發(fā)票的真實性。對于可疑的票據(jù)，可要求提供其他相關證明材料進行佐證。2.建立與供應商、客戶等相關方的溝通機制，定期核對業(yè)務往來中的票據(jù)憑證信息，發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)調(diào)解決，防范虛假票據(jù)的發(fā)生。3.對涉及虛假票據(jù)的行為，按照公司規(guī)定進行嚴肅處理，并追究相關人員的責任。七、票據(jù)憑證的保管與銷毀（一）保管1.財務部門應設立專門的票據(jù)憑證保管區(qū)域，配備必要的保管設備，如檔案柜、保險柜等，確保票據(jù)憑證的安全存放。2.按照檔案管理的要求，對票據(jù)憑證進行分類存放，并建立詳細的檔案索引和目錄。檔案索引和目錄應包括票據(jù)憑證的類別、年份、月份、編號、名稱、金額、保管期限等信息，以便快速查詢和檢索。3.定期對票據(jù)憑證進行檢查和盤點，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)票據(jù)憑證有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。（二）銷毀1.票據(jù)憑證保管期限屆滿后，由財務部門提出銷毀申請，填寫《票據(jù)憑證銷毀申請表》，注明銷毀票據(jù)憑證的類別、年份、月份、數(shù)量、金額等信息，并說明銷毀原因。2.《票據(jù)憑證銷毀申請表》經(jīng)財務部門負責人審核簽字后，報公司管理層審批。公司管理層審批通過后，方可進行銷毀處理。3.銷毀票據(jù)憑證時，應安排專人負責監(jiān)銷，并確保銷毀過程符合相關規(guī)定和要求。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等安全可靠的方法，確保票據(jù)憑證的信息無法恢復。4.銷毀完成后，監(jiān)銷人員和申請銷毀人員應在《票據(jù)憑證銷毀記錄單》上簽字確認，記錄銷毀的日期、地點、方式、數(shù)量等信息，并將《票據(jù)憑證銷毀記錄單》與《票據(jù)憑證銷毀申請表》一同歸檔保存。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對票據(jù)憑證傳遞管理制度的執(zhí)行情況進行審計檢查。審計內(nèi)容包括票據(jù)憑證傳遞流程是否合規(guī)、各環(huán)節(jié)責任是否落實、時間要求是否遵守、風險防范措施是否有效等。對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，內(nèi)部審計部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。整改責任部門應按照要求制定整改措施，明確整改期限，確保問題得到有效解決。（二）財務部門自查財務部門每月對票據(jù)憑證傳遞情況進行自查，檢查傳遞流程是否順暢、審核工作是否嚴格、檔案管理是否規(guī)范等。對于自查中發(fā)現(xiàn)的問題，財務部門應及時進行總結分析，制定改進措施，并在部門內(nèi)部進行通報，以提高財務人員對票據(jù)憑證傳遞管理工作的重視程度和業(yè)務水平。（三）考核評價公司將票據(jù)憑證傳遞管理工作納入相關部門和人員的績效考核體系。對在票據(jù)憑證傳遞過程中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予獎勵，對違反制度規(guī)定、導致工作失誤或造成不良影響的，進行相應的處罰。考核評價指標可包括票據(jù)憑證傳遞的及時性、準確性、合規(guī)性、風險