網(wǎng)絡(luò)信息留存管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司網(wǎng)絡(luò)信息管理，規(guī)范網(wǎng)絡(luò)信息留存行為，確保公司網(wǎng)絡(luò)信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在工作過(guò)程中涉及的網(wǎng)絡(luò)信息留存管理，包括但不限于電子郵件、即時(shí)通訊記錄、文件共享、社交媒體交流等各類網(wǎng)絡(luò)信息。（三）基本原則1.合法性原則：網(wǎng)絡(luò)信息留存應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.必要性原則：僅留存與工作相關(guān)且必要的網(wǎng)絡(luò)信息，避免過(guò)度留存。3.安全性原則：采取有效措施確保留存信息的安全，防止信息泄露、篡改或丟失。4.合規(guī)性審查原則：對(duì)擬留存的網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行合規(guī)性審查，確保其不違反公司規(guī)定和法律法規(guī)。二、網(wǎng)絡(luò)信息留存范圍與標(biāo)準(zhǔn)（一）業(yè)務(wù)相關(guān)信息1.涉及公司業(yè)務(wù)往來(lái)的電子郵件，包括商務(wù)洽談、合同簽訂、訂單處理等相關(guān)郵件。2.工作文件共享平臺(tái)上與項(xiàng)目、業(yè)務(wù)流程相關(guān)的文件、資料等。3.即時(shí)通訊工具中與工作任務(wù)分配、溝通協(xié)調(diào)、問(wèn)題解決等有關(guān)的記錄。（二）財(cái)務(wù)相關(guān)信息1.財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算報(bào)告、費(fèi)用報(bào)銷記錄等電子文檔。2.與財(cái)務(wù)往來(lái)相關(guān)的電子郵件，如發(fā)票傳遞、付款申請(qǐng)等。（三）人事相關(guān)信息1.員工招聘、培訓(xùn)、績(jī)效考核、薪酬福利等方面的電子記錄。2.員工個(gè)人信息變更記錄，如聯(lián)系方式、崗位調(diào)整等相關(guān)郵件或系統(tǒng)記錄。（四）法律合規(guī)相關(guān)信息1.涉及公司法律事務(wù)處理的文件、郵件，如合同審核意見(jiàn)、法律糾紛應(yīng)對(duì)記錄等。2.與監(jiān)管部門溝通、報(bào)送的各類電子文檔。（五）留存標(biāo)準(zhǔn)1.對(duì)于重要業(yè)務(wù)信息，應(yīng)至少留存至業(yè)務(wù)完成后[X]年，以滿足審計(jì)、追溯等需求。2.財(cái)務(wù)信息按照國(guó)家財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定進(jìn)行留存，一般為[X]年。3.人事信息根據(jù)人力資源管理要求，長(zhǎng)期留存關(guān)鍵記錄，其他信息留存[X]年。4.法律合規(guī)相關(guān)信息在法律規(guī)定的時(shí)效內(nèi)進(jìn)行留存，確?？勺匪?。三、網(wǎng)絡(luò)信息留存流程（一）信息產(chǎn)生與收集1.員工在工作過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)將與工作相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行分類整理，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.對(duì)于通過(guò)不同渠道產(chǎn)生的信息，如電子郵件、即時(shí)通訊工具等，應(yīng)按照要求及時(shí)收集至指定的存儲(chǔ)位置。（二）信息審核1.信息收集后，相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行初步審核，檢查信息是否符合留存范圍和標(biāo)準(zhǔn)，是否存在敏感信息或違規(guī)內(nèi)容。2.對(duì)于涉及重要業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、人事等關(guān)鍵信息，應(yīng)提交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核確認(rèn)。（三）信息存儲(chǔ)1.經(jīng)審核通過(guò)的網(wǎng)絡(luò)信息，應(yīng)按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式和位置進(jìn)行保存。存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保信息存儲(chǔ)的安全性和可靠性。2.對(duì)于電子文檔，應(yīng)進(jìn)行分類命名，建立清晰的文件目錄結(jié)構(gòu)，便于查找和管理。（四）信息備份1.重要的網(wǎng)絡(luò)信息應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份頻率根據(jù)信息的重要程度和變動(dòng)情況確定，一般為[X]天或[X]周備份一次。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，如異地存儲(chǔ)，以防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（五）信息檢索與使用1.員工因工作需要檢索和使用留存的網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行申請(qǐng)，說(shuō)明使用目的和范圍。2.信息管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)于符合規(guī)定的申請(qǐng)，提供相應(yīng)的信息檢索和使用權(quán)限。四、網(wǎng)絡(luò)信息安全管理（一）訪問(wèn)控制1.建立嚴(yán)格的用戶權(quán)限管理制度，根據(jù)員工的工作職責(zé)和崗位需求，分配相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)信息訪問(wèn)權(quán)限。2.對(duì)于涉及敏感信息的網(wǎng)絡(luò)資源，應(yīng)設(shè)置多層訪問(wèn)控制，如密碼、加密、身份認(rèn)證等，確保只有授權(quán)人員能夠訪問(wèn)。（二）數(shù)據(jù)加密1.對(duì)留存的重要網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行加密處理，采用符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的加密算法，確保信息在存儲(chǔ)和傳輸過(guò)程中的保密性。2.定期更新加密密鑰，防止密鑰泄露導(dǎo)致信息被破解。（三）安全審計(jì)1.建立網(wǎng)絡(luò)信息安全審計(jì)機(jī)制，對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息的訪問(wèn)、操作、修改等行為進(jìn)行記錄和審計(jì)。2.審計(jì)記錄應(yīng)至少留存[X]年，以便在需要時(shí)進(jìn)行追溯和調(diào)查。（四）應(yīng)急處理1.制定網(wǎng)絡(luò)信息安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生信息泄露、系統(tǒng)故障等安全事件時(shí)的應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。2.定期對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行演練，確保在緊急情況下能夠迅速、有效地采取措施，減少損失。五、網(wǎng)絡(luò)信息的保密與合規(guī)要求（一）保密義務(wù)1.全體員工應(yīng)對(duì)留存的網(wǎng)絡(luò)信息承擔(dān)保密義務(wù)，不得擅自泄露、傳播或用于非工作目的。2.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、客戶信息等敏感信息的網(wǎng)絡(luò)記錄，應(yīng)采取更嚴(yán)格的保密措施。（二）合規(guī)使用1.員工在使用留存的網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)，應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，不得利用信息進(jìn)行違法違規(guī)活動(dòng)。2.對(duì)于涉及個(gè)人隱私的網(wǎng)絡(luò)信息，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行處理，確保員工個(gè)人權(quán)益得到保護(hù)。（三）違規(guī)責(zé)任1.若員工違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)信息泄露、丟失或被非法使用，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、罰款、降職、辭退等。2.對(duì)于因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他損害的，公司有權(quán)要求員工承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。六、網(wǎng)絡(luò)信息留存的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司設(shè)立專門的網(wǎng)絡(luò)信息管理監(jiān)督小組，定期對(duì)各部門的網(wǎng)絡(luò)信息留存情況進(jìn)行檢查，確保制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督小組應(yīng)檢查信息留存的范圍、標(biāo)準(zhǔn)、流程是否符合規(guī)定，信息存儲(chǔ)的安全性和完整性是否得到保障等。（二）外部審計(jì)1.公司定期聘請(qǐng)外部專業(yè)審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息留存管理情況進(jìn)行審計(jì)，評(píng)估公司網(wǎng)絡(luò)信息管理的合規(guī)性和有效性。2.根據(jù)審計(jì)意見(jiàn)，及時(shí)整改存在的問(wèn)題，完善網(wǎng)絡(luò)信息留存管理制度。七、