供應(yīng)商供貨流程管理規(guī)定

供應(yīng)商供貨流程管理規(guī)定一、目的為加強(qiáng)本酒店對(duì)供應(yīng)商供貨流程的有效管理，確保所采購(gòu)的各類物資和服務(wù)按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)，滿足酒店運(yùn)營(yíng)需求，同時(shí)保障雙方權(quán)益，規(guī)范雙方合作行為，特制定本規(guī)定。二、適用范圍本規(guī)定適用于與本酒店有物資供應(yīng)、服務(wù)提供等合作關(guān)系的所有供應(yīng)商，涵蓋酒店日常運(yùn)營(yíng)所需的食品、酒水、客房用品、餐飲原材料、工程物資、辦公用品以及各類專業(yè)服務(wù)等所有采購(gòu)項(xiàng)目。三、供應(yīng)商選擇與準(zhǔn)入1.供應(yīng)商信息收集-采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括但不限于網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、展會(huì)洽談、供應(yīng)商自薦等。收集的信息應(yīng)包括供應(yīng)商基本資料（公司名稱、地址、聯(lián)系方式、法定代表人等）、經(jīng)營(yíng)范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。-建立供應(yīng)商信息庫(kù)，對(duì)收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行分類整理、存儲(chǔ)，以便后續(xù)查詢和篩選。2.供應(yīng)商初步篩選-采購(gòu)部門(mén)根據(jù)酒店的采購(gòu)需求和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)信息庫(kù)中的供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選。篩選標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括供應(yīng)商的資質(zhì)條件（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、衛(wèi)生許可證等相關(guān)證照是否齊全有效）、生產(chǎn)或服務(wù)能力是否滿足酒店需求、價(jià)格是否具有競(jìng)爭(zhēng)力等。-對(duì)于初步篩選符合條件的供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)向其發(fā)出供應(yīng)商調(diào)查問(wèn)卷，要求供應(yīng)商詳細(xì)填寫(xiě)企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況、產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量控制體系、環(huán)保措施、交貨能力、售后服務(wù)等方面的情況。3.實(shí)地考察-對(duì)于重要物資或服務(wù)的供應(yīng)商，或采購(gòu)部門(mén)認(rèn)為有必要進(jìn)行實(shí)地考察的供應(yīng)商，應(yīng)組織由采購(gòu)、質(zhì)量控制、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門(mén)人員組成的考察小組，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察。-考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)場(chǎng)地、生產(chǎn)設(shè)備、工藝流程、質(zhì)量檢測(cè)手段、倉(cāng)庫(kù)管理、人員管理等方面?？疾煨〗M應(yīng)根據(jù)考察情況撰寫(xiě)實(shí)地考察報(bào)告，對(duì)供應(yīng)商的綜合實(shí)力和合作潛力進(jìn)行評(píng)估。4.樣品評(píng)估-對(duì)于有樣品要求的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)要求供應(yīng)商提供樣品。樣品應(yīng)能代表供應(yīng)商正常生產(chǎn)或提供的產(chǎn)品或服務(wù)水平。-質(zhì)量控制部門(mén)或相關(guān)使用部門(mén)對(duì)樣品進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括樣品的質(zhì)量、性能、規(guī)格、外觀等是否符合酒店要求。對(duì)于食品類樣品，還需進(jìn)行食品安全檢測(cè)。樣品評(píng)估合格后方可進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。5.供應(yīng)商審批-采購(gòu)部門(mén)根據(jù)供應(yīng)商調(diào)查問(wèn)卷、實(shí)地考察報(bào)告、樣品評(píng)估結(jié)果等資料，填寫(xiě)《供應(yīng)商準(zhǔn)入審批表》，提出供應(yīng)商準(zhǔn)入建議。-《供應(yīng)商準(zhǔn)入審批表》應(yīng)提交采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人、質(zhì)量控制部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管副總經(jīng)理等相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，該供應(yīng)商正式成為酒店的合格供應(yīng)商，納入供應(yīng)商名錄。6.簽訂合作協(xié)議-與新準(zhǔn)入的供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的合作協(xié)議，合作協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨方式、交貨時(shí)間、付款方式、售后服務(wù)、保密條款、違約責(zé)任等內(nèi)容。-合作協(xié)議簽訂前，應(yīng)經(jīng)酒店法務(wù)部門(mén)審核，確保協(xié)議條款合法合規(guī)，保障酒店利益。四、采購(gòu)需求與訂單管理1.采購(gòu)需求提出-酒店各部門(mén)根據(jù)實(shí)際運(yùn)營(yíng)需求，定期提出采購(gòu)申請(qǐng)。采購(gòu)申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)填寫(xiě)所需物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，并說(shuō)明采購(gòu)原因。-采購(gòu)申請(qǐng)應(yīng)按照酒店規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管副總經(jīng)理等相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，提交采購(gòu)部門(mén)。2.采購(gòu)訂單下達(dá)-采購(gòu)部門(mén)收到經(jīng)審批的采購(gòu)申請(qǐng)后，根據(jù)供應(yīng)商名錄和采購(gòu)需求，選擇合適的供應(yīng)商，并向其下達(dá)采購(gòu)訂單。-采購(gòu)訂單應(yīng)明確物資或服務(wù)的詳細(xì)信息（同采購(gòu)申請(qǐng)）、價(jià)格、交貨日期、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、包裝要求等內(nèi)容。采購(gòu)訂單應(yīng)加蓋酒店采購(gòu)專用章，并由采購(gòu)人員簽字確認(rèn)。-采購(gòu)訂單下達(dá)后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將訂單信息傳達(dá)給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)確認(rèn)訂單。供應(yīng)商確認(rèn)訂單后，采購(gòu)訂單正式生效。3.訂單變更管理-如因特殊原因需要對(duì)采購(gòu)訂單進(jìn)行變更，如修改物資規(guī)格、數(shù)量、交貨日期等，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商。-訂單變更申請(qǐng)應(yīng)按照酒店規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，采購(gòu)部門(mén)向供應(yīng)商發(fā)出《訂單變更通知》。供應(yīng)商應(yīng)在收到通知后及時(shí)回復(fù)確認(rèn)，雙方按照變更后的訂單執(zhí)行。五、供應(yīng)商供貨過(guò)程監(jiān)控1.交貨期監(jiān)控-采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立供應(yīng)商交貨期跟蹤機(jī)制，定期與供應(yīng)商溝通，了解物資生產(chǎn)或服務(wù)準(zhǔn)備進(jìn)度，確保供應(yīng)商能夠按照采購(gòu)訂單規(guī)定的交貨日期按時(shí)交貨。-對(duì)于交貨期較長(zhǎng)的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)要求供應(yīng)商制定詳細(xì)的生產(chǎn)或服務(wù)進(jìn)度計(jì)劃，并定期提交進(jìn)度報(bào)告。采購(gòu)部門(mén)根據(jù)進(jìn)度報(bào)告進(jìn)行跟蹤檢查，如發(fā)現(xiàn)可能影響交貨期的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決。2.質(zhì)量監(jiān)控-質(zhì)量控制部門(mén)應(yīng)根據(jù)采購(gòu)訂單規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)供應(yīng)商供貨過(guò)程進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)控。對(duì)于關(guān)鍵物資或服務(wù)，可要求供應(yīng)商提供生產(chǎn)過(guò)程中的質(zhì)量檢驗(yàn)記錄或報(bào)告。-必要時(shí)，質(zhì)量控制部門(mén)可派人員到供應(yīng)商生產(chǎn)場(chǎng)地進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量監(jiān)督，確保供應(yīng)商嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行生產(chǎn)或服務(wù)提供。-對(duì)于食品類物資，質(zhì)量控制部門(mén)應(yīng)要求供應(yīng)商提供每批次產(chǎn)品的檢驗(yàn)合格證明或第三方檢測(cè)報(bào)告，確保食品安全。3.包裝與標(biāo)識(shí)監(jiān)控-采購(gòu)部門(mén)和質(zhì)量控制部門(mén)應(yīng)關(guān)注供應(yīng)商所供物資的包裝與標(biāo)識(shí)情況。物資的包裝應(yīng)符合運(yùn)輸、存儲(chǔ)和使用要求，標(biāo)識(shí)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，注明物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期等信息。-對(duì)于有特殊包裝和標(biāo)識(shí)要求的物資，如易碎品、化學(xué)品等，供應(yīng)商應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定和酒店要求進(jìn)行包裝和標(biāo)識(shí)。六、貨物驗(yàn)收與交付1.驗(yàn)收準(zhǔn)備-采購(gòu)部門(mén)應(yīng)在預(yù)計(jì)交貨日期前，通知質(zhì)量控制部門(mén)、使用部門(mén)等相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。驗(yàn)收人員應(yīng)熟悉采購(gòu)訂單規(guī)定的物資或服務(wù)的規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方法等內(nèi)容。-質(zhì)量控制部門(mén)應(yīng)準(zhǔn)備好必要的驗(yàn)收工具和檢測(cè)設(shè)備，確保驗(yàn)收工作能夠順利進(jìn)行。2.到貨驗(yàn)收-物資到貨時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)首先核對(duì)送貨單與采購(gòu)訂單的一致性，包括物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息。核對(duì)無(wú)誤后，安排物資卸車(chē)、存放。-質(zhì)量控制部門(mén)和使用部門(mén)按照規(guī)定的驗(yàn)收程序和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的外觀、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量性能等方面。對(duì)于需要進(jìn)行檢驗(yàn)檢測(cè)的物資，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)檢測(cè)。-服務(wù)類項(xiàng)目的驗(yàn)收，由使用部門(mén)根據(jù)服務(wù)合同規(guī)定的服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收過(guò)程中應(yīng)詳細(xì)記錄服務(wù)提供情況和服務(wù)效果。3.驗(yàn)收結(jié)果處理-如驗(yàn)收合格，驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上簽字確認(rèn)，倉(cāng)庫(kù)管理人員辦理入庫(kù)手續(xù)。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況，包括驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收人員、物資或服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量、驗(yàn)收結(jié)果等信息。-如驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問(wèn)題或數(shù)量短缺等情況，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)立即與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)做出處理，如補(bǔ)貨、換貨、退貨、降價(jià)等。-對(duì)于不合格物資，應(yīng)單獨(dú)存放，并做好標(biāo)識(shí)，防止與合格物資混淆。如因不合格物資給酒店造成損失的，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)按照合作協(xié)議的規(guī)定，要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.交付使用-驗(yàn)收合格的物資辦理入庫(kù)手續(xù)后，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)使用部門(mén)的領(lǐng)用申請(qǐng)，及時(shí)發(fā)放物資。物資發(fā)放應(yīng)遵循先進(jìn)先出的原則，確保物資的合理使用和存儲(chǔ)。-服務(wù)類項(xiàng)目驗(yàn)收合格后，使用部門(mén)應(yīng)按照合同約定及時(shí)支付服務(wù)費(fèi)用，并做好服務(wù)記錄和評(píng)價(jià)，以便后續(xù)對(duì)供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行持續(xù)管理。七、付款管理1.付款申請(qǐng)-采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)合作協(xié)議和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，在規(guī)定的付款時(shí)間前，整理相關(guān)付款資料，填寫(xiě)《付款申請(qǐng)單》。付款資料應(yīng)包括采購(gòu)訂單、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。-《付款申請(qǐng)單》應(yīng)詳細(xì)填寫(xiě)供應(yīng)商名稱、付款金額、付款方式、發(fā)票號(hào)碼等信息，并經(jīng)采購(gòu)人員簽字確認(rèn)。2.付款審批-《付款申請(qǐng)單》及相關(guān)付款資料應(yīng)按照酒店規(guī)定的財(cái)務(wù)審批流程進(jìn)行審批。審批環(huán)節(jié)包括采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部門(mén)審核、分管副總經(jīng)理審批、總經(jīng)理審批等。-財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)重點(diǎn)審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性以及付款金額是否符合合作協(xié)議約定等內(nèi)容。審核通過(guò)后，提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。3.款項(xiàng)支付-經(jīng)審批通過(guò)的《付款申請(qǐng)單》，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的付款方式和付款時(shí)間及時(shí)向供應(yīng)商支付款項(xiàng)。付款方式包括銀行轉(zhuǎn)賬、支票等，具體付款方式應(yīng)在合作協(xié)議中明確約定。-財(cái)務(wù)部門(mén)在付款后，應(yīng)及時(shí)將付款憑證復(fù)印件反饋給采購(gòu)部門(mén)，采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)與供應(yīng)商進(jìn)行核對(duì)確認(rèn)，確?？铐?xiàng)支付準(zhǔn)確無(wú)誤。八、供應(yīng)商評(píng)價(jià)與考核1.評(píng)價(jià)周期-對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行定期評(píng)價(jià)與考核，評(píng)價(jià)周期為每季度一次。同時(shí)，在每次重大采購(gòu)項(xiàng)目完成后或發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商有異常情況時(shí)，可進(jìn)行不定期評(píng)價(jià)與考核。2.評(píng)價(jià)指標(biāo)-質(zhì)量指標(biāo)：主要考核供應(yīng)商所供物資或服務(wù)的質(zhì)量合格率、質(zhì)量穩(wěn)定性等。質(zhì)量合格率以驗(yàn)收合格的物資數(shù)量或服務(wù)次數(shù)占總采購(gòu)數(shù)量或服務(wù)次數(shù)的比例計(jì)算。-交貨期指標(biāo)：考核供應(yīng)商按時(shí)交貨的比例、交貨延遲的次數(shù)和影響程度等。按時(shí)交貨比例以實(shí)際按時(shí)交貨的訂單數(shù)量占總訂單數(shù)量的比例計(jì)算。-價(jià)格指標(biāo)：對(duì)比市場(chǎng)同類產(chǎn)品或服務(wù)價(jià)格，評(píng)價(jià)供應(yīng)商的價(jià)格合理性和性價(jià)比。-服務(wù)指標(biāo)：考核供應(yīng)商的售后服務(wù)響應(yīng)速度、解決問(wèn)題的能力、溝通配合程度等。-其他指標(biāo)：包括供應(yīng)商的環(huán)保措施、社會(huì)責(zé)任履行情況、創(chuàng)新能力等方面的表現(xiàn)。3.評(píng)價(jià)方法-采購(gòu)部門(mén)、質(zhì)量控制部門(mén)、使用部門(mén)等相關(guān)部門(mén)應(yīng)根據(jù)日常工作中對(duì)供應(yīng)商的了解和記錄，對(duì)供應(yīng)商的各項(xiàng)評(píng)價(jià)指標(biāo)進(jìn)行打分。-采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)收集各部門(mén)的評(píng)價(jià)打分結(jié)果，匯總計(jì)算供應(yīng)商的綜合得分。綜合得分計(jì)算公式為：綜合得分=質(zhì)量指標(biāo)得分×權(quán)重+交貨期指標(biāo)得分×權(quán)重+價(jià)格指標(biāo)得分×權(quán)重+服務(wù)指標(biāo)得分×權(quán)重+其他指標(biāo)得分×權(quán)重。各指標(biāo)權(quán)重可根據(jù)酒店實(shí)際情況和采購(gòu)項(xiàng)目的重要性進(jìn)行設(shè)定。4.考核結(jié)果處理-根據(jù)供應(yīng)商的綜合得分，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、合格、不合格三個(gè)等級(jí)。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)為：綜合得分90分及以上為優(yōu)秀，70-89分為合格，70分以下為不合格。-對(duì)于優(yōu)秀供應(yīng)商，酒店可給予增加采購(gòu)份額、優(yōu)先付款、頒發(fā)榮譽(yù)證書(shū)等獎(jiǎng)勵(lì)，鼓勵(lì)供應(yīng)商繼續(xù)保持良好表現(xiàn)。-對(duì)于合格供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與其溝通，指出存在的問(wèn)題和改進(jìn)方向，要求供應(yīng)商制定改進(jìn)措施并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交改進(jìn)報(bào)告。如供應(yīng)商在后續(xù)評(píng)價(jià)中能夠持續(xù)改進(jìn)，可繼續(xù)保持合作關(guān)系。-對(duì)于不合格供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)向其發(fā)出書(shū)面通知，暫停或終止合作關(guān)系。如因供應(yīng)商原因給酒店造成重大損失的，應(yīng)依法追究其法律責(zé)任。九、供應(yīng)商檔案管理1.檔案建立-采購(gòu)部門(mén)應(yīng)為每個(gè)合格供應(yīng)商建立獨(dú)立的檔案，檔案內(nèi)容應(yīng)包括供應(yīng)商基本資料（營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、稅務(wù)登記證副本復(fù)印件、組織機(jī)構(gòu)代碼證副本復(fù)印件、法定代表人身份證明書(shū)等）、合作協(xié)議、供應(yīng)商調(diào)查問(wèn)卷、實(shí)地考察報(bào)告、樣品評(píng)估報(bào)告、采購(gòu)訂單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款記錄、供應(yīng)商評(píng)價(jià)與考核記錄等。-檔案資料應(yīng)按照時(shí)間順序和類別進(jìn)行整理歸檔，確保檔案的完整性和可查閱性。2.檔案更新-當(dāng)供應(yīng)商的基本信息、產(chǎn)品或服務(wù)范圍、合作協(xié)議等發(fā)生變更時(shí)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)資料，對(duì)供應(yīng)商檔案進(jìn)行更新。-每次對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)與考核后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)將評(píng)價(jià)與考核結(jié)果及時(shí)記錄到供應(yīng)商檔案中。3.檔案查閱與借閱-酒店內(nèi)部相關(guān)部門(mén)因工作需要查閱供應(yīng)商檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《供應(yīng)商檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到采購(gòu)部門(mén)查閱。查閱人員應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自復(fù)印、修改檔案內(nèi)容。-如因特殊原因需要借閱供應(yīng)商檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《供應(yīng)商檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管副總經(jīng)理等相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，