會計憑證檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司會計憑證檔案的科學管理，保證會計憑證檔案的安全與完整，充分發(fā)揮會計憑證檔案在公司經(jīng)濟管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》及財政部《會計檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會計憑證檔案管理工作。（三）定義會計憑證檔案是指公司在經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動中形成的，記錄和反映公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生情況的原始憑證、記賬憑證等會計核算專業(yè)材料，是公司檔案的重要組成部分。（四）管理原則會計憑證檔案管理應(yīng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，確保會計憑證檔案的真實、完整、有效和安全。二、會計憑證檔案的分類與編號（一）分類會計憑證檔案按照其形成來源、時間順序、保管期限等進行分類。具體分類如下：1.原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單、工資表、考勤記錄、出入庫單等各類證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的原始單據(jù)。2.記賬憑證：根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的，記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)的會計分錄憑證。3.匯總憑證：對一定時期內(nèi)同類記賬憑證進行匯總編制的憑證，如科目匯總表等。（二）編號會計憑證檔案應(yīng)按照類別和時間順序進行編號，以便于查找和管理。編號規(guī)則如下：1.原始憑證：按照日期先后順序，每月從001號開始連續(xù)編號。2.記賬憑證：按照日期先后順序，每月從001號開始連續(xù)編號。記賬憑證編號應(yīng)與所附原始憑證編號相對應(yīng)，以便于核對。3.匯總憑證：按照日期先后順序，每月從001號開始連續(xù)編號。三、會計憑證的填制與審核（一）填制要求1.會計憑證應(yīng)按照國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定的格式和內(nèi)容填制，做到內(nèi)容真實、項目齊全、手續(xù)完備、書寫清楚、數(shù)字準確、編號連續(xù)。2.原始憑證的內(nèi)容必須具備：憑證的名稱、填制憑證的日期、填制憑證單位名稱或者填制人姓名、經(jīng)辦人員的簽名或者蓋章、接受憑證單位名稱、經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、單價和金額。3.記賬憑證應(yīng)具備以下內(nèi)容：填制憑證的日期、憑證編號、經(jīng)濟業(yè)務(wù)摘要、會計科目、金額、所附原始憑證張數(shù)、填制憑證人員、稽核人員、記賬人員、會計機構(gòu)負責人、會計主管人員簽名或者蓋章。收款和付款記賬憑證還應(yīng)當由出納人員簽名或者蓋章。4.填制會計憑證時，阿拉伯數(shù)字應(yīng)當一個一個地寫，不得連筆寫。阿拉伯金額數(shù)字前面應(yīng)當書寫貨幣幣種符號或者貨幣名稱簡寫和幣種符號。幣種符號與阿拉伯金額數(shù)字之間不得留有空白。凡阿拉伯數(shù)字前寫有幣種符號的，數(shù)字后面不再寫貨幣單位。5.漢字大寫數(shù)字金額如零、壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億等，一律用正楷或者行書體書寫，不得用0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等簡化字代替，不得任意自造簡化字。大寫金額數(shù)字到元或者角為止的，在“元”或者“角”字之后應(yīng)當寫“整”字或者“正”字；大寫金額數(shù)字有分的，分字后面不寫“整”或者“正”字。6.填制會計憑證時，應(yīng)當對記賬憑證進行連續(xù)編號。一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)需要填制兩張以上記賬憑證的，可以采用分數(shù)編號法編號。（二）審核要求1.會計憑證填制完成后，必須經(jīng)過審核無誤后方可登記入賬。審核的內(nèi)容包括：原始憑證的真實性、合法性、合理性、完整性和正確性。記賬憑證的編制是否符合會計制度的規(guī)定，會計分錄是否正確，摘要是否清晰，所附原始憑證是否齊全、合規(guī)。記賬憑證與原始憑證的內(nèi)容、金額是否一致，記賬憑證的編號是否連續(xù)。2.審核人員應(yīng)在審核無誤的會計憑證上簽名或者蓋章，并注明審核日期。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時與填制人員溝通，要求其進行更正或補充。如發(fā)現(xiàn)重大問題，應(yīng)及時向財務(wù)負責人報告。四、會計憑證的傳遞與交接（一）傳遞程序1.會計憑證的傳遞應(yīng)根據(jù)公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)的特點、內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置和人員分工情況，明確規(guī)定各種會計憑證的聯(lián)次及其流程，使經(jīng)辦業(yè)務(wù)的部門和人員能夠及時辦理各種憑證手續(xù)，既符合內(nèi)部牽制原則，又提高工作效率。2.公司應(yīng)制定會計憑證傳遞流程圖，明確規(guī)定會計憑證在各部門和人員之間的傳遞路線、傳遞時間和傳遞方式。會計憑證傳遞流程圖應(yīng)經(jīng)財務(wù)負責人審核批準后執(zhí)行，并根據(jù)實際情況適時進行修訂。3.會計憑證傳遞過程中，應(yīng)確保憑證的安全、完整，不得丟失、毀損。如因特殊原因需要暫時借用會計憑證的，應(yīng)經(jīng)財務(wù)負責人批準，并辦理相關(guān)借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還所借憑證，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或涂改、損壞憑證。（二）交接手續(xù)1.會計憑證在傳遞過程中，涉及到交接的，交接雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，確保憑證的交接清楚、準確。2.會計憑證交接時，交接雙方應(yīng)在交接清單上簽字確認，交接清單應(yīng)注明交接憑證的名稱、編號、數(shù)量、起止日期、交接時間、交接雙方姓名等內(nèi)容。3.會計憑證交接后，如發(fā)現(xiàn)憑證有丟失、毀損等問題，應(yīng)由交接雙方共同負責查找原因，并根據(jù)實際情況進行處理。如因交接不清導(dǎo)致問題無法查明的，應(yīng)由交接雙方共同承擔責任。五、會計憑證的裝訂與保管（一）裝訂要求1.會計憑證應(yīng)定期裝訂成冊，防止散失。裝訂時間一般為每月終了后15日內(nèi)。2.會計憑證裝訂前，應(yīng)進行整理。具體要求如下：對記賬憑證所附的原始憑證進行整理，去除不必要的附件，如空白紙張、重復(fù)的單據(jù)等。將原始憑證按編號順序排列整齊，折疊整齊，使其大小與記賬憑證一致，并在記賬憑證上注明所附原始憑證的張數(shù)。對于紙張面積大于記賬憑證的原始憑證，可按記賬憑證的面積尺寸，先自右向后，再自下向后兩次折疊。注意應(yīng)把憑證的左上角或左側(cè)面讓出來，以便裝訂后，還可以展開查閱。對于紙張面積過小的原始憑證，一般不能直接裝訂，可先按一定次序和類別排列，再粘在一張同記賬憑證大小相同的白紙上，粘貼時以膠水為宜。小票應(yīng)分張排列，同類同金額的單據(jù)盡量粘在一起，同時，在一旁注明張數(shù)和合計金額。如果是板狀票證（如火車票），可以將票面票底輕輕撕開，厚紙板棄之不用。對于數(shù)量過多的原始憑證，如工資表、考勤記錄等，可以單獨裝訂保管，但應(yīng)在封面上注明所屬記賬憑證的日期、編號、種類，同時在記賬憑證上注明“附件另訂”和原始憑證名稱及編號。3.會計憑證裝訂時，應(yīng)使用棉線在左上角裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁。裝訂線結(jié)應(yīng)在憑證背面打結(jié)，并將線頭壓平。4.會計憑證裝訂后，應(yīng)在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止日期、起止編號、憑證張數(shù)等內(nèi)容，并由裝訂人員在封面上簽名或者蓋章。（二）保管要求1.會計憑證應(yīng)妥善保管，防止丟失、毀損、蟲蛀、鼠咬等。保管地點應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.會計憑證的保管期限應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，原始憑證、記賬憑證和匯總憑證的保管期限為30年；涉及外事和對私改造的會計憑證，保管期限為永久。3.會計憑證保管期滿后，需要銷毀的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進行審批和銷毀。銷毀時，應(yīng)編制會計憑證銷毀清冊，注明銷毀憑證的名稱、編號、日期、冊數(shù)、起止號碼、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容，并由財務(wù)負責人、檔案管理部門負責人和監(jiān)銷人在銷毀清冊上簽名或者蓋章。4.會計憑證保管期限未滿，但因特殊原因需要提前銷毀的，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準，并報上級主管部門備案。提前銷毀的會計憑證，應(yīng)在銷毀清冊上注明原因和批準情況。5.公司應(yīng)建立會計憑證查閱、復(fù)制登記制度，嚴格控制查閱、復(fù)制范圍。查閱、復(fù)制會計憑證時，查閱、復(fù)制人員應(yīng)填寫查閱、復(fù)制登記清單，注明查閱、復(fù)制憑證的名稱、編號、日期、查閱、復(fù)制內(nèi)容、查閱、復(fù)制人員姓名、查閱、復(fù)制時間等內(nèi)容，并經(jīng)財務(wù)負責人批準。查閱、復(fù)制人員不得在會計憑證上涂畫、標記、拆封和抽換憑證。六、會計憑證檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)1.公司應(yīng)積極推進會計憑證檔案的信息化建設(shè)，采用先進的信息技術(shù)手段，對會計憑證檔案進行數(shù)字化處理，實現(xiàn)會計憑證檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理。2.會計憑證檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循國家有關(guān)法律法規(guī)和標準規(guī)范，確保會計憑證檔案數(shù)據(jù)的安全、完整、真實和有效。3.公司應(yīng)建立會計憑證檔案信息化管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)應(yīng)具備會計憑證檔案的錄入、存儲、查詢、統(tǒng)計、打印、備份、恢復(fù)等功能，并應(yīng)與公司財務(wù)核算系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等進行有效集成，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.會計憑證檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)會計憑證檔案進行準確錄入，確保數(shù)據(jù)的一致性和完整性。錄入人員應(yīng)認真核對原始憑證和記賬憑證的內(nèi)容，確保錄入數(shù)據(jù)的準確性。2.會計憑證檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)應(yīng)定期進行維護，包括數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)清理、數(shù)據(jù)更新等。數(shù)據(jù)備份應(yīng)采用多種存儲介質(zhì)和存儲方式，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。數(shù)據(jù)清理應(yīng)定期對系統(tǒng)中的無效數(shù)據(jù)、重復(fù)數(shù)據(jù)等進行清理，提高系統(tǒng)運行效率。數(shù)據(jù)更新應(yīng)及時對系統(tǒng)中的會計憑證檔案信息進行更新，確保數(shù)據(jù)的時效性和準確性。3.公司應(yīng)建立會計憑證檔案信息化管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全管理制度，加強對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全保護。系統(tǒng)操作人員應(yīng)設(shè)置不同的用戶權(quán)限，嚴格控制對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的訪問。系統(tǒng)應(yīng)采用加密技術(shù)、身份認證技術(shù)等手段，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性和保密性。（三）查詢與利用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱、復(fù)制會計憑證檔案的，應(yīng)通過會計憑證檔案信息化管理系統(tǒng)進行查詢和申請。查詢申請應(yīng)注明查詢目的、查詢內(nèi)容、查詢時間等信息，并經(jīng)財務(wù)負責人批準。2.公司外部人員因工作需要查閱、復(fù)制會計憑證檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。查閱、復(fù)制申請應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準，并報上級主管部門備案。查閱、復(fù)制人員應(yīng)在公司指定的場所進行查閱、復(fù)制，并由公司專人陪同。3.公司應(yīng)充分利用會計憑證檔案信息化管理系統(tǒng)，為公司經(jīng)濟管理、決策支持等提供數(shù)據(jù)服務(wù)。通過對會計憑證檔案數(shù)據(jù)的分析和挖掘，為公司提供財務(wù)分析報告、風險預(yù)警信息、決策參考依據(jù)等，提高公司管理水平和經(jīng)濟效益。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司財務(wù)部門負責對會計憑證檔案管理工作進行日常監(jiān)督檢查，確保會計憑證檔案管理工作符合本制度規(guī)定。公司審計部門負責對會計憑證檔案管理工作進行定期審計監(jiān)督，檢查會計憑證檔案管理工作的合規(guī)性、真實性和完整性。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.會計憑證檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括會計憑證的填制、審核、傳遞、交接、裝訂、保管、信息化管理等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.會計憑證檔案的安全保管情況，包括保管地點的安全性、防火防潮防蟲防盜措施的落實情況、會計憑證檔案的完整性和保密性等。3.會計憑證檔案的查閱、復(fù)制登記制度的執(zhí)行情況，包括查閱、復(fù)制申請的審批程序、查閱、復(fù)制人員的權(quán)限控制、查閱、復(fù)制記錄的完整性等。4.會計憑證檔案信息化管理系統(tǒng)的運行情況，包括系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準確性、完整性、安全性，系統(tǒng)功能的實現(xiàn)情況，系統(tǒng)維護和更新情況等。（三）問題處理1.監(jiān)督檢查部門在檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題的，應(yīng)及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。整改通知書應(yīng)注明問題的性質(zhì)、整改要求、整改期限等內(nèi)容。