為何制定公文管理制度一、總則（一）目的為了提高公司公文處理的效率和質量，確保公文的規(guī)范性、準確性和嚴肅性，加強公司內部溝通與協(xié)作，促進各項工作的順利開展，特制定本公文管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構以及全體員工在公文處理過程中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.準確規(guī)范原則：公文內容應準確無誤，符合國家法律法規(guī)、政策要求以及公司相關規(guī)定，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.及時高效原則：公文處理應遵循時效要求，及時傳遞、辦理，避免延誤，提高工作效率。3.安全保密原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，確保公文在流轉過程中的安全，防止信息泄露。4.精簡實用原則：公文應語言簡潔、內容實用，避免冗長繁瑣，突出重點。二、公文定義與分類（一）公文定義本制度所指公文是公司在管理活動中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹公司決策部署、請示和答復問題、指導和商洽工作、報告情況、交流經驗的重要工具。（二）公文分類1.上行文：下級機關向上級機關報送的公文，如請示、報告等。2.下行文：上級機關向下級機關發(fā)送的公文，如決定、通知、通報、批復等。3.平行文：同級機關或不相隸屬機關之間往來的公文，如函等。三、公文格式（一）一般格式要求1.公文應包括發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等部分。2.發(fā)文機關標志：由公司全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。3.發(fā)文字號：由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機關的發(fā)文字號。4.標題：一般由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。標題應準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，力求簡短精煉、含義明確。5.主送機關：公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。6.正文：公文的主體，用來表述公文的內容。正文應層次分明，條理清楚，邏輯嚴密，文字簡潔。7.附件說明：公文附件的順序號和名稱。附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。8.發(fā)文機關署名：署發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。9.成文日期：署會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。成文日期用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。10.印章：公文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機關相符。有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。11.附注：公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。附注居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。12.附件：公文正文的說明、補充或者參考資料。附件與正文一起裝訂時，附件應另起頁，與正文一起連續(xù)編頁碼。13.抄送機關：除主送機關外需要執(zhí)行或者知曉公文內容的其他機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。抄送機關在印發(fā)機關和印發(fā)日期之上一行，左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C關名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關名稱后標句號。14.印發(fā)機關和印發(fā)日期：印發(fā)機關是指公文的印制主管部門，一般是公司辦公室；印發(fā)日期以公文付印的日期為準。印發(fā)機關和印發(fā)日期編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。（二）特定格式要求1.信函格式：發(fā)文機關標志使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標宋體字。聯(lián)合行文時，使用主辦機關標志。發(fā)文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。標題居中編排，與其上最后一個要素相距二行。第二條紅色雙線下空二行編排主送機關，回行時仍頂格。正文首行縮進二字，回行頂格。版記不加印發(fā)機關和印發(fā)日期、分隔線，位于公文最后一面版心內最下方。2.紀要格式：紀要標志由“XXXXX紀要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標宋體字。標注出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文或附件說明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標注出席人單位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊。標注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。紀要格式可以根據實際制定。四、公文起草（一）起草要求1.公文起草應符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規(guī)，完整準確體現公司意圖，并同現行有關公文相銜接。2.一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。3.內容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，表述準確，文字精練。4.文種正確，格式規(guī)范。5.深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。6.公文涉及其他部門或者地區(qū)職權范圍內的事項，起草單位必須征求相關部門或者地區(qū)意見，力求達成一致。7.機關負責人應當主持、指導重要公文起草工作。（二）起草流程1.明確發(fā)文目的和主題：由發(fā)起部門或個人確定發(fā)文的背景、目的、主要內容和預期效果，明確公文的主題方向。2.收集資料：圍繞主題收集相關的政策法規(guī)、公司內部規(guī)定、以往類似公文、業(yè)務數據等資料，為起草提供依據。3.擬定提綱：根據發(fā)文目的和主題，梳理公文的結構框架，確定各個部分的主要內容和邏輯順序，形成提綱。4.撰寫初稿：按照提綱進行公文內容的撰寫，注意語言表達準確、規(guī)范、簡潔，邏輯清晰，層次分明。5.審核修改：初稿完成后，起草人應自行進行審核，檢查內容是否完整、準確，語言是否通順，格式是否符合要求。然后提交給部門負責人或相關領導進行審核，根據審核意見進行修改完善。五、公文審核（一）審核內容1.行文理由是否充分，行文依據是否準確。2.內容是否符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規(guī)；是否完整準確體現公司意圖；是否同現行有關公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。3.涉及有關地區(qū)或者部門職權范圍內的事項是否經過充分協(xié)商并達成一致意見。4.文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數字、段落順序、引文等是否準確；文字、數字、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范。5.其他內容是否符合公文起草的有關要求。（二）審核流程1.部門審核：公文起草完成后，先由起草部門負責人進行初步審核，重點審核內容的準確性、完整性以及與本部門工作的關聯(lián)性，提出修改意見。2.綜合審核：經部門審核后的公文，提交至公司辦公室進行綜合審核。辦公室審核人員從公文格式、行文規(guī)則、語言表達、整體邏輯等方面進行全面審查，提出審核意見，反饋給起草部門進行修改。3.領導審批：綜合審核通過后的公文，呈送公司領導審批。領導根據公文內容和公司實際情況，做出同意、修改或不同意的批示。六、公文簽發(fā)（一）簽發(fā)權限1.以公司名義制發(fā)的上行文，由公司主要領導簽發(fā)。2.以公司名義制發(fā)的下行文、平行文，由公司分管領導簽發(fā)；重要公文由公司主要領導簽發(fā)。3.部門發(fā)文，由部門負責人簽發(fā)；涉及公司多個部門的聯(lián)合發(fā)文，由各部門負責人會簽后，報公司分管領導或主要領導簽發(fā)。（二）簽發(fā)流程公文經審核無誤后，由起草人將公文送呈相應的簽發(fā)領導。領導在公文首頁的簽發(fā)欄內簽署意見、姓名和日期。如領導對公文內容有修改意見，起草人應及時進行修改，再次送審簽發(fā)。七、公文印發(fā)（一）印發(fā)準備1.公文簽發(fā)后，辦公室負責對公文進行編號、排版、校對等印發(fā)前的準備工作。2.編號：按照公司公文編號規(guī)則為公文編制發(fā)文字號，確保每份公文編號的唯一性。3.排版：根據公文格式要求進行排版，確保文字排版整齊、美觀，格式規(guī)范統(tǒng)一。4.校對：對排版后的公文進行仔細校對，重點檢查文字內容、標點符號、格式等是否準確無誤，避免出現錯漏。（二）印發(fā)流程1.經校對無誤的公文，由辦公室安排印刷。印刷過程中要保證印刷質量，確保公文清晰、整潔。2.印刷完成后，辦公室對公文進行裝訂。裝訂應牢固、整齊，不掉頁、不缺頁。3.辦公室按照公文的發(fā)送范圍和份數進行分發(fā)。分發(fā)時要做好登記，記錄公文的發(fā)放對象、份數、日期等信息，確保公文準確送達相關部門和人員。八、公文辦理（一）收文辦理1.簽收：對收到的公文應當逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。2.登記：對公文的主要信息和辦理情況應當詳細記載。3.初審：對收到的公文進行初審，初審的重點是：是否應當由本機關辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權范圍內的事項是否已經協(xié)商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經初審不符合規(guī)定的公文，應當及時退回來文單位并說明理由。4.承辦：閱知性公文應當根據公文內容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應當提出擬辦意見報本機關負責人批示或者轉有關部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應當明確主辦部門。緊急公文應當明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應當及時辦理，有明確辦理時限要求的應當在規(guī)定時限內辦理完畢。5.傳閱：根據領導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。6.催辦：及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結。緊急公文或者重要公文應當由專人負責催辦。7.答復：公文的辦理結果應當及時答復來文單位，并根據需要告知相關單位。（二）發(fā)文辦理1.復核：已經發(fā)文機關負責人簽批的公文，印發(fā)前應當對公文的審批手續(xù)、內容、文種、格式等進行復核；需作實質性修改的，應當報原簽批人復審。2.登記：對復核后的公文，應當確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數并詳細記載。3.印制：公文印制必須確保質量和時效。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。4.核發(fā)：公文印制完畢，應當對公文的文字、格式和印刷質量進行檢查后分發(fā)。（三）公文歸檔1.公文辦理完畢后，應當根據公司檔案管理規(guī)定及時將公文定稿、正本和有關材料整理歸檔。2.兩個以上機關聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關歸檔，相關機關保存復制件。機關負責人兼任其他機關職務的，在履行所兼職務過程中形成的公文，由其兼職機關歸檔。（四）公文清退與銷毀1.清退：公文辦理完畢后，對于一些需要清退的公文，如絕密級公文、有重大錯誤的公文、被明令撤銷的公文等，由辦公室負責及時清退。清退時要逐份清點核對，確保公文全部收回。2.銷毀：對于已清退的公文以及按照規(guī)定需要銷毀的公文，由辦公室統(tǒng)一進行銷毀處理。銷毀公文應當到指定場所由專人負責監(jiān)銷，確保公文信息徹底銷毀，防止泄露。九、公文管理與監(jiān)督（一）管理職責1.公司辦公室是公文管理的主管部門，負責制定和完善公文管理制度，指導、協(xié)調和監(jiān)督各部門的公文處理工作。2.各部門應指定專人負責本部門的公文處理工作，嚴格按照公司公文管理制度的要求，做好公