器械類倉庫管理制度一、總則（一）目的為了加強器械類倉庫的管理，確保器械的存儲安全、質(zhì)量完好、收發(fā)準確、賬目清晰，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司器械類倉庫的所有管理活動，包括器械的采購、驗收、存儲、發(fā)放、盤點及報廢處理等環(huán)節(jié)。（三）職責分工1.倉庫管理人員負責器械的日常出入庫管理，確保操作規(guī)范、數(shù)據(jù)準確。定期對倉庫進行盤點，及時發(fā)現(xiàn)并處理賬實不符等問題。維護倉庫的環(huán)境衛(wèi)生和器械存儲條件，保證器械質(zhì)量不受損。協(xié)助相關部門進行器械的驗收、退貨等工作。2.采購部門根據(jù)公司需求制定合理的器械采購計劃，確保采購的及時性和準確性。負責與供應商溝通協(xié)調(diào)，跟進采購訂單的執(zhí)行情況，保證器械按時到貨。對采購的器械質(zhì)量負責，及時處理因質(zhì)量問題引起的退換貨事宜。3.質(zhì)量控制部門參與器械的驗收工作，依據(jù)相關標準對器械質(zhì)量進行檢驗，確保入庫器械符合要求。對庫存器械進行定期質(zhì)量抽檢，監(jiān)督倉庫管理過程中的質(zhì)量控制情況。負責處理因質(zhì)量問題導致的器械不合格判定及相關整改措施的跟蹤。4.使用部門準確提交器械使用需求計劃，配合倉庫做好出入庫工作。負責對領用器械的使用、保管及維護，確保器械的正常使用和使用壽命。及時反饋器械在使用過程中出現(xiàn)的問題，協(xié)助相關部門進行處理。5.財務部門負責器械采購資金的核算與支付，確保資金使用合規(guī)。依據(jù)倉庫出入庫數(shù)據(jù)進行賬務處理，定期與倉庫核對賬目，保證賬賬相符。參與器械盤點工作，對盤點結(jié)果進行財務分析。二、器械采購與驗收（一）采購計劃1.使用部門應根據(jù)工作需要和庫存情況，提前制定器械使用需求計劃，詳細注明器械名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預計使用時間等信息，提交給采購部門。2.采購部門結(jié)合使用部門需求計劃、庫存現(xiàn)狀及市場供應情況，編制器械采購計劃。采購計劃應明確采購器械的品種、數(shù)量、預算、采購時間等內(nèi)容，并報相關領導審批。3.對于緊急采購的器械，使用部門應填寫緊急采購申請單，說明緊急原因及預計到貨時間，經(jīng)相關領導特批后，采購部門優(yōu)先安排采購。（二）供應商選擇1.采購部門應建立合格供應商名錄，選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、售后服務完善的供應商。2.對新供應商，采購部門應進行實地考察，收集其營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、醫(yī)療器械注冊證等相關資質(zhì)文件，并評估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、供應穩(wěn)定性等方面情況。3.采購部門定期對供應商進行評估，根據(jù)交貨及時性、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務等指標進行評分，對于評分不合格的供應商，及時進行整改或淘汰處理。（三）采購合同1.采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，合同應明確器械的規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、付款方式、售后服務等條款。2.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發(fā)給倉庫管理、質(zhì)量控制、財務等相關部門，以便各部門做好相應準備工作。（四）驗收1.器械到貨前，倉庫管理人員應根據(jù)采購合同及使用部門需求計劃，做好驗收準備工作，包括確定驗收場地、準備驗收工具等。2.器械到貨后，倉庫管理人員應及時通知質(zhì)量控制部門及采購人員共同進行驗收。驗收人員應依據(jù)采購合同、醫(yī)療器械標準及相關法規(guī)要求，對器械的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質(zhì)量、包裝等進行檢查。3.質(zhì)量控制部門按照規(guī)定的驗收標準和檢驗方法，對器械進行質(zhì)量檢驗，可采用抽樣檢驗或全檢方式。對于檢驗不合格的器械，質(zhì)量控制部門應出具不合格報告，采購部門負責與供應商協(xié)商退換貨事宜。4.驗收合格的器械，倉庫管理人員應及時辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明器械名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應商、入庫日期等信息，并將入庫單分別交采購部門、財務部門及質(zhì)量控制部門留存。5.對于驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題，如數(shù)量不符、質(zhì)量瑕疵等，驗收人員應詳細記錄，并及時與相關部門溝通協(xié)調(diào)解決。在問題未解決之前，不得辦理入庫手續(xù)。三、器械存儲管理（一）倉庫布局1.倉庫應根據(jù)器械的類別、特性等因素進行合理布局，劃分為存儲區(qū)、待驗區(qū)、退貨區(qū)、不合格品區(qū)等不同功能區(qū)域，并設置明顯的標識牌。2.存儲區(qū)應按照器械的類別、規(guī)格型號等進行分類存放，遵循先進先出、易取易放的原則，便于管理和查找。3.待驗區(qū)用于存放待驗收的器械，防止未經(jīng)檢驗的器械混入合格品區(qū)；退貨區(qū)用于存放客戶退回的器械；不合格品區(qū)專門存放經(jīng)檢驗判定為不合格的器械。（二）存儲條件1.倉庫應保持適宜的溫度、濕度、通風等環(huán)境條件，確保器械質(zhì)量不受影響。對于有特殊存儲要求的器械，如冷藏、冷凍器械，應配備相應的溫控設備，并定期進行檢查和維護，保證溫度控制在規(guī)定范圍內(nèi)。2.倉庫內(nèi)應設置防火、防潮、防蟲、防鼠等設施，如滅火器、除濕機、防蟲藥、擋鼠板等，并定期進行檢查和維護，確保設施完好有效。3.器械應存放在清潔、干燥、通風的貨架或貨柜上，避免直接接觸地面、墻壁和陽光直射。對于易碎、易損器械，應采取防護措施，如單獨存放、加墊緩沖材料等。（三）庫存管理1.倉庫管理人員應建立器械庫存臺賬，詳細記錄器械的出入庫日期、名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應商等信息，并及時更新庫存數(shù)據(jù)，保證賬物相符。2.定期對庫存器械進行盤點，盤點方式可分為永續(xù)盤點和定期盤點。永續(xù)盤點即每日對有變動的器械進行盤點；定期盤點則每月或每季度進行一次全面盤點，確保庫存數(shù)量準確無誤。3.盤點結(jié)束后，倉庫管理人員應編制盤點報告，詳細說明盤點情況，包括賬實相符、盤盈、盤虧數(shù)量及原因分析等。對于盤盈或盤虧的器械，應及時查明原因，并按照規(guī)定的審批流程進行處理。4.庫存器械應實行限額管理，倉庫管理人員應根據(jù)庫存周轉(zhuǎn)率、使用部門需求等因素，設定合理的庫存上限和下限。當庫存超出上限或低于下限時，及時通知采購部門進行調(diào)整。5.對于長期閑置或超過有效期的器械，倉庫管理人員應定期清理，并填寫庫存積壓器械明細表，上報相關領導審批后進行處理。四、器械發(fā)放管理（一）發(fā)放流程1.使用部門根據(jù)工作需要填寫器械領用申請表，注明器械名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負責人簽字審批。2.倉庫管理人員收到領用申請表后，核對庫存情況，如庫存充足，按照申請表內(nèi)容發(fā)放器械；如庫存不足，及時告知使用部門，并通知采購部門補貨。3.倉庫管理人員憑領用申請表發(fā)放器械，發(fā)放時應認真核對器械的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，確保準確無誤。發(fā)放后，在申請表上簽字確認，并更新庫存臺賬。4.使用部門領用人在倉庫管理人員的監(jiān)督下，對領取的器械進行當場核對，確認無誤后在入庫單上簽字驗收。（二）發(fā)放原則1.遵循先進先出原則，優(yōu)先發(fā)放庫存時間較長的器械，避免器械因長期積壓而影響質(zhì)量。2.按照使用部門的實際需求發(fā)放器械，不得超量發(fā)放。如因特殊情況需要超量領用，須經(jīng)相關領導審批同意。3.對于貴重、稀缺或特殊的器械，實行限量領用制度，嚴格控制領用數(shù)量和使用范圍，并建立專項領用記錄。（三）借用管理1.因工作需要臨時借用器械的，借用部門應填寫器械借用申請表，注明借用器械名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、借用時間、借用原因等信息，并經(jīng)部門負責人及出借部門負責人簽字審批。2.倉庫管理人員根據(jù)審批后的借用申請表辦理借用手續(xù)，發(fā)放器械時與借用人員當面清點核對，并要求借用人員簽字確認。借用人員應按照約定的時間歸還器械，如因特殊情況需要延期歸還，須提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借用期間，借用人員負責借用器械的保管和維護，如發(fā)生損壞、丟失等情況，借用人員應承擔相應的賠償責任。倉庫管理人員應對借用器械進行跟蹤管理，定期檢查借用器械的使用狀態(tài)和歸還情況。五、器械退貨與換貨管理（一）退貨管理1.因質(zhì)量問題、規(guī)格型號不符、采購計劃變更等原因需要退貨的，由采購部門或使用部門填寫器械退貨申請表，詳細說明退貨原因及退貨器械的相關信息，并提交給供應商。2.退貨申請表經(jīng)相關領導審批后，采購部門負責與供應商溝通協(xié)商退貨事宜，明確退貨時間、退貨方式、運輸費用承擔等問題。3.倉庫管理人員根據(jù)退貨申請表準備退貨器械，對退貨器械進行清點核對，確保數(shù)量準確、質(zhì)量完好，并填寫退貨清單。退貨清單應注明器械名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應商等信息。4.退貨器械包裝應完好，標識清晰。對于有特殊包裝要求的器械，應按照原包裝方式進行包裝。倉庫管理人員在退貨器械包裝上標明退貨原因、退貨日期等信息，并做好防護措施，防止在運輸過程中損壞。5.退貨器械發(fā)運前，采購部門應通知供應商安排運輸車輛或提供運輸方式，確保退貨器械安全、及時送達供應商。退貨發(fā)運后，倉庫管理人員及時更新庫存臺賬，并將退貨清單副本分發(fā)給采購部門、財務部門等相關部門。（二）換貨管理1.對于經(jīng)檢驗發(fā)現(xiàn)質(zhì)量有問題但不影響使用的器械，或因其他原因需要換貨的，由質(zhì)量控制部門或采購部門與供應商協(xié)商換貨事宜。2.換貨申請經(jīng)相關領導審批后，采購部門通知供應商安排換貨器械發(fā)貨。倉庫管理人員收到換貨器械后，按照驗收流程進行驗收，驗收合格后辦理入庫手續(xù)，同時更新庫存臺賬。3.在換貨過程中，倉庫管理人員應妥善保管退貨器械，待換貨器械驗收合格入庫后，及時將退貨器械返還給供應商。六、器械盤點及賬務處理（一）盤點計劃1.倉庫管理部門應制定年度盤點計劃，明確盤點范圍、盤點時間、盤點人員分工等內(nèi)容。盤點時間應根據(jù)公司業(yè)務情況合理安排，盡量避免影響正常工作。2.在每次盤點前，倉庫管理人員應提前做好準備工作，包括清理倉庫、核對賬目、整理器械等，確保盤點工作順利進行。（二）盤點實施1.盤點人員按照分工對倉庫器械進行逐一清點，記錄實際數(shù)量、規(guī)格型號、存放位置等信息。在盤點過程中，應注意檢查器械的質(zhì)量狀況、包裝完整性等情況，如發(fā)現(xiàn)問題及時記錄。2.對于盤點中發(fā)現(xiàn)的賬實不符情況，盤點人員應詳細記錄差異情況，包括盤盈或盤虧的器械名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、原因分析等，并及時與倉庫管理人員核對賬目，查找差異原因。（三）賬務處理1.盤點結(jié)束后，倉庫管理人員應根據(jù)盤點結(jié)果編制盤點報告，上報相關領導審批。盤點報告應包括盤點情況概述、賬實差異明細及原因分析、處理建議等內(nèi)容。2.財務部門依據(jù)盤點報告進行賬務處理，對于盤盈的器械，增加相應資產(chǎn)賬面價值，并調(diào)整相關賬務；對于盤虧的器械，減少相應資產(chǎn)賬面價值，并根據(jù)盤虧原因進行賬務處理，如屬于責任人賠償?shù)?，計入其他應收款；屬于管理不善等原因造成的損失，計入管理費用等。3.倉庫管理人員根據(jù)審批后的盤點報告調(diào)整庫存臺賬，確保賬物相符。同時，財務部門與倉庫管理部門應定期核對賬目，保證財務數(shù)據(jù)與倉庫庫存數(shù)據(jù)一致。七、器械報廢管理（一）報廢條件1.超過規(guī)定使用期限且無法正常使用的器械。2.因損壞嚴重，經(jīng)維修后仍無法達到規(guī)定性能指標的器械。3.因技術更新?lián)Q代，已被淘汰的器械。4.因自然災害、意外事故等原因造成損壞且無法修復的器械。（二）報廢申請1.使用部門或倉庫管理人員發(fā)現(xiàn)符合報廢條件的器械時，應填寫器械報廢申請表，詳細說明器械名稱、規(guī)格型號、購置時間、報廢原因等信息，并提交給質(zhì)量控制部門進行技術鑒定。2.質(zhì)量控制部門組織相關技術人員對申請報廢的器械進行鑒定，根據(jù)鑒定結(jié)果出具報廢鑒定報告，明確器械是否符合報廢條件。（三）報廢審批1.器械報廢申請表及報廢鑒定報告經(jīng)使用部門負責人、質(zhì)量控制部門負責人簽字確認后，提交給公司領導審批。審批通過后，方可進行報廢處理。2.對于價值較高的大型器械或批量報廢器械，需經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會審議通過后，按照規(guī)定程序進行處理。（四）報廢處理1.經(jīng)批準報廢的器械，由倉庫管理人員