外包訂單式管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司外包訂單式業(yè)務(wù)的管理，確保外包業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行，提高工作效率，保證工作質(zhì)量，降低成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有外包訂單式業(yè)務(wù)的管理，包括但不限于生產(chǎn)外包、服務(wù)外包、項(xiàng)目外包等。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：外包業(yè)務(wù)的開展應(yīng)符合國家法律法規(guī)和相關(guān)政策的要求。2.質(zhì)量第一原則：確保外包業(yè)務(wù)的工作質(zhì)量，滿足公司及客戶的需求。3.成本效益原則：在保證工作質(zhì)量的前提下，合理控制外包成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。4.合作共贏原則：與外包商建立良好的合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)互利共贏。二、外包訂單的發(fā)起與審批（一）需求部門提出申請1.各需求部門根據(jù)工作需要，填寫《外包訂單申請表》，詳細(xì)說明外包業(yè)務(wù)的內(nèi)容、要求、預(yù)計(jì)工作量、預(yù)計(jì)完成時(shí)間等信息。2.申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至公司相關(guān)管理部門。（二）相關(guān)管理部門審核1.公司相關(guān)管理部門（如采購部門、項(xiàng)目管理部門等）接到申請表后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括外包業(yè)務(wù)的必要性、合理性、可行性、預(yù)算等方面。3.如審核通過，管理部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，將申請表提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）公司領(lǐng)導(dǎo)審批1.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)申請表及相關(guān)審核意見，進(jìn)行最終審批。2.審批通過后，申請表返回需求部門，作為外包訂單發(fā)起的依據(jù)。三、外包商的選擇與評估（一）建立外包商資源庫1.公司相關(guān)管理部門負(fù)責(zé)建立外包商資源庫，收集、整理、篩選符合公司要求的外包商信息。2.外包商信息應(yīng)包括企業(yè)基本情況、經(jīng)營范圍、資質(zhì)證書、業(yè)績案例、服務(wù)價(jià)格等內(nèi)容。（二）選擇外包商1.根據(jù)外包訂單的需求，從外包商資源庫中選擇合適的外包商進(jìn)行合作。2.如資源庫中無合適的外包商，可通過招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價(jià)等方式，公開選擇外包商。3.選擇外包商時(shí)，應(yīng)綜合考慮其信譽(yù)、實(shí)力、服務(wù)質(zhì)量、價(jià)格等因素。（三）簽訂外包合同1.確定外包商后，公司與外包商簽訂《外包合同》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.合同內(nèi)容應(yīng)包括外包業(yè)務(wù)的具體內(nèi)容、要求、工作量、價(jià)格、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、違約責(zé)任等條款。3.合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行各自的職責(zé)。（四）外包商評估1.公司定期對外包商的服務(wù)質(zhì)量、工作進(jìn)度、成本控制等方面進(jìn)行評估。2.評估方式可包括問卷調(diào)查、現(xiàn)場檢查、客戶反饋等。3.根據(jù)評估結(jié)果，對外包商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的外包商，可給予更多的合作機(jī)會(huì)；對于表現(xiàn)不佳的外包商，可采取警告、整改、暫停合作等措施。四、外包訂單的執(zhí)行與監(jiān)控（一）項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議1.外包訂單簽訂后，需求部門應(yīng)組織召開項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議，與外包商共同明確項(xiàng)目目標(biāo)、任務(wù)、進(jìn)度計(jì)劃、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。2.會(huì)議應(yīng)形成會(huì)議紀(jì)要，雙方簽字確認(rèn)后作為項(xiàng)目執(zhí)行的依據(jù)。（二）工作進(jìn)度跟蹤1.需求部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)外包訂單的跟蹤，及時(shí)了解工作進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決工作中出現(xiàn)的問題。2.外包商應(yīng)定期向需求部門匯報(bào)工作進(jìn)展情況，提交工作進(jìn)度報(bào)告。（三）質(zhì)量控制1.公司應(yīng)建立質(zhì)量控制體系，對外包業(yè)務(wù)的工作質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.需求部門應(yīng)按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對完成的工作進(jìn)行驗(yàn)收，確保工作質(zhì)量符合要求。3.如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，外包商應(yīng)及時(shí)整改，直至達(dá)到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。（四）成本控制1.公司應(yīng)加強(qiáng)對外包訂單成本的控制，嚴(yán)格按照合同約定支付款項(xiàng)。2.需求部門應(yīng)定期對外包訂單的成本進(jìn)行核算，分析成本變動(dòng)原因，采取有效措施控制成本。五、外包訂單的驗(yàn)收與結(jié)算（一）驗(yàn)收申請1.外包業(yè)務(wù)完成后，外包商應(yīng)向需求部門提交《驗(yàn)收申請報(bào)告》，申請驗(yàn)收。2.報(bào)告應(yīng)包括工作內(nèi)容、完成情況、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況等內(nèi)容。（二）驗(yàn)收流程1.需求部門收到驗(yàn)收申請報(bào)告后，組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方式，對工作成果進(jìn)行檢查、測試、評估等。3.如驗(yàn)收合格，驗(yàn)收人員應(yīng)在《驗(yàn)收報(bào)告》上簽字確認(rèn)；如驗(yàn)收不合格，應(yīng)明確指出問題所在，要求外包商限期整改，整改完成后重新申請驗(yàn)收。（三）結(jié)算申請1.驗(yàn)收合格后，外包商應(yīng)向公司提交《結(jié)算申請報(bào)告》，申請結(jié)算。2.報(bào)告應(yīng)包括合同金額、已付款金額、本次申請結(jié)算金額等內(nèi)容。（四）結(jié)算審核與支付1.公司相關(guān)管理部門（如財(cái)務(wù)部門）接到結(jié)算申請報(bào)告后，對結(jié)算金額進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括合同執(zhí)行情況、驗(yàn)收情況、付款情況等。3.審核通過后，財(cái)務(wù)部門按照合同約定的付款方式，辦理付款手續(xù)。六、保密管理（一）保密協(xié)議簽訂1.公司與外包商簽訂外包合同的同時(shí)，應(yīng)簽訂《保密協(xié)議》，明確雙方的保密義務(wù)。2.保密協(xié)議應(yīng)包括保密范圍、保密期限、違約責(zé)任等條款。（二）保密措施1.外包商應(yīng)采取有效的保密措施，確保公司的商業(yè)秘密不被泄露。2.保密措施應(yīng)包括物理安全措施、網(wǎng)絡(luò)安全措施、人員管理措施等。（三）監(jiān)督與檢查1.公司應(yīng)定期對外包商的保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)要求整改。2.如外包商違反保密協(xié)議，公司有權(quán)追究其違約責(zé)任，要求其賠償損失。七、風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評估1.公司應(yīng)建立風(fēng)險(xiǎn)管理體系，對外包訂單式業(yè)務(wù)可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別與評估。2.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別應(yīng)包括市場風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、安全風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等方面。3.風(fēng)險(xiǎn)評估應(yīng)采用定性與定量相結(jié)合的方法，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級和影響程度。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施應(yīng)包括風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)降低、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)接受等方面。3.對于重大風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)制定專項(xiàng)應(yīng)急預(yù)案，確保在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)能夠及時(shí)、有效地進(jìn)行應(yīng)對。八、溝通與協(xié)調(diào)（一）建立溝通機(jī)制1.公司與外包商應(yīng)建立定期的溝通機(jī)制，及時(shí)解決工作中出現(xiàn)的問題。2.溝通方式可包括會(huì)議、電話、郵件、即時(shí)通訊工具等。（二）協(xié)調(diào)工作1.需求部門應(yīng)加強(qiáng)與外包商的協(xié)調(diào)工作，確保外包業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行。2.協(xié)調(diào)工作應(yīng)包括工作任務(wù)分配、資源調(diào)配、進(jìn)度協(xié)調(diào)等方面。（三）信息共享1.公司與外包商應(yīng)建立信息