臨沂采購流程管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司采購流程，加強采購管理，確保采購工作高效、有序進行，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司在臨沂地區(qū)的所有采購活動，包括原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等各類采購項目。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。3.公開公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，確保所有符合條件的供應(yīng)商都有平等參與的機會，公正地對待每一個供應(yīng)商。4.誠實守信原則：采購人員和供應(yīng)商應(yīng)誠實守信，嚴格履行合同約定。二、采購組織與職責(zé)（一）采購部門1.采購部職責(zé)負責(zé)制定采購計劃和預(yù)算，根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，合理安排采購任務(wù)。尋找、篩選、評估和管理供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，維護良好的合作關(guān)系。組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益。跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，保證物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。負責(zé)采購成本的控制和分析，不斷優(yōu)化采購方案，降低采購成本。收集市場信息，掌握物資價格動態(tài)，為公司采購決策提供參考依據(jù)。2.采購人員崗位職責(zé)采購主管全面負責(zé)采購部門的日常管理工作，制定采購工作計劃和目標，并組織實施。審核采購訂單、合同等文件，確保采購活動符合公司規(guī)定和流程。協(xié)調(diào)與其他部門的溝通與協(xié)作，及時解決采購過程中的跨部門問題。定期對采購人員進行績效考核，激勵員工提高工作效率和質(zhì)量。參與供應(yīng)商的開發(fā)、評估和管理工作，維護良好的供應(yīng)商關(guān)系。采購專員根據(jù)采購計劃，負責(zé)具體的采購業(yè)務(wù)操作，包括尋找供應(yīng)商、詢價、比價、議價等。協(xié)助采購主管進行采購合同的起草、審核和簽訂工作。跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時交付。收集、整理采購相關(guān)資料，建立采購檔案，做好采購數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和分析工作。配合采購主管完成其他采購相關(guān)工作任務(wù)。（二）需求部門1.提出采購需求：各需求部門根據(jù)本部門的生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際工作需要，提前向采購部門提交采購申請，詳細說明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等信息。2.參與采購過程：需求部門應(yīng)參與采購過程中的技術(shù)交流、質(zhì)量檢驗等環(huán)節(jié)，提供必要的技術(shù)支持和質(zhì)量標準要求，確保采購物資符合本部門的實際需求。3.驗收采購物資：需求部門負責(zé)對采購物資進行驗收，檢查物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等是否符合采購合同要求，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與采購部門溝通協(xié)調(diào)解決。（三）財務(wù)部門1.審核采購預(yù)算：財務(wù)部門負責(zé)對采購部門提交的采購預(yù)算進行審核，確保采購預(yù)算合理、合規(guī)，并與公司整體財務(wù)狀況相適應(yīng)。2.支付采購款項：根據(jù)采購合同和驗收報告，審核采購款項的支付申請，確保支付款項準確無誤，并按照公司財務(wù)制度規(guī)定的流程進行支付操作。3.采購成本分析：協(xié)助采購部門進行采購成本分析，提供相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)和分析報告，為公司采購決策提供財務(wù)支持。三、采購流程（一）采購申請1.各需求部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際工作需要，提前填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、用途等信息，并由部門負責(zé)人簽字審核后提交給采購部門。2.對于緊急采購需求，需求部門應(yīng)在申請表上注明“緊急采購”字樣，并說明緊急原因，經(jīng)部門負責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準后，優(yōu)先安排采購。（二）采購審批1.采購部門收到《采購申請表》后，首先對采購需求的合理性進行審核，包括物資的必要性、規(guī)格型號的準確性、數(shù)量的合理性等。2.對于金額較小的采購申請（具體金額標準由公司根據(jù)實際情況確定），采購部門負責(zé)人審核批準后即可組織采購。3.對于金額較大的采購申請，采購部門應(yīng)將申請表提交給財務(wù)部門審核預(yù)算，再提交給分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理審批。審批通過后，采購部門方可開展采購工作。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部門通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，收集其營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、產(chǎn)品質(zhì)量認證、生產(chǎn)能力、價格水平、售后服務(wù)等方面的信息。組織對符合基本條件的供應(yīng)商進行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、管理水平、質(zhì)量控制體系等，評估其是否具備成為公司供應(yīng)商的能力。2.供應(yīng)商評估采購部門定期（每年至少一次）對現(xiàn)有供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)、合作態(tài)度等方面。制定供應(yīng)商評估指標體系，明確各項指標的權(quán)重和評分標準，采用定量與定性相結(jié)合的方式對供應(yīng)商進行評分。根據(jù)評估結(jié)果，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級，對于不合格供應(yīng)商及時采取淘汰或整改措施。3.供應(yīng)商管理建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評估結(jié)果、合作歷史等內(nèi)容，以便于查詢和管理。與供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品質(zhì)量標準、交貨期、價格調(diào)整機制、售后服務(wù)等條款。定期與供應(yīng)商溝通交流，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況和市場動態(tài)，共同解決合作過程中出現(xiàn)的問題，維護良好的合作關(guān)系。（四）采購實施1.詢價與比價采購專員根據(jù)采購需求，向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，要求其提供產(chǎn)品報價、交貨期、付款方式等信息。對供應(yīng)商的報價進行整理和分析，比較不同供應(yīng)商的價格、質(zhì)量、服務(wù)等方面的優(yōu)勢，選擇至少三家供應(yīng)商進行進一步的比價談判。2.議價與談判采購專員與選定的供應(yīng)商進行議價談判，爭取更優(yōu)惠的價格、更好的交貨期和服務(wù)條款。在談判過程中，采購專員應(yīng)充分了解供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)和市場行情，合理運用談判技巧，維護公司利益。談判達成一致后，形成談判紀要，雙方簽字確認。3.簽訂合同根據(jù)談判結(jié)果，采購專員起草采購合同，明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責(zé)任等條款。將采購合同提交給采購主管審核，審核通過后，報分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理審批。經(jīng)審批后的采購合同，由采購專員與供應(yīng)商簽訂正式合同，并加蓋公司公章。（五）采購訂單跟蹤與協(xié)調(diào)1.采購專員根據(jù)采購合同，及時向供應(yīng)商下達采購訂單，明確訂單要求和交貨時間。2.定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持溝通，了解物資生產(chǎn)進度、運輸情況等，確保訂單按時、按質(zhì)、按量執(zhí)行。3.如在訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題，如供應(yīng)商無法按時交貨、產(chǎn)品質(zhì)量不合格等，采購專員應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其采取措施解決問題，并向采購主管匯報。4.對于因不可抗力等原因?qū)е掠唵螣o法按時執(zhí)行的情況，采購專員應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決方案，并根據(jù)公司實際需求，調(diào)整采購計劃或采取其他應(yīng)急措施。（六）驗收與付款1.驗收采購物資到貨前，采購專員應(yīng)提前通知需求部門做好驗收準備工作。需求部門按照采購合同要求，對采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進行驗收。驗收合格后，填寫《采購驗收單》，并由驗收人員簽字確認。如發(fā)現(xiàn)采購物資存在質(zhì)量問題或數(shù)量短缺等情況，需求部門應(yīng)及時與采購部門溝通，采購部門負責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商解決，直至問題得到妥善處理。2.付款采購部門根據(jù)采購合同和《采購驗收單》，填寫《付款申請表》，附上相關(guān)發(fā)票、合同等資料，提交給財務(wù)部門審核。財務(wù)部門審核無誤后，按照公司財務(wù)制度規(guī)定的流程進行付款操作。對于貨到付款的采購項目，在驗收合格后及時付款；對于預(yù)付款或分期付款的采購項目，按照合同約定的付款時間和金額進行支付。四、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.市場風(fēng)險：市場價格波動、供應(yīng)短缺等因素可能導(dǎo)致采購成本增加或物資供應(yīng)中斷。2.供應(yīng)商風(fēng)險：供應(yīng)商信譽不佳、生產(chǎn)能力不足、產(chǎn)品質(zhì)量不穩(wěn)定等可能影響公司采購物資的質(zhì)量和交貨期。3.合同風(fēng)險：采購合同條款不完善、合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)糾紛等可能給公司帶來經(jīng)濟損失。4.內(nèi)部管理風(fēng)險：采購流程不規(guī)范、審批環(huán)節(jié)失控、采購人員違規(guī)操作等可能導(dǎo)致采購活動出現(xiàn)問題。（二）風(fēng)險評估1.采購部門定期對采購過程中可能面臨的風(fēng)險進行評估，分析風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，對風(fēng)險進行分類和排序，確定重點關(guān)注的風(fēng)險領(lǐng)域。（三）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險應(yīng)對建立市場價格監(jiān)測機制，及時掌握物資價格動態(tài)，合理安排采購時機，避免因價格波動造成采購成本增加。與供應(yīng)商簽訂價格調(diào)整條款，約定在一定期限內(nèi)根據(jù)市場價格變化調(diào)整采購價格。建立物資儲備制度，對于關(guān)鍵物資適當儲備，以應(yīng)對供應(yīng)短缺情況。2.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對加強供應(yīng)商管理，嚴格篩選和評估供應(yīng)商，定期對供應(yīng)商進行考核，淘汰不合格供應(yīng)商。與供應(yīng)商簽訂詳細的合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約束供應(yīng)商的行為。建立供應(yīng)商備用機制，對于重要物資的供應(yīng)商，尋找至少兩家備用供應(yīng)商，以降低因單一供應(yīng)商出現(xiàn)問題導(dǎo)致的供應(yīng)風(fēng)險。3.合同風(fēng)險應(yīng)對加強采購合同管理，制定規(guī)范的合同模板，確保合同條款完整、準確、合法。在簽訂合同前，組織相關(guān)部門對合同條款進行審核，避免出現(xiàn)漏洞和風(fēng)險。加強合同執(zhí)行過程中的監(jiān)督和管理，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同糾紛，確保合同順利履行。4.內(nèi)部管理風(fēng)險應(yīng)對完善采購流程，明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)和操作規(guī)范，加強內(nèi)部監(jiān)督和控制。加強對采購人員的培訓(xùn)和教育，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和法律意識，防止違規(guī)操作。建立采購績效評估制度，對采購人員的工作績效進行考核，激勵其提高工作質(zhì)量和效率。五、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購成本是否合理等。2.采購部門應(yīng)定期向公司管理層匯報采購工作情況，接受內(nèi)部監(jiān)督和指導(dǎo)。3.公司設(shè)立舉報郵箱和舉報電話，鼓勵員工對采購過程中的違規(guī)行為進行舉報，對于舉報屬實的給予舉報人一定的獎勵。