物業(yè)共享化制度

物業(yè)共享化制度一、總則1.目的本制度旨在通過推動(dòng)物業(yè)資源共享化，提高物業(yè)公司的運(yùn)營效率，降低管理成本，提升服務(wù)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，為小區(qū)業(yè)主提供更加優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的物業(yè)服務(wù)。2.適用范圍本制度適用于本高端小區(qū)物業(yè)公司全體員工、所有管理區(qū)域及涉及的各類資源。3.基本原則-公平公正原則：確保所有員工和部門在資源共享過程中享有公平的機(jī)會(huì)，資源分配和使用遵循公正的規(guī)則。-高效利用原則：以提高資源利用效率為核心目標(biāo)，避免資源閑置和浪費(fèi)，使有限的資源發(fā)揮最大的效益。-合作共贏原則：鼓勵(lì)各部門之間積極開展合作，通過資源共享實(shí)現(xiàn)共同發(fā)展，提升整個(gè)物業(yè)公司的綜合競爭力。-安全保密原則：在資源共享過程中，要高度重視信息安全和保密工作，確保業(yè)主信息、公司商業(yè)機(jī)密等不被泄露。二、共享資源分類及定義1.人力資源共享-內(nèi)部員工跨部門支援：當(dāng)某部門因臨時(shí)性業(yè)務(wù)高峰或人員短缺等原因，導(dǎo)致工作任務(wù)無法正常完成時(shí)，可向人力資源共享平臺提出支援需求。其他部門在不影響自身工作的前提下，安排合適的員工進(jìn)行跨部門支援。-專家資源庫：建立公司內(nèi)部專家資源庫，涵蓋工程維修、物業(yè)管理、客戶服務(wù)等多個(gè)領(lǐng)域。各部門員工在遇到專業(yè)難題時(shí)，可通過資源庫快速找到相關(guān)專家進(jìn)行咨詢和尋求幫助。2.物力資源共享-設(shè)備設(shè)施共享：對于一些使用率不高但價(jià)格昂貴的專業(yè)設(shè)備，如大型清潔設(shè)備、高空作業(yè)設(shè)備等，實(shí)行集中管理和共享使用。各部門根據(jù)實(shí)際需求提前預(yù)約借用，提高設(shè)備的使用效率，降低采購成本。-辦公用品及物資共享：設(shè)立辦公用品和物資共享倉庫，存放各部門閑置或多余的辦公用品、勞保用品、維修材料等物資。各部門可根據(jù)需要在共享倉庫中申領(lǐng)所需物資，減少物資浪費(fèi)和重復(fù)采購。3.信息資源共享-業(yè)主信息共享：物業(yè)公司各部門在合法合規(guī)的前提下，共享業(yè)主的基本信息、需求信息、投訴建議等，以便更好地為業(yè)主提供個(gè)性化、全方位的服務(wù)。但要嚴(yán)格遵守信息安全和保密規(guī)定，防止業(yè)主信息泄露。-業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)共享：建立統(tǒng)一的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)平臺，整合物業(yè)管理過程中的各類數(shù)據(jù)，如收費(fèi)數(shù)據(jù)、設(shè)備維護(hù)數(shù)據(jù)、服務(wù)記錄等。各部門可以實(shí)時(shí)獲取和使用相關(guān)數(shù)據(jù)，為決策提供準(zhǔn)確依據(jù)，提高工作效率和管理水平。-知識文檔共享：搭建知識文檔共享平臺，鼓勵(lì)員工上傳和分享工作中積累的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、操作手冊、培訓(xùn)資料等知識文檔，促進(jìn)公司內(nèi)部的知識傳播和交流，提升員工的整體素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。三、共享資源管理流程1.資源登記與錄入-各部門負(fù)責(zé)對本部門擁有的可共享資源進(jìn)行詳細(xì)登記：包括資源的名稱、型號、數(shù)量、購置時(shí)間、使用狀況、存放地點(diǎn)等信息，并填寫《共享資源登記表》。-將登記好的資源信息及時(shí)錄入公司共享資源管理系統(tǒng)：確保資源信息的準(zhǔn)確性和完整性，便于其他部門查詢和使用。2.資源需求申請-需求部門根據(jù)工作需要：通過共享資源管理系統(tǒng)或填寫《共享資源需求申請表》，向資源管理部門提出資源共享需求申請。申請內(nèi)容應(yīng)包括所需資源的名稱、數(shù)量、使用時(shí)間、使用目的等詳細(xì)信息。-對于人力資源共享需求：需求部門還需明確支援工作的具體任務(wù)、要求和預(yù)計(jì)工作期限等內(nèi)容。3.資源審批與調(diào)配-資源管理部門收到需求申請后：對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，核實(shí)資源的可用性和合理性。如申請的資源存在多個(gè)需求部門，資源管理部門應(yīng)根據(jù)需求的緊急程度、重要性等因素進(jìn)行綜合評估和調(diào)配。-對于重要資源或涉及多個(gè)部門的資源共享申請：需提交公司管理層進(jìn)行審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實(shí)施資源調(diào)配。4.資源使用與歸還-需求部門在獲得資源使用批準(zhǔn)后：按照規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)和使用要求領(lǐng)取并使用共享資源。在使用過程中，要嚴(yán)格遵守資源的操作規(guī)程和相關(guān)管理制度，確保資源的安全和正常使用。-使用完畢后：需求部門應(yīng)及時(shí)將資源歸還至指定地點(diǎn)，并通知資源管理部門進(jìn)行驗(yàn)收。如發(fā)現(xiàn)資源有損壞、丟失等情況，需求部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。四、人力資源共享具體規(guī)定1.跨部門支援工作機(jī)制-建立跨部門支援工作協(xié)調(diào)小組：由人力資源部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。協(xié)調(diào)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實(shí)施和監(jiān)督跨部門支援工作，及時(shí)解決工作中出現(xiàn)的問題和矛盾。-制定跨部門支援工作流程：明確需求提出、人員選派、工作交接、支援期間管理、工作評價(jià)等各個(gè)環(huán)節(jié)的具體要求和操作規(guī)范，確?？绮块T支援工作有序進(jìn)行。-設(shè)立跨部門支援激勵(lì)機(jī)制：對于積極參與跨部門支援工作且表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神表彰，如獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書等；在員工績效考核、晉升、評優(yōu)等方面，將跨部門支援工作表現(xiàn)作為重要參考依據(jù)。2.專家資源庫管理-專家選拔與入庫：制定專家選拔標(biāo)準(zhǔn)，從公司內(nèi)部選拔具有豐富專業(yè)知識和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的員工作為專家候選人。經(jīng)個(gè)人申請、部門推薦、公司評審等程序，確定專家?guī)斐蓡T名單，并頒發(fā)專家聘書。-專家職責(zé)與義務(wù)：專家?guī)斐蓡T應(yīng)定期更新和維護(hù)自己的專業(yè)知識，為公司內(nèi)部員工提供專業(yè)咨詢和技術(shù)指導(dǎo)；參與公司組織的專業(yè)培訓(xùn)、技術(shù)研討等活動(dòng)，分享經(jīng)驗(yàn)和見解；協(xié)助公司解決重大技術(shù)難題和業(yè)務(wù)問題。-專家使用與評價(jià)：員工在遇到專業(yè)問題時(shí)，可通過共享資源管理系統(tǒng)或直接聯(lián)系專家?guī)斐蓡T尋求幫助。公司定期對專家的工作表現(xiàn)進(jìn)行評價(jià)，根據(jù)評價(jià)結(jié)果進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整，對于不履行職責(zé)或表現(xiàn)不佳的專家，取消其專家資格。五、物力資源共享具體規(guī)定1.設(shè)備設(shè)施共享管理-設(shè)備設(shè)施集中管理部門：負(fù)責(zé)制定設(shè)備設(shè)施共享管理制度和操作規(guī)范，建立設(shè)備設(shè)施檔案，記錄設(shè)備設(shè)施的采購、使用、維護(hù)、維修等情況。-設(shè)備設(shè)施借用流程：需求部門提前填寫《設(shè)備設(shè)施借用申請表》，詳細(xì)說明借用設(shè)備的名稱、型號、借用時(shí)間、使用地點(diǎn)、使用用途等信息，經(jīng)設(shè)備設(shè)施管理部門審核批準(zhǔn)后，辦理借用手續(xù)。借用部門在借用期間負(fù)責(zé)設(shè)備設(shè)施的保管和日常維護(hù)，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備設(shè)施出現(xiàn)故障或損壞，應(yīng)及時(shí)通知設(shè)備設(shè)施管理部門進(jìn)行維修。-設(shè)備設(shè)施維護(hù)與保養(yǎng)：設(shè)備設(shè)施集中管理部門按照設(shè)備設(shè)施的使用說明書和相關(guān)規(guī)定，制定維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，并組織實(shí)施。定期對設(shè)備設(shè)施進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備設(shè)施處于良好的運(yùn)行狀態(tài)。2.辦公用品及物資共享管理-共享倉庫管理：設(shè)立專門的共享倉庫，配備倉庫管理人員。倉庫管理人員負(fù)責(zé)共享倉庫的日常管理工作，包括物資的出入庫登記、盤點(diǎn)、保管等。-物資申領(lǐng)流程：各部門根據(jù)工作需要填寫《辦公用品及物資申領(lǐng)表》，向共享倉庫提出物資申領(lǐng)申請。倉庫管理人員根據(jù)庫存情況進(jìn)行審核發(fā)放，對于庫存不足的物資，及時(shí)通知采購部門進(jìn)行采購補(bǔ)充。-物資盤點(diǎn)與清理：共享倉庫定期進(jìn)行物資盤點(diǎn)，確保賬物相符。對于長期積壓、損壞或已無使用價(jià)值的物資，及時(shí)進(jìn)行清理和報(bào)廢處理，避免占用存儲(chǔ)空間。六、信息資源共享具體規(guī)定1.業(yè)主信息共享管理-業(yè)主信息收集與整合：物業(yè)公司各部門在日常工作中收集業(yè)主的各類信息，如業(yè)主基本資料、聯(lián)系方式、房屋信息、服務(wù)需求等。由客戶服務(wù)部門負(fù)責(zé)對業(yè)主信息進(jìn)行統(tǒng)一整合和錄入業(yè)主信息管理系統(tǒng)，確保信息的完整性和準(zhǔn)確性。-業(yè)主信息使用權(quán)限：根據(jù)工作需要，為不同部門和崗位的員工設(shè)定相應(yīng)的業(yè)主信息使用權(quán)限。例如，客戶服務(wù)人員可查看和使用業(yè)主的基本信息、服務(wù)需求等；維修人員可查看與維修相關(guān)的業(yè)主房屋信息等。員工在使用業(yè)主信息時(shí)，必須嚴(yán)格遵守信息安全和保密規(guī)定，不得將業(yè)主信息泄露給無關(guān)人員。-業(yè)主信息安全保障：建立業(yè)主信息安全保障體系，采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制、備份恢復(fù)等技術(shù)手段，確保業(yè)主信息的安全性和保密性。同時(shí)，加強(qiáng)員工的信息安全培訓(xùn)，提高員工的信息安全意識和防范能力。2.業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)共享管理-業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)平臺建設(shè)與維護(hù)：由信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)建設(shè)和維護(hù)統(tǒng)一的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)平臺，確保平臺的穩(wěn)定性和可靠性。各部門按照規(guī)定的數(shù)據(jù)格式和接口標(biāo)準(zhǔn)，將本部門的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及時(shí)上傳至業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)平臺。-業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分析與應(yīng)用：設(shè)立數(shù)據(jù)分析崗位或團(tuán)隊(duì)，負(fù)責(zé)對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和挖掘。通過數(shù)據(jù)分析，為公司的決策制定、服務(wù)優(yōu)化、成本控制等提供支持。各部門可根據(jù)工作需要，從業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)平臺獲取相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和應(yīng)用。-數(shù)據(jù)質(zhì)量管控：建立數(shù)據(jù)質(zhì)量管理制度，明確數(shù)據(jù)錄入、審核、存儲(chǔ)、使用等環(huán)節(jié)的質(zhì)量要求和責(zé)任。定期對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行質(zhì)量檢查和清理，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、一致性和完整性。3.知識文檔共享管理-知識文檔上傳與分類：鼓勵(lì)員工將工作中積累的各類知識文檔上傳至知識文檔共享平臺。為便于查詢和使用，對上傳的知識文檔進(jìn)行分類管理，如按照業(yè)務(wù)領(lǐng)域、文檔類型等進(jìn)行分類。-知識文檔審核與推薦：設(shè)立知識文檔審核小組，對員工上傳的知識文檔進(jìn)行審核，確保文檔內(nèi)容的準(zhǔn)確性、實(shí)用性和合法性。對于質(zhì)量較高的知識文檔，審核小組可進(jìn)行推薦，提高文檔的關(guān)注度和使用率。-知識文檔使用與評價(jià)：員工可根據(jù)自身需求在知識文檔共享平臺上搜索和下載所需的知識文檔。同時(shí)，鼓勵(lì)員工對知識文檔進(jìn)行評價(jià)和反饋，以便文檔作者進(jìn)行改進(jìn)和完善。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制-成立共享資源監(jiān)督小組：由公司管理層、各部門代表和業(yè)主代表組成，負(fù)責(zé)對物業(yè)共享化制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組定期對共享資源的登記、使用、歸還等情況進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正資源共享過程中存在的問題。-設(shè)立舉報(bào)渠道：鼓勵(lì)員工和業(yè)主對資源共享過程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)。對于舉報(bào)屬實(shí)的，給予舉報(bào)人一定的獎(jiǎng)勵(lì)，并對違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。2.考核指標(biāo)-資源共享利用率：考核共享資源的實(shí)際使用情況，通過計(jì)算共享資源的使用次數(shù)、使用時(shí)長等指標(biāo)，評估資源的共享利用程度。-需求部門滿意度：通過問卷調(diào)查、面談等方式，收集需求部門對資源共享服務(wù)的滿意度評價(jià)，了解需求部門對資源共享的及時(shí)性、質(zhì)量等方面的意見和建議。-信息安全與保密：考核各部門在信息資源共享過程中對信息安全和保密規(guī)定的執(zhí)行情況，如是否發(fā)生信息泄露事件、是否遵守信息使用權(quán)限等。3.考核結(jié)果應(yīng)用-將共享資源考核結(jié)果與部門和員工的績效考核掛鉤。對于在資源共享工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和員工，給予相應(yīng)的績效加分和獎(jiǎng)勵(lì)；對于考核不達(dá)標(biāo)或存在違規(guī)行為的部門和員工，進(jìn)行績效扣分、通報(bào)批評等處理。-根據(jù)考核結(jié)果，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，對物業(yè)共享化制度進(jìn)行調(diào)整和完善，不斷提高資源共享管理水平。八、培訓(xùn)與宣傳1.培訓(xùn)計(jì)劃-制定物業(yè)共享化制度培訓(xùn)計(jì)劃：明確培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時(shí)間等。培訓(xùn)內(nèi)容包括制度解讀、資源共享流程、操作技能等方面。-定期組織培訓(xùn)活動(dòng)：針對不同崗位的員工，開展有針對性的培訓(xùn)。例如，對一線員工重點(diǎn)培訓(xùn)資源共享的操作流程和實(shí)際應(yīng)用；對管理人員重點(diǎn)培訓(xùn)資源共享的管理理念和決策方法。2.宣傳推廣-通過公司內(nèi)部宣傳欄、電子顯示屏、微信群等渠道：廣泛宣傳物業(yè)共享化制度的意義、目的和具體內(nèi)容，提高員工對制度的認(rèn)知度和認(rèn)同感。-制作物業(yè)共享化宣傳手冊：發(fā)放給員工和業(yè)主，詳細(xì)介紹資源共享的范圍、流程和使用方法等，方便員工和業(yè)主了解和參與資源共享工作。