單位總務(wù)與采購管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范單位總務(wù)與采購管理工作，確保各項(xiàng)物資供應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，保障單位日常運(yùn)營的順利進(jìn)行，提高資源利用效率，降低成本，加強(qiáng)廉政風(fēng)險(xiǎn)防控。2.適用范圍本制度適用于單位內(nèi)部所有總務(wù)管理及采購活動(dòng)，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、固定資產(chǎn)、勞保用品、餐飲服務(wù)、物業(yè)服務(wù)等相關(guān)事項(xiàng)。3.基本原則合法性原則：總務(wù)與采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。經(jīng)濟(jì)性原則：在滿足單位需求的前提下，充分考慮成本效益，追求資源的最優(yōu)配置。公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，接受內(nèi)部監(jiān)督。歸口管理原則：總務(wù)與采購工作實(shí)行歸口管理，明確各部門職責(zé)。二、管理職責(zé)1.總務(wù)部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善單位總務(wù)管理制度并組織實(shí)施。統(tǒng)籌單位辦公用品、辦公設(shè)備、固定資產(chǎn)等物資的采購、保管、發(fā)放及維修保養(yǎng)工作。協(xié)調(diào)物業(yè)服務(wù)提供商，監(jiān)督物業(yè)服務(wù)質(zhì)量，處理物業(yè)服務(wù)相關(guān)問題。管理單位食堂，監(jiān)督餐飲服務(wù)質(zhì)量，確保食品安全。負(fù)責(zé)單位辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生、綠化及安全保衛(wèi)等工作。定期盤點(diǎn)各類物資，編制物資庫存報(bào)表，及時(shí)清理積壓物資。2.采購部門職責(zé)依據(jù)單位需求制定采購計(jì)劃，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后組織實(shí)施。負(fù)責(zé)采購項(xiàng)目的市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商選擇與管理、采購合同簽訂與執(zhí)行。跟蹤采購進(jìn)度，確保采購物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。建立采購檔案，妥善保存采購過程中的各類文件資料。3.使用部門職責(zé)根據(jù)工作需要提出物資需求申請(qǐng)，明確規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要求。協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商考察與評(píng)估。負(fù)責(zé)本部門領(lǐng)用物資的管理與使用，合理控制物資消耗。三、采購管理1.采購計(jì)劃各使用部門應(yīng)于每月[具體日期]前提交次月物資需求計(jì)劃，詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息?？倓?wù)部門和采購部門根據(jù)各部門需求計(jì)劃，結(jié)合庫存情況，共同編制月度采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購項(xiàng)目、采購時(shí)間、預(yù)算金額等內(nèi)容。對(duì)于臨時(shí)性、緊急性采購需求，使用部門應(yīng)填寫《緊急采購申請(qǐng)表》，說明原因及預(yù)計(jì)金額，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.供應(yīng)商管理采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行全面評(píng)估。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括交貨及時(shí)性、產(chǎn)品質(zhì)量合格率、售后服務(wù)滿意度等。對(duì)于考核不合格的供應(yīng)商，及時(shí)采取警告、暫停合作、終止合作等措施。通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，鼓勵(lì)現(xiàn)有供應(yīng)商推薦新的合作對(duì)象，不斷優(yōu)化供應(yīng)商隊(duì)伍。3.采購流程詢價(jià)：采購人員根據(jù)采購計(jì)劃，向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，獲取報(bào)價(jià)信息。詢價(jià)函應(yīng)明確物資規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等內(nèi)容。比價(jià)：對(duì)各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行分析比較，綜合考慮價(jià)格、質(zhì)量、信譽(yù)等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。議價(jià)：與選定的供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià)，爭取最優(yōu)惠的采購價(jià)格和條款。合同簽訂：采購部門根據(jù)比價(jià)和議價(jià)結(jié)果，起草采購合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)、物資規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、付款方式等條款。合同經(jīng)法務(wù)部門審核、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，與供應(yīng)商簽訂。采購執(zhí)行：采購人員跟蹤采購合同執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。如遇問題，及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)并采取相應(yīng)措施解決。驗(yàn)收付款：物資到貨后，由使用部門、總務(wù)部門等相關(guān)人員按照合同要求進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，采購部門辦理付款手續(xù)。付款應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行，確保資金安全。四、總務(wù)管理1.辦公用品管理辦公用品實(shí)行定額管理，總務(wù)部門根據(jù)各部門實(shí)際需求和工作性質(zhì)，核定辦公用品月度領(lǐng)用限額。各部門指定專人負(fù)責(zé)辦公用品的領(lǐng)用與管理，每月[具體日期]前提交辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃?？倓?wù)部門按照核定的限額和領(lǐng)用計(jì)劃發(fā)放辦公用品，領(lǐng)用人需在領(lǐng)用登記表上簽字確認(rèn)。定期對(duì)辦公用品使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，優(yōu)化辦公用品配置，減少浪費(fèi)。2.辦公設(shè)備管理辦公設(shè)備的采購應(yīng)嚴(yán)格按照采購流程進(jìn)行，確保設(shè)備符合工作需求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。建立辦公設(shè)備臺(tái)賬，詳細(xì)記錄設(shè)備名稱、型號(hào)、購置時(shí)間、使用部門、維修保養(yǎng)情況等信息。定期對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。對(duì)于出現(xiàn)故障的設(shè)備，及時(shí)安排維修或聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行處理。辦公設(shè)備的報(bào)廢應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行審批，經(jīng)批準(zhǔn)后及時(shí)辦理報(bào)廢手續(xù)，并做好資產(chǎn)核銷工作。3.固定資產(chǎn)管理固定資產(chǎn)的購置、驗(yàn)收、入賬、折舊、清查、處置等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照國家相關(guān)財(cái)務(wù)制度和單位固定資產(chǎn)管理制度執(zhí)行?？倓?wù)部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門定期對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。對(duì)于盤盈、盤虧的固定資產(chǎn)，應(yīng)查明原因，及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理。固定資產(chǎn)的處置應(yīng)遵循公開、公正、公平的原則，通過拍賣、招標(biāo)、協(xié)議轉(zhuǎn)讓等方式進(jìn)行，處置收入應(yīng)及時(shí)足額上繳單位財(cái)務(wù)。4.勞保用品管理根據(jù)工作崗位特點(diǎn)和勞動(dòng)保護(hù)要求，核定各部門勞保用品發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)和種類。總務(wù)部門按照標(biāo)準(zhǔn)定期發(fā)放勞保用品，領(lǐng)用人需簽字確認(rèn)。加強(qiáng)對(duì)勞保用品使用情況的監(jiān)督檢查，確保勞保用品真正用于勞動(dòng)保護(hù)，不得挪作他用。5.餐飲服務(wù)管理食堂應(yīng)嚴(yán)格遵守食品安全法律法規(guī)，確保食品原材料安全、衛(wèi)生。制定科學(xué)合理的食譜，保證飯菜質(zhì)量和營養(yǎng)搭配，滿足員工不同口味需求。加強(qiáng)食堂財(cái)務(wù)管理，嚴(yán)格控制餐飲成本，定期公布食堂收支情況。收集員工對(duì)餐飲服務(wù)的意見和建議，不斷改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量。6.物業(yè)服務(wù)管理與物業(yè)服務(wù)提供商簽訂詳細(xì)的物業(yè)服務(wù)合同，明確服務(wù)內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用、雙方權(quán)利義務(wù)等條款?？倓?wù)部門定期對(duì)物業(yè)服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行檢查評(píng)估，按照合同約定支付服務(wù)費(fèi)用。對(duì)于服務(wù)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的，及時(shí)要求物業(yè)服務(wù)提供商整改。協(xié)調(diào)物業(yè)服務(wù)提供商處理辦公區(qū)域內(nèi)的各類維修、保潔、綠化、安保等問題，確保辦公環(huán)境整潔、安全、有序。五、庫存管理1.庫存盤點(diǎn)總務(wù)部門每月末對(duì)各類物資進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)結(jié)束后，編制庫存盤點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)情況。對(duì)于盤盈、盤虧的物資，應(yīng)查明原因，屬于正常損耗的，按照規(guī)定程序核銷；屬于人為原因造成的，追究相關(guān)人員責(zé)任。2.庫存控制設(shè)定各類物資的安全庫存、最高庫存和最低庫存標(biāo)準(zhǔn)，定期對(duì)庫存物資進(jìn)行分析，及時(shí)調(diào)整采購計(jì)劃，避免庫存積壓或缺貨。對(duì)于積壓物資，應(yīng)及時(shí)清理，采取降價(jià)銷售、報(bào)廢處理等方式，減少資金占用。3.物資保管物資應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。倉庫應(yīng)保持通風(fēng)、干燥、整潔，做好防火、防盜、防潮、防蟲等工作，確保物資安全。六、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督成立由紀(jì)檢、審計(jì)、財(cái)務(wù)等部門組成的監(jiān)督小組，定期對(duì)總務(wù)與采購管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查采購流程的合規(guī)性、物資管理的規(guī)范性、資金使用的合理性等。加強(qiáng)對(duì)采購人員和物資管理人員的廉潔自律教育，防止發(fā)生違規(guī)違紀(jì)行為。2.績效考核建立總務(wù)與采購管理工作績效考核體系，對(duì)相關(guān)部門和人員的工