上海采購(gòu)保密柜管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司保密柜的管理，確保公司機(jī)密文件、資料及物品的安全存儲(chǔ)，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于上海公司所有涉及使用保密柜的部門(mén)及人員。3.職責(zé)人事部門(mén)負(fù)責(zé)制定、修訂本保密柜管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。對(duì)保密柜使用人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，確保其了解并遵守制度要求。負(fù)責(zé)對(duì)保密柜的采購(gòu)、調(diào)配及報(bào)廢等進(jìn)行統(tǒng)一管理。使用部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)保密柜的日常使用、維護(hù)及安全管理。明確保密柜使用責(zé)任人，確保責(zé)任人熟悉保密柜的操作及安全要求。保密柜使用人員嚴(yán)格遵守本制度，妥善保管保密柜內(nèi)的機(jī)密文件、資料及物品。負(fù)責(zé)保密柜的日常清潔、檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告。4.基本原則安全第一原則：確保保密柜內(nèi)存儲(chǔ)的信息安全，防止機(jī)密泄露。專(zhuān)人專(zhuān)用原則：每個(gè)保密柜指定專(zhuān)人使用，使用人員對(duì)保密柜的安全負(fù)責(zé)。規(guī)范操作原則：使用人員應(yīng)按照規(guī)定的程序和方法操作保密柜，確保其正常運(yùn)行。二、保密柜的采購(gòu)與配置1.采購(gòu)需求提出各部門(mén)根據(jù)工作需要，填寫(xiě)保密柜采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明所需保密柜的規(guī)格、數(shù)量、功能要求等，提交至人事部門(mén)。2.采購(gòu)審批人事部門(mén)對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，核實(shí)需求的合理性，報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，由人事部門(mén)負(fù)責(zé)采購(gòu)工作。3.采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)保密柜應(yīng)具備良好的密封性、防火性、防盜性等安全性能。根據(jù)實(shí)際使用需求，選擇合適規(guī)格的保密柜，一般應(yīng)滿足存放文件資料的容量要求。優(yōu)先選用具有質(zhì)量保證、信譽(yù)良好的供應(yīng)商提供的產(chǎn)品。4.配置與發(fā)放采購(gòu)到貨后，人事部門(mén)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，根據(jù)各部門(mén)需求進(jìn)行配置和發(fā)放，并做好記錄。記錄內(nèi)容包括保密柜編號(hào)、規(guī)格型號(hào)、發(fā)放部門(mén)、使用責(zé)任人等。三、保密柜的使用與管理1.使用責(zé)任人確定各部門(mén)確定保密柜的使用責(zé)任人，并將責(zé)任人名單報(bào)人事部門(mén)備案。責(zé)任人應(yīng)具備良好的保密意識(shí)和責(zé)任心，能夠嚴(yán)格遵守保密制度。2.鑰匙管理保密柜配備兩把鑰匙，一把由使用責(zé)任人保管，另一把由部門(mén)負(fù)責(zé)人保管。部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)備用鑰匙的監(jiān)督管理，非緊急情況不得擅自使用。鑰匙應(yīng)妥善保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。如鑰匙丟失，使用責(zé)任人應(yīng)及時(shí)報(bào)告部門(mén)負(fù)責(zé)人，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，如更換鎖芯等。3.密碼管理對(duì)于電子密碼鎖的保密柜，使用責(zé)任人應(yīng)設(shè)置獨(dú)立的、不易被他人破解的密碼，并定期更換。密碼設(shè)置應(yīng)遵循一定的復(fù)雜性要求，包含字母、數(shù)字和特殊字符等。密碼更換后，應(yīng)及時(shí)告知部門(mén)負(fù)責(zé)人。4.存放要求保密柜內(nèi)只能存放公司的機(jī)密文件、資料、重要物品等，嚴(yán)禁存放私人財(cái)物或與工作無(wú)關(guān)的物品。存放的文件資料應(yīng)分類(lèi)整理，整齊排列，便于查找和管理。不同密級(jí)的文件應(yīng)分開(kāi)存放，并有明顯的標(biāo)識(shí)。對(duì)于磁性介質(zhì)存儲(chǔ)的文件資料，應(yīng)采取必要的防磁措施，防止信息丟失或損壞。5.日常使用規(guī)范使用責(zé)任人在開(kāi)啟保密柜時(shí)，應(yīng)確保周?chē)h(huán)境安全，無(wú)他人窺視。每次使用完畢后，應(yīng)及時(shí)關(guān)閉保密柜，并檢查鎖具是否鎖好。不得在保密柜內(nèi)存放易燃、易爆、腐蝕性等危險(xiǎn)物品。嚴(yán)禁私自拆卸、改裝保密柜，如需對(duì)保密柜進(jìn)行維修或更換部件，應(yīng)及時(shí)報(bào)告人事部門(mén)，由專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行處理。6.定期檢查與維護(hù)使用責(zé)任人應(yīng)每天對(duì)保密柜進(jìn)行外觀檢查，查看是否有異常情況，如柜門(mén)是否松動(dòng)、鎖具是否正常等。部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)定期（每月至少一次）對(duì)本部門(mén)的保密柜進(jìn)行全面檢查，包括內(nèi)部文件存放情況、安全性能等，并做好檢查記錄。人事部門(mén)應(yīng)定期（每季度至少一次）對(duì)公司所有保密柜進(jìn)行抽查，確保保密柜的正常使用和安全管理。如發(fā)現(xiàn)保密柜存在故障或安全隱患，應(yīng)及時(shí)通知人事部門(mén)安排維修或更換。四、保密柜內(nèi)機(jī)密文件、資料及物品的管理1.文件資料分類(lèi)與標(biāo)識(shí)按照公司保密制度的要求，對(duì)保密柜內(nèi)的文件資料進(jìn)行分類(lèi)，如分為絕密、機(jī)密、秘密等不同密級(jí)。對(duì)每份文件資料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，并在文件上加蓋相應(yīng)的密級(jí)標(biāo)識(shí)章。編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于文件的管理和查找。2.文件資料的借閱公司內(nèi)部人員因工作需要借閱保密柜內(nèi)的文件資料，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱文件的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱原因、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到保密柜使用責(zé)任人處借閱。借閱人應(yīng)按照審批要求的時(shí)間及時(shí)歸還借閱的文件資料。如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人在借閱期間應(yīng)妥善保管借閱的文件資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘抄、傳播文件內(nèi)容。如需復(fù)印或摘抄，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)。3.文件資料的歸還借閱人歸還文件資料時(shí)，保密柜使用責(zé)任人應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件的數(shù)量、完整性及歸還時(shí)間。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告部門(mén)負(fù)責(zé)人，并查明原因，追究借閱人的責(zé)任。歸還的文件資料應(yīng)按照原存放位置放入保密柜，保持文件存放的整齊有序。4.物品管理保密柜內(nèi)如有存放重要物品，如印章、證照等，應(yīng)建立專(zhuān)門(mén)的物品臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物品的名稱(chēng)、數(shù)量、領(lǐng)取時(shí)間、使用情況、歸還時(shí)間等。物品的領(lǐng)取和歸還應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保物品的安全。五、保密柜的安全與保密措施1.安全防范保密柜應(yīng)放置在安全可靠的位置，如辦公室內(nèi)相對(duì)獨(dú)立、不易被他人接近的區(qū)域。對(duì)于安裝在公共場(chǎng)所的保密柜，應(yīng)采取必要的防護(hù)措施，如設(shè)置監(jiān)控設(shè)備、安裝門(mén)禁系統(tǒng)等，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入。定期對(duì)保密柜周?chē)陌踩h(huán)境進(jìn)行檢查，確保無(wú)安全隱患，如門(mén)窗是否完好、消防設(shè)施是否正常等。2.保密培訓(xùn)人事部門(mén)定期組織保密柜使用人員進(jìn)行保密知識(shí)培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和技能。培訓(xùn)內(nèi)容包括公司保密制度、保密柜操作規(guī)范、信息安全知識(shí)等。培訓(xùn)后應(yīng)進(jìn)行考核，確保使用人員熟悉并掌握相關(guān)知識(shí)和技能。3.保密協(xié)議簽訂新入職涉及使用保密柜的員工，在入職時(shí)應(yīng)與公司簽訂保密協(xié)議，明確其在保密柜使用過(guò)程中的保密義務(wù)和責(zé)任。對(duì)于因工作變動(dòng)不再使用保密柜的員工，應(yīng)及時(shí)收回其保管的鑰匙，并確認(rèn)其已將保密柜內(nèi)的文件資料及物品妥善處理，同時(shí)對(duì)其保密義務(wù)進(jìn)行提醒。4.保密監(jiān)督與檢查人事部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)保密柜的使用情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)責(zé)令整改。設(shè)立舉報(bào)渠道，鼓勵(lì)員工對(duì)違反保密柜管理制度的行為進(jìn)行舉報(bào)。對(duì)于舉報(bào)屬實(shí)的，給予舉報(bào)人適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)。對(duì)違反本制度，導(dǎo)致公司機(jī)密文件、資料或物品泄露的，將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分或經(jīng)濟(jì)處罰。六、保密柜的報(bào)廢與處置1.報(bào)廢申請(qǐng)當(dāng)保密柜因損壞、老化等原因無(wú)法繼續(xù)使用時(shí)，使用部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)保密柜報(bào)廢申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明報(bào)廢原因、保密柜編號(hào)、規(guī)格型號(hào)等，提交至人事部門(mén)。2.報(bào)廢審批人事部門(mén)對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)表進(jìn)行審核，核實(shí)情況屬實(shí)后，報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，方可進(jìn)行報(bào)廢處置。3.報(bào)廢處置方式對(duì)于報(bào)廢的保密柜，如仍有利用價(jià)值的零部件，可進(jìn)行拆卸留存?zhèn)溆?；?duì)于無(wú)利用價(jià)值的部分，應(yīng)按照公司規(guī)定的報(bào)廢物資處置程序進(jìn)行處理，如進(jìn)行廢舊物資回收等。在報(bào)廢處置過(guò)程中，應(yīng)確保保密柜內(nèi)的文件資料及物品已全部清理或妥善處理，防止信息泄露。