公司文檔管理流程表格化設計示例序號文檔類型流程步驟負責部門審批流程備注1新建文檔1.1申請人填寫文檔申請表1.2文檔管理員審核申請表1.3文檔管理員創(chuàng)建文檔申請人申請人無2修改文檔2.1申請人提交修改申請2.2文檔管理員審核修改申請2.3文檔管理員修改文檔申請人申請人修改內(nèi)容需經(jīng)審批3文檔審批3.1文檔管理員將文檔提交給審批人3.2審批人審核文檔3.3審批人簽字確認文檔管理員審批人審批人需為有權決策者4文檔發(fā)布4.1文檔管理員將審批通過的文檔發(fā)布到文檔庫4.2通知相關人員使用文檔管理員無文檔發(fā)布后需進行版本管理5文檔存檔5.1文檔管理員將過期或不再使用的文檔存檔5.2文檔管理員將存檔文檔移至存檔庫文檔管理員無存檔文檔需定期清理6文檔銷毀6.1文檔管理員對存檔文檔進行銷毀處理6.2文檔管理員將銷毀記錄備案文檔管理員無銷毀過程需保密表格說明：表格分為六列，分別為序號、文檔類型、流程步驟、負責部門、審批流程和備注。序號用于標識每個流程步驟。文檔類型包括新建文檔、修改文檔、文檔審批、文檔發(fā)布、文檔存檔和文檔銷毀。流程步驟描述了每個文檔類型所涉及的具體操作步驟。負責部門表示負責執(zhí)行該步驟的部門或個人。審批流程表示文檔在流轉過程中需要經(jīng)過的審批環(huán)節(jié)。備注：用于說明某些特殊情況或注意事項。序號文檔類別管理階段主要活動責任部門審核節(jié)點備注1設計文檔創(chuàng)建確定文檔結構，收集資料設計團隊自審首次提交需領導確認2設計文檔審核與修訂審核文檔準確性，根據(jù)反饋進行修訂審核團隊初審修訂完成后，設計團隊復審3設計文檔發(fā)布審核通過后，至文檔管理系統(tǒng)，并通知相關人員文檔管理團隊復審保證發(fā)布版本正確且完整4執(zhí)行文檔制定根據(jù)設計文檔制定執(zhí)行計劃項目管理團隊初步評審計劃需體現(xiàn)項目目標和風險評估5執(zhí)行文檔執(zhí)行按照執(zhí)行計劃實施文檔中規(guī)定的操作執(zhí)行團隊現(xiàn)場審核執(zhí)行過程需記錄，以便追蹤和評估6執(zhí)行文檔匯報定期向管理層匯報文檔執(zhí)行情況項目管理團隊定期匯報匯報需包括進展、問題和改進建議7執(zhí)行文檔更新根據(jù)執(zhí)行情況調(diào)整文檔內(nèi)容項目管理團隊更新審核更新需符合變更管理流程8運維文檔創(chuàng)建基于現(xiàn)有系統(tǒng)或設施，編寫運維指南運維團隊自審文檔需詳細描述操作步驟和安全注意事項9運維文檔審核與修訂定期審核文檔的準確性和完整性，根據(jù)需要更新內(nèi)容運維團隊定期評審審核周期需符合文檔更新頻率要求10運維文檔發(fā)布通過內(nèi)部網(wǎng)絡發(fā)布至文檔庫，通知相關人員運維團隊發(fā)布審核發(fā)布需符合版本控制要求11運維文檔實施與監(jiān)督指導運維人員按文檔執(zhí)行任務，監(jiān)督執(zhí)行過程運維團隊現(xiàn)場監(jiān)督監(jiān)督記錄需保留備查12運維文檔調(diào)整根據(jù)執(zhí)行反饋和實際情況調(diào)整文檔內(nèi)容運維團隊調(diào)整審核調(diào)整需經(jīng)過相關團隊審核批準13安全文檔制定制定安全政策和程序安全團隊初步審查文檔需符合法律法規(guī)和安全標準14安全文檔審核與修訂定期審查安全文檔的有效性，根據(jù)新政策或事件修訂安全團隊定期審核修訂需符合安全管理和變更控制流程15安全文檔發(fā)布通過內(nèi)部渠道發(fā)布安全政策和程序，保證所有員工知曉安全團隊發(fā)布批準發(fā)布需有記錄，并存檔16安全文檔監(jiān)督監(jiān)督員工遵守安全政策，定期進行安全培訓和演練安全團隊監(jiān)督執(zhí)行監(jiān)督記錄需保留備查17安全文檔評估定期評估安全文檔的執(zhí)行效果，提出改進措施安全團隊評估審查評估報告需呈報管理層序號文檔類別流程階段具體操作負責人審批人完成時間備注1合同文檔創(chuàng)建收集合同相關信息，起草合同草稿合同專員合同部門主管3天內(nèi)無2合同文檔審核修改合同專員根據(jù)反饋修改合同內(nèi)容合同專員法律部門5天內(nèi)保證合同條款無遺漏3合同文檔簽署雙方簽訂合同，合同專員存檔合同專員無當天合同需雙方簽字蓋章4合同文檔執(zhí)行按合同條款執(zhí)行項目或服務項目經(jīng)理項目總監(jiān)根據(jù)合同定期報告進度5合同文檔監(jiān)控監(jiān)控合同執(zhí)行情況，發(fā)覺風險及時報告合同專員項目總監(jiān)每月風險評估6合同文檔終止合同到期或提前終止，處理合同結束事宜合同專員合同部門主管合同規(guī)定時間保證雙方權益7技術文檔編寫根據(jù)項目需求編寫技術文檔技術文檔專員無項目開始后1個月內(nèi)文檔需準確無誤8技術文檔審核修訂技術專家對文檔進行審核，根據(jù)反饋進行修訂技術文檔專員技術部門主管2周內(nèi)無9技術文檔發(fā)布發(fā)布至知識庫，保證相關人員獲取技術文檔專員無審核通過后文檔需及時更新10技術文檔更新項目進展，更新技術文檔內(nèi)容技術文檔專員技術部門主管項目期間保持文檔與項目同步11管理文檔制定制定管理流程、政策或規(guī)范管理部門無1個月內(nèi)文檔需符合公司戰(zhàn)略12管理文檔審批管理部門提交文檔，上級領導審批管理部門上級領導5天內(nèi)文檔需合規(guī)合法13管理文檔實施在公司內(nèi)部實施管理文檔內(nèi)容相關部門管理部門實施周期定期檢查執(zhí)行情況14管理文檔評估定期評估管理文檔的效果，提出改進建議管理部門管理部門每年文檔需持續(xù)優(yōu)化15財務文檔錄入錄入財務數(shù)據(jù)，保證準確無誤財務專員財務主管當天數(shù)據(jù)需及時更新16財務文檔審核報告財務主管審核財務報告，