物業(yè)服務(wù)檔案管理規(guī)定

物業(yè)服務(wù)檔案管理規(guī)定一、總則（一）目的為加強(qiáng)農(nóng)貿(mào)市場(chǎng)物業(yè)服務(wù)檔案的科學(xué)管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高物業(yè)服務(wù)質(zhì)量和管理水平，特制定本規(guī)定。（二）適用范圍本規(guī)定適用于本農(nóng)貿(mào)市場(chǎng)物業(yè)服務(wù)過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案的管理，包括但不限于物業(yè)與商戶(hù)溝通記錄、設(shè)施設(shè)備維護(hù)檔案、環(huán)境衛(wèi)生管理檔案、安全管理檔案等。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)可靠，如實(shí)反映物業(yè)服務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況。2.完整性原則：確保檔案資料的完整，涵蓋物業(yè)服務(wù)各方面、各環(huán)節(jié)的信息。3.系統(tǒng)性原則：對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、整理，形成系統(tǒng)的檔案體系。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)涉及商戶(hù)隱私、市場(chǎng)商業(yè)機(jī)密等檔案信息予以保密。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.對(duì)全市場(chǎng)物業(yè)服務(wù)檔案進(jìn)行統(tǒng)一收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、保管和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的高效檢索和利用。（二）各業(yè)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)日常工作中形成檔案資料的收集、整理和初步審核。2.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的檔案資料移交檔案管理部門(mén)。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查詢(xún)、借閱等工作。（三）檔案管理人員1.具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理流程。2.嚴(yán)格按照檔案管理制度開(kāi)展工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.商戶(hù)管理檔案：包括商戶(hù)入駐資料（租賃合同、營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、法人身份證明等）、商戶(hù)日常溝通記錄（投訴處理記錄、建議反饋記錄等）、商戶(hù)考核評(píng)價(jià)記錄等。2.設(shè)施設(shè)備管理檔案：設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬（設(shè)備清單、購(gòu)買(mǎi)合同、安裝調(diào)試報(bào)告等）、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄（定期維護(hù)計(jì)劃、維修記錄、更換零部件記錄等）、設(shè)備運(yùn)行記錄（運(yùn)行參數(shù)、運(yùn)行時(shí)間等）。3.環(huán)境衛(wèi)生管理檔案：清潔區(qū)域劃分及責(zé)任安排、清潔作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與流程、衛(wèi)生檢查記錄（日常檢查、定期檢查、專(zhuān)項(xiàng)檢查等記錄）、垃圾清運(yùn)記錄等。4.安全管理檔案：人員出入登記記錄、巡邏值班記錄、消防安全檢查記錄（消防設(shè)施設(shè)備檢查、消防通道暢通情況檢查等）、突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案及處理記錄等。5.財(cái)務(wù)管理檔案：物業(yè)費(fèi)用收繳記錄（收費(fèi)明細(xì)、欠費(fèi)清單等）、成本支出記錄（辦公用品采購(gòu)、設(shè)備維修費(fèi)用等）、財(cái)務(wù)報(bào)表等。6.行政人事檔案：?jiǎn)T工招聘、入職、離職資料，員工培訓(xùn)記錄，員工績(jī)效考核記錄，行政文件（通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等）。（二）檔案編號(hào)1.采用層次碼編號(hào)方法，由大類(lèi)代碼、小類(lèi)代碼、年份代碼、流水號(hào)組成。2.大類(lèi)代碼用兩位大寫(xiě)英文字母表示，如“SM”表示商戶(hù)管理檔案，“FM”表示設(shè)施設(shè)備管理檔案等。3.小類(lèi)代碼用兩位數(shù)字表示，如“01”表示商戶(hù)入駐資料，“02”表示商戶(hù)溝通記錄等。4.年份代碼用四位數(shù)字表示，如“2023”表示檔案形成年份。5.流水號(hào)用四位數(shù)字表示，從“0001”開(kāi)始順序編號(hào)。6.例如，一份2023年形成的商戶(hù)入駐資料檔案，編號(hào)為“SM0120230001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.凡是在物業(yè)服務(wù)活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的資料均應(yīng)收集。2.包括但不限于文件、合同、報(bào)告、記錄、照片、錄像、光盤(pán)等。（二）收集時(shí)間1.各業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在工作完成后的一周內(nèi)，將本部門(mén)形成的檔案資料收集整理完畢，并移交檔案管理部門(mén)。2.對(duì)于時(shí)效性較強(qiáng)的檔案資料，如突發(fā)事件處理記錄等，應(yīng)在事件處理完畢后的24小時(shí)內(nèi)移交。（三）整理要求1.檔案管理人員對(duì)接收的檔案資料進(jìn)行初步審核，檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.對(duì)不符合要求的檔案資料，及時(shí)返回相關(guān)部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充、修正。3.按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，同一類(lèi)檔案按照形成時(shí)間順序排列。4.去除檔案資料中的金屬裝訂物，對(duì)破損的紙張進(jìn)行修復(fù)，確保檔案的長(zhǎng)期保存。五、檔案的編目與裝訂（一）編目?jī)?nèi)容1.編制檔案目錄，包括檔號(hào)、題名、日期、來(lái)源、保管期限等項(xiàng)目。2.檔號(hào)即檔案編號(hào)，題名應(yīng)準(zhǔn)確概括檔案內(nèi)容，日期為檔案形成的時(shí)間，來(lái)源注明檔案的產(chǎn)生部門(mén)或人員，保管期限根據(jù)檔案的重要性和相關(guān)規(guī)定確定。（二）編目方法1.采用紙質(zhì)目錄和電子目錄相結(jié)合的方式，紙質(zhì)目錄應(yīng)打印清晰，裝訂成冊(cè)；電子目錄應(yīng)存儲(chǔ)在檔案管理系統(tǒng)中，便于查詢(xún)和更新。2.對(duì)于每一份檔案，在目錄中都應(yīng)有唯一的記錄，確保檔案的可追溯性。（三）裝訂要求1.按照檔案的分類(lèi)和編號(hào)順序，將編目后的檔案資料進(jìn)行裝訂。2.裝訂應(yīng)牢固、整齊，不影響檔案的翻閱和查看。3.在裝訂線處加蓋騎縫章，確保檔案的完整性和真實(shí)性。六、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度控制在14℃-24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%-60%之間。2.配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥、防盜門(mén)窗等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備，定期記錄溫濕度數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)采取措施。（二）檔案存放方式1.采用檔案架、檔案柜等存儲(chǔ)設(shè)備，將檔案按照分類(lèi)和編號(hào)順序存放，便于查找和管理。2.對(duì)不同保管期限、不同密級(jí)的檔案應(yīng)分區(qū)存放，并有明顯標(biāo)識(shí)。（三）定期盤(pán)點(diǎn)1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，至少每季度進(jìn)行一次全面盤(pán)點(diǎn)。2.盤(pán)點(diǎn)時(shí)應(yīng)核對(duì)檔案的數(shù)量、編號(hào)、完整性等信息，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)記錄并查明原因。3.編制盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，上報(bào)物業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)存在的問(wèn)題提出整改措施。七、檔案的利用（一）查詢(xún)服務(wù)1.物業(yè)內(nèi)部人員因工作需要查詢(xún)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查詢(xún)申請(qǐng)表》，注明查詢(xún)目的、檔案類(lèi)別、檔號(hào)等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查詢(xún)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容，為查詢(xún)?nèi)藛T提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查詢(xún)記錄，包括查詢(xún)時(shí)間、查詢(xún)?nèi)?、查?xún)內(nèi)容等。（二）借閱服務(wù)1.物業(yè)內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限、檔案類(lèi)別、檔號(hào)等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和物業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)在檔案借閱登記本上記錄借閱信息，包括借閱時(shí)間、借閱人、檔案名稱(chēng)、檔號(hào)、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。借閱期滿(mǎn)后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）對(duì)外提供檔案服務(wù)1.外部單位或個(gè)人因合法事由需要查閱或復(fù)制本市場(chǎng)物業(yè)服務(wù)檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或個(gè)人身份證明，并說(shuō)明查閱目的。2.經(jīng)物業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)按照規(guī)定的程序和要求提供相應(yīng)的檔案服務(wù)，并做好記錄。涉及商業(yè)機(jī)密或敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行處理，未經(jīng)授權(quán)不得對(duì)外提供。八、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由物業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案的保管期限和價(jià)值進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的形成時(shí)間、重要程度、利用價(jià)值等因素，結(jié)合國(guó)家和行業(yè)相關(guān)規(guī)定，確定檔案的保管期限。保管期限分為短期（1-3年）、中期（3-5年）、長(zhǎng)期（5年以上）。2.對(duì)保管期限已滿(mǎn)且無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。對(duì)仍有參考價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限，繼續(xù)保存。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案管理人員根據(jù)鑒定結(jié)果，編制《檔案銷(xiāo)毀清單》，列出擬銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、檔號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷(xiāo)毀清單》經(jīng)檔案鑒定工作小組審核、物業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)采用合適的銷(xiāo)毀方式，如粉碎、焚燒、電子數(shù)據(jù)擦除等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)有專(zhuān)人監(jiān)督，并在《檔案銷(xiāo)毀清單》上簽字確認(rèn)。銷(xiāo)毀完成后，將《檔案銷(xiāo)毀清單》歸檔保存。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的物業(yè)服務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化傳輸、智能化檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入功能：支持多種格式檔案資料的數(shù)字化錄入，如文檔、圖片、音頻、視頻等。2.檔案分類(lèi)管理功能：按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行自動(dòng)分類(lèi)和編號(hào)。3.檢索查詢(xún)功能：提供多種檢索方式，如按檔號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行快速檢索和模糊查詢(xún)。4.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同的用戶(hù)權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。5.數(shù)據(jù)備份功能：定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）數(shù)據(jù)安全與維護(hù)1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)軟件，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)，提高其操作技能和安全意識(shí)。3.定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和功能的不斷完善。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.物業(yè)領(lǐng)導(dǎo)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，查看檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的保管狀況、檔案利用的規(guī)范性等。2.檔案管理部門(mén)對(duì)各業(yè)務(wù)部門(mén)的檔案收集、整理和移交工作進(jìn)行日常監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（二）考核指標(biāo)1.檔案收集的完整性和及時(shí)性，考核各業(yè)務(wù)部門(mén)是否按照規(guī)定時(shí)間和要求收集、移交檔案資料。2.檔案整理的規(guī)范性，考核檔案分類(lèi)是否準(zhǔn)確、編目是否清晰、裝訂是否整齊等。3.檔案保管的安全性，考核檔案庫(kù)房的環(huán)境條件、設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況、檔案盤(pán)點(diǎn)的準(zhǔn)確性等。4.檔案利用的效率和服務(wù)質(zhì)量，考核檔案查詢(xún)、借閱服務(wù)的響應(yīng)速度、準(zhǔn)確性和滿(mǎn)意度等。（三）獎(jiǎng)懲措施1.對(duì)在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門(mén)和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如頒發(fā)榮譽(yù)證書(shū)、