職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案館學(xué)籍檔案管理工作制度?

一、總則1.為加強(qiáng)學(xué)院檔案館學(xué)籍檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用學(xué)籍檔案，提高教育教學(xué)管理水平，依據(jù)國家有關(guān)檔案管理法律法規(guī)及教育主管部門相關(guān)規(guī)定，結(jié)合學(xué)院實(shí)際情況，制定本制度。2.學(xué)籍檔案是學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、學(xué)業(yè)成績(jī)、獎(jiǎng)懲情況等方面的原始記錄，是學(xué)院檔案的重要組成部分，對(duì)于學(xué)院教學(xué)評(píng)估、學(xué)生就業(yè)、升學(xué)及個(gè)人權(quán)益保障等具有重要意義。3.學(xué)籍檔案管理工作遵循集中統(tǒng)一管理、完整性、真實(shí)性、保密性和便于利用的原則，確保檔案的科學(xué)管理和有效服務(wù)。二、管理體制與職責(zé)1.學(xué)院檔案館-負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)全校學(xué)籍檔案管理工作。-制定和完善學(xué)籍檔案管理制度，并組織實(shí)施。-負(fù)責(zé)接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和利用全校學(xué)生的學(xué)籍檔案。-負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。-對(duì)各系（部）學(xué)籍檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和檢查評(píng)估。2.各系（部）-設(shè)立專門的學(xué)籍檔案管理崗位，指定專人負(fù)責(zé)本系（部）學(xué)生學(xué)籍檔案的收集、整理、審核和移交工作。-按照學(xué)院檔案館要求，定期將本系（部）學(xué)生的學(xué)籍檔案材料收集齊全，整理規(guī)范，移交學(xué)院檔案館。-協(xié)助學(xué)院檔案館做好學(xué)籍檔案的查詢、借閱等利用工作。-負(fù)責(zé)本系（部）學(xué)生學(xué)籍檔案日常管理工作中的問題反饋和溝通協(xié)調(diào)。三、檔案收集1.收集范圍-學(xué)生入學(xué)材料，包括錄取通知書、高考報(bào)名登記表、體檢表、黨團(tuán)組織關(guān)系材料等。-學(xué)習(xí)成績(jī)材料，包括各學(xué)期課程成績(jī)單、考試試卷、實(shí)習(xí)報(bào)告、畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）等。-在校期間的獎(jiǎng)懲材料，包括各級(jí)各類表彰獎(jiǎng)勵(lì)文件、證書復(fù)印件、違紀(jì)處分決定等。-畢業(yè)生材料，包括畢業(yè)生登記表、就業(yè)協(xié)議書、報(bào)到證存根等。-其他反映學(xué)生在校學(xué)習(xí)、生活情況的重要材料。2.收集時(shí)間-新生入學(xué)材料由招生部門在新生入學(xué)后一個(gè)月內(nèi)整理完畢，移交學(xué)院檔案館。-各學(xué)期學(xué)習(xí)成績(jī)材料由任課教師在成績(jī)?cè)u(píng)定后一周內(nèi)交至系（部）教學(xué)秘書，系（部）教學(xué)秘書匯總整理后在學(xué)期結(jié)束前統(tǒng)一移交學(xué)院檔案館。-獎(jiǎng)懲材料在發(fā)文或處理決定形成后一周內(nèi)，由相關(guān)部門或系（部）收集整理，移交學(xué)院檔案館。-畢業(yè)生材料由各系（部）在畢業(yè)生離校前一個(gè)月內(nèi)整理完畢，移交學(xué)院檔案館。四、檔案整理1.分類-按照年級(jí)、專業(yè)對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行分類，確保同一專業(yè)、同一年級(jí)的檔案相對(duì)集中。-每個(gè)學(xué)生的檔案材料按照材料形成的時(shí)間順序或性質(zhì)進(jìn)行排列。2.編目-為每份學(xué)籍檔案編制唯一的檔案編號(hào)，建立檔案目錄。-目錄內(nèi)容包括檔案編號(hào)、學(xué)生姓名、性別、出生日期、專業(yè)、入學(xué)時(shí)間、畢業(yè)時(shí)間、材料名稱、日期、份數(shù)等信息。3.裝訂-對(duì)紙張規(guī)格不一致或破損的檔案材料進(jìn)行裱糊、折疊或托裱處理，確保檔案材料整齊、完好。-采用線裝或膠裝等方式對(duì)檔案材料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不影響材料內(nèi)容的閱讀。五、檔案保管1.庫房要求-學(xué)院檔案館應(yīng)設(shè)立專門的學(xué)籍檔案庫房，庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)、防潮、防蟲、防火、防盜等條件。-庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防器材、防蟲藥品等。2.上架排列-將整理好的學(xué)籍檔案按照編號(hào)順序上架排列，確保檔案存放有序，便于查找和管理。-建立檔案存放索引，標(biāo)明檔案的存放位置，便于快速定位和檢索。3.定期檢查-檔案館工作人員應(yīng)定期對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行檢查，每學(xué)期至少進(jìn)行一次全面檢查。-檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、保管狀況、溫濕度記錄等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。六、檔案利用1.查閱-校內(nèi)各部門因工作需要查閱學(xué)籍檔案，須填寫《學(xué)籍檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，到學(xué)院檔案館辦理查閱手續(xù)。-查閱檔案應(yīng)在檔案館指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱室，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。-校外單位或個(gè)人查閱學(xué)籍檔案，須持單位介紹信或有效身份證件，經(jīng)學(xué)院檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.借閱-校內(nèi)教師因教學(xué)、科研等特殊需要借閱學(xué)籍檔案，須填寫《學(xué)籍檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在系（部）負(fù)責(zé)人簽字，學(xué)院檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。-借閱期限一般不超過兩周，如需續(xù)借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，按時(shí)歸還。-未經(jīng)學(xué)院檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，借閱人員不得擅自轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。3.出具證明-學(xué)生因就業(yè)、升學(xué)、出國等需要，學(xué)院檔案館可根據(jù)檔案內(nèi)容為其出具相關(guān)證明材料。-出具證明材料應(yīng)嚴(yán)格按照檔案記載內(nèi)容如實(shí)填寫，經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人審核簽字后，加蓋學(xué)院檔案館公章。七、檔案保密1.學(xué)院檔案館工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)和學(xué)院保密制度，保守學(xué)籍檔案機(jī)密。2.檔案庫房應(yīng)采取必要的保密措施，如安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無關(guān)人員進(jìn)入。3.查閱、借閱學(xué)籍檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播檔案內(nèi)容。對(duì)違反保密規(guī)定的人員，將依法依規(guī)追究責(zé)任。八、檔案信息化管理1.學(xué)院檔案館應(yīng)積極推進(jìn)學(xué)籍檔案信息化建設(shè)，建立學(xué)籍檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索和利用。2.對(duì)紙質(zhì)學(xué)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將掃描圖像進(jìn)行整理、編目、存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.利用信息化手段對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行全程管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量。4.加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全可靠。九、檔案鑒定與銷毀1.鑒定-學(xué)院檔案館應(yīng)定期對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價(jià)值和保管期限。-成立檔案鑒定小組，由檔案館負(fù)責(zé)人、相關(guān)部門人員和專業(yè)教師組成，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。-鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值、保管狀況等因素綜合進(jìn)行評(píng)估，提出鑒定意見。2.銷毀-對(duì)已失去保存價(jià)值的學(xué)籍檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定，報(bào)學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀處理。-銷毀檔案應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用粉碎、焚燒