公司各類資料檔案管理制度一、總則1.目的為加強公司各類資料檔案的規(guī)范化管理，確保資料檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于資料檔案的查閱、使用和維護，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過程中形成的各類資料檔案，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報告、記錄、證照、人事檔案等。3.職責(zé)分工公司設(shè)立專門的資料檔案室，負責(zé)資料檔案的集中統(tǒng)一管理。資料檔案室配備專業(yè)的檔案管理人員，負責(zé)資料檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作。各部門負責(zé)本部門資料檔案的收集、整理和初步分類，并定期移交至資料檔案室。各部門應(yīng)指定專人作為兼職檔案員，負責(zé)與資料檔案室的溝通協(xié)調(diào)工作。公司員工應(yīng)按照本制度的要求，及時將工作中形成的資料檔案提交給所在部門的兼職檔案員或直接移交至資料檔案室，確保資料檔案的及時、完整歸檔。二、資料檔案的收集與整理1.收集范圍公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、材料、圖表、數(shù)據(jù)、記錄等，均應(yīng)納入資料檔案收集范圍。包括但不限于公司內(nèi)部的規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、財務(wù)報表、業(yè)務(wù)合同、技術(shù)文檔、客戶資料、員工培訓(xùn)記錄、績效考核資料等。外部文件，如政府部門頒發(fā)的相關(guān)政策法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、合作伙伴提供的文件資料等，對公司運營具有參考價值的，也應(yīng)進行收集。2.收集要求各部門及員工應(yīng)樹立檔案意識，在工作過程中及時收集各類資料檔案，確保資料的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。對于重要的文件資料，應(yīng)一式兩份或多份，分別由形成部門和資料檔案室保存，以防止丟失。收集的資料檔案應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，如有破損、缺頁等情況，應(yīng)及時進行修復(fù)或補充。3.整理原則資料檔案的整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。按照資料檔案的類別、時間順序、重要程度等進行分類整理，確保同一類別的資料檔案集中存放，便于查找和管理。每份資料檔案應(yīng)編制唯一的編號，并建立相應(yīng)的索引目錄，以便快速檢索。4.整理方法分類：根據(jù)資料檔案的性質(zhì)和用途，將其分為行政管理類、財務(wù)類、業(yè)務(wù)類、人事類、技術(shù)類等類別。每個類別下再根據(jù)具體內(nèi)容進一步細分二級類目，如行政管理類可分為公司文件、會議紀(jì)要、規(guī)章制度等。編號：采用數(shù)字編碼的方式為每份資料檔案編制編號。編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識別和管理。例如，編號可按照“年份+類別代碼+順序號”的格式編制，如“2023XM001”表示2023年業(yè)務(wù)類的第一份資料檔案。編目：編制資料檔案的目錄清單，包括編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。目錄清單應(yīng)打印成冊，并建立電子文檔，以便于查閱和更新。三、資料檔案的歸檔1.歸檔時間各部門兼職檔案員應(yīng)定期將本部門整理好的資料檔案移交至資料檔案室，移交時間原則上為每季度末。對于重要緊急的資料檔案，應(yīng)及時移交資料檔案室，確保資料的安全和有效利用。2.歸檔流程各部門兼職檔案員填寫《資料檔案移交清單》，詳細列出移交資料檔案的編號、名稱、數(shù)量、日期等信息，并簽字確認(rèn)。將整理好的資料檔案連同《資料檔案移交清單》一并提交至資料檔案室。資料檔案室檔案管理人員對移交的資料檔案進行核對、清點，確認(rèn)無誤后在《資料檔案移交清單》上簽字接收，并將資料檔案按照規(guī)定的分類方法和存放位置進行歸檔。3.歸檔要求歸檔的資料檔案應(yīng)保持整理后的狀態(tài)，不得隨意更改或刪除。資料檔案應(yīng)按照規(guī)定的保管期限進行分類存放，便于后續(xù)的保管和查閱。四、資料檔案的保管1.保管環(huán)境資料檔案室應(yīng)具備良好的保管條件，保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管的要求。資料檔案室應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機、防蟲藥、防盜門、窗簾、空調(diào)等，確保資料檔案的安全。2.保管方式資料檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放在檔案柜中，按照編號順序排列，便于查找和取用。電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)分別存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。對于重要的紙質(zhì)檔案，如有條件可進行數(shù)字化掃描，形成電子副本進行存儲，以便于更廣泛的查閱和利用。3.保管期限根據(jù)資料檔案的性質(zhì)和重要程度，確定不同的保管期限。保管期限分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）。具體保管期限的劃分參照國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定和公司實際情況執(zhí)行。例如，公司的規(guī)章制度、重要合同協(xié)議等應(yīng)永久保存；一般性的業(yè)務(wù)文件、會議記錄等可保存15年以上；臨時性的通知、報表等可保存15年以下。資料檔案保管期限屆滿后，由資料檔案室提出銷毀意見，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進行銷毀。4.檔案清查資料檔案室應(yīng)定期對資料檔案進行清查盤點，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。清查盤點工作每年至少進行一次。清查盤點過程中發(fā)現(xiàn)的問題，如檔案丟失、損壞、霉變等，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進行處理。同時，應(yīng)詳細記錄清查盤點情況，形成《資料檔案清查報告》。五、資料檔案的查閱與借閱1.查閱權(quán)限公司內(nèi)部員工因工作需要查閱資料檔案的，應(yīng)填寫《資料檔案查閱申請表》，注明查閱的檔案名稱、編號、查閱目的等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，方可到資料檔案室查閱。涉及公司機密的資料檔案，查閱申請人還需經(jīng)公司保密管理部門審批同意。公司外部人員因工作需要查閱公司資料檔案的，應(yīng)提前向公司相關(guān)部門提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由資料檔案室安排專人陪同查閱，并嚴(yán)格限制查閱范圍。2.查閱流程查閱申請人填寫《資料檔案查閱申請表》，提交至所在部門負責(zé)人審批。審批通過后，查閱申請人持《資料檔案查閱申請表》到資料檔案室辦理查閱手續(xù)。資料檔案室檔案管理人員根據(jù)申請表提供的信息，查找并提供相應(yīng)的資料檔案。查閱人員應(yīng)在資料檔案室指定的區(qū)域內(nèi)查閱資料檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行登記。查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將資料檔案歸還資料檔案室，檔案管理人員核對無誤后，在《資料檔案查閱申請表》上注明歸還時間并簽字確認(rèn)。3.借閱權(quán)限公司內(nèi)部員工因工作需要借閱資料檔案的，應(yīng)填寫《資料檔案借閱申請表》，注明借閱的檔案名稱、編號、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，報資料檔案室負責(zé)人審批。涉及公司機密的資料檔案，借閱申請人還需經(jīng)公司保密管理部門審批同意。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱流程借閱申請人填寫《資料檔案借閱申請表》，提交至所在部門負責(zé)人審批。審批通過后，借閱申請人持《資料檔案借閱申請表》到資料檔案室辦理借閱手續(xù)。資料檔案室檔案管理人員根據(jù)申請表提供的信息，查找并提供相應(yīng)的資料檔案。借閱人員應(yīng)在借閱期限內(nèi)歸還所借資料檔案。如需續(xù)借，應(yīng)提前[X]個工作日向資料檔案室提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可續(xù)借。借閱人員應(yīng)對所借資料檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人、涂改、損壞或丟失。如發(fā)生上述情況，應(yīng)及時向資料檔案室報告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。借閱期滿后，借閱人員應(yīng)將資料檔案歸還資料檔案室，檔案管理人員核對無誤后，在《資料檔案借閱申請表》上注明歸還時間并簽字確認(rèn)。六、資料檔案的保密與安全1.保密措施資料檔案室應(yīng)建立嚴(yán)格的保密制度，對涉及公司機密的資料檔案進行重點保護。檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。資料檔案室應(yīng)設(shè)置專門的保密區(qū)域，對機密資料檔案進行單獨存放，并采取加密存儲、訪問控制等技術(shù)手段，防止信息泄露。查閱和借閱涉及公司機密的資料檔案時，應(yīng)嚴(yán)格按照審批流程進行，確保查閱和借閱人員具備相應(yīng)的權(quán)限和保密意識。查閱和借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)進行全程監(jiān)督，防止資料檔案被不當(dāng)使用。未經(jīng)公司書面授權(quán)，任何人不得擅自復(fù)制、傳播、泄露公司資料檔案的內(nèi)容。2.安全管理資料檔案室應(yīng)加強安全管理，制定安全操作規(guī)程，確保檔案管理人員熟悉并遵守相關(guān)規(guī)定。定期對資料檔案室的設(shè)施設(shè)備進行檢查和維護，確保防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備正常運行。檔案管理人員離開資料檔案室時，應(yīng)關(guān)閉門窗、電源，確保資料檔案室的安全。發(fā)生自然災(zāi)害、安全事故等緊急情況時，檔案管理人員應(yīng)按照應(yīng)急預(yù)案的要求，及時采取措施保護資料檔案的安全，并向上級領(lǐng)導(dǎo)報告。七、資料檔案的銷毀1.銷毀條件資料檔案保管期限屆滿，且已無保存價值的，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，可進行銷毀。因公司機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，導(dǎo)致某些資料檔案不再適用或不需要保存的，經(jīng)相關(guān)部門審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可進行銷毀。資料檔案在保管過程中，如發(fā)現(xiàn)有損壞、霉變、丟失等情況，無法修復(fù)或補充的，經(jīng)確認(rèn)后，可進行銷毀。2.銷毀流程資料檔案室提出資料檔案銷毀申請，填寫《資料檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，并附上需要銷毀檔案的清單。《資料檔案銷毀申請表》經(jīng)所在部門負責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進行銷毀。資料檔案室安排專人負責(zé)資料檔案的銷毀工作。銷毀過程中，應(yīng)確保檔案內(nèi)容無法恢復(fù)，可采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀。