公司合同歸檔管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同檔案管理，確保合同檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高合同管理效率，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在經(jīng)營活動(dòng)中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司合同檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：根據(jù)合同的性質(zhì)、類別、年度等進(jìn)行分類管理，便于查找和利用。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保合同檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.高效利用原則：建立健全合同檔案利用制度，提高檔案利用效率，為公司經(jīng)營決策提供有力支持。二、合同歸檔管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司合同歸檔管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司合同檔案，負(fù)責(zé)合同檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等工作。3.定期對合同檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.負(fù)責(zé)合同檔案信息化建設(shè)，建立合同檔案電子數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。5.對違反合同歸檔管理制度的行為進(jìn)行糾正和處理，情節(jié)嚴(yán)重的，提請公司相關(guān)部門給予紀(jì)律處分。（二）合同承辦部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門合同的起草、審核、簽訂、履行等工作，并指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的收集、整理和移交工作。2.在合同簽訂后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將合同文本及相關(guān)資料原件或復(fù)印件一式兩份提交給檔案管理部門，確保提交的合同檔案資料完整、準(zhǔn)確、清晰。3.協(xié)助檔案管理部門做好合同檔案的查閱、借閱等工作，按照檔案管理部門的要求提供相關(guān)資料和信息。4.對本部門合同檔案的管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并將自查情況定期報(bào)告檔案管理部門。（三）合同審批部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)對合同進(jìn)行審批，并在審批過程中形成的相關(guān)文件、資料及時(shí)提交給檔案管理部門歸檔。2.對合同檔案的管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，確保合同檔案管理符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。（四）其他部門職責(zé)1.涉及合同簽訂、履行等工作的其他部門，應(yīng)按照本制度的要求，配合檔案管理部門做好合同檔案的相關(guān)工作。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)與檔案管理部門的溝通協(xié)調(diào)，確保合同檔案管理工作的順利進(jìn)行。三、合同檔案的收集（一）收集范圍1.合同文本：包括合同正本、副本、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議等。2.合同相關(guān)資料：包括合同審批表、授權(quán)委托書、招投標(biāo)文件、會(huì)議紀(jì)要、往來函件、驗(yàn)收報(bào)告、結(jié)算憑證等。3.其他與合同有關(guān)的資料：如合同履行過程中的照片、視頻、音頻等資料。（二）收集要求1.合同承辦部門應(yīng)在合同簽訂后及時(shí)收集合同檔案資料，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.收集的合同檔案資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、簽字蓋章齊全。3.對于電子文檔形式的合同檔案資料，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）收集流程1.合同簽訂后，合同承辦部門指定專人負(fù)責(zé)收集合同檔案資料，并進(jìn)行初步整理。2.在合同簽訂后[X]個(gè)工作日內(nèi)，合同承辦部門將整理好的合同檔案資料一式兩份提交給檔案管理部門。3.檔案管理部門對收到的合同檔案資料進(jìn)行核對，如發(fā)現(xiàn)資料不完整或不符合要求，應(yīng)及時(shí)通知合同承辦部門補(bǔ)充或更正。四、合同檔案的整理（一）整理原則1.遵循合同形成的規(guī)律，保持合同之間的有機(jī)聯(lián)系。2.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號(hào)規(guī)范、裝訂整齊。3.便于保管和利用。（二）整理方法1.分類：根據(jù)合同的性質(zhì)、類別、年度等進(jìn)行分類，如買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同等。2.組卷：將同一類別的合同按照時(shí)間順序或項(xiàng)目順序進(jìn)行組卷，每卷合同數(shù)量不宜過多，以方便查閱和管理為宜。3.排列：合同卷內(nèi)文件按照重要程度、時(shí)間先后順序進(jìn)行排列，正本在前，副本在后；正文在前，附件在后。4.編號(hào)：為每卷合同編制唯一的檔案編號(hào)，編號(hào)格式為“年份+部門代碼+合同類別代碼+順序號(hào)”，如“20230101001”，其中“2023”表示年份，“01”表示部門代碼，“01”表示合同類別代碼，“001”表示順序號(hào)。5.裝訂：對整理好的合同卷進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁。（三）整理流程1.檔案管理部門收到合同承辦部門提交的合同檔案資料后，按照整理原則和方法進(jìn)行整理。2.在整理過程中，如發(fā)現(xiàn)合同檔案資料存在問題，應(yīng)及時(shí)與合同承辦部門溝通協(xié)調(diào)，進(jìn)行補(bǔ)充或更正。3.整理完成后，檔案管理部門對合同檔案進(jìn)行核對，確保整理質(zhì)量符合要求。五、合同檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間合同承辦部門應(yīng)在合同簽訂后[X]個(gè)工作日內(nèi)將整理好的合同檔案資料提交給檔案管理部門歸檔。檔案管理部門應(yīng)在收到合同檔案資料后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔工作。（二）歸檔要求1.歸檔的合同檔案應(yīng)符合整理要求，檔案編號(hào)應(yīng)準(zhǔn)確、清晰。2.歸檔的合同檔案應(yīng)編制檔案目錄，目錄內(nèi)容應(yīng)包括檔案編號(hào)、合同名稱、合同編號(hào)、簽訂日期、承辦部門、歸檔日期等。3.歸檔的合同檔案應(yīng)裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號(hào)、合同名稱、保管期限等信息。（三）歸檔流程1.合同承辦部門將整理好的合同檔案資料提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門對合同檔案資料進(jìn)行核對，核對無誤后，按照歸檔要求進(jìn)行歸檔。3.歸檔完成后，檔案管理部門將合同檔案目錄錄入電子數(shù)據(jù)庫，建立合同檔案電子臺(tái)賬。六、合同檔案的保管（一）保管期限合同檔案的保管期限根據(jù)合同的性質(zhì)、重要程度等因素確定，一般分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的合同檔案：涉及公司重大權(quán)益、重要資產(chǎn)處置、長期合作關(guān)系等合同檔案，如公司合并、分立、改制、上市等相關(guān)合同檔案。2.長期保管的合同檔案：保管期限為[X]年的合同檔案，如公司主要業(yè)務(wù)合同、重要客戶合同等。3.短期保管的合同檔案：保管期限為[X]年的合同檔案，如一般性業(yè)務(wù)合同、臨時(shí)性合作合同等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：采用檔案盒、檔案柜等方式進(jìn)行保管，按照檔案編號(hào)順序排列存放，便于查找和利用。2.電子檔案保管：建立合同檔案電子數(shù)據(jù)庫，對合同檔案進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)，同時(shí)定期進(jìn)行備份，確保電子檔案的安全和完整。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)定期對合同檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.加強(qiáng)對合同檔案保管場所的安全管理，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。3.嚴(yán)格控制合同檔案的查閱、借閱范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自查閱、借閱合同檔案。4.對超過保管期限的合同檔案，應(yīng)按照公司檔案銷毀制度進(jìn)行銷毀處理。七、合同檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱合同檔案，需填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司重大事項(xiàng)或機(jī)密信息的合同檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.外部單位或個(gè)人查閱合同檔案，需持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的場所查閱合同檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場所。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)合同檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。3.查閱人員如需復(fù)印合同檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員借閱合同檔案，需填寫《合同檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.涉及公司重大事項(xiàng)或機(jī)密信息的合同檔案，原則上不得借閱，如確因工作需要借閱的，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并采取嚴(yán)格的保密措施。（四）借閱要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管合同檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。2.借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還合同檔案，如因特殊原因不能按時(shí)歸還的，應(yīng)提前向檔案管理部門說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員歸還合同檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。八、合同檔案的統(tǒng)計(jì)與分析（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.合同檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.合同檔案的查閱、借閱情況，包括查閱、借閱的次數(shù)、人員、時(shí)間等。3.合同檔案的利用效果，如為公司經(jīng)營決策提供的支持、解決的問題等。（二）統(tǒng)計(jì)方法檔案管理部門應(yīng)定期對合同檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，建立合同檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，記錄合同檔案的相關(guān)信息。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)及時(shí)報(bào)送公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門。（三）分析與利用1.檔案管理部門應(yīng)定期對合同檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)合同檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)和不足，提出改進(jìn)措施和建議。2.根據(jù)合同檔案的利用情況，分析公司經(jīng)營活動(dòng)中的熱點(diǎn)問題和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，為公司經(jīng)營決策提供參考依據(jù)。3.利用合同檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，開展合同檔案管理工作的績效評估，提高合同檔案管理工作的質(zhì)量和效率。九、合同檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全合同檔案保密制度，明確保密責(zé)任，加強(qiáng)對檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)。2.對涉及公司商業(yè)秘密、機(jī)密信息的合同檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等保密措施，防止檔案信息泄露。3.嚴(yán)格控制合同檔案的查閱、借閱范圍，對查閱、借閱人員進(jìn)行保密提醒，要求其遵守保密規(guī)定。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得擅自泄露合同檔案信息，如有違反，將依法追究其責(zé)任。（二）安全管理1.加強(qiáng)對合同檔案保管場所的安全管理，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。2.定期對合同檔案保管場所進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)