公司外部供應商管理制度一、總則（一）目的為加強公司外部供應商管理，規(guī)范供應商選擇、采購、合作及評價等流程，確保所采購的物資和服務符合公司要求，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有與外部供應商發(fā)生的采購業(yè)務活動，包括原材料、零部件、設備、辦公用品、服務等各類采購。（三）基本原則1.公平公正原則：在供應商選擇、評價和合作過程中，遵循公平公正的原則，確保所有供應商享有平等的機會，依據(jù)客觀標準進行決策。2.質量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇能夠提供高質量產(chǎn)品和服務的供應商，以滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營對物資和服務質量的要求。3.成本效益原則：在保證質量的前提下，綜合考慮采購成本、運輸成本、售后服務成本等，追求整體成本效益的最大化。4.合作共贏原則：與供應商建立長期穩(wěn)定的合作關系，實現(xiàn)互利共贏，共同發(fā)展。二、供應商選擇（一）供應商信息收集1.內部推薦：公司各部門根據(jù)業(yè)務需求，推薦潛在供應商。推薦時應提供供應商的基本信息、產(chǎn)品或服務介紹、聯(lián)系方式等。2.市場調研：采購部門通過網(wǎng)絡搜索、行業(yè)展會、供應商目錄、同行推薦等方式，廣泛收集供應商信息。3.供應商自薦：接受供應商主動提交的合作申請，要求其提供詳細的公司簡介、產(chǎn)品或服務資料、資質證明等。（二）供應商篩選1.資質審核對收集到的供應商信息進行初步審核，檢查其營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證等基本資質文件是否齊全、有效。核實供應商的經(jīng)營范圍是否與公司采購需求相匹配。查看供應商是否具備相關行業(yè)的生產(chǎn)許可證、質量認證、環(huán)保認證等必要資質。2.實地考察對于重要的供應商或新合作的供應商，采購部門應組織相關人員進行實地考察。考察內容包括供應商的生產(chǎn)經(jīng)營場所、生產(chǎn)設備、質量管理體系、人員配備等。了解供應商的生產(chǎn)能力、技術水平、質量控制能力、售后服務能力等實際情況，評估其是否能夠滿足公司的采購要求。3.樣品評估要求供應商提供樣品，由質量部門、使用部門等相關人員對樣品進行評估。評估內容包括樣品的質量、性能、規(guī)格、外觀等是否符合公司要求。根據(jù)樣品評估結果，決定是否將該供應商納入合格供應商名錄。（三）供應商準入1.建立供應商檔案：對通過篩選的供應商，采購部門建立供應商檔案，記錄其基本信息、資質文件、考察報告、樣品評估結果等。2.簽訂合作協(xié)議：與準入的供應商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權利和義務，包括產(chǎn)品或服務的規(guī)格、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款。3.納入合格供應商名錄：將準入的供應商納入合格供應商名錄，作為公司采購業(yè)務的合作對象。三、采購流程（一）采購需求提出1.部門需求申請：公司各部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求，填寫采購申請單，詳細說明所需物資或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求時間等信息。2.需求審核：采購申請單提交至采購部門后，采購部門對需求的合理性、必要性進行審核。審核內容包括需求是否與公司業(yè)務目標相符、庫存情況、預算限制等。3.需求調整：如采購申請存在不合理之處，采購部門與需求部門溝通協(xié)商，進行需求調整，確保采購需求準確、合理。（二）采購計劃制定1.綜合考慮：采購部門根據(jù)審核后的采購申請，結合庫存情況、市場供應情況、供應商交貨期等因素，制定采購計劃。2.計劃審批：采購計劃提交至相關領導審批，審批通過后作為采購執(zhí)行的依據(jù)。（三）供應商選擇與采購訂單下達1.供應商選擇：采購人員根據(jù)采購計劃，從合格供應商名錄中選擇合適的供應商。選擇時應綜合考慮供應商的產(chǎn)品質量、價格、交貨期、售后服務等因素。2.采購訂單下達：與選定的供應商簽訂采購訂單，明確采購物資或服務的具體要求、價格、交貨期、交貨地點等條款。采購訂單應經(jīng)采購部門負責人審核后發(fā)出。（四）采購合同管理1.合同簽訂：對于金額較大、采購周期較長或重要的采購項目，應簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括產(chǎn)品或服務的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。2.合同審核：采購合同簽訂前，應提交至法務部門和財務部門進行審核。審核內容包括合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性，以及對公司利益的保障程度等。3.合同執(zhí)行與跟蹤：采購部門負責采購合同的執(zhí)行與跟蹤，及時了解供應商的生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等，確保供應商按時、按質、按量履行合同義務。如發(fā)現(xiàn)供應商存在違約行為，應及時采取措施，追究其違約責任。（五）驗收入庫1.到貨通知：采購物資到貨前，供應商應提前通知采購部門。采購部門通知質量部門、使用部門等相關人員做好驗收準備。2.驗收標準：質量部門根據(jù)采購合同和相關質量標準，制定驗收方案和驗收標準。驗收內容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質量、外觀等。3.驗收流程：驗收人員按照驗收標準對到貨物資進行驗收，填寫驗收報告。如驗收合格，物資辦理入庫手續(xù)；如驗收不合格，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商，要求其采取補貨、換貨、退貨等措施。（六）付款管理1.付款申請：采購部門根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫付款申請單，提交至財務部門。付款申請單應注明采購項目、供應商名稱、合同金額、已付款金額、本次申請付款金額等信息。2.付款審核：財務部門對付款申請進行審核，審核內容包括采購合同的執(zhí)行情況、驗收報告的真實性、發(fā)票的合規(guī)性等。審核通過后，按照公司財務制度辦理付款手續(xù)。3.付款方式：公司根據(jù)與供應商的合作情況和采購業(yè)務的特點，選擇合適的付款方式，如支票、匯票、電匯、銀行承兌匯票等。四、供應商合作與管理（一）溝通協(xié)調1.定期溝通會議：采購部門定期組織與供應商的溝通會議，會議內容包括采購需求溝通、訂單執(zhí)行情況匯報、質量問題反饋、合作中存在的問題及解決方案等。2.日常溝通：采購人員與供應商保持日常溝通，及時了解供應商的生產(chǎn)經(jīng)營情況、產(chǎn)品質量情況、交貨期情況等，協(xié)調解決合作過程中出現(xiàn)的問題。3.信息共享：建立供應商信息共享平臺，采購部門與供應商及時共享采購需求、訂單信息、質量反饋等相關信息，提高合作效率和透明度。（二）質量控制1.質量協(xié)議簽訂：與供應商簽訂質量協(xié)議，明確雙方在質量方面的權利和義務，包括質量標準、檢驗方法、不合格品處理等條款。2.質量監(jiān)督與檢查：采購部門和質量部門定期對供應商的產(chǎn)品質量進行監(jiān)督和檢查，可采用現(xiàn)場檢查、抽樣檢驗、定期審核等方式。如發(fā)現(xiàn)質量問題，及時要求供應商整改。3.質量改進：鼓勵供應商持續(xù)改進產(chǎn)品質量，對于質量表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，對于質量問題較多的供應商采取警告、減少訂單量、取消合作資格等措施。（三）交貨期管理1.交貨期約定：在采購訂單和采購合同中明確交貨期，并要求供應商提供詳細的生產(chǎn)計劃和交貨計劃。2.交貨期跟蹤：采購部門定期跟蹤供應商的交貨進度，及時了解生產(chǎn)過程中可能影響交貨期的因素，如原材料供應不足、生產(chǎn)設備故障等。如發(fā)現(xiàn)可能影響交貨期的問題，及時與供應商溝通協(xié)商，采取措施確保按時交貨。3.逾期交貨處理：如供應商逾期交貨，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商，了解逾期原因，并要求其采取措施盡快交貨。同時，根據(jù)合同約定，追究供應商的逾期交貨違約責任。（四）成本管理1.成本分析：采購部門定期對采購成本進行分析，包括采購價格、運輸成本、倉儲成本等，尋找降低成本的機會。2.成本談判：在與供應商進行采購價格談判時，采購人員應充分了解市場行情和供應商成本結構，通過合理的談判策略，爭取更有利的采購價格。3.成本控制措施：與供應商共同探討成本控制措施，如優(yōu)化采購批量、改進包裝方式、降低運輸成本等，實現(xiàn)雙方成本的降低。五、供應商評價與考核（一）評價周期定期對供應商進行評價，評價周期為[具體周期，如每季度、每半年或每年]。（二）評價指標1.質量指標：包括產(chǎn)品合格率、退貨率、質量問題投訴率等。2.交貨期指標：包括按時交貨率、交貨期延誤次數(shù)等。3.價格指標：包括采購價格合理性、價格波動情況等。4.服務指標：包括售后服務響應時間、售后服務質量等。5.合作態(tài)度指標：包括溝通配合情況、問題解決能力等。（三）評價方法1.數(shù)據(jù)統(tǒng)計：采購部門、質量部門、使用部門等相關部門根據(jù)日常工作記錄，統(tǒng)計供應商的各項評價指標數(shù)據(jù)。2.問卷調查：向公司內部使用部門發(fā)放供應商評價調查問卷，了解其對供應商產(chǎn)品質量、交貨期、服務等方面的滿意度。3.綜合評價：采購部門根據(jù)統(tǒng)計數(shù)據(jù)和問卷調查結果，對供應商進行綜合評價，給出評價等級。（四）考核結果應用1.獎勵：對于評價等級優(yōu)秀的供應商，給予表彰和獎勵，如增加訂單量、延長合作期限、提供優(yōu)先付款等。2.警告與整改：對于評價等級