公司行政預(yù)備金管理制度總則目的為加強(qiáng)公司行政預(yù)備金的管理，規(guī)范預(yù)備金的使用流程，提高資金使用效益，確保公司行政工作的順利開(kāi)展，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門行政預(yù)備金的管理與使用?；驹瓌t1.專款專用原則：行政預(yù)備金應(yīng)專項(xiàng)用于行政相關(guān)的支出，不得挪作他用。2.預(yù)算控制原則：嚴(yán)格按照預(yù)算安排使用預(yù)備金，確保資金使用的合理性和合規(guī)性。3.審批規(guī)范原則：所有預(yù)備金的支出需經(jīng)過(guò)規(guī)定的審批流程，確保資金使用透明。預(yù)備金的設(shè)立與預(yù)算編制預(yù)備金設(shè)立1.根據(jù)公司行政工作的實(shí)際需求，設(shè)立行政預(yù)備金賬戶。2.預(yù)備金的初始金額由公司管理層根據(jù)過(guò)往行政費(fèi)用支出情況及未來(lái)發(fā)展規(guī)劃確定。預(yù)算編制1.各部門應(yīng)于每年末根據(jù)下一年度行政工作計(jì)劃，編制行政預(yù)備金預(yù)算。2.預(yù)算內(nèi)容應(yīng)包括但不限于辦公用品采購(gòu)、辦公設(shè)備維修保養(yǎng)、行政活動(dòng)費(fèi)用、差旅費(fèi)等。3.預(yù)算編制應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確，充分考慮各項(xiàng)行政工作的預(yù)計(jì)支出，并附上必要的說(shuō)明和依據(jù)。4.各部門將編制好的預(yù)算提交至行政部門匯總審核，行政部門審核后報(bào)公司管理層審批。預(yù)備金的使用范圍辦公用品采購(gòu)1.日常辦公所需的文具、紙張、墨盒、硒鼓等。2.辦公家具的小額購(gòu)置與維修。辦公設(shè)備維修保養(yǎng)1.電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等辦公設(shè)備的定期維護(hù)與故障維修。2.辦公設(shè)備的零部件更換。行政活動(dòng)費(fèi)用1.公司內(nèi)部會(huì)議的組織費(fèi)用，包括場(chǎng)地租賃、會(huì)議資料印刷、茶歇等。2.員工培訓(xùn)活動(dòng)的相關(guān)費(fèi)用，如培訓(xùn)教材編寫、培訓(xùn)講師費(fèi)用、培訓(xùn)場(chǎng)地租賃等。3.公司團(tuán)建活動(dòng)的費(fèi)用支出。差旅費(fèi)1.因行政工作需要出差的交通費(fèi)用、住宿費(fèi)用、餐飲補(bǔ)貼等。其他行政相關(guān)費(fèi)用1.辦公室水電費(fèi)、物業(yè)費(fèi)等。2.行政部門因工作需要臨時(shí)采購(gòu)的其他物品或服務(wù)費(fèi)用。預(yù)備金的使用審批流程申請(qǐng)1.各部門因行政工作需要使用預(yù)備金時(shí)，應(yīng)填寫《行政預(yù)備金使用申請(qǐng)表》。2.申請(qǐng)表應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明申請(qǐng)金額、用途、預(yù)計(jì)支出時(shí)間等信息，并附上相關(guān)的費(fèi)用明細(xì)或預(yù)算依據(jù)。審批1.部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行初審，審核申請(qǐng)事項(xiàng)的合理性和必要性，簽字確認(rèn)后提交至行政部門。2.行政部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核申請(qǐng)用途是否符合預(yù)備金使用范圍、預(yù)算是否合理等，審核通過(guò)后報(bào)財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門對(duì)申請(qǐng)金額進(jìn)行審核，確認(rèn)是否在預(yù)算范圍內(nèi)，審核通過(guò)后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)申請(qǐng)情況進(jìn)行審批，審批通過(guò)后申請(qǐng)表返回至行政部門。支付1.行政部門根據(jù)審批通過(guò)的申請(qǐng)表，安排相關(guān)人員進(jìn)行費(fèi)用支付。2.支付方式應(yīng)根據(jù)公司財(cái)務(wù)制度和實(shí)際情況選擇，如支票支付、網(wǎng)銀支付等。3.支付完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)將支付憑證交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。預(yù)備金的報(bào)銷管理報(bào)銷憑證要求1.所有預(yù)備金支出的報(bào)銷憑證應(yīng)真實(shí)、合法、有效。2.報(bào)銷憑證應(yīng)包括發(fā)票、收據(jù)、費(fèi)用清單、審批表等相關(guān)資料。3.發(fā)票應(yīng)加蓋發(fā)票專用章，內(nèi)容應(yīng)清晰、完整，與實(shí)際支出相符。報(bào)銷流程1.費(fèi)用支出發(fā)生后，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)整理報(bào)銷憑證，并填寫《行政預(yù)備金報(bào)銷單》。2.報(bào)銷單應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度的要求填寫，附上原始憑證，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.將報(bào)銷單提交至行政部門審核，行政部門審核通過(guò)后報(bào)財(cái)務(wù)部門。4.財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)銷單進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核報(bào)銷憑證的真實(shí)性、合法性、完整性以及費(fèi)用是否在預(yù)算范圍內(nèi)等。審核通過(guò)后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。5.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷款項(xiàng)的支付。報(bào)銷期限1.費(fèi)用支出發(fā)生后，相關(guān)人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成報(bào)銷手續(xù)。一般情況下，應(yīng)在費(fèi)用發(fā)生后的[X]個(gè)工作日內(nèi)提交報(bào)銷申請(qǐng)。2.對(duì)于特殊情況需要延期報(bào)銷的，應(yīng)提前向行政部門和財(cái)務(wù)部門說(shuō)明原因，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。預(yù)備金的賬務(wù)處理與核算賬務(wù)處理1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)設(shè)立專門的行政預(yù)備金賬戶，對(duì)預(yù)備金的收支進(jìn)行單獨(dú)核算。2.每筆預(yù)備金支出發(fā)生時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)記錄，借記相關(guān)費(fèi)用科目，貸記“行政預(yù)備金”科目。3.當(dāng)預(yù)備金賬戶余額不足時(shí)，應(yīng)及時(shí)按照預(yù)算安排進(jìn)行補(bǔ)充。核算1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)行政預(yù)備金的收支情況進(jìn)行核算，編制行政預(yù)備金收支報(bào)表。2.報(bào)表應(yīng)包括預(yù)備金的期初余額、本期收入、本期支出、期末余額等信息，并與預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行對(duì)比分析。3.行政部門應(yīng)協(xié)助財(cái)務(wù)部門做好預(yù)備金的核算工作，提供相關(guān)的費(fèi)用明細(xì)和支出情況說(shuō)明。預(yù)備金的監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)行政預(yù)備金的管理與使用情況進(jìn)行審計(jì)。2.審計(jì)內(nèi)容包括預(yù)備金的預(yù)算編制、使用審批、報(bào)銷管理、賬務(wù)處理等方面，檢查是否符合本制度及公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定。3.審計(jì)部門應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。日常監(jiān)督1.行政部門應(yīng)定期對(duì)預(yù)備金的使用情況進(jìn)行自查，確保資金使用合規(guī)、合理。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)預(yù)備金賬戶的日常監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正異常支出情況。3.公司管理層應(yīng)不定期對(duì)預(yù)備金的管理與使用情況進(jìn)行檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理。違規(guī)處理對(duì)于違反本制度規(guī)定使用預(yù)備金的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：1.對(duì)于未經(jīng)審批擅自使用預(yù)備金的，責(zé)令其立即停止違規(guī)行為，追回違規(guī)使用的資金，并對(duì)相關(guān)責(zé)任人給予警告處分。2.對(duì)于虛報(bào)、冒領(lǐng)預(yù)備金的，除追回違規(guī)資金外，對(duì)相關(guān)責(zé)任人給予記過(guò)處分，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。