分公司材料采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范分公司材料采購管理工作，確保采購活動的順利進行，保證材料質(zhì)量，降低采購成本，提高采購效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于分公司各部門及所屬項目涉及的各類材料采購活動，包括但不限于原材料、輔助材料、構配件、設備等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定。2.經(jīng)濟性原則：在保證材料質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，實現(xiàn)經(jīng)濟效益最大化。3.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購材料符合項目要求。4.公開透明原則：采購過程應公開、公正、透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。5.誠實守信原則：采購人員應誠實守信，與供應商建立良好的合作關系。二、采購計劃管理（一）需求預測1.各部門應根據(jù)項目進度、生產(chǎn)計劃等，定期對材料需求進行預測，并填寫《材料需求預測表》。2.需求預測應考慮項目變更、季節(jié)性因素、市場變化等因素，確保預測的準確性。（二）采購計劃編制1.采購部門根據(jù)各部門提交的《材料需求預測表》，結合庫存情況，編制月度采購計劃，并填寫《月度采購計劃表》。2.采購計劃應明確材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間、預計到貨時間等信息。3.對于緊急采購需求，采購部門應及時調(diào)整采購計劃，并注明緊急原因。（三）采購計劃審批1.《月度采購計劃表》編制完成后，需經(jīng)采購部門負責人審核，報分公司主管領導審批。2.審批通過后的采購計劃作為采購活動的依據(jù)，采購部門應嚴格按照計劃執(zhí)行。（四）采購計劃調(diào)整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因項目變更、市場變化等原因需要調(diào)整采購計劃，采購部門應及時填寫《采購計劃調(diào)整申請表》，說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容等。2.《采購計劃調(diào)整申請表》經(jīng)采購部門負責人審核，報分公司主管領導審批后實施。三、供應商管理（一）供應商選擇1.采購部門應建立供應商信息庫，收集供應商的基本信息、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、產(chǎn)品質(zhì)量等資料。2.對于新供應商，采購部門應進行實地考察，評估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制能力、售后服務能力等，填寫《供應商考察報告》。3.根據(jù)考察結果，采購部門會同相關部門對供應商進行綜合評價，選擇合格的供應商，并建立《合格供應商名錄》。（二）供應商評估1.采購部門應定期對供應商進行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務等方面。2.評估方式可采用問卷調(diào)查、實地考察、數(shù)據(jù)分析等方法，填寫《供應商評估表》。3.根據(jù)評估結果，對供應商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，對于不合格的供應商進行淘汰。（三）供應商激勵與約束1.采購部門應建立供應商激勵機制，對于按時、按質(zhì)、按量交貨的供應商給予適當?shù)莫剟?，如增加訂單量、給予價格優(yōu)惠等。2.同時，采購部門應建立供應商約束機制，對于違反合同約定的供應商，采取相應的處罰措施，如扣除貨款、暫停合作等。四、采購流程管理（一）采購申請1.各部門根據(jù)實際需求，填寫《采購申請表》，注明材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間等信息。2.《采購申請表》經(jīng)部門負責人審核后，提交采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到《采購申請表》后，對其進行審核，審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、采購方式的合規(guī)性等。2.對于金額較大的采購申請，需報分公司主管領導審批。（三）采購實施1.采購部門根據(jù)審批通過的《采購申請表》，選擇合適的采購方式進行采購。2.采購方式包括招標采購、詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等，具體采購方式應根據(jù)采購金額、采購性質(zhì)等因素確定。3.對于招標采購，采購部門應按照相關法律法規(guī)及公司規(guī)定，編制招標文件，發(fā)布招標公告，組織開標、評標、定標等活動。4.對于詢價采購，采購部門應向多家供應商發(fā)出詢價函，收集報價信息，進行比較分析，選擇最優(yōu)供應商。5.對于競爭性談判采購，采購部門應與不少于三家供應商進行談判，確定成交供應商。6.對于單一來源采購，采購部門應說明采用單一來源采購的原因，并報分公司主管領導批準。（四）合同簽訂1.采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，合同應明確雙方的權利義務、產(chǎn)品規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等條款。2.采購合同簽訂前，需經(jīng)法務部門審核，確保合同的合法性、有效性。（五）訂單跟蹤1.采購部門應建立訂單跟蹤機制，及時掌握供應商的生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等，確保材料按時、按質(zhì)、按量到貨。2.如發(fā)現(xiàn)供應商存在問題，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，采取相應的措施解決問題。（六）到貨驗收1.材料到貨后，采購部門應及時通知使用部門進行驗收。2.使用部門應按照合同約定及相關標準對材料進行驗收，填寫《材料驗收單》，注明驗收情況。3.對于驗收合格的材料，使用部門應辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的材料，采購部門應及時與供應商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等。（七）付款管理1.采購部門應根據(jù)合同約定及驗收情況，及時辦理付款手續(xù)。2.付款申請需經(jīng)采購部門負責人審核，報分公司財務部門審批。3.財務部門按照審批通過的付款申請進行付款，并做好相關賬務處理。五、采購風險管理（一）風險識別1.采購部門應定期對采購活動進行風險識別，分析可能存在的風險因素，如市場風險、質(zhì)量風險、供應商風險、合同風險等。2.風險識別可采用頭腦風暴法、德爾菲法等方法，填寫《采購風險識別表》。（二）風險評估1.采購部門根據(jù)風險識別結果，對風險進行評估，評估風險發(fā)生的可能性和影響程度，填寫《采購風險評估表》。2.根據(jù)風險評估結果，對風險進行分類管理，確定風險等級。（三）風險應對1.針對不同等級的風險，采購部門應制定相應的風險應對措施，如風險規(guī)避、風險降低、風險轉(zhuǎn)移、風險接受等。2.風險應對措施應明確責任部門、責任人、實施時間等，確保措施的有效執(zhí)行。六、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應定期對采購活動進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購計劃執(zhí)行情況、采購流程合規(guī)性、供應商管理情況、合同簽訂與執(zhí)行情況等。2.審計部門應出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，督促相關部門進行整改。（二）外部審計1.公司可委托外部審計機構對采購活動進行審計，以確保采購活動的合法性、合規(guī)性。2.外部審計機構應出具審計報告，公司應根據(jù)審計報告進行整改。