企劃資料管理制度一、總則（一）目的為了加強公司企劃資料的管理，確保企劃資料的完整性、準確性和安全性，提高企劃工作的效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與企劃資料相關(guān)的部門和人員。（三）定義1.企劃資料：指公司在市場調(diào)研、項目策劃、創(chuàng)意設(shè)計、活動組織等企劃工作過程中產(chǎn)生的各類文件、資料、數(shù)據(jù)、圖表、報告等。2.機密資料：涉及公司商業(yè)秘密、核心技術(shù)、戰(zhàn)略規(guī)劃等重要信息的企劃資料，一旦泄露可能對公司造成重大損失。二、企劃資料的分類與編號（一）分類1.市場調(diào)研資料：包括行業(yè)動態(tài)、市場趨勢、競爭對手分析、消費者調(diào)研等相關(guān)資料。2.項目策劃資料：如項目可行性研究報告、項目策劃方案、項目預(yù)算等。3.創(chuàng)意設(shè)計資料：各類廣告設(shè)計、包裝設(shè)計、宣傳冊設(shè)計等相關(guān)素材和文件。4.活動組織資料：活動策劃書、活動執(zhí)行方案、活動總結(jié)報告等。5.其他資料：與企劃工作相關(guān)的其他臨時性資料或特殊文件。（二）編號1.企劃資料編號采用[年份][部門代碼][流水號]的形式。例如，2023年市場部的第5份企劃資料編號為2023SC05。2.部門代碼按照公司組織架構(gòu)進行設(shè)定，如市場部為SC，策劃部為CH，設(shè)計部為SJ等。3.流水號從001開始，依次遞增。三、企劃資料的收集與整理（一）收集渠道1.內(nèi)部各部門在企劃工作開展過程中及時將產(chǎn)生的資料提交至企劃部門。2.市場調(diào)研人員通過網(wǎng)絡(luò)搜索、實地走訪、問卷調(diào)查等方式收集相關(guān)資料。3.與外部合作伙伴交流獲取的資料，由相關(guān)對接人員及時轉(zhuǎn)交給企劃部門。（二）收集要求1.資料應(yīng)真實、準確、完整，能夠客觀反映企劃工作的實際情況。2.對于重要資料，應(yīng)注明來源、收集時間等信息。（三）整理1.企劃部門收到資料后，按照分類標準進行初步整理。2.對每份資料進行編號，并建立電子和紙質(zhì)檔案。電子檔案應(yīng)按照文件夾結(jié)構(gòu)進行分類存儲，紙質(zhì)檔案應(yīng)放入相應(yīng)的檔案盒中，并在盒外標注類別和編號范圍。3.整理過程中，對重復(fù)、無效或不相關(guān)的資料進行清理。四、企劃資料的存儲與保管（一）存儲方式1.電子資料存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，按照分類和編號建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)。2.重要的紙質(zhì)資料應(yīng)進行掃描備份，電子備份文件與紙質(zhì)文件保持一致的編號和分類。（二）保管責任1.企劃部門指定專人負責企劃資料的日常保管工作。2.保管人員應(yīng)定期對資料進行檢查，確保資料的完整性和安全性，防止資料丟失、損壞或泄露。（三）存儲期限1.一般企劃資料的存儲期限為[X]年，自資料產(chǎn)生之日起計算。2.涉及公司重大項目、長期戰(zhàn)略規(guī)劃等重要資料的存儲期限根據(jù)實際情況另行確定，但不得少于[X]年。（四）存儲環(huán)境1.電子資料存儲設(shè)備應(yīng)具備良好的穩(wěn)定性和安全性，定期進行數(shù)據(jù)備份和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。2.紙質(zhì)資料存儲場所應(yīng)保持干燥、通風，避免資料受潮、發(fā)霉或被蟲蛀。五、企劃資料的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱企劃資料的，需填寫《企劃資料查閱申請表》，注明查閱目的、資料名稱和編號等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，方可到企劃部門查閱。2.涉及機密資料的查閱，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）查閱流程1.申請人填寫《企劃資料查閱申請表》。2.提交部門負責人審批（機密資料需高層領(lǐng)導(dǎo)審批）。3.將申請表交至企劃部門，保管人員根據(jù)申請表提供相應(yīng)資料，并做好查閱記錄，記錄內(nèi)容包括查閱人姓名、部門、查閱時間、資料名稱和編號等。4.查閱人應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還資料，不得擅自復(fù)印、拍照或帶出存儲場所。如需復(fù)印或拍照，需另行申請并經(jīng)審批同意。（三）使用規(guī)定1.查閱人只能將資料用于申請審批的工作目的，不得擅自傳播或用于其他非工作用途。2.如需對資料進行引用或參考，應(yīng)注明資料來源。六、企劃資料的共享與傳遞（一）共享范圍1.根據(jù)工作需要，部分企劃資料可在公司內(nèi)部特定部門或人員之間進行共享。2.共享資料的范圍和權(quán)限由企劃部門根據(jù)公司規(guī)定和工作實際情況進行設(shè)定，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）共享方式1.通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺（如共享文件夾、協(xié)同辦公軟件等）進行電子資料的共享。2.對于需要紙質(zhì)共享的資料，可由保管人員進行復(fù)印或分發(fā)，并做好記錄。（三）傳遞流程1.資料傳遞需填寫《企劃資料傳遞申請表》，注明傳遞資料名稱、編號、接收部門和人員等信息。2.經(jīng)企劃部門負責人審批后，由保管人員按照申請表要求進行資料傳遞。3.接收部門和人員收到資料后，應(yīng)在申請表上簽字確認，并及時將資料歸檔或按照工作需要進行處理。七、企劃資料的修改與更新（一）修改原因1.隨著市場環(huán)境變化、公司戰(zhàn)略調(diào)整或項目進展情況，需要對企劃資料進行修改。2.發(fā)現(xiàn)資料存在錯誤、遺漏或不完整等情況，需要進行修正。（二）修改流程1.提出修改申請的部門或人員填寫《企劃資料修改申請表》，說明修改原因、修改內(nèi)容和修改后的預(yù)期效果等。2.提交部門負責人審批（涉及重要資料的修改需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批）。3.將申請表交至企劃部門，保管人員根據(jù)審批意見對相應(yīng)資料進行修改，并更新電子和紙質(zhì)檔案。4.修改完成后，保管人員應(yīng)在修改申請表上注明修改日期和修改人，并將申請表歸檔保存。（三）更新通知1.對于涉及多個部門或人員使用的重要企劃資料，企劃部門應(yīng)在資料修改更新后及時通知相關(guān)部門和人員。2.通知方式可采用郵件、內(nèi)部公告等形式，確保相關(guān)人員能夠及時了解資料的變化情況。八、企劃資料的銷毀（一）銷毀條件1.資料存儲期限已滿，且不再具有保存價值。2.資料因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、項目結(jié)束等原因，已不再使用且無留存必要。3.資料涉及的項目或活動已終止，且相關(guān)信息已公開或不再具有保密性。（二）銷毀流程1.企劃部門提出資料銷毀申請，填寫《企劃資料銷毀申請表》，注明銷毀資料名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.提交部門負責人審核，審核通過后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批同意后，由企劃部門會同行政部門等相關(guān)人員共同對資料進行銷毀。4.銷毀過程應(yīng)進行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點、參與人員、銷毀資料明細等，并由參與人員簽字確認。5.對于電子資料，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除工具進行徹底刪除，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。九、保密規(guī)定（一）保密責任1.所有接觸企劃資料的人員都有保密義務(wù)，不得向任何無關(guān)人員泄露資料內(nèi)容。2.企劃部門應(yīng)與涉及機密資料的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和違約責任。（二）保密措施1.對機密資料進行加密存儲和傳輸，限制訪問權(quán)限。2.在資料存儲場所設(shè)置必要的安全防護設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等。3.禁止在非公司指定的場所討論和處理機密資料，如需在外部場所使用資料，應(yīng)采取必要的保密措施。（三）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)有人違反保密規(guī)定，泄露企劃資料，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀律處分，包括警告、罰款、降職、辭退等。2.對于因泄露資料給公司造成經(jīng)濟損失的，公司將依法追究其法律責任，并要求其賠償相應(yīng)損失。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政部門負責對企劃資料管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.企劃資料的收集、整理、存儲、保管等工作是否符合本制度要求。2.資料查閱、使用、共享、傳遞等流程是否規(guī)范。3.保密規(guī)定的執(zhí)行情況，是否存在資料泄露風