作廢標(biāo)準(zhǔn)管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司作廢標(biāo)準(zhǔn)的管理，確保公司各類文件、記錄、資產(chǎn)等在不再使用或失去效力時(shí)得到妥善處理，維護(hù)公司信息安全，提高資源利用效率，避免不必要的管理成本和風(fēng)險(xiǎn)。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在工作過(guò)程中涉及的各類需要作廢的標(biāo)準(zhǔn)，包括但不限于：1.公司內(nèi)部制定的各類規(guī)章制度、操作流程、管理辦法等文件標(biāo)準(zhǔn)。2.業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單等商務(wù)文件標(biāo)準(zhǔn)。3.產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等技術(shù)文件標(biāo)準(zhǔn)。4.各類記錄表單、報(bào)表、臺(tái)賬等信息載體標(biāo)準(zhǔn)。5.固定資產(chǎn)、低值易耗品等資產(chǎn)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及標(biāo)識(shí)。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范以及公司內(nèi)部相關(guān)規(guī)定，確保作廢標(biāo)準(zhǔn)的處理符合法律要求。2.準(zhǔn)確性原則：準(zhǔn)確識(shí)別需要作廢的標(biāo)準(zhǔn)，避免誤判或遺漏，確保作廢工作的精準(zhǔn)性。3.保密性原則：對(duì)于涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密或敏感信息的作廢標(biāo)準(zhǔn)，要采取嚴(yán)格的保密措施，防止信息泄露。4.環(huán)保原則：在作廢標(biāo)準(zhǔn)處理過(guò)程中，盡量減少對(duì)環(huán)境的影響，提倡資源回收利用。二、作廢標(biāo)準(zhǔn)的識(shí)別與判定（一）識(shí)別情形1.法律法規(guī)、政策發(fā)生變化，導(dǎo)致原標(biāo)準(zhǔn)與新要求不符，無(wú)法繼續(xù)適用。2.公司業(yè)務(wù)調(diào)整、戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，原標(biāo)準(zhǔn)不再適應(yīng)新的業(yè)務(wù)模式或管理需求。3.標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容存在錯(cuò)誤、缺陷或過(guò)時(shí)，影響正常工作開(kāi)展或?qū)е鹿ぷ鹘Y(jié)果不準(zhǔn)確。4.因技術(shù)進(jìn)步、工藝改進(jìn)等原因，原技術(shù)文件標(biāo)準(zhǔn)已被新的標(biāo)準(zhǔn)替代。5.合同、協(xié)議等商務(wù)文件已履行完畢、終止或解除，相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)不再具有效力。6.記錄表單、報(bào)表等信息載體已完成其使用周期，不再需要保存。7.固定資產(chǎn)、低值易耗品等資產(chǎn)已報(bào)廢、處置，其相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)失去意義。（二）判定流程1.部門自查：各部門定期對(duì)本部門所使用的各類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行梳理，對(duì)照識(shí)別情形，初步判斷是否存在需要作廢的標(biāo)準(zhǔn)，并填寫《作廢標(biāo)準(zhǔn)識(shí)別清單》，詳細(xì)記錄標(biāo)準(zhǔn)名稱、編號(hào)、適用范圍、識(shí)別原因等信息。2.歸口審核：各部門將《作廢標(biāo)準(zhǔn)識(shí)別清單》提交至歸口管理部門進(jìn)行審核。歸口管理部門根據(jù)專業(yè)知識(shí)和管理職責(zé)，對(duì)清單中的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行進(jìn)一步審查，核實(shí)識(shí)別原因的合理性，確認(rèn)是否需要作廢。3.綜合評(píng)審：對(duì)于涉及多個(gè)部門或重要業(yè)務(wù)領(lǐng)域的作廢標(biāo)準(zhǔn)，由公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組織召開(kāi)綜合評(píng)審會(huì)議。會(huì)議成員包括各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、專業(yè)技術(shù)人員等，對(duì)擬作廢標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行充分討論，從公司整體利益、業(yè)務(wù)影響、合規(guī)要求等方面進(jìn)行綜合評(píng)估，最終確定是否作廢以及作廢的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。三、作廢標(biāo)準(zhǔn)的處理流程（一）文件類標(biāo)準(zhǔn)1.紙質(zhì)文件回收登記：各部門將確定作廢的紙質(zhì)文件收集整理后，交至公司行政部門。行政部門設(shè)立專門的文件回收登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄文件名稱、數(shù)量、回收日期、交回部門等信息。粉碎處理：對(duì)于涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密或敏感信息的紙質(zhì)文件，采用粉碎設(shè)備進(jìn)行粉碎處理，確保信息無(wú)法恢復(fù)。粉碎后的文件殘?jiān)凑窄h(huán)保要求進(jìn)行妥善處置。非敏感文件：對(duì)于一般性的紙質(zhì)文件，可采用焚燒或賣給廢品回收站等方式進(jìn)行處理。但在賣給廢品回收站時(shí)，要確保文件內(nèi)容已被涂抹或銷毀，防止信息泄露。同時(shí)，要與廢品回收站簽訂保密協(xié)議，明確其不得將收購(gòu)的文件用于任何非法或不當(dāng)目的。2.電子文件備份存儲(chǔ)：在對(duì)電子文件進(jìn)行作廢處理前，要先進(jìn)行備份存儲(chǔ)。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)選擇安全可靠的設(shè)備，并按照公司數(shù)據(jù)存儲(chǔ)管理規(guī)定進(jìn)行分類存儲(chǔ)。備份存儲(chǔ)期限根據(jù)公司數(shù)據(jù)保留政策確定，一般不少于規(guī)定的最短保存期限。刪除操作：備份完成后，按照公司信息安全管理要求，對(duì)電子文件進(jìn)行徹底刪除操作。刪除過(guò)程要進(jìn)行記錄，包括刪除時(shí)間、文件名稱、存儲(chǔ)路徑等信息，以備后續(xù)審計(jì)和追溯。刪除后的電子文件要進(jìn)行數(shù)據(jù)擦除處理，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。權(quán)限撤銷：對(duì)于存儲(chǔ)在公司信息系統(tǒng)中的作廢電子文件，要及時(shí)撤銷相關(guān)人員的訪問(wèn)權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和使用。（二）商務(wù)文件類標(biāo)準(zhǔn)1.合同協(xié)議整理歸檔：合同協(xié)議履行完畢、終止或解除后，相關(guān)部門要對(duì)其進(jìn)行整理，確保所有條款已執(zhí)行完畢，相關(guān)附件、補(bǔ)充協(xié)議等資料齊全。然后將合同協(xié)議原件及相關(guān)資料交至公司法務(wù)部門或檔案管理部門進(jìn)行歸檔保存。標(biāo)記作廢：在歸檔的合同協(xié)議上加蓋“作廢”印章，并注明作廢日期。同時(shí)，在公司合同管理系統(tǒng)中對(duì)合同協(xié)議狀態(tài)進(jìn)行更新，標(biāo)記為“已作廢”。定期清查：法務(wù)部門或檔案管理部門要定期對(duì)已歸檔的作廢合同協(xié)議進(jìn)行清查，確保其保存完好，無(wú)遺失、損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，要及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并記錄相關(guān)情況。2.訂單完成確認(rèn)：訂單執(zhí)行完畢后，業(yè)務(wù)部門要對(duì)訂單完成情況進(jìn)行確認(rèn)，核實(shí)貨物交付、款項(xiàng)結(jié)算等事項(xiàng)是否全部完成。確認(rèn)無(wú)誤后，將訂單相關(guān)資料整理成冊(cè)。作廢標(biāo)識(shí)：在訂單資料上加蓋“作廢”標(biāo)識(shí)，并注明作廢原因和日期。訂單資料按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行保存，保存期限根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和相關(guān)法規(guī)要求確定。數(shù)據(jù)清理：同步對(duì)公司業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的訂單數(shù)據(jù)進(jìn)行清理，刪除已作廢訂單的相關(guān)信息，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。（三）技術(shù)文件類標(biāo)準(zhǔn)1.圖紙收回標(biāo)注：技術(shù)部門負(fù)責(zé)收回所有已作廢的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝圖紙等。收回后，在圖紙標(biāo)題欄或其他顯著位置加蓋“作廢”印章，并注明作廢日期、替代圖紙編號(hào)等信息。集中保管：將作廢圖紙集中存放在公司指定的圖紙檔案室或存儲(chǔ)區(qū)域，按照?qǐng)D紙類別、項(xiàng)目編號(hào)等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。銷毀處理：對(duì)于超過(guò)保存期限或不再需要保存的作廢圖紙，經(jīng)技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀處理。銷毀過(guò)程要進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、圖紙名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息。2.工藝文件修訂更新：當(dāng)工藝文件需要作廢時(shí)，技術(shù)部門要及時(shí)對(duì)其進(jìn)行修訂，生成新的工藝文件版本，并發(fā)布實(shí)施。同時(shí)，在原工藝文件上加蓋“作廢”印章，注明作廢日期和替代文件編號(hào)。存檔管理：將作廢的工藝文件與新的工藝文件一并存檔，保存期限根據(jù)產(chǎn)品生產(chǎn)周期和相關(guān)法規(guī)要求確定。存檔的工藝文件要進(jìn)行妥善保管，防止丟失、損壞或篡改。培訓(xùn)告知：技術(shù)部門要及時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，告知其工藝文件的變更情況，確保員工使用最新有效的工藝文件進(jìn)行生產(chǎn)操作。（四）記錄表單類標(biāo)準(zhǔn)1.表單清理：各部門定期對(duì)本部門使用的各類記錄表單進(jìn)行清理，檢查表單的使用頻率、保存期限等情況。對(duì)于已不再使用或超過(guò)保存期限的表單，填寫《作廢記錄表單清單》，詳細(xì)記錄表單名稱、編號(hào)、使用部門、保存期限、作廢原因等信息。2.審批備案：《作廢記錄表單清單》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司行政部門或檔案管理部門進(jìn)行審批備案。行政部門或檔案管理部門根據(jù)公司檔案管理規(guī)定和實(shí)際情況，對(duì)清單進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后予以備案。3.銷毀處理：經(jīng)審批備案后的作廢記錄表單，由各部門按照公司文件銷毀規(guī)定進(jìn)行處理。對(duì)于涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密或敏感信息的記錄表單，要采取嚴(yán)格的保密措施進(jìn)行銷毀，防止信息泄露。銷毀過(guò)程要進(jìn)行記錄，以備后續(xù)審計(jì)和追溯。（五）資產(chǎn)類標(biāo)準(zhǔn)1.資產(chǎn)標(biāo)識(shí)作廢：對(duì)于已報(bào)廢、處置的固定資產(chǎn)、低值易耗品等資產(chǎn)，要及時(shí)將其相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)識(shí)進(jìn)行作廢處理。如在資產(chǎn)上粘貼的資產(chǎn)編號(hào)標(biāo)簽、使用說(shuō)明標(biāo)識(shí)等，要予以清除或覆蓋“作廢”字樣。2.臺(tái)賬更新：資產(chǎn)管理部門要在公司資產(chǎn)臺(tái)賬中對(duì)已作廢資產(chǎn)的相關(guān)信息進(jìn)行更新，注明資產(chǎn)已報(bào)廢或處置的日期、方式等信息，確保資產(chǎn)臺(tái)賬的準(zhǔn)確性。3.資料存檔：將資產(chǎn)報(bào)廢、處置的相關(guān)資料，如報(bào)廢審批表、處置協(xié)議等，按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理歸檔，保存期限根據(jù)相關(guān)法規(guī)要求確定。存檔資料要妥善保管，便于日后查詢和審計(jì)。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)各部門作廢標(biāo)準(zhǔn)的管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查。審計(jì)內(nèi)容包括：1.作廢標(biāo)準(zhǔn)的識(shí)別是否準(zhǔn)確、及時(shí)，判定流程是否合規(guī)。2.作廢標(biāo)準(zhǔn)的處理流程是否嚴(yán)格執(zhí)行，是否存在未按規(guī)定處理的情況。3.涉及機(jī)密、商業(yè)秘密的作廢標(biāo)準(zhǔn)的保密措施是否到位。4.各類作廢標(biāo)準(zhǔn)的記錄、臺(tái)賬是否完整、準(zhǔn)確，是否便于查詢和追溯。對(duì)于審計(jì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，內(nèi)部審計(jì)部門要及時(shí)下達(dá)審計(jì)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，要進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。（二）定期自查各部門要定期對(duì)本部門作廢標(biāo)準(zhǔn)的管理工作進(jìn)行自查，自查內(nèi)容包括：1.本部門是否存在應(yīng)作廢而未及時(shí)識(shí)別的標(biāo)準(zhǔn)。2.已識(shí)別的作廢標(biāo)準(zhǔn)是否按照規(guī)定流程進(jìn)行處理。3.本部門員工對(duì)作廢標(biāo)準(zhǔn)管理規(guī)定的熟悉程度和執(zhí)行情況。自查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題要及時(shí)進(jìn)行整改，并將自查情況形成書面報(bào)告，報(bào)送公司行政部門或相關(guān)管理部門。（三）專項(xiàng)檢查根據(jù)公司管理需要或行業(yè)監(jiān)管要求，適時(shí)開(kāi)展作廢標(biāo)準(zhǔn)管理的專項(xiàng)檢查。專項(xiàng)檢查可針對(duì)特定類型的標(biāo)準(zhǔn)、特定部門或特定時(shí)間段進(jìn)行深入檢查。檢查結(jié)果要形成專項(xiàng)報(bào)告，提出改進(jìn)建議和措施，推動(dòng)公司作廢標(biāo)準(zhǔn)管理工作不斷完善。五、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計(jì)劃公司人力資源部門會(huì)同行政部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門制定年度作廢標(biāo)準(zhǔn)管理培訓(xùn)計(jì)劃。培訓(xùn)計(jì)劃要明確培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時(shí)間等安排，確保培訓(xùn)工作有序開(kāi)展。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.作廢標(biāo)準(zhǔn)管理的相關(guān)制度、流程和要求。2.不同類型標(biāo)準(zhǔn)（文件類、商務(wù)文件類、技術(shù)文件類、記錄表單類、資產(chǎn)類）的作廢識(shí)別方法和處理要點(diǎn)。3.涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密的作廢標(biāo)準(zhǔn)的保密規(guī)定和處理措施。4.作廢標(biāo)準(zhǔn)管理過(guò)程中的常見(jiàn)問(wèn)題及案例分析。（三）培訓(xùn)方式1.集中授課：針對(duì)公司全體員工或特定崗位員工，組織集中培訓(xùn)課程，由公司內(nèi)部專家或外聘講師進(jìn)行授課講解。2.現(xiàn)場(chǎng)演示：在實(shí)際工作現(xiàn)場(chǎng)，由專業(yè)人員對(duì)作廢標(biāo)準(zhǔn)的處理流程進(jìn)行演示操作，讓員工直觀了解具體操作方法。3.線上學(xué)習(xí)：利用公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)平臺(tái)，發(fā)布作廢標(biāo)準(zhǔn)管理的培訓(xùn)資料、視頻教程等，供員工自主學(xué)習(xí)。同時(shí)，設(shè)置在線測(cè)試題目，檢驗(yàn)員工的學(xué)習(xí)效果。（四）宣傳推廣通過(guò)公司內(nèi)部宣傳欄、內(nèi)部刊物、電子郵件、工作群等渠道，廣泛宣傳作廢標(biāo)準(zhǔn)管理的重要性和相關(guān)規(guī)定。及時(shí)發(fā)布作廢標(biāo)準(zhǔn)管理的工作動(dòng)態(tài)、典型案例等信息，提高員工對(duì)作廢標(biāo)準(zhǔn)管理工作的認(rèn)識(shí)