行管部部門管理制度一、總則（一）目的為加強行管部的規(guī)范化管理，提高工作效率和服務質量，確保公司各項行政事務的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于行管部全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司各項規(guī)章制度。2.高效性原則：以提高工作效率為核心，優(yōu)化工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)。3.服務性原則：樹立服務意識，為公司各部門和全體員工提供優(yōu)質、高效的服務。4.協(xié)調性原則：加強與各部門之間的溝通協(xié)調，形成工作合力。二、組織架構與職責（一）組織架構行管部設部門經理一名，副經理一名，下設行政事務組、后勤保障組、車輛管理組等。（二）職責分工1.部門經理全面負責行管部的日常管理工作，制定工作計劃和目標，并組織實施。負責與公司其他部門的溝通協(xié)調，確保行政工作的順利開展。審核行政費用預算，控制行政成本。負責行管部員工的績效考核和培訓發(fā)展。2.副經理協(xié)助部門經理開展工作，負責具體行政事務的組織和實施。負責行政文件的起草、審核和歸檔工作。負責公司會議的組織和安排。負責公司辦公用品的采購和管理。3.行政事務組負責公司各類文件、通知的收發(fā)、登記、傳閱和歸檔工作。負責公司印章的保管和使用。負責公司證照的辦理、年檢和保管。負責公司資質的申報和維護。負責公司各類會議的組織和記錄。負責公司辦公用品的采購、發(fā)放和庫存管理。4.后勤保障組負責公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理。負責公司辦公設備的維護和保養(yǎng)。負責公司食堂的管理，確保員工飲食安全和衛(wèi)生。負責公司宿舍的管理，為員工提供良好的住宿條件。負責公司水電、空調等設施的管理和維護。5.車輛管理組負責公司車輛的調度和使用安排。負責公司車輛的日常維護和保養(yǎng)。負責公司車輛的保險、年檢和違章處理。負責駕駛員的管理和培訓。三、行政事務管理（一）文件管理1.文件的起草、審核和發(fā)布各部門如需起草文件，應按照公司文件格式和要求進行撰寫，并提交部門負責人審核。審核通過后的文件，由起草部門提交行管部，行管部進行編號、排版和格式調整后，報分管領導審批。經分管領導審批后的文件，由行管部負責印發(fā)，并按照規(guī)定的范圍進行發(fā)放。2.文件的傳閱和歸檔文件印發(fā)后，行管部應及時將文件分發(fā)給相關部門和人員，并做好傳閱登記。傳閱文件應按照規(guī)定的順序進行，不得擅自截留或延誤。文件傳閱完畢后，應及時交回行管部進行歸檔。歸檔文件應按照類別、時間順序進行整理，確保文件的完整性和可查閱性。3.文件的保管和銷毀行管部應指定專人負責文件的保管，建立文件保管臺賬，記錄文件的名稱、編號、印發(fā)時間、保管期限等信息。文件保管期限屆滿后，行管部應按照公司規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀文件應進行登記，并由兩人以上共同監(jiān)督銷毀過程，確保文件徹底銷毀。（二）印章管理1.印章的保管公司印章由行管部指定專人負責保管，印章保管人員應具備高度的責任心和保密意識。印章應存放在安全可靠的地方，配備必要的防盜、防火、防潮設施。2.印章的使用印章的使用應嚴格按照公司規(guī)定的審批程序進行。使用印章前，應填寫《印章使用申請表》，注明使用事由、使用部門、使用人等信息，并提交相關領導審批。經領導審批同意后，印章保管人員方可在《印章使用登記表》上登記，并按照審批意見加蓋印章。嚴禁在空白紙張、合同、協(xié)議等文件上加蓋印章。如因工作需要確需加蓋空白印章的，必須經公司主要領導批準，并在使用后及時收回。3.印章的交接印章保管人員因工作調動、離職等原因需要交接印章時，應提前辦理交接手續(xù)。交接手續(xù)應包括印章實物、《印章保管臺賬》、《印章使用登記表》等資料的交接，并由雙方簽字確認。交接手續(xù)辦理完畢后，原印章保管人員應將印章及相關資料交回行管部，由行管部重新指定印章保管人員。（三）證照管理1.證照的辦理公司各類證照的辦理由行管部負責。行管部應根據(jù)公司業(yè)務需要，及時辦理相關證照的申請、審批和領取手續(xù)。辦理證照時，應按照相關部門的要求提供真實、準確、完整的資料，并確保辦理過程的合規(guī)性。2.證照的年檢和保管行管部應定期對公司各類證照進行年檢，確保證照的有效性。年檢時間應按照相關部門的規(guī)定提前通知，并及時辦理年檢手續(xù)。證照年檢合格后，行管部應將證照妥善保管，建立證照保管臺賬，記錄證照的名稱、編號、頒發(fā)時間、年檢時間等信息。3.證照的使用和借用公司證照的使用應嚴格按照公司規(guī)定的審批程序進行。使用證照前，應填寫《證照使用申請表》，注明使用事由、使用部門、使用人等信息，并提交相關領導審批。經領導審批同意后，證照保管人員方可在《證照使用登記表》上登記，并按照審批意見提供證照。嚴禁將公司證照外借他人使用。如因工作需要確需外借的，必須經公司主要領導批準，并在使用后及時收回。（四）資質管理1.資質的申報和維護公司各類資質的申報和維護由行管部負責。行管部應根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展需要，及時了解相關資質政策和要求，并組織申報工作。申報資質時，應按照相關部門的要求提供真實、準確、完整的資料，并確保申報過程的合規(guī)性。資質證書取得后，行管部應定期對資質進行維護，確保資質證書的有效性。維護內容包括資質證書的年檢、續(xù)期、變更等。2.資質的使用和管理公司資質的使用應嚴格按照公司規(guī)定的審批程序進行。使用資質前，應填寫《資質使用申請表》，注明使用事由、使用部門、使用人等信息，并提交相關領導審批。經領導審批同意后，行管部方可按照審批意見提供資質相關資料。嚴禁將公司資質用于非法或違規(guī)活動。如因工作需要確需在其他項目中使用公司資質的，必須經公司主要領導批準，并簽訂相關協(xié)議，明確雙方的權利和義務。（五）會議管理1.會議的組織和安排公司各類會議由行管部負責組織和安排。行管部應根據(jù)會議的性質、規(guī)模和參會人員，確定會議的時間、地點、議程和參會人員名單。會議通知應提前發(fā)送給參會人員，通知內容應包括會議的時間、地點、議程、參會要求等信息。會議組織人員應提前到達會議現(xiàn)場，做好會議的各項準備工作，如音響設備調試、會議資料準備、茶水服務等。2.會議的記錄和紀要行管部應指定專人負責會議記錄。會議記錄應詳細記錄會議的時間、地點、參會人員、會議內容、討論結果、決議事項等信息。會議結束后，會議記錄人員應及時整理會議記錄，并撰寫會議紀要。會議紀要應經會議主持人審核后，發(fā)送給參會人員和相關部門。3.會議的跟蹤和落實行管部應負責對會議決議事項的跟蹤和落實。會議結束后，行管部應將會議決議事項進行分解，明確責任部門和責任人，并定期對決議事項的執(zhí)行情況進行檢查和督促。責任部門應按照會議決議事項的要求，按時完成工作任務，并將工作進展情況及時反饋給行管部。行管部應及時將工作進展情況向公司領導匯報。四、后勤保障管理（一）環(huán)境衛(wèi)生管理1.辦公區(qū)域的清潔衛(wèi)生行管部應制定辦公區(qū)域清潔衛(wèi)生標準，明確清潔范圍、清潔頻率和清潔要求。清潔人員應按照清潔衛(wèi)生標準，定期對辦公區(qū)域進行清潔，包括地面、桌面、門窗、衛(wèi)生間等部位的清潔。行管部應定期對辦公區(qū)域的清潔衛(wèi)生情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促清潔人員進行整改。2.公共區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生行管部應負責公司公共區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理，包括走廊、樓梯、電梯、停車場等部位的清潔。公共區(qū)域的清潔應定期進行，確保環(huán)境整潔、衛(wèi)生。行管部應加強對公共區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生的巡查，及時發(fā)現(xiàn)和處理環(huán)境衛(wèi)生問題。（二）辦公設備管理1.辦公設備的采購和配置各部門如需采購辦公設備，應提前向行管部提交《辦公設備采購申請表》，注明設備名稱、型號、數(shù)量、采購理由等信息。行管部應根據(jù)公司實際情況和各部門需求，對辦公設備采購申請進行審核，并報分管領導審批。經領導審批同意后，行管部負責組織辦公設備的采購工作。采購過程中應嚴格按照公司采購制度進行，確保采購設備的質量和性價比。2.辦公設備的驗收和入庫辦公設備采購到貨后，行管部應組織相關人員進行驗收。驗收內容包括設備的數(shù)量、型號、規(guī)格、外觀、性能等方面。驗收合格的辦公設備應及時辦理入庫手續(xù)，并填寫《辦公設備入庫登記表》。入庫設備應按照類別、型號進行存放，便于管理和查找。3.辦公設備的發(fā)放和領用各部門如需領用辦公設備，應填寫《辦公設備領用申請表》，注明設備名稱、型號、數(shù)量、領用部門、領用人等信息，并提交部門負責人審批。經部門負責人審批同意后，行管部按照審批意見發(fā)放辦公設備，并在《辦公設備領用登記表》上登記。領用人應妥善保管領用的辦公設備，如有損壞或丟失，應及時報告行管部，并按照規(guī)定進行賠償。4.辦公設備的維護和保養(yǎng)行管部應定期對辦公設備進行維護和保養(yǎng)，確保設備的正常運行。維護保養(yǎng)內容包括設備的清潔、潤滑、調試、故障排除等方面。辦公設備出現(xiàn)故障時，使用部門應及時通知行管部。行管部應安排專業(yè)維修人員進行維修，并做好維修記錄。行管部應建立辦公設備維修檔案，記錄設備的維修情況，包括維修時間、維修內容、維修費用等信息。（三）食堂管理1.食堂的食品安全管理行管部應嚴格按照國家食品安全法律法規(guī)和相關標準，加強食堂食品安全管理。食堂應建立食品安全管理制度，明確食品安全責任人和食品安全操作規(guī)程。食堂工作人員應持健康證上崗，定期進行健康檢查。工作時應穿戴工作服、工作帽，保持個人衛(wèi)生。食堂應加強食品采購、儲存、加工、銷售等環(huán)節(jié)的管理，確保食品的安全和衛(wèi)生。食品采購應選擇正規(guī)供應商，索取相關證件和票據(jù)。食品儲存應分類存放，防止交叉污染。食品加工應嚴格按照操作規(guī)程進行，確保食品熟透。食品銷售應使用清潔、消毒后的餐具，防止食品受到污染。2.食堂的服務質量管理行管部應加強食堂服務質量管理，提高食堂工作人員的服務意識和服務水平。食堂應制定服務質量標準，明確服務內容、服務流程和服務要求。食堂工作人員應熱情、周到地為員工提供服務，及時了解員工的需求和意見，并不斷改進服務質量。行管部應定期對食堂服務質量進行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時督促食堂進行整改。（四）宿舍管理1.宿舍的入住和退房管理新員工入職時，行管部應根據(jù)公司宿舍情況，為員工安排宿舍，并辦理入住手續(xù)。入住手續(xù)包括簽訂《宿舍入住協(xié)議》、領取宿舍鑰匙等。員工離職時，應在辦理離職手續(xù)的同時，辦理宿舍退房手續(xù)。退房手續(xù)包括交回宿舍鑰匙、檢查宿舍設施設備等。如宿舍設施設備有損壞或丟失，員工應按照規(guī)定進行賠償。2.宿舍的安全管理行管部應加強宿舍安全管理，制定宿舍安全管理制度，明確安全責任人和安全操作規(guī)程。宿舍應配備必要的安全設施，如滅火器、應急照明等。員工應遵守宿舍安全規(guī)定，不得在宿舍內使用明火、私拉亂接電線等。行管部應定期對宿舍進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時督促員工進行整改。如發(fā)生安全事故，應及時報告公司領導，并配合相關部門進行處理。3.宿舍的衛(wèi)生管理行管部應制定宿舍衛(wèi)生標準，明確衛(wèi)生范圍、衛(wèi)生頻率和衛(wèi)生要求。員工應保持宿舍內的衛(wèi)生整潔，定期打掃宿舍，整理個人物品。行管部應定期對宿舍衛(wèi)生情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促員工進行整改。（五）水電、空調等設施管理1.水電、空調等設施的日常管理行管部應指定專人負責水電、空調等設施的日常管理，建立設施設備管理臺賬，記錄設施設備的名稱、型號、安裝位置、運行狀況等信息。管理人員應定期對水電、空調等設施進行巡查，檢查設施設備的運行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。如設施設備出現(xiàn)故障，應及時通知專業(yè)維修人員進行維修，并做好維修記錄。2.水電、空調等設施的維修和保養(yǎng)行管部應制定水電、空調等設施的維修和保養(yǎng)計劃，定期對設施設備進行維修和保養(yǎng)。維修和保養(yǎng)內容包括設施設備的清潔、潤滑、調試、故障排除等方面。設施設備維修和保養(yǎng)應委托專業(yè)維修人員進行，確保維修質量和安全。維修人員應按照維修和保養(yǎng)計劃，按時對設施設備進行維修和保養(yǎng)，并做好維修記錄。3.水電、空調等設施的節(jié)能管理行管部應加強水電、空調等設施的節(jié)能管理，制定節(jié)能措施和節(jié)能目標。員工應養(yǎng)成節(jié)能意識，合理使用水電、空調等設施，避免浪費。如發(fā)現(xiàn)水電、空調等設施存在浪費現(xiàn)象，應及時制止并報告行管部。行管部應定期對水電、空調等設施的能耗情況進行統(tǒng)計和分析，采取有效措施降低能耗。五、車輛管理（一）車輛調度和使用安排1.車輛調度原則車輛調度應遵循“先急后緩、統(tǒng)籌安排”的原則，優(yōu)先保障公司重要公務和緊急事務的用車需求。車輛調度應根據(jù)車輛的使用情況和駕駛員的工作安排，合理安排車輛的使用，提高車輛的使用效率。2.使用申請和審批各部門如需使用車輛，應提前填寫《車輛使用申請表》，注明使用事由、使用時間、使用地點、乘車人數(shù)等信息，并提交部門負責人審批。部門負責人審批同意后，將《車輛使用申請表》提交行管部。行管部根據(jù)車輛調度原則和車輛使用情況，進行車輛調度安排，并通知駕駛員。3.車輛使用登記駕駛員接到車輛調度通知后，應及時與用車部門聯(lián)系，確認用車時間、地點和乘車人數(shù)等信息，并在《車輛使用登記表》上登記。用車結束后，駕駛員應及時將車輛歸還公司，并在《車輛使用登記表》上記錄車輛歸還時間、行駛里程、油耗等信息。（二）車輛日常維護和保