設(shè)計(jì)業(yè)合同管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)合同的管理流程，確保合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，有效防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高公司經(jīng)濟(jì)效益和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。2.適用范圍本制度適用于公司所有設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)合同的管理，包括但不限于平面設(shè)計(jì)、室內(nèi)設(shè)計(jì)、景觀設(shè)計(jì)、工業(yè)設(shè)計(jì)等各類設(shè)計(jì)項(xiàng)目所涉及的合同。3.基本原則依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和政策的規(guī)定。平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對(duì)方。公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平、公正的原則，保障雙方的合法權(quán)益。誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同簽訂管理1.合同談判業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與客戶進(jìn)行合同談判，了解客戶需求，明確設(shè)計(jì)項(xiàng)目的內(nèi)容、要求、標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、費(fèi)用等關(guān)鍵條款。談判過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)充分準(zhǔn)備，收集相關(guān)資料，分析市場(chǎng)行情，制定合理的談判策略，爭(zhēng)取有利的合同條件。談判結(jié)果應(yīng)形成書面記錄，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并提交給法務(wù)部門審核。2.合同起草法務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)部門提交的談判記錄和相關(guān)資料，起草合同文本。合同文本應(yīng)符合法律法規(guī)的要求，明確雙方的權(quán)利義務(wù)，條款清晰、準(zhǔn)確、完整。合同文本應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：合同雙方的基本信息、設(shè)計(jì)項(xiàng)目的名稱、內(nèi)容、要求、標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、費(fèi)用及支付方式、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等。合同文本起草完成后，應(yīng)提交給業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門征求意見，根據(jù)反饋意見進(jìn)行修改完善。3.合同審核業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)在收到合同文本后的[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行審核，并將審核意見反饋給法務(wù)部門。業(yè)務(wù)部門主要審核合同是否符合業(yè)務(wù)需求，條款是否明確、合理，是否存在潛在的風(fēng)險(xiǎn)；財(cái)務(wù)部門主要審核合同費(fèi)用及支付方式是否合理，是否符合公司財(cái)務(wù)管理制度的要求。法務(wù)部門根據(jù)各部門的審核意見，對(duì)合同文本進(jìn)行最終審核，確保合同的合法性、合規(guī)性和有效性。對(duì)于審核通過(guò)的合同，法務(wù)部門應(yīng)在合同文本上加蓋“合同審核專用章”。4.合同簽訂合同審核通過(guò)后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與客戶簽訂合同。簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)確保合同雙方的簽字蓋章手續(xù)齊全，合同文本內(nèi)容與審核通過(guò)的文本一致。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同原件一份交法務(wù)部門存檔，一份交財(cái)務(wù)部門作為收款依據(jù)，一份自留作為業(yè)務(wù)執(zhí)行的參考。同時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同信息錄入公司合同管理系統(tǒng)，以便進(jìn)行跟蹤和管理。三、合同履行管理1.任務(wù)分配業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同約定，將設(shè)計(jì)項(xiàng)目任務(wù)分配給具體的設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)或設(shè)計(jì)師，并明確任務(wù)要求、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)或設(shè)計(jì)師應(yīng)按照業(yè)務(wù)部門的要求，制定詳細(xì)的工作計(jì)劃，確保設(shè)計(jì)項(xiàng)目按時(shí)、高質(zhì)量完成。2.進(jìn)度跟蹤業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)設(shè)計(jì)項(xiàng)目的進(jìn)度進(jìn)行跟蹤，及時(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)或設(shè)計(jì)師應(yīng)每周向業(yè)務(wù)部門匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展情況，提交工作周報(bào)。工作周報(bào)應(yīng)包括本周工作內(nèi)容、遇到的問(wèn)題及解決方案、下周工作計(jì)劃等。業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度情況，及時(shí)調(diào)整工作計(jì)劃，確保項(xiàng)目能夠按照合同約定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成。3.質(zhì)量控制設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)或設(shè)計(jì)師應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行設(shè)計(jì)，確保設(shè)計(jì)成果符合客戶要求。業(yè)務(wù)部門應(yīng)在設(shè)計(jì)過(guò)程中對(duì)設(shè)計(jì)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)提出修改意見，確保設(shè)計(jì)質(zhì)量達(dá)到合同要求。設(shè)計(jì)項(xiàng)目完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織客戶對(duì)設(shè)計(jì)成果進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，客戶應(yīng)簽署驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。如驗(yàn)收不合格，業(yè)務(wù)部門應(yīng)要求設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)或設(shè)計(jì)師進(jìn)行整改，直至驗(yàn)收合格為止。4.費(fèi)用支付財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定的費(fèi)用支付方式和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，及時(shí)與客戶溝通收款事宜，確保公司按時(shí)足額收到合同款項(xiàng)。業(yè)務(wù)部門應(yīng)協(xié)助財(cái)務(wù)部門做好收款工作，及時(shí)向客戶提供發(fā)票等相關(guān)資料。對(duì)于客戶逾期支付合同款項(xiàng)的情況，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與客戶協(xié)商解決，必要時(shí)可通過(guò)法律途徑維護(hù)公司權(quán)益。四、合同變更管理1.變更申請(qǐng)?jiān)诤贤男羞^(guò)程中，如因客戶需求變更、不可抗力等原因需要對(duì)合同進(jìn)行變更的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向客戶提出變更申請(qǐng)，并說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容、影響等。變更申請(qǐng)應(yīng)經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交給法務(wù)部門審核。2.變更審核法務(wù)部門應(yīng)在收到變更申請(qǐng)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行審核，并將審核意見反饋給業(yè)務(wù)部門。審核內(nèi)容主要包括變更的合法性、合理性、必要性，以及對(duì)合同雙方權(quán)利義務(wù)的影響等。對(duì)于審核通過(guò)的變更申請(qǐng)，法務(wù)部門應(yīng)在申請(qǐng)上加蓋“合同變更審核專用章”。3.變更協(xié)商業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)部門的審核意見，與客戶進(jìn)行變更協(xié)商，爭(zhēng)取達(dá)成一致意見。變更協(xié)商過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)充分考慮公司利益，維護(hù)公司合法權(quán)益。變更協(xié)商達(dá)成一致意見后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)起草合同變更協(xié)議，明確變更的內(nèi)容、雙方的權(quán)利義務(wù)、費(fèi)用調(diào)整等條款。4.變更簽訂合同變更協(xié)議起草完成后，應(yīng)按照合同簽訂的流程進(jìn)行審核、簽訂。合同變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將變更協(xié)議原件一份交法務(wù)部門存檔，一份交財(cái)務(wù)部門作為收款依據(jù)，一份自留作為業(yè)務(wù)執(zhí)行的參考。同時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同變更信息錄入公司合同管理系統(tǒng)，以便進(jìn)行跟蹤和管理。五、合同終止管理1.終止原因合同終止的原因主要包括以下幾種：合同履行完畢；合同雙方協(xié)商一致解除合同；因不可抗力致使合同無(wú)法履行；一方嚴(yán)重違反合同約定，另一方依法解除合同；法律規(guī)定的其他情形。2.終止通知合同終止時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知合同對(duì)方，并說(shuō)明合同終止的原因、時(shí)間等信息。通知應(yīng)采用書面形式，并由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.終止清算合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)合同履行情況進(jìn)行清算，包括設(shè)計(jì)成果交付、費(fèi)用結(jié)算、資料交接等。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定和實(shí)際履行情況，與客戶進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算，確保公司應(yīng)收款項(xiàng)全部收回。設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)或設(shè)計(jì)師應(yīng)將設(shè)計(jì)項(xiàng)目相關(guān)的資料整理歸檔，移交給業(yè)務(wù)部門或公司指定的部門。4.終止備案合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同終止情況書面報(bào)告法務(wù)部門，并將合同終止協(xié)議、清算報(bào)告等相關(guān)資料交法務(wù)部門存檔。法務(wù)部門應(yīng)將合同終止信息錄入公司合同管理系統(tǒng)，以便進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。六、合同檔案管理1.檔案收集合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同原件及相關(guān)資料收集整理，移交法務(wù)部門存檔。合同履行過(guò)程中產(chǎn)生的與合同有關(guān)的文件、資料，如變更協(xié)議、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工作周報(bào)、費(fèi)用發(fā)票等，業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期整理，移交法務(wù)部門存檔。2.檔案整理法務(wù)部門收到合同及相關(guān)資料后，應(yīng)按照合同類別、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類整理，建立合同檔案目錄。合同檔案應(yīng)包括合同文本、合同談判記錄、合同審核意見、合同變更協(xié)議、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、費(fèi)用發(fā)票等相關(guān)資料，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.檔案保管法務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的保管，確保檔案存放安全、有序。合同檔案應(yīng)存放于專門的檔案柜中，并按照檔案目錄進(jìn)行編號(hào)，便于查找和管理。檔案保管人員應(yīng)定期對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案資料的安全和完整。4.檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，查閱人員應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給法務(wù)部門。法務(wù)部門根據(jù)查閱申請(qǐng)，對(duì)查閱人員的身份和查閱目的進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱人員不得擅自復(fù)印、拍照、涂改、損毀合同檔案資料，如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)經(jīng)法務(wù)部門負(fù)責(zé)人同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。七、合同風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別法務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)公司合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，分析合同履行過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如法律風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)等。業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)積極配合法務(wù)部門的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別工作，及時(shí)提供合同履行過(guò)程中的相關(guān)信息和資料。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估法務(wù)部門根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別結(jié)果，對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估應(yīng)綜合考慮風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性、影響程度等因素。對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)合同，法務(wù)部門應(yīng)制定專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)管理措施，加強(qiáng)跟蹤和監(jiān)控，確保風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制。3.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)根據(jù)合同風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施主要包括風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)降低、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)接受等。對(duì)于法律風(fēng)險(xiǎn)，法務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)合同審核，確保合同條款符合法律法規(guī)的要求；對(duì)于市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研，及時(shí)調(diào)整業(yè)務(wù)策略；對(duì)于信用風(fēng)險(xiǎn)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)客戶信用管理，建立客戶信用檔案，防范客戶逾期付款等風(fēng)險(xiǎn)。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司設(shè)立合同管理監(jiān)督小組，定期對(duì)合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的合規(guī)性、有效性，以及合同檔案管理情況等。監(jiān)督小組應(yīng)制定詳細(xì)的監(jiān)督檢查計(jì)劃，明確檢查內(nèi)容、方法、時(shí)間等，并形成監(jiān)督檢查報(bào)告。對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，要求相關(guān)部門限期整改。2.考