設計類合同管理制度一、總則（一）目的為加強公司設計類合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與外部設計單位或個人簽訂的各類設計合同，包括但不限于平面設計、室內設計、景觀設計、工業(yè)設計等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等應符合國家法律法規(guī)及相關政策的要求。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得強迫對方簽訂合同。3.公平公正原則：合同條款應公平合理，不得損害公司或對方的合法權益。4.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。二、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.業(yè)務部門發(fā)起：業(yè)務部門根據項目需求，確定設計任務，選擇合適的設計單位或個人，并填寫《設計類合同申請表》，詳細說明項目名稱、設計內容、設計要求、預算金額、付款方式等信息，提交給部門負責人審核。2.部門負責人審核：部門負責人對《設計類合同申請表》進行審核，重點審核項目需求的合理性、設計單位或個人的資質和能力、預算金額的準確性等。審核通過后，簽字確認并提交給法務部門。3.法務部門審核：法務部門對合同條款進行法律審核，重點審核合同的合法性、合規(guī)性、完整性、風險防范措施等。審核通過后，簽字確認并提交給公司領導審批。4.公司領導審批：公司領導對合同進行審批，重點審批合同的必要性、可行性、風險評估等。審批通過后，簽字確認。5.簽訂合同：業(yè)務部門根據公司領導的審批意見，與設計單位或個人簽訂合同。合同簽訂后，業(yè)務部門將合同副本提交給財務部門、法務部門等相關部門備案。（二）合同條款要求1.合同主體：明確合同雙方的名稱、地址、聯系方式等基本信息，確保合同主體的真實性和合法性。2.設計內容：詳細描述設計項目的具體內容、要求、標準等，確保雙方對設計任務的理解一致。3.設計周期：明確設計項目的開始時間、結束時間和交付時間，確保設計單位或個人按時完成設計任務。4.設計費用：明確設計費用的金額、支付方式、支付時間等，確保雙方對設計費用的約定清晰明確。5.知識產權歸屬：明確設計成果的知識產權歸屬，確保公司對設計成果擁有合法的使用權。6.保密條款：明確雙方在合同履行過程中應承擔的保密義務，防止公司商業(yè)秘密泄露。7.違約責任：明確雙方在合同履行過程中如出現違約行為應承擔的違約責任，確保合同的順利履行。8.爭議解決方式：明確雙方在合同履行過程中如出現爭議的解決方式，如協(xié)商、仲裁或訴訟等。（三）合同簽訂注意事項1.合同文本應使用公司統(tǒng)一制定的合同模板，確保合同條款的規(guī)范性和完整性。2.合同簽訂前，應仔細審查設計單位或個人的資質和能力，確保其具備承擔設計任務的條件。3.合同簽訂時，應確保雙方簽字蓋章的真實性和有效性，避免出現合同無效的情況。4.合同簽訂后，應及時將合同副本提交給相關部門備案，以便于合同的跟蹤和管理。三、合同履行管理（一）業(yè)務部門職責1.負責與設計單位或個人溝通協(xié)調，及時了解設計進度和質量情況，確保設計任務按合同要求順利進行。2.負責對設計成果進行審核和驗收，如發(fā)現設計成果不符合合同要求，應及時要求設計單位或個人進行修改和完善。3.負責按照合同約定支付設計費用，確保設計單位或個人的合法權益得到保障。（二）設計單位或個人職責1.按照合同約定的時間、質量和要求完成設計任務，并及時向業(yè)務部門提交設計成果。2.負責對設計成果進行修改和完善，直至業(yè)務部門驗收合格為止。3.遵守合同約定的保密義務，不得泄露公司商業(yè)秘密。（三）合同履行跟蹤與監(jiān)督1.業(yè)務部門應建立合同履行跟蹤臺賬，及時記錄合同的履行情況，包括設計進度、質量情況、付款情況等。2.法務部門應定期對合同履行情況進行監(jiān)督檢查，如發(fā)現問題應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。3.公司領導應不定期對合同履行情況進行抽查，確保合同的順利履行。四、合同變更管理（一）變更情形1.設計內容發(fā)生變更：如設計項目的范圍、要求、標準等發(fā)生變化。2.設計周期發(fā)生變更：如設計項目的開始時間、結束時間或交付時間發(fā)生變化。3.設計費用發(fā)生變更：如設計費用的金額、支付方式、支付時間等發(fā)生變化。4.其他變更：如合同主體、知識產權歸屬、保密條款等發(fā)生變化。（二）變更流程1.業(yè)務部門發(fā)起：業(yè)務部門根據項目實際情況，填寫《設計類合同變更申請表》，詳細說明變更的原因、內容、影響等信息，提交給部門負責人審核。2.部門負責人審核：部門負責人對《設計類合同變更申請表》進行審核，重點審核變更的必要性、合理性、對合同履行的影響等。審核通過后，簽字確認并提交給法務部門。3.法務部門審核：法務部門對合同變更條款進行法律審核，重點審核變更的合法性、合規(guī)性、風險防范措施等。審核通過后，簽字確認并提交給公司領導審批。4.公司領導審批：公司領導對合同變更進行審批，重點審批變更的必要性、可行性、風險評估等。審批通過后，簽字確認。5.簽訂變更協(xié)議：業(yè)務部門根據公司領導的審批意見，與設計單位或個人簽訂變更協(xié)議。變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務部門將變更協(xié)議副本提交給財務部門、法務部門等相關部門備案。（三）變更注意事項1.合同變更應遵循協(xié)商一致的原則，雙方應就變更事項達成書面協(xié)議。2.合同變更后，應及時調整合同履行跟蹤臺賬，確保合同履行情況的準確性。3.合同變更涉及設計費用調整的，應按照合同約定的付款方式進行支付。五、合同終止管理（一）終止情形1.合同履行完畢：設計任務完成，雙方按照合同約定履行了各自的義務。2.合同解除：雙方協(xié)商一致解除合同，或因一方違約導致另一方行使解除權解除合同。3.不可抗力：因不可抗力導致合同無法履行，雙方協(xié)商一致終止合同。4.其他情形：如法律法規(guī)規(guī)定的其他終止情形。（二）終止流程1.業(yè)務部門發(fā)起：業(yè)務部門根據合同終止的原因，填寫《設計類合同終止申請表》，詳細說明終止的原因、時間、后續(xù)處理措施等信息，提交給部門負責人審核。2.部門負責人審核：部門負責人對《設計類合同終止申請表》進行審核，重點審核終止的原因是否合理、合法，后續(xù)處理措施是否得當等。審核通過后，簽字確認并提交給法務部門。3.法務部門審核：法務部門對合同終止條款進行法律審核，重點審核終止的合法性、合規(guī)性、風險防范措施等。審核通過后，簽字確認并提交給公司領導審批。4.公司領導審批：公司領導對合同終止進行審批，重點審批終止的必要性、可行性、風險評估等。審批通過后，簽字確認。5.辦理終止手續(xù)：業(yè)務部門根據公司領導的審批意見，與設計單位或個人辦理合同終止手續(xù)，包括結算設計費用、交接設計成果、解除保密義務等。合同終止手續(xù)辦理完畢后，業(yè)務部門將合同終止情況報告提交給財務部門、法務部門等相關部門備案。（三）終止注意事項1.合同終止前，雙方應按照合同約定進行結算和清理，確保雙方的權利義務得到妥善處理。2.合同終止后，業(yè)務部門應及時將合同終止情況報告提交給相關部門備案，以便于后續(xù)的管理和查詢。3.合同終止涉及知識產權歸屬的，應按照合同約定進行處理，確保公司對設計成果的合法權益得到保障。六、合同檔案管理（一）檔案內容1.合同文本：包括合同正本、副本、變更協(xié)議、終止協(xié)議等。2.合同簽訂審批文件：包括《設計類合同申請表》、部門負責人審核意見、法務部門審核意見、公司領導審批意見等。3.合同履行過程中的相關文件：包括設計進度報告、質量檢驗報告、付款憑證、驗收報告等。4.其他與合同有關的文件：如往來信函、會議紀要等。（二）檔案保管1.合同檔案由業(yè)務部門負責整理和保管，確保檔案的完整性和準確性。2.合同檔案應按照年度、項目分類存放，便于查詢和管理。3.合同檔案保管期限為[X]年，保管期滿后，經公司領導批準，可按照相關規(guī)定進行銷毀。（三）檔案查閱1.公司內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經部門負責人批準后，到業(yè)務部門查閱。2.查閱合同檔案時，應在業(yè)務部門指定的地點進行，不得將合同檔案帶出公司。3.查閱合同檔案時，不得對合同檔案進行涂改、損毀、丟失等行為。4.外部單位或個人因工作需要查閱合同檔案的，應經公司領導批準，并按照公司相關規(guī)定辦理查閱手續(xù)。七、合同風險管理（一）風險識別1.合同簽訂風險：如合同主體不合法、合同條款不完整、合同簽訂程序不規(guī)范等。2.合同履行風險：如設計單位或個人不履行合同義務、設計成果不符合要求、付款不及時等。3.合同變更風險：如變更程序不規(guī)范、變更內容不合理、變更費用不明確等。4.合同終止風險：如終止程序不規(guī)范、終止后未進行結算和清理等。5.其他風險：如知識產權糾紛、保密糾紛、法律糾紛等。（二）風險評估1.對識別出的合同風險進行評估，確定風險的等級和影響程度。2.風險評估可采用定性評估和定量評估相結合的方法，如風險矩陣、風險評分等。（三）風險應對措施