酒店打印室管理制度總則1.目的為加強酒店打印室的管理，規(guī)范打印室的工作流程，提高工作效率，確保打印室設(shè)備的正常使用，特制定本制度。通過合理配置資源，保障各部門文件、資料的打印需求，同時節(jié)約成本，避免浪費。2.適用范圍本制度適用于酒店內(nèi)所有部門及員工使用打印室的相關(guān)活動。3.管理原則方便快捷原則：以滿足酒店各部門辦公需求為出發(fā)點，確保文件打印、復(fù)印等工作高效、及時完成。規(guī)范有序原則：明確各項工作流程和操作規(guī)范，使打印室的管理有章可循，有序進行。節(jié)約資源原則：倡導(dǎo)節(jié)約用紙、用電，合理使用打印設(shè)備及耗材，降低成本。打印室工作流程文件提交1.各部門員工如有文件需要打印、復(fù)印，需提前將電子文檔發(fā)送至酒店指定的共享文件夾或通過郵件發(fā)送至打印室專用郵箱，并在郵件主題中注明部門、姓名、文件名稱及打印要求（如打印份數(shù)、顏色、雙面或單面等）。2.緊急文件可直接送至打印室，同時口頭說明打印要求，打印室工作人員應(yīng)及時安排處理。文件審核1.打印室工作人員在收到文件后，應(yīng)首先對文件內(nèi)容進行初步審核，檢查文件格式是否正確、文字是否清晰、有無排版錯誤等。2.對于重要文件或涉及機密信息的文件，應(yīng)及時通知提交部門負責人進行審核確認，確保文件內(nèi)容準確無誤后再進行打印操作。打印操作1.根據(jù)文件提交時注明的打印要求，選擇合適的打印機及紙張規(guī)格進行打印。2.在打印過程中，應(yīng)密切關(guān)注打印機的運行狀態(tài)，如出現(xiàn)卡紙等故障，應(yīng)及時處理，確保打印工作順利完成。3.對于多份文件的打印，應(yīng)合理安排打印順序，盡量減少紙張浪費。復(fù)印操作1.復(fù)印文件時，應(yīng)先將原稿整理整齊，確保復(fù)印件的清晰度和質(zhì)量。2.按照文件提交時的復(fù)印要求，設(shè)置復(fù)印份數(shù)、縮放比例等參數(shù)。3.如需要雙面復(fù)印，應(yīng)正確設(shè)置復(fù)印機的雙面復(fù)印功能，避免出現(xiàn)單面復(fù)印或雙面復(fù)印顛倒的情況。裝訂整理1.打印或復(fù)印完成后，工作人員應(yīng)及時對文件進行整理，去除多余的空白頁，并按照提交部門或文件類別進行分類。2.根據(jù)文件的頁數(shù)和裝訂要求，選擇合適的裝訂方式，如訂書釘裝訂、騎馬釘裝訂或膠裝等。3.在裝訂過程中，應(yīng)確保裝訂牢固、整齊，文件邊緣無毛刺，便于翻閱。文件領(lǐng)取1.各部門員工在完成文件審核和打印操作后，應(yīng)憑有效工作證件到打印室領(lǐng)取文件。2.打印室工作人員在發(fā)放文件時，應(yīng)認真核對領(lǐng)取人的部門、姓名及文件數(shù)量，確保文件準確無誤發(fā)放到相應(yīng)人員手中。3.領(lǐng)取文件后，領(lǐng)取人應(yīng)在打印室的文件領(lǐng)取登記表上簽字確認，以便進行工作追溯和統(tǒng)計。打印室設(shè)備管理設(shè)備采購與配置1.根據(jù)酒店業(yè)務(wù)發(fā)展和辦公需求，由行政部門負責制定打印室設(shè)備的采購計劃，包括打印機、復(fù)印機、傳真機、裝訂機等設(shè)備的選型和配置。2.在采購設(shè)備時，應(yīng)充分考慮設(shè)備的性能、質(zhì)量、價格及售后服務(wù)等因素，選擇具有良好口碑和性價比的產(chǎn)品。3.新設(shè)備到貨后，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行驗收，檢查設(shè)備的外觀、配件、功能等是否齊全、完好，確保設(shè)備符合采購合同要求。設(shè)備使用與操作1.打印室工作人員應(yīng)熟悉各類設(shè)備的性能和操作方法，嚴格按照操作規(guī)程進行操作，避免因誤操作導(dǎo)致設(shè)備損壞。2.在設(shè)備使用過程中，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備出現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)立即停止使用，并及時通知設(shè)備維護人員進行維修。嚴禁私自拆卸或維修設(shè)備，以免造成安全事故和設(shè)備損壞。3.為確保設(shè)備的正常運行，延長設(shè)備使用壽命，打印室工作人員應(yīng)定期對設(shè)備進行清潔和保養(yǎng)，如擦拭打印機噴頭、更換復(fù)印機硒鼓、清理傳真機紙屑等。設(shè)備維護與維修1.酒店應(yīng)與專業(yè)的設(shè)備維護供應(yīng)商簽訂維保合同，定期對打印室設(shè)備進行維護保養(yǎng)，確保設(shè)備的性能和穩(wěn)定性。2.對于設(shè)備出現(xiàn)的一般性故障，設(shè)備維護人員應(yīng)及時進行維修處理，并做好維修記錄，包括故障現(xiàn)象、維修時間、維修內(nèi)容、更換配件等信息。3.如設(shè)備出現(xiàn)嚴重故障或需要更換關(guān)鍵部件，應(yīng)及時向行政部門匯報，由行政部門根據(jù)設(shè)備的維修情況和使用壽命，決定是否進行設(shè)備更新或報廢處理。設(shè)備報廢管理1.當打印室設(shè)備因使用年限過長、損壞嚴重或性能落后等原因無法正常使用時，由設(shè)備維護人員提出報廢申請，并填寫《設(shè)備報廢申請表》。2.《設(shè)備報廢申請表》應(yīng)詳細說明設(shè)備的名稱、型號、購置時間、報廢原因等信息，并附上設(shè)備的照片及相關(guān)證明材料。3.設(shè)備報廢申請經(jīng)行政部門審核、酒店領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，方可進行報廢處理。報廢設(shè)備應(yīng)按照酒店的固定資產(chǎn)管理規(guī)定進行處置，確保資產(chǎn)的安全和完整。打印室耗材管理耗材采購1.打印室耗材由行政部門統(tǒng)一負責采購，根據(jù)打印機、復(fù)印機等設(shè)備的使用情況和庫存數(shù)量，定期編制耗材采購計劃。2.在采購耗材時，應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，并與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確耗材的規(guī)格、型號、價格、交貨期、售后服務(wù)等條款。3.為確保耗材的質(zhì)量和兼容性，應(yīng)優(yōu)先采購與設(shè)備原配耗材同品牌、同型號的產(chǎn)品，避免因使用劣質(zhì)耗材導(dǎo)致設(shè)備損壞或影響打印質(zhì)量。耗材庫存管理1.打印室應(yīng)建立耗材庫存管理制度，設(shè)立專門的耗材存放區(qū)域，對各類耗材進行分類存放，并做好標識。2.定期對耗材庫存進行盤點，核對庫存數(shù)量與賬目是否一致，確保庫存數(shù)據(jù)的準確性。對于庫存不足的耗材，應(yīng)及時通知行政部門進行采購補充。3.加強對耗材庫存的安全管理，防止耗材被盜、丟失或損壞。同時，要注意耗材的保質(zhì)期，對于臨近保質(zhì)期的耗材，應(yīng)優(yōu)先使用，避免造成浪費。耗材使用與發(fā)放1.打印室工作人員應(yīng)按照合理、節(jié)約的原則使用耗材，根據(jù)文件打印、復(fù)印的實際需求，準確控制耗材的用量。2.在發(fā)放耗材時，應(yīng)填寫《耗材領(lǐng)用登記表》，注明領(lǐng)用時間、耗材名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用人等信息，做到領(lǐng)用手續(xù)齊全、賬目清晰。3.對于貴重耗材（如硒鼓、墨盒等），應(yīng)實行以舊換新制度，回收的舊耗材由行政部門統(tǒng)一進行處理，避免浪費和環(huán)境污染。打印室安全管理1.打印室應(yīng)配備必要的消防器材，如滅火器、滅火栓等，并定期進行檢查和維護，確保消防器材處于完好有效狀態(tài)。2.打印室內(nèi)嚴禁吸煙和使用明火，嚴禁存放易燃易爆物品。工作人員在離開打印室時，應(yīng)關(guān)閉所有電器設(shè)備電源，確保用電安全。3.加強對打印室文件、資料及設(shè)備的保密管理，打印室工作人員應(yīng)嚴格遵守酒店的保密制度，不得私自泄露或傳播涉及酒店機密的信息。對于廢棄的文件、資料，應(yīng)及時進行粉碎或銷毀處理，防止信息泄露。4.定期對打印室進行安全檢查，排查安全隱患，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時整改。同時，要加強對打印室工作人員的安全教育，提高安全意識，確保打印室的安全運營。打印室衛(wèi)生管理1.打印室工作人員應(yīng)保持打印室內(nèi)環(huán)境整潔衛(wèi)生，每天下班前對打印室地面、桌面、設(shè)備等進行清掃和擦拭，清除雜物和灰塵。2.定期對打印機、復(fù)印機等設(shè)備進行深度清潔，避免因灰塵積累影響設(shè)備散熱和正常運行。3.保持打印室內(nèi)通風良好，定期開窗換氣，改善室內(nèi)空氣質(zhì)量。同時，要合理擺放花卉植物，美化打印室環(huán)境。打印室人員管理1.打印室由行政部門負責管理，指定專人擔任打印室管理員，負責打印室的日常工作。2.打印室管理員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責任心，熟悉打印室各項工作流程和設(shè)備操作方法，能夠熟練處理文件打印、復(fù)印、裝訂等工作。3.加強對打印室管理員的培訓和考核，不斷提高其業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量。同時，要注重激勵打印室管理員的工作積極性，對表現(xiàn)優(yōu)秀的管理員給予適當?shù)莫剟睢?.打印室工作人員應(yīng)嚴格遵守酒店的作息時間，按時上下班，不得擅自離崗。如有特殊情況需要請假，應(yīng)提前向行政部門報備，并安排好工作交接。違規(guī)處理1.對于違反本制度的部門和個人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰方式包括警告、罰款、通報批評等。2.如